Att införa ett nytt intranät är en stor investering. Därför är det helt naturligt att du vill vara helt säker på att du har hittat rätt lösning innan du fattar beslutet.
Eftersom det finns så många intranätleverantörer på marknaden anmäler sig många organisationer till kostnadsfria provperioder för att testa några plattformar och avgöra vilken som passar bäst. Många organisationer begår dock misstaget att anmäla sig till provperioder utan att göra de nödvändiga förberedelserna. Istället för att hjälpa dem att fatta ett beslut leder detta bara till att de slösar bort tid.
En intranätprovperiod bör ge dig en omfattande förståelse för hur plattformen fungerar och en god uppfattning om huruvida den är rätt val för din organisation. Nedan följer våra råd om vad du bör göra före och under en intranätprovperiod för att säkerställa att du får ut så mycket som möjligt av den.
1. Utvärdera era nuvarande system och processer
Hela poängen med att välja ett nytt intranät är att förbättra era system och processer, men det går inte om ni inte förstår dem fullt ut. Om ni redan har ett intranät kan ni genom att granska er analysdata få en klar bild av exakt hur era team använder det. Du måste ta reda på vilka funktioner som är särskilt viktiga, så att du kan se till att ditt nya intranät också har dem.
I det här skedet bör du också göra en lista över alla andra verktyg, appar och plattformar som dina medarbetare använder dagligen. Detta kan fungera som en bra påminnelse om vilka integrationer du behöver testa när du provar ett intranät.
2. Gör en lista över allt du behöver i ett intranät
Att göra en lista över alla funktioner du behöver i ditt intranät kan hjälpa dig att förbereda dig inför en testperiod. Exakt vilka funktioner du behöver beror på din organisations specifika förutsättningar. Några populära funktioner som du kanske vill hålla utkik efter är dock:
- Universell sökning: plattformar som låter dig söka över flera anslutna platser samtidigt kan öka ditt teams effektivitet och eliminera slöseri med tid.
- Sociala kanaler: särskilt i denna tid av distansarbete är verktyg som kopplar samman dina medarbetare avgörande.
- Intranätanalys: Dennainformation visar exakt hur dina medarbetare använder plattformen, så att du kan fortsätta att anpassa den och ge dem den bästa möjliga upplevelsen.
- Medarbetarkatalog: en fullt sökbar medarbetarkatalog säkerställer att medarbetarna alltid kan hitta rätt person som kan hjälpa dem, även om de aldrig har träffats.
- Fullständig varumärkesanpassning: Hur ser du till att människor känner sig hemma så fort de loggar in på ditt intranät? Genom att anpassa logotypen, domännamnet och andra element så att de stämmer överens med ditt varumärke.
3. Skapa en kortlista med intranätleverantörer att jämföra
Därefter behöver du göra en lista över alla tillgängliga intranätplattformar som skulle kunna uppfylla dina behov. Det är viktigt att göra din research här, eftersom det inte är någon idé att slösa tid på att testa en produkt som inte gör det du behöver.
Det finns många intranätplattformar på marknaden, och det kan vara svårt att ta reda på vilka som skulle kunna fungera för just er. Ett bra ställe att börja på är att besöka webbplatser som (G2), (Software Advice) och (Capterra) och läsa recensioner av intranät. Alternativt kan ni använda vårjämförelseguide för intranät på som utgångspunkt.
4. Utse en intranätansvarig som tar ansvar för testperioden
Om du vill få ut så mycket som möjligt av din intranätprovperiod bör du överväga att utse en person eller ett team som ansvarar för den. Detta förvandlar processen till ett fokuserat forskningsprojekt, eftersom de kommer att behöva leverera en detaljerad utvärdering av plattformen och dess funktioner till resten av organisationen.
Om ni testar flera olika plattformar är det ännu viktigare att samma person eller team utvärderar dem. På så sätt kan de jämföra varje plattform direkt med de andra. Dessutom, om ni väljer att satsa på en av de intranätplattformar ni testat, kommer dessa intranätansvariga att kunna hjälpa till med att utbilda övriga medarbetare.
5. Utvärdera hur intranätet integreras med era övriga verktyg
En intranätstestperiod är ett bra tillfälle att utvärdera hur plattformen kommer att integreras med er övriga programvara och era arbetsflöden. Om era medarbetare till exempel använder Google Workspace för samarbete och fildelning måste ni ta reda på om detta är kompatibelt med den intranätplattform ni valt.
Det är förstås en bra början att titta på listan över integrationer som en leverantör erbjuder. Men att själv testa programvaran kan ge dig en bättre uppfattning om hur allt faktiskt fungerar tillsammans.
