Qu'est-ce qu'un intranet ?
Un intranet peut être défini comme un réseau privé utilisé par une organisation. Son objectif principal est de permettre aux collaborateurs de communiquer entre eux en toute sécurité, de stocker des informations et de faciliter la collaboration. Les intranets modernes intègrent des fonctionnalités de réseau social qui permettent aux collaborateurs de créer des profils, ainsi que de publier, d'aimer, de commenter et de partager des publications.
À quoi sert un intranet ?
Un logiciel d’intranet est principalement utilisé par les organisations comme outil pour :
- Partager les actualités de l'organisation
- stocker des fichiers
- Mettre en relation les collaborateurs
- Collaborer avec des équipes au-delà des frontières
- Augmenter la productivité
- Donner la parole aux collaborateurs au sein de l’entreprise
Améliorer la productivité et l'engagement des collaborateurs
Lorsque les intranets ont commencé à être largement utilisés, leur objectif était principalement la communication descendante et le stockage de fichiers. Les avis négatifs sur l'efficacité d'un intranet sont généralement liés à cette communication descendante. De nos jours, l'intranet est conçu pour permettre à la fois une communication ascendante et descendante. La communication descendante est nécessaire pour aligner les collaborateurs sur la vision et la mission de l’entreprise, tandis que la communication ascendante est indispensable pour un véritable engagement des collaborateurs. Le meilleur intranet favorise et permet une communication fluide entre la direction et les collaborateurs. En fin de compte, l’utilisation des intranets améliore la productivité.
Quels sont les avantages d’un intranet ?
Qu’il s’agisse d’un intranet hébergé dans le cloud ou sur site, son utilisation présente de nombreux avantages. Parmi les principaux, on peut citer :
Améliore la communication grâce à un intranet
L'agilité est le mot-clé du nouveau siècle pour la réussite des entreprises. S'adapter rapidement signifie agir rapidement, et agir rapidement signifie communiquer rapidement. Un intranet rassemble les membres de votre organisation, où qu'ils se trouvent. Il permet à chacun de communiquer ce qui est nécessaire à l'excellence – du PDG au concierge. Ajoutez à cela l'intégration de vos applications professionnelles les plus utilisées, une mise en place rapide, une interface conviviale et une sécurité optimale, et vous obtenez une plateforme intranet gagnante pour une entreprise plus agile. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un navigateur web et d’un accès à Internet.
Vous souhaitez en savoir plus sur les intranets basés sur le cloud ? Découvrez les solutions d’intranet de Google et comment elles peuvent profiter à votre organisation.
Que doit inclure un intranet ?
Un intranet performant comprend certaines fonctionnalités essentielles qui en font un canal précieux de communication et de collaboration. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :
- Partage de fichiers — Votre plateforme intranet s'intégrera soit à des solutions de partage de fichiers existantes (par exemple, les applications Google Workspace telles que Google Drive, Dropbox, OneDrive ou autres), soit disposera de son propre système de stockage de fichiers.
- Collaboration — Les intranets modernes vous permettent de travailler directement sur des documents, des feuilles de calcul, des présentations ou d'autres applications fréquemment utilisées de votre suite bureautique. Plutôt que de se contenter d'un lien vers un fichier stocké dans le cloud, le fait de pouvoir le modifier directement permet d'axer les échanges et la collaboration sur ce qui compte vraiment : le travail.
- Recherche d’entreprise — Comme vous stockez de nombreuses informations sur votre intranet, la recherche est l’une des fonctionnalités les plus utilisées. Les meilleurs intranets proposent une recherche d’entreprise permettant d’explorer non seulement le contenu des pages ou des publications, mais aussi les noms de fichiers.
- Accès mobile — La plupart des intranets modernes proposent une application mobile, ce qui vous permet de rester connecté où que vous soyez. Le travail dépendant de moins en moins de votre appareil, une application mobile signifie simplement que les collaborateurs peuvent rester impliqués, où qu’ils se trouvent.
- Rechercher des personnes — Au sein d’une grande entreprise, trouver la personne dont vous avez besoin peut s’avérer difficile. Presque toutes les plateformes d’intranet disposent d’un annuaire des collaborateurs ; les plus utiles sont générées automatiquement. Vous pouvez y rechercher des personnes par site, par fonction ou même par compétences, selon votre solution d’intranet.
- Créer des pages — Un outil de création de pages est indispensable pour la communication statique, mais il peut faire bien plus que simplement informer. Automatisez le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, hébergez vos ressources de marque, créez des pages wiki ou mettez en place un espace dédié aux demandes d’assistance informatique.
- Engagement des collaborateurs — En fin de compte, c’est ce que vous souhaitez véritablement accomplir avec votre solution intranet. Souder une main-d’œuvre internationale n’est pas une mince affaire, et il est essentiel de maintenir son engagement. Une enquête annuelle ne suffit pas : vous avez besoin d’une solution évolutive permettant aux collaborateurs d’exprimer leurs préoccupations et à l’entreprise de les écouter.
