Vroeger werd wel eens gezegd dat het succes van inspanningen op het gebied van interne communicatie niet meetbaar was.
Dit was een van de vele verwijten die werden geuit aan het adres van wat werd gezien als een „vage“ afdeling die geen echte invloed had op het bedrijf, afgezien van het organiseren van het kerstfeest en het plaatsen van artikelen op het intranet over de nieuwste geldinzamelingsactie voor Doris’ liefdadigheidswandeluitdaging.
Het punt is: dat is volslagen onzin. Dat is al jaren zo. En nu, nu specialisten in interne communicatie onder druk staan om een strategischer rol in te nemen en een plaats aan de top te veroveren, om de aandacht van bedrijfsleiders en het topmanagement te trekken en hun werk af te stemmen op de algemene bedrijfsdoelstellingen, is het belangrijker dan ooit om dit van de daken te schreeuwen: je interne communicatiestrategie KAN wel degelijk worden gemeten. Ze moet worden gemeten. Het moet gemeten worden, als je de ROI – zowel in cijfers als in sentiment – van je inspanningen wilt aantonen en meer budget en middelen wilt krijgen om jaar na jaar na jaar verbeteringen door te voeren.
Waarom het belangrijk is om het succes van je interne communicatie te meten
Gewapend met robuuste gegevens die zijn verzameld via je interne communicatieplatforms, krijgt je interne communicatiestrategie meer slagkracht. Deze is gebaseerd op een solide fundament van daadwerkelijke activiteiten, een benchmark afkomstig uit je eigen bedrijf in plaats van een lijst met vage ‘best practices’ voor interne communicatie die je van het intranet hebt gehaald.
Belangrijk is echter dat je hierdoor met het topmanagement en senior leidinggevenden kunt communiceren in een taal die zij begrijpen. De leiders van bedrijven zijn zeer cijfergericht en willen weten wat de ROI is en hoe jouw activiteiten tastbare resultaten voor het bedrijf hebben opgeleverd. Tevreden en betrokken medewerkers zijn alleen van belang als die medewerkers de productiviteit verhogen, meer verkopen omdat ze het doel van een dienst begrijpen, of langer in dienst blijven (waardoor wervingskosten worden bespaard) omdat ze zich gewaardeerd voelen door hun leidinggevenden.
Hoewel er een hele reeks techniekenvoor het meten van interne communicatie bestaat die nuttig kunnen zijn voor uw strategie, is betrokkenheid via het intranet een van de beste en meest toegankelijke methoden — en dit wordt een stuk eenvoudiger als u een Google Workspace-intranet hebt dat gebruikmaakt van Google Analytics. Daarom is het zo belangrijk om het management mee te krijgen bij de invoering van het intranet.
Wat Google Analytics je kan vertellen over je intranet
Als centraal portaal voor alles wat met uw bedrijf te maken heeft, kan uw Google Workspace-intranet een goede indicator zijn voor de betrokkenheid van medewerkers en hoe uw interne communicatiestrategie presteert. En aangezien het deel uitmaakt van het Google-ecosysteem, kan een Google-intranet wordengekoppeld aan Google Analytics, waardoor u een schat aan meetgegevens en statistieken binnen handbereik hebt.
Volg inloggen en gebruik
Het spreekt voor zich dat het aantal keren dat iemand inlogt op een systeem en de tijd die hij of zij in dat systeem doorbrengt, aangeeft hoe nuttig dat systeem voor hem of haar is. Door bij te houden hoeveel gebruikers het intranet bezoeken, hoe vaak en hoe lang ze ingelogd blijven, kunt u een indicatie krijgen van de mate waarin uw medewerkers betrokken zijn bij uw intranet. Overweeg om het percentage medewerkers te meten dat dagelijks inlogt, de toename van het aantal inloggen sinds de implementatie, het percentage medewerkers dat X uur ingelogd blijft, of zelfs hoe vaak de mobiele app van uw intranet wordt gebruikt.
Houd de locatie van inloggen bij
Als uw bedrijf zich over meerdere locaties uitstrekt, of als u veel medewerkers op afstand heeft, kan Google Analytics u de locatie van de inloggen laten zien. Dit kan u helpen vaststellen of een bepaald deel van uw personeelsbestand achterblijft in betrokkenheid. Evenzo kan een groot aantal inloggen buiten kantooruren wijzen op een wijdverbreid probleem van overwerk.
Houd bij wanneer gebruikers het intranet bezoeken
Door Google Analytics te gebruiken om die inlog- en gebruiksstatistieken grondiger te analyseren, kunt u piekmomenten gedurende de dag ontdekken waarop het intranet krioelt van de gebruikers. Dit kan u op zijn beurt helpen bij het plannen van momenten waarop u bijvoorbeeld leidinggevenden kunt vragen een vraag-en-antwoordronde te houden, of deel te nemen aan een Slack-groep om rechtstreeks vragen van medewerkers te beantwoorden.
Volg de gebruikerstrajecten
Het gaat niet alleen om de inlogpagina. U wilt weten welke onderdelen van het intranet populair zijn, zodat u uw interne communicatiestrategie hierop kunt afstemmen. Met Google Analytics kun je zien welke pagina’s gebruikers bezoeken en waar ze vandaar naartoe gaan. Dit kan je helpen de betrokkenheid bij bijvoorbeeld het onkostensysteem te vergroten – je zou kunnen ontdekken dat het achter te veel navigatielagen verborgen zit, of dat er een link naar staat vanaf een pagina die niemand ooit bezoekt.