6. Ta reda på hur lång tid det tar att få igång intranätet
Tänk dig hur besviken du skulle bli om du provade en intranätplattform och sedan upptäckte att du måste vänta flera månader, eller ännu längre, innan den fullständiga versionen är igång. Se till att ta reda på hur lång tid det tar att få intranätet fullt driftsklart före eller under provperioden. Ju snabbare du kan lansera intranätet och få alla dina medarbetare att börja använda det, desto snabbare kommer det att börja skapa värde för din organisation.
För att ge dig en uppfattning om vad som gäller inom branschentar det enligt i genomsnitt cirka 1,2 år att lansera ett intranät. Med Happeo är väntetiden snarare 6–8 veckor.
7. Undersök vilka supportalternativ som finns
En annan viktig sak att ta reda på under provperioden är hur omfattande leverantörens kundsupport kommer att vara om du bestämmer dig för att gå vidare. Nästan alla programvaror stöter på problem då och då, och det är bra att ha en uppfattning om hur detta kommer att se ut.
En annan anledning till att detta är viktigt att reda ut är att den support ni väljer kan påverka hur mycket ert intranät kostar. Många lösningar erbjuder olika supportnivåer beroende på hur mycket ni behöver, och mer omfattande support medför en högre kostnad.
8. Fråga om tillgängliga anpassningsmöjligheter
Varje företag har sina egna unika processer och arbetsflöden, och inte alla intranät fungerar för er direkt ur lådan. Många intranätlösningar har dock anpassningsalternativ som kan hjälpa er att skräddarsy plattformen efter er situation. Exakt hur mycket anpassning lösningen tillåter är något ni bör ta reda på under er provperiod.
Med Happeo kan du skapaanpassade widgets för att bygga ett socialt intranät som är helt anpassat efter dina behov och som är tätt integrerat med de andra verktyg och program du använder. Du kan till exempel skapa anpassade widgets som ger dig åtkomst till ditt ERP-system, dina projektledningsverktyg eller din försäljningsplattform – allt direkt från Happeos gränssnitt.
Att välja den bästa intranätplattformen för ditt företag
Att välja ett intranät är en stor uppgift, och en kostnadsfri testperiod kan vara ett användbart verktyg som hjälper dig att fatta ditt beslut. Att registrera dig för en testperiod utan någon förberedelse är dock bara slöseri med tid.
När du väl har kommit fram till att en intranätlösning kan passa din organisation är det en bra idé att boka ett demonstrationssamtal innan du ger dig in i en fullständig provperiod. På så sätt kan du se plattformen i praktiken och få en bättre uppfattning om vilka funktioner du själv vill testa.
Vill du testa en social intranätplattform med inbyggda samarbetsfunktioner, verktyg för medarbetarengagemang och funktioner för kunskapshantering? Anmäl dig till en Happeo-demo för att se allt detta och mer i praktiken.
Vanliga frågor
Hur kan vi förbereda oss innan vi påbörjar en intranätstestperiod?
Börja med att utvärdera dina nuvarande system och analyser för att se hur teamen faktiskt använder din befintliga plattform. Sammanställ sedan en lista över alla andra verktyg som dina medarbetare använder dagligen så att du vet vad du ska testa för integration. Utifrån det kan ni skapa en lista över funktioner som är ett måste, göra ett urval bland leverantörer med hjälp av recensionssajter som G2 eller Capterra och boka en demopräsentation innan ni förbinder er till en fullständig testperiod.
Varför bör vi utse en intranätansvarig som hanterar testperioden?
Att utse en person eller ett team som ansvarig gör testperioden till ett fokuserat forskningsprojekt med en tydlig ansvarig som rapporterar tillbaka till organisationen. Om ni jämför flera plattformar säkerställer samma ansvarig en konsekvent och rättvis jämförelse, och samma person kan senare leda utbildningen om ni väljer att gå vidare med plattformen.
Vilka tekniska faktorer bör vi utvärdera under en intranätprovperiod?
Testa hur plattformen faktiskt integreras med verktyg som ni redan använder, till exempel Google Workspace, istället för att bara granska en lista över stödda integrationer. Kontrollera även anpassningsmöjligheter, hur lång tid det tar att komma igång och vilka supportnivåer som finns tillgängliga, eftersom dessa faktorer påverkar både hur plattformen passar in i ert arbetsflöde och vad den i slutändan kommer att kosta.
Hur lång tid tar det realistiskt sett att lansera ett intranät?
Enligt en undersökning från Nielsen Norman Group tar det i genomsnitt cirka 1,2 år för ett företagsintranät att gå från beslut till full lansering. Det finns snabbare alternativ – Happeos typiska tidsram är 6 till 8 veckor – så det är värt att fråga varje leverantör direkt om deras realistiska tidsram istället för att utgå från att alla plattformar tar ungefär lika lång tid.
