Het implementeren van een nieuw intranet is een grote investering. Het is dan ook logisch dat je er helemaal zeker van wilt zijn dat je de juiste oplossing hebt gevonden voordat je de knoop doorhakt.
Omdat er zoveel intranetproviders zijn, melden veel organisaties zich aan voor gratis proefversies om een aantal platforms uit te proberen en te bepalen welke het beste bij hen past. Veel organisaties maken echter de fout om zich aan te melden voor proefversies zonder de nodige voorbereidingen te treffen. In plaats van hen te helpen een beslissing te nemen, leidt dit uiteindelijk alleen maar tot tijdverspilling.
Een intranetproefperiode moet je een uitgebreid inzicht geven in hoe het platform werkt, en een goed beeld geven of het de juiste keuze is voor jouw organisatie. Hieronder vind je ons advies over wat je vóór en tijdens een intranetproefperiode moet doen om er het maximale uit te halen.
1. Evalueer je huidige systeem en processen
Het hele doel van het kiezen van een nieuw intranet is om uw systemen en processen te verbeteren, maar dat lukt niet als u ze niet volledig begrijpt. Als u al een intranet hebt, kunt u door uw statistieken te analyseren precies vaststellen hoe uw teams het gebruiken. U moet vaststellen welke functies bijzonder cruciaal zijn, zodat u ervoor kunt zorgen dat uw nieuwe intranet deze ook bevat.
Op dit moment moet u ook een lijst maken van alle andere tools, apps en platforms die uw medewerkers dagelijks gebruiken. Dit kan een handige herinnering zijn voor de integraties die u moet testen wanneer u een intranet uitprobeert.
2. Maak een lijst van alles wat je nodig hebt in een intranet
Door een lijst te maken van alle functies die u van uw intranet verwacht, kunt u zich beter voorbereiden op een proefperiode met het intranet. Welke functies u precies nodig hebt, hangt af van de specifieke omstandigheden binnen uw organisatie. Enkele populaire functies waar u wellicht op wilt letten, zijn onder andere:
- Universele zoekfunctie: platforms waarmee je tegelijkertijd op meerdere gekoppelde locaties kunt zoeken, kunnen de efficiëntie van je team verhogen en tijdverspilling tegengaan.
- Sociale kanalen: vooral in dit tijdperk van werken op afstand zijn tools die je medewerkers met elkaar verbinden van cruciaal belang.
- Intranetanalyses: deze laten precies zien hoe uw medewerkers het platform gebruiken, zodat u het voortdurend kunt aanpassen en hen de best mogelijke ervaring kunt bieden.
- Medewerkerslijst: een volledig doorzoekbare medewerkerslijst zorgt ervoor dat medewerkers altijd de juiste persoon kunnen vinden om hen te helpen, zelfs als ze elkaar nog nooit hebben ontmoet.
- Volledige branding: hoe zorgt u ervoor dat mensen zich meteen thuis voelen zodra ze inloggen op uw intranet? Door het logo, de domeinnaam en andere elementen aan te passen aan uw merk.
3. Stel een shortlist op van intranetproviders om te vergelijken
Vervolgens moet u een lijst maken van alle beschikbare intranetplatforms die aan uw behoeften zouden kunnen voldoen. Het is belangrijk om hier grondig onderzoek te doen, want het heeft geen zin om tijd te verspillen aan het testen van een product dat niet doet wat u ervan verwacht.
Er zijn veel intranetplatforms op de markt en het kan lastig zijn om uit te zoeken welke voor u geschikt zijn. Een goed beginpunt is het bezoeken van websites zoals (G2), (Software Advice) en (Capterra) en het lezen van intranetrecensies. U kunt ook onzeintranetvergelijkingsgids als uitgangspunt gebruiken.
4. Wijs een intranet-ambassadeur aan die de leiding neemt over de proefperiode
Als u het meeste uit uw intranetproefperiode wilt halen, kunt u overwegen om één persoon of team hier de leiding over te geven. Dit maakt van het proces een gericht onderzoeksproject, aangezien zij een gedetailleerde evaluatie van het platform en de functies ervan aan de rest van de organisatie moeten presenteren.
Als u meerdere verschillende platforms test, is het des te belangrijker dat dezelfde persoon of hetzelfde team deze beoordeelt. Op die manier kunnen zij elk platform rechtstreeks met de andere vergelijken. Bovendien kunnen deze intranet-ambassadeurs, als u besluit om voor een van de geteste intranetplatforms te kiezen, helpen bij het opleiden van andere medewerkers.
5. Evalueer hoe het intranet integreert met uw andere tools
Een intranetproef is een goede gelegenheid om te beoordelen hoe het platform zal integreren met je andere software en workflows. Als je medewerkers bijvoorbeeld Google Workspace gebruiken voor samenwerking en het delen van bestanden, moet je nagaan of dit compatibel is met het door jou gekozen intranetplatform.
Het bekijken van de lijst met integraties die een aanbieder biedt, is natuurlijk een goed begin. Maar door de software zelf uit te proberen, krijgt u een beter beeld van hoe alles daadwerkelijk samenwerkt.
