Le choix d'une nouvelle plateforme intranet demande beaucoup de travail. Dans un premier temps, vous devez réaliser uneanalyse approfondiedes besoins de votre intranet afin de cerner vos attentes, de les synthétiser en une liste de priorités, puis de commencer à comparer les différentes plateformes en fonction de votre budget. Au final, vous optez pour la solution qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.
Mais voici le problème : les organisations évoluent. Et l’intranet que vous choisissez doit s’adapter à ces changements, sinon vous vous retrouverez à la case départ en l’espace de quelques années seulement.
Dans cet article, nous aborderons 8 éléments clés à prendre en compte lorsque vous recherchez une solution d’intranet évolutive, afin que votre intranet continue de répondre à vos besoins pendant de nombreuses années.
Qu'entend-on par « évolutivité » ?
Un intranet évolutif s'adapte rapidement aux besoins changeants de votre entreprise. Vous avez besoin d’ajouter une fonctionnalité supplémentaire ? Pas de problème. Vous venez d’intégrer 100 nouveaux collaborateurs et devez leur configurer un accès ? Une solution d’intranet évolutive vous facilite la tâche.
En termes simples, un intranet véritablement évolutif doit s’adapter et se développer au même rythme que votre organisation. Il doit fonctionner aussi bien pour une petite start-up en phase de démarrage que pour une grande multinationale comptant des milliers de collaborateurs.
Pourquoi l'évolutivité d'un intranet est-elle importante ?
On entend sans cesse parler de ces grandes entreprises mondiales qui ont vu le jour dans le garage de leurs fondateurs. Mais imaginez un peu si elles travaillaient encore dans ces locaux alors que leurs effectifs approchent la centaine.
Il en va de même pour l’intranet de votre entreprise. La solution que vous avez choisie lorsque vous n’étiez qu’une petite start-up comptant une poignée d’employés ne fonctionnera tout simplement plus à mesure que votre organisation se développe, à moins qu’elle ne soit conçue pour être évolutive. Vous pourriez recommencer tout le processus de sélection et de mise en place d’un intranet une fois que le vôtre sera devenu insuffisant, mais en optant dès le départ pour une solution évolutive, vous pouvez vous assurer qu’elle répondra toujours à vos besoins dans plusieurs années, même si votre organisation a alors complètement changé.
Éléments clés à prendre en compte pour un intranet évolutif
Voici 8 éléments à prendre en compte lors du choix d’une solution.
Tarification
De nombreux fournisseurs facturent leurs produits à l’utilisateur, ce qui signifie que les grandes entreprises peuvent payer moins cher par employé. Cependant, selon le fournisseur, vous pourriez vous retrouver confronté à un coût global plus élevé si l’effectif de votre entreprise se situe dans la tranche supérieure d’une fourchette de prix. Lorsque vous établissez le coût de votre intranet, vérifiez quel sera le prix en fonction de différents effectifs.
Infrastructure
L’infrastructure physique sur laquelle repose votre intranet devra également évoluer, ce qui se traduira différemment selon que vous utilisiezun intranet auto-hébergé sur site ou un intranet basé sur le cloud. Avec un intranet sur site, l’évolution de l’infrastructure implique généralement l’ajout de nouveau matériel et le renforcement du support technique, ce qui peut s’avérer coûteux et entraîner des temps d’arrêt pendant les mises à niveau. Les solutions basées sur le cloud, en revanche, sont conçues pour être évolutives, ce qui facilite considérablement l’ajout d’espace serveur, d’utilisateurs et de fonctionnalités selon les besoins.
Gouvernance
Dans une petite organisation, il n’y a peut-être aucun problème à accorder à tout le monde le même accès à l’intranet et à laisser chacun publier du contenu, partager des fichiers et diffuser des informations comme bon lui semble. Mais cela peut rapidement devenir ingérable dans une grande entreprise. Un intranet évolutif doit être doté des contrôles d’accès et des autorisations nécessaires pour assurer un fonctionnement fluide à grande échelle, tout en évitant l’encombrement de l’intranet.
Ensemble de fonctionnalités flexible
À mesure que votre organisation se développe, lesfonctionnalités de l’intranet dont vous avez besoin évolueront probablement, et les meilleures solutions vous permettent d’ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de vos besoins. À prendre en compte :
Gestion des connaissances. À mesure qu’une organisation se développe, la quantité d’informations qu’elle doit suivre augmente également.Des fonctionnalités de gestion des connaissances adaptées, telles que le stockage sécurisé et la gestion du cycle de vie, permettent de maintenir l’ordre.
Recherche fédérée. L’une des fonctionnalités les plus importantes pour une entreprise en pleine croissance est un moteur de recherche qui vous permetd’ effectuer des recherches simultanées dans plusieurs applications; sans cela, votre équipe finira par perdre son temps.
Annuaire du personnel. Dans une petite structure, tout le monde se connaît, mais cela devient beaucoup plus difficile à mesure que l’entreprise grandit. Unannuaire du personnel aide les employés à identifier leurs collègues et à comprendre comment chacun s’intègre dans l’ensemble.
Gestion des droits d’accès. La configuration manuelle des autorisations et des droits d’accès peut devenir un véritable casse-tête à mesure que votre entreprise se développe. Un intranet évolutif vous permet d’automatiser ces processus.
