L'implementazione di una nuova intranet rappresenta un investimento importante. È quindi comprensibile che si voglia essere assolutamente certi di aver trovato la soluzione giusta prima di procedere.
Dato che sul mercato esistono tantissimi fornitori di intranet, molte organizzazioni si registrano per prove gratuite per testare alcune piattaforme e stabilire quale sia la più adatta. Tuttavia, molte organizzazioni commettono l’errore di registrarsi alle prove senza effettuare i preparativi necessari. Anziché aiutarle a prendere una decisione, questo finisce solo per far loro perdere tempo.
Una versione di prova dell’intranet dovrebbe fornirvi una comprensione completa di come funziona la piattaforma e un’idea chiara se sia la scelta giusta per la vostra organizzazione. Di seguito trovate i nostri consigli su cosa fare prima e durante una versione di prova dell’intranet per assicurarvi di trarne il massimo vantaggio.
1. Valutate il vostro sistema e i vostri processi attuali
Lo scopo principale della scelta di una nuova intranet è migliorare i sistemi e i processi, ma non è possibile farlo se non li si comprende appieno. Se disponete già di un’intranet, analizzare i dati di analytics può aiutarvi a stabilire esattamente come i vostri team la stanno utilizzando. Dovrete determinare quali funzionalità sono particolarmente cruciali, in modo da assicurarvi che anche la vostra nuova intranet le includa.
A questo punto, dovreste anche elencare tutti gli altri strumenti, app e piattaforme che i vostri dipendenti utilizzano quotidianamente. Questo elenco può fungere da utile promemoria delle integrazioni che dovrete testare quando proverete la nuova intranet.
2. Fai un elenco di tutto ciò di cui hai bisogno in una intranet
Fare un elenco di tutte le funzionalità che ti servono nella tua intranet può aiutarti a prepararti per una prova della piattaforma. Le funzionalità esatte di cui avrai bisogno dipenderanno dalle circostanze specifiche della tua organizzazione. Tuttavia, alcune funzionalità popolari a cui potresti voler prestare attenzione includono:
- Ricerca universale: le piattaforme che consentono di effettuare ricerche contemporaneamente in diverse sedi collegate possono aumentare l’efficienza del vostro team ed eliminare gli sprechi di tempo.
- Canali social: soprattutto in quest’era di lavoro da remoto, gli strumenti che mettono in contatto i tuoi dipendenti sono fondamentali.
- Analisi dell’intranet: queste ti indicano esattamente come il tuo personale sta utilizzando la piattaforma, in modo da poterla continuare a perfezionare e offrire loro la migliore esperienza possibile.
- Elenco dei dipendenti: un elenco dei dipendenti completamente ricercabile garantisce che i dipendenti possano sempre trovare la persona giusta a cui rivolgersi, anche se non si sono mai incontrati.
- Personalizzazione completa del marchio: come fare in modo che le persone si sentano a proprio agio non appena accedono alla vostra intranet? Personalizzando il logo, il nome di dominio e altri elementi in modo che rispecchino il vostro marchio.
3. Crea una lista ristretta di fornitori di intranet da confrontare
Successivamente, dovrete stilare un elenco di tutte le piattaforme intranet disponibili che potrebbero soddisfare le vostre esigenze. È importante fare le vostre ricerche in questa fase, poiché non ha senso perdere tempo a testare un prodotto che non fa ciò di cui avete bisogno.
Esistono moltissime piattaforme intranet e capire quali potrebbero fare al caso vostro può risultare complicato. Un buon punto di partenza è consultare siti come (G2), (Software Advice) e (Capterra) e leggere le recensioni sulle intranet. In alternativa, potete utilizzarela nostra guida al confronto delle intranet come punto di partenza.
4. Nomina un responsabile dell’intranet che si occupi della fase di prova
Se volete trarre il massimo dalla vostra fase di prova dell’intranet, prendete in considerazione l’idea di affidarne la gestione a una persona o a un team. In questo modo il processo si trasformerà in un progetto di ricerca mirato, poiché questa persona o questo team dovrà fornire al resto dell’organizzazione una valutazione dettagliata della piattaforma e delle sue funzionalità.
Se state provando diverse piattaforme, è ancora più importante che siano valutate dalla stessa persona o dallo stesso team. In questo modo, potranno confrontare direttamente ciascuna piattaforma con le altre. Inoltre, se decidete di adottare una delle piattaforme intranet che avete provato, questi responsabili dell’intranet potranno contribuire alla formazione degli altri dipendenti.
5. Valutate come l’intranet si integra con gli altri strumenti
Una prova dell’intranet è una buona occasione per valutare come la piattaforma si integrerà con gli altri software e flussi di lavoro. Ad esempio, se i vostri dipendenti utilizzano Google Workspace per la collaborazione e la condivisione di file, dovrete verificare se questi strumenti sono compatibili con la piattaforma intranet scelta.
Naturalmente, consultare l’elenco delle integrazioni offerte da un fornitore è un buon punto di partenza. Tuttavia, provare personalmente il software può darvi un’idea più chiara di come i vari elementi interagiscano effettivamente tra loro.