6. Ga na hoe lang het duurt voordat het intranet volledig operationeel is
Stel je eens voor hoe teleurstellend het is om een intranetplatform uit te proberen en er vervolgens achter te komen dat je enkele maanden, of zelfs langer, moet wachten voordat de volledige versie operationeel is. Zorg ervoor dat je vóór of tijdens je proefperiode nagaat hoe lang het duurt voordat een intranet volledig is opgezet. Immers, hoe sneller je je intranet kunt lanceren en al je medewerkers kunt inwerken, hoe sneller het waarde gaat opleveren voor je organisatie.
Om je een idee te geven van wat de normen in de sector zijn: volgensde ‘ ’ duurt het gemiddeld ongeveer 1,2 jaar om een intranet te lanceren. Met Happeo ligt die wachttijd eerder rond de 6 tot 8 weken.
7. Bekijk de beschikbare ondersteuningsopties
Een ander belangrijk punt om tijdens de proefperiode van een intranet te bepalen, is hoe uitgebreid de klantenservice van de aanbieder zal zijn als je besluit om verder te gaan. Bijna alle softwareprogramma’s hebben af en toe te maken met problemen, en het is goed om een idee te hebben van hoe de ondersteuning dan eruit zal zien.
Een andere reden waarom dit belangrijk is om uit te zoeken, is dat de ondersteuning waarvoor je kiest van invloed kan zijn op de kosten van je intranet. Veel oplossingen bieden verschillende ondersteuningsniveaus, afhankelijk van wat je nodig hebt, en uitgebreidere ondersteuning gaat gepaard met een hoger prijskaartje.
8. Vraag naar de beschikbare aanpassingsmogelijkheden
Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke processen en workflows, en niet elk intranet zal voor u direct uit de doos werken. Veel intranetoplossingen bieden echter aanpassingsmogelijkheden waarmee u het platform aan uw situatie kunt aanpassen. Hoeveel aanpassingsmogelijkheden de oplossing precies biedt, is iets wat u tijdens uw intranetproefperiode moet vaststellen.
Met Happeo kunt u aangepaste widgets gebruiken om een sociaal intranet te creëren dat volledig is afgestemd op uw behoeften en nauw is geïntegreerd met de andere tools en software die u gebruikt. U kunt bijvoorbeeld aangepaste widgets maken waarmee u vanuit de interface van Happeo toegang krijgt tot uw ERP-systeem, projectmanagementtools of verkoopplatform.
Het beste intranetplatform voor uw bedrijf kiezen
Het kiezen van een intranet is een hele klus, en een gratis proefperiode kan een handig hulpmiddel zijn om je te helpen bij het nemen van een beslissing. Je zonder enige voorbereiding aanmelden voor een proefperiode is echter gewoon tijdverspilling.
Zodra je hebt vastgesteld dat een intranetoplossing goed bij je organisatie zou kunnen passen, is het een goed idee om een demogesprek in te plannen voordat je meteen aan een volledige proefperiode begint. Zo kun je het platform in de praktijk zien en krijg je een beter beeld van de functies die je zelf wilt uitproberen.
Wil je een sociaal intranetplatform bekijken met ingebouwde samenwerkingsfuncties, tools voor medewerkersbetrokkenheid en mogelijkheden voor kennisbeheer? Meld je aan voor een Happeo-demo om dit alles en nog veel meer in de praktijk te zien.
Veelgestelde vragen
Hoe kunnen we ons voorbereiden voordat we een proefperiode met het intranet starten?
Begin met het evalueren van je huidige systemen en analyses om te zien hoe teams je bestaande platform daadwerkelijk gebruiken. Stel vervolgens een lijst samen van alle andere tools die je medewerkers dagelijks gebruiken, zodat je weet wat je moet testen op integratie. Stel vervolgens een lijst op met functies die onmisbaar zijn, maak een shortlist van aanbieders met behulp van beoordelingssites zoals G2 of Capterra, en boek een demogesprek voordat je je vastlegt op een volledige proefperiode.
Waarom zouden we een intranet-ambassadeur aanstellen om de proefperiode te begeleiden?
Door één persoon of team de leiding te geven, wordt de proefperiode een gericht onderzoeksproject met een duidelijke verantwoordelijke die verslag uitbrengt aan de organisatie. Als u meerdere platforms vergelijkt, zorgt het feit dat dezelfde champion ze allemaal beoordeelt voor een consistente, eerlijke vergelijking. Bovendien kan diezelfde persoon later de training leiden als u besluit om met het platform verder te gaan.
Welke technische factoren moeten we tijdens een intranetproefperiode evalueren?
Test hoe het platform daadwerkelijk integreert met tools die je al gebruikt, zoals Google Workspace, in plaats van alleen een lijst met ondersteunde integraties te bekijken. Controleer ook de aanpassingsmogelijkheden, de doorlooptijd tot de volledige lancering en de beschikbare ondersteuningsniveaus, aangezien deze van invloed zijn op zowel hoe het platform in je workflow past als wat het uiteindelijk gaat kosten.
Hoe lang duurt het realistisch gezien om een intranet te lanceren?
Volgens onderzoek van de Nielsen Norman Group duurt het bij een gemiddeld bedrijfsintranet ongeveer 1,2 jaar vanaf het besluit tot de volledige lancering. Er zijn snellere opties – de gebruikelijke doorlooptijd bij Happeo is 6 tot 8 weken – dus het is de moeite waard om elke leverancier rechtstreeks te vragen naar hun realistische tijdschema, in plaats van ervan uit te gaan dat alle platforms ongeveer even lang duren.