Communications internes. Votre intranet doit vous permettre d’adapter les communications internes à vos effectifs élargis, grâce à des fonctionnalités telles quedes canaux par service et des actualités ciblées qui parviennent aux bonnes personnes.
Intégrations
Les outils de travail que vos collaborateurs utilisent aujourd’hui ne seront pas forcément ceux qu’ils utiliseront demain. Assurez-vous que votre intranet prend en charge l’intégration avec le plus grand nombre possible d’outils de travail courants, et pas seulement ceux que vous utilisez actuellement. Un bon point de départ consiste à rechercher une solution qui s’intègre à Microsoft 365 et Google Workspace, car la plupart des organisations utilisent l’une ou l’autre de ces plateformes.
Accès à l’API
Les intranets les plus évolutifs sont ceux qui offrent le plus de possibilités de personnalisation. Les solutions qui vous accordentun accès à leur API constituent le meilleur choix, car cela vous permet de créer vos propres intégrations lorsqu’elles n’existent pas encore, garantissant ainsi que votre intranet fonctionne avec tous les outils dont vos collaborateurs ont besoin.
Sécurité
Vous devez vous assurer que la sécurité de votre intranet ne sera pas compromise, même à mesure que son infrastructure s'étend et que de plus en plus de personnes y ont accès. Cela implique de veiller à ce que vos données soientstockées en toute sécurité et que les autorisations soient strictement contrôlées.
Un autre aspect important consiste à éviter le « shadow IT », c’est-à-dire l’utilisation par les collaborateurs d’outils non approuvés par l’entreprise. Il s’agit d’un véritable risque de sécurité, mais que de nombreux collaborateurs sont prêts à prendre si les outils que vous mettez à leur disposition ne sont pas à la hauteur. Évitez cela en veillant à ce que votre intranet s’adapte à la croissance de votre entreprise et continue de fournir les fonctionnalités dont vos collaborateurs ont besoin.
Assistance
À mesure que votre intranet prend de l’ampleur, le nombre d’utilisateurs de la plateforme augmentera, tout comme le nombre d’intégrations à gérer, de fonctionnalités et de sources potentielles de défaillance. Si vous avez choisi votre fournisseur d’intranet alors que votre entreprise était beaucoup plus petite, il se peut qu’il n’ait pas la capacité de vous fournir l’assistance technique dont vous aurez besoin à mesure que vous vous développez. Vérifiez que votre fournisseur accompagne également des entreprises de plus grande taille afin d’être certain qu’il sera en mesure de vous aider à l’avenir.
Plus votre entreprise est grande, plus vous risquez de subir des pertes si votre intranet tombe en panne, même pendant quelques minutes seulement. Recherchez des prestataires proposant des accords de niveau de service (SLA) garantissant une disponibilité élevée, afin d’avoir l’assurance que votre intranet sera toujours accessible.
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Les périodes de croissance rapide sont passionnantes, mais elles peuvent aussi être source de stress. Ne laissez pas un intranet obsolète et inadapté aggraver votre anxiété.
Happeo est une solution d'intranet évolutive qui convient aussi bien aux petites start-ups qu'aux entreprises internationales comptant des milliers d'employés. La solution cloud de Happeo est facile à faire évoluer sans nécessiter de salle de serveurs supplémentaire ni d'assistance technique, et vous pouvez à tout moment adapter votre solution en ajoutant des intégrations, des fonctionnalités et des modules complémentaires selon vos besoins.
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FAQ
Pourquoi choisir un intranet basé sur le cloud plutôt qu’un intranet sur site pour bénéficier d’une meilleure évolutivité ?
Les systèmes sur site nécessitent l’ajout de matériel physique et d’une assistance technique pour évoluer, ce qui est coûteux et peut entraîner des temps d’arrêt lors des mises à niveau. Les intranets dans le cloud sont conçus pour s’adapter en toute transparence, vous permettant d’ajouter instantanément de l’espace serveur, des utilisateurs et des fonctionnalités à mesure que les besoins évoluent, sans avoir à procéder à des mises à niveau matérielles manuelles.
Quelles sont les fonctionnalités clés qui accompagnent la croissance des effectifs ?
Optez pour une gestion des connaissances robuste, avec un stockage sécurisé et des outils de gestion du cycle de vie, une recherche fédérée sur plusieurs applications, ainsi qu’un annuaire détaillé du personnel pour aider les employés à trouver leurs collègues à mesure que les effectifs augmentent. Une gestion automatisée des droits d’accès et des outils de communication interne sur mesure, tels que des canaux départementaux, complètent les éléments nécessaires pour rester organisé à grande échelle.
Comment l’évolutivité influe-t-elle sur les autorisations, la gouvernance et la sécurité ?
À mesure qu’une entreprise se développe, accorder à chaque collaborateur les mêmes droits de publication conduit rapidement à un désordre et à une confusion ; un intranet évolutif nécessite donc des contrôles d’accès sophistiqués pouvant être automatisés à mesure que de nouveaux collaborateurs rejoignent l’entreprise. Du point de vue de la sécurité, une plateforme évolutive préserve l’intégrité des données à mesure que la base d’utilisateurs s’élargit et contribue à prévenir le « shadow IT », phénomène par lequel les employés se tournent vers des outils non approuvés si l’intranet ne répond pas à leurs besoins.