6. Verifica quanto tempo occorre per rendere operativa la intranet
Immagina la delusione di provare una piattaforma intranet e scoprire poi che dovrai aspettare diversi mesi, o anche di più, prima che la versione completa sia operativa. Assicurati di informarti su quanto tempo ci vorrà per configurare completamente l’intranet prima o durante il periodo di prova. Dopotutto, prima riuscirai a lanciare la tua intranet e a coinvolgere tutti i tuoi dipendenti, prima inizierà a fornire valore alla tua organizzazione.
Per darvi un’idea degli standard del settore,secondo l’ , in media ci vogliono circa 1,2 anni per lanciare una intranet. Con Happeo, il tempo di attesa si riduce a circa 6–8 settimane.
7. Valuta le opzioni di assistenza disponibili
Un altro aspetto importante da valutare durante il periodo di prova dell’intranet è l’ampiezza del supporto clienti offerto dal fornitore nel caso in cui decidiate di procedere. Quasi tutti i programmi software incontrano occasionalmente dei problemi, ed è bene avere un’idea di come verrà gestito questo aspetto.
Un altro motivo per cui è importante chiarirlo è che il tipo di assistenza che sceglierete potrebbe influire sul costo della vostra intranet. Molte soluzioni offrono diversi livelli di assistenza a seconda delle vostre esigenze, e un’assistenza più completa comporta un costo maggiore.
8. Informatevi sulle opzioni di personalizzazione disponibili
Ogni azienda ha i propri processi e flussi di lavoro specifici, e non tutte le intranet funzioneranno per voi così come sono. Tuttavia, molte soluzioni intranet offrono opzioni di personalizzazione che potrebbero aiutarvi ad adattare la piattaforma alla vostra situazione. Il grado esatto di personalizzazione consentito dalla soluzione è un aspetto che dovreste valutare durante il periodo di prova della vostra intranet.
Con Happeo, i widget personalizzati vi consentono di creare un’intranet sociale totalmente adattata alle vostre esigenze e profondamente integrata con gli altri strumenti e software che utilizzate. Ad esempio, potreste creare widget personalizzati che vi permettano di accedere al vostro sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), agli strumenti di gestione dei progetti o alla piattaforma di vendita, il tutto direttamente dall’interfaccia di Happeo.
Scegliere la migliore piattaforma intranet per la tua azienda
Scegliere una intranet è un compito impegnativo e una prova gratuita può essere uno strumento utile per aiutarti a prendere una decisione. Tuttavia, registrarsi per una prova senza alcuna preparazione è solo una perdita di tempo.
Una volta stabilito che una soluzione intranet potrebbe essere adatta alla tua organizzazione, è consigliabile prenotare una demo prima di lanciarti in un periodo di prova completo. Questo ti permette di vedere la piattaforma in azione e ti dà un’idea più chiara delle funzionalità che desideri provare di persona.
Vuoi scoprire una piattaforma di intranet sociale con funzionalità di collaborazione integrate, strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti e capacità di gestione delle conoscenze? Iscriviti a una demo di Happeo per vedere tutto questo e molto altro ancora in azione.
Domande frequenti
Come possiamo prepararci prima di avviare una prova della intranet?
Inizia valutando i tuoi sistemi e le tue analisi attuali per capire come i team utilizzano effettivamente la piattaforma esistente, quindi stila un elenco di tutti gli altri strumenti che i tuoi dipendenti utilizzano quotidianamente, in modo da sapere cosa testare in termini di integrazione. A questo punto, redigi l’elenco delle funzionalità indispensabili, seleziona i fornitori utilizzando siti di recensioni come G2 o Capterra e prenota una demo prima di impegnarti in un periodo di prova completo.
Perché dovremmo nominare un responsabile della prova per gestire la fase di prova?
Affidare la responsabilità a una persona o a un team trasforma la fase di prova in un progetto di ricerca mirato, con un referente chiaro incaricato di riferire all’organizzazione. Se state confrontando più piattaforme, affidare la valutazione di tutte a uno stesso responsabile garantisce un confronto coerente ed equo; inoltre, quella stessa persona potrà in seguito condurre la formazione se deciderete di procedere con l’adozione della piattaforma.
Quali fattori tecnici dovremmo valutare durante un periodo di prova dell’intranet?
Verificate come la piattaforma si integra effettivamente con gli strumenti che già utilizzate, come Google Workspace, anziché limitarvi a esaminare un elenco di integrazioni supportate. Verificate inoltre le opzioni di personalizzazione, i tempi di avvio fino al lancio completo e i livelli di assistenza disponibili, poiché questi aspetti influenzano sia l’adattabilità della piattaforma al vostro flusso di lavoro sia il costo finale.
Quanto tempo occorre realisticamente per il lancio di una intranet?
Secondo una ricerca del Nielsen Norman Group, in media un'intranet aziendale impiega circa 1,2 anni per passare dalla decisione al lancio completo. Esistono opzioni più veloci — la tempistica tipica di Happeo va dalle 6 alle 8 settimane — quindi vale la pena chiedere direttamente a qualsiasi fornitore quali siano le tempistiche realistiche, piuttosto che dare per scontato che tutte le piattaforme richiedano all'incirca lo stesso tempo.