- Fonctionnalités d’analyse — C’est là tout l’intérêt d’un intranet : grâce à de puissantes fonctionnalités d’analyse, vous serez en mesure de mesurer et d’évaluer le sentiment au sein de votre organisation, à propos d’une publication spécifique ou d’une campagne interne. En d’autres termes : cela permet de mesurer véritablement l’engagement des collaborateurs.
- Fil d’actualité personnalisé — Éliminez les distractions et consultez les actualités qui comptent le plus. Vous pouvez choisir de personnaliser votre fil d’actualité en n’affichant que les chaînes que vous suivez.
- Archivage automatique — Assurez-vous que les contenus obsolètes soient automatiquement archivés ou examinés par leurs responsables. Cela permet de maintenir les informations à jour, ou du moins de se débarrasser des informations inutiles que personne n’a activement utilisées ou mises à jour.
- Options de personnalisation de la marque — Adaptez votre domaine, votre page de connexion ou vos e-mails de notification à votre guise. Vous n’avez qu’à demander, nous avons tout ce qu’il vous faut.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’un site intranet ?
Un intranet peut être décrit comme le site web privé de votre organisation, réservé au personnel et inaccessible au grand public via le Web. Considérez l’intranet comme le lieu où les employés se « rencontrent » en ligne, nouent des liens, travaillent sur des projets, s’impliquent dans l’organisation et apprennent à se connaître. Un intranet social intègre des fonctionnalités popularisées par les réseaux sociaux les plus connus, destinées à améliorer la communication ascendante.
Que signifie le terme « intranet » ?
« Intra » signifie « interne » et désigne donc l’utilisation d’un outil de communication interne. Le préfixe « intra » se traduit également par « au sein de » et « inter » par « entre » ou « parmi ». L’intranet désigne donc un outil de communication interne utilisé entre collaborateurs.
Un intranet peut-il fonctionner sans Internet ?
Internet est la technologie sous-jacente qui permet la connectivité d’un intranet. L’intranet et le réseau Internet sont généralement séparés afin de garantir la sécurité de l’intranet. Pour accéder à l’intranet, les ordinateurs des employés doivent être connectés au réseau local (LAN) de votre organisation. Ces ordinateurs doivent disposer d’un navigateur web, par exemple : Safari, Firefox ou Internet Explorer. Des pare-feu sont mis en place pour contrôler l’accès et assurer la sécurité.
Quelle est la différence entre Internet et l'intranet ?
Internet est un réseau mondial d’ordinateurs accessible au public par n’importe qui. L’intranet est un réseau local ou restreint, accessible uniquement aux personnes au sein d’une organisation. Une autre différence majeure réside dans le fait qu’un intranet est un logiciel en tant que service (SaaS) qu’une organisation peut acheter ou pour lequel elle peut obtenir une licence. Internet n’appartient pas à une seule personne ou organisation, mais des entreprises ou des gouvernements peuvent en posséder certaines parties.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'intranet ?
La différence entre l’intranet et Internet réside dans le fait que le logiciel d’intranet élimine ces cloisonnements grâce à une intégration complète : vous n’avez donc plus besoin de dix identifiants différents qui ne fonctionnent pas ensemble. Vous disposez à la place d’un système complet qui regroupe tous les éléments fonctionnels de votre environnement de travail numérique au sein d’une plateforme centrale unique.
Quelle est la différence entre un intranet et un extranet ?
L’intranet n’est accessible qu’aux membres de votre organisation. Un extranet est accessible aux membres de votre organisation, ainsi qu’à certaines personnes extérieures à celle-ci. Un extranet est utile si vous avez des revendeurs, c’est-à-dire des personnes qui sont plus étroitement impliquées dans votre organisation que ne le sont vos clients.
Comment l’intranet est-il utilisé en entreprise ?
Il existe de nombreux exemples d’utilisation de l’intranet par les entreprises. Randstad Sourceright, une société de recrutement, a utilisé son intranet pour connecter ses équipes à l’échelle mondiale. Trimble Solutions utilise le sien pour améliorer la productivité. ZPG, l’organisation à l’origine de Zoopla et uSwitch, ne disposait auparavant d’aucune source unique de référence pour les connaissances et la communication internes ; désormais, l’organisation dispose d’un espace unique pour accéder à toutes les informations.
Qu'est-ce que Happeo ?
Happeo est un intranet basé sur l'intelligence artificielle, conçu pour relier les équipes et centraliser les connaissances de l'entreprise.
Quel est l’objectif d’un intranet ?
Les raisons pour lesquelles une entreprise utilise un intranet peuvent être nombreuses. Fondamentalement, un intranet sert à améliorer la productivité. Son objectif est de mettre en relation les collaborateurs, de faciliter la collaboration et d’améliorer la communication interne. En fonction de la structure de l’entreprise, un intranet peut également résoudre d’autres problèmes, comme le dépassement des barrières sociales.