Andere statistieken om de interne communicatiestrategie te beoordelen
Vergeet niet dat het niet alleen om het intranet draait — er zijn andere manieren om je strategievoor interne communicatie te meten, zonder dat je je hoeft te verdiepen in websiteanalyses of spreadsheets vol cijfers. Best practices voor interne communicatie suggereren het volgende als goede uitgangspunten:
- Open rates voor verzonden e-mails kunnen je eenvoudig en snel laten zien of iemand aandacht besteedt aan je communicatie. Lage open rates duiden ook op slechte onderwerpregels.
- Doorklikpercentages van die e-mails laten zien welke inhoud door medewerkers als het meest interessant of belangrijk wordt beschouwd — en dat hoeft niet per se overeen te komen met wat jij of de baas het belangrijkst vindt.
- Reacties en feedback laten zien dat medewerkers luisteren en zich betrokken voelen bij wat u zegt, waardoor het uiterst belangrijk is om te reageren, zodat zij het gevoel hebben dat er naar hen wordt geluisterd.
- EeneNPS ( ) voorinternecommunicatie werkt op dezelfde manier als een NPS voor klanten — maar meet in dit geval hoe waarschijnlijk het is dat eenmedewerker bij het bedrijf blijft of getalenteerde mensen aanbeveelt om bij het bedrijf te komen werken. Het is een tastbare manier om de effectiviteit van je strategie voor interne communicatie te meten.
- Ookhet personeelsverloop , hoewelhet een beetje somber is om over na te denken, is een goede maatstaf voor het succes van interne communicatie. Er wordt wel gezegd dat mensen hun leidinggevenden verlaten, niet het bedrijf, en het is de taak van interne communicatie om de communicatie van boven naar beneden en van onder naar boven te faciliteren. Als het verloop toeneemt, is het wellicht verstandig om je strategie voor interne communicatie te herzien.
- De opkomst bij evenementen kan een andere indicator van succes zijn. Als je een townhall-bijeenkomst, een vergadering met alle medewerkers of een speciale ‘lunch & learn’-sessie organiseert, vormen de aanmeldingen een goede maatstaf voor succes.
- En natuurlijk is de goede oude -medewerkersenquête een kans om medewerkers rechtstreeks te vragen wat zij vinden van het werk dat u doet.
Onthoud wel dat het senior management niet geïnteresseerd is in oppervlakkige gegevens — ze willen niet weten dat het verkeer naar een microsite is toegenomen, tenzij die microsite gewijd is aan een nieuw proces, en het aantonen dat medewerkers de e-learning over het nieuwe proces hebben voltooid, is essentieel voor naleving.
Zoals Ethan McCarty, Global Head of Employee and Innovations Communications bij Bloomberg LP, schrijft voor het Institute for PR, zullen bedrijfsleiders activiteitsmetingen niet accepteren als maatstaf voor waarde. Volume staat niet gelijk aan verandering, en specialisten in interne communicatie moeten in staat zijn om redelijke maatregelen te definiëren die bijdragen aan waarneembare gedragsverandering. De best practices voor interne communicatie zijn immers erop gericht het gedrag van medewerkers te beïnvloeden ten behoeve van het bedrijf.
Veelgestelde vragen
Hoe kunnen we Google Analytics gebruiken om het gebruikersgedrag op ons intranet bij te houden?
Google Analytics kan worden geïntegreerd met uw Google Workspace-intranet om precies te laten zien welke pagina’s medewerkers bezoeken en hoe ze daartussen navigeren, zodat u kunt vaststellen welke onderdelen het populairst zijn en welke belangrijke bronnen over het hoofd worden gezien. Als een cruciale pagina, zoals een onkostenreglement, weinig bezoekers trekt, kunnen deze gegevens aan het licht brengen of deze pagina verborgen ligt onder te veel navigatielagen of wordt gelinkt vanaf een plek die medewerkers zelden bezoeken.
Wat zijn de belangrijkste statistieken om de betrokkenheid bij het intranet te meten?
Belangrijke statistieken zijn onder meer de inlogfrequentie en de sessieduur, aangezien beide aangeven of medewerkers het intranet daadwerkelijk nuttig vinden. Het is de moeite waard om specifiek het volgende bij te houden: het percentage van uw personeel dat dagelijks inlogt, de toename van het aantal inloggen sinds de implementatie, het gebruik van de mobiele app en de geografische locatie van de inloggen, wat kan wijzen op een achterblijvend kantoor of een patroon van overwerk buiten kantooruren.
Welke niet-digitale methoden kunnen helpen bij het evalueren van interne communicatie?
Uit de open- en doorklikpercentages van e-mails blijkt of uw onderwerpregels en inhoud aanslaan, terwijl directe reacties en feedback aangeven dat medewerkers daadwerkelijk luisteren. Een Employee Net Promoter Score (eNPS) en het personeelsverloop fungeren beide als indicatoren voor de gezondheid op langere termijn, en eenvoudige maatstaven zoals deelname aan evenementen en personeelsenquêtes geven u direct inzicht in wat daadwerkelijk werkt.
Waarom doen senior leidinggevenden sommige meetcijfers voor interne communicatie af als „vage indicatoren“?
Omdat activiteit op zich, zoals een piek in het verkeer naar een microsite, op zichzelf geen zakelijke waarde aantoont. Leidinggevenden willen statistieken die gekoppeld zijn aan waarneembare gedragsveranderingen of een duidelijk zakelijk resultaat. Daarom slaat het koppelen van betrokkenheidsgegevens aan bijvoorbeeld een lager verloop of voltooide compliance-trainingen doorgaans veel beter aan dan volumestatistieken op zich.
