6 stratégies pour améliorer l'expérience des collaborateurs en télétravail

Qu'est-ce que l'expérience des collaborateurs à distance ?

Le dernier mot à la mode de 2021, après « pandémie », « vaccins » et « sans précédent ». L’expérience des collaborateurs en télétravail désigne en gros l’expérience vécue par un collaborateur lorsqu’il travaille à distance, de son premier à son dernier jour dans l’entreprise. Afin d’améliorer l’expérience des collaborateurs en général, et plus particulièrement celle des personnes travaillant actuellement à domicile, les organisations s’efforcent de mettre en place des politiques relatives aux collaborateurs ou au télétravail.

Une politique de télétravail ne se résume pas à une liste de choses à faire et à ne pas faire ; elle consiste à prendre conscience de ce que ressentent les salariés et de ce dont ils ont besoin lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Et à juste titre : les télétravailleurs qui vivent une expérience positive sont 28 % plus productifs et 46 % plus engagés. Il en découle que les entreprises qui offrent une expérience de travail à distance de qualité enregistrent des bénéficessupérieurs de 25 % et un taux de rotation du personnel inférieur de 37 %.

Avant que cela ne semble trop optimiste : ces résultats ne sont obtenus QUE lorsque l’expérience des collaborateurs en télétravail est considérée comme une priorité. C’est le cas lorsqu’une entreprise s’attache à fournir la formation, les outils et le soutien dont les collaborateurs en télétravail ont besoin.

Il existe de nombreuses informations sur la manière de mener à bien le télétravail. Mais si le bien-être de vos collaborateurs n’est pas au cœur de votre démarche, vous n’obtiendrez que des résultats à court terme.

6 stratégies pour améliorer l’expérience des employés en télétravail

1. Concevez votre communication interne pour accompagner les télétravailleurs

Le télétravail peut nuire, et nuira probablement, à une partie de vos communications. Des contacts moins fréquents entraînent un sentiment de solitude et d’exclusion, qui ne manqueront pas de gâcher l’expérience de vos collaborateurs en matière de télétravail. Saviez-vous que 36 % des collaborateurs sont insatisfaits de la manière dont la communication interne est gérée au sein de leur entreprise ? Votre priorité numéro un est d’éviter que cela ne se produise.

Comment éviter un échec de la communication interne :

• Évitez les messages et les annonces trop longs et répétitifs. Vos communications internes doivent être aussi simples et conviviales que possible.
  
  
• Soyez toujours clair sur ce que vous souhaitez aborder dans le support de votre choix. Présentez vos idées sous forme de liste à puces ou hiérarchisez ce qui doit être dit et à qui.
  
  
• Communiquez de manière claire et humaine, quel que soit le support utilisé. Si le message ne vous semble pas sincère, demandez-vous comment il sera perçu par vos destinataires.

En période d’incertitude, la persévérance et la répétition sont indispensables. Sous l’effet du stress, vos collaborateurs ont tendance à oublier certaines choses. Dès que l’occasion se présente, adaptez votre message à de nouveaux supports pour assurer sa bonne diffusion. Par exemple : une lettre d’information transformée en une courte vidéo percutante.

2. Identifiez vos influenceurs internes

Vous ne pouvez pas surveiller tout le monde en permanence, surtout dans le monde numérique. C'est pourquoi la première étape consiste à identifier les influenceurs internes de votre organisation.

Confiez-leur la responsabilité de s'occuper de vos équipes à distance. Qu'il s'agisse d'entretenir les relations interpersonnelles ou de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde pour la journée, ils vous aideront à améliorer l'expérience de travail à distance de vos collaborateurs.

Comment trouver des influenceurs internes qui vous aideront à offrir une expérience optimale à vos collaborateurs en télétravail ?

Réfléchissez aux personnes qui incarnent le mieux la culture de votre organisation. Quelles que soient celles qui vous viennent à l'esprit, gardez un œil sur elles. Elles faciliteront le bon fonctionnement interne de votre organisation, en particulier en période de changement.

3. Rationalisez vos canaux de communication

Prenez quelques instants pour examiner vos canaux en détail. Chaque canal de communication offre une expérience utilisateur distincte. Faites le point sur vos canaux de communication et définissez l’objectif principal de chacun. Suivez ce qui est dit, dans quel but et de quelle manière.

Les intranets sociaux créent un sentiment de communauté et contribuent à renforcer le travail d’équipe lors d’ un télétravail de longue durée. Les applications de messagerie telles que Slack ou Google Chat constituent une excellente option pour la communication au quotidien : conservez-les pour les conversations informelles.

Encouragez vos responsables de la communication interne à s'impliquer activement sur ces plateformes, car c'est là que se déroule l'essentiel de l'animation. Les GIF, les vidéos et les jeux peuvent être le point de départ d'une journée de travail plus ludique et plus détendue. Vos collaborateurs prendront ensuite le relais.

Passons à un sujet un peu moins passionnant : les e-mails. Le simple mot peut déjà vous donner une impression d'ennui. Nous allons vous présenter ce sujet de manière très simple et concise :

• N’envoyez pas d’e-mails inutiles.
  
  
• Assurez-vous que tout le monde vérifie ses paramètres de notification.
  
  
• Ne répondez pas en masse à un e-mail.
  
  

4. Mettez en place un intranet dédié au télétravail

Un intranetdédié au télétravail de grande qualité contribuera de manière significative à l'engagement et à l'expérience positive des collaborateurs. Il permettra à chacun de rester informé de manière ludique et conviviale. Un bon intranet jouera un rôle déterminant dans l'expérience de télétravail de vos collaborateurs.

Vous pouvez facilement diffuser des annonces à l'échelle de l'entreprise, publier des fichiers importants à l'intention de vos différents publics et tout gérer à partir d'un tableau de bord complet. Les collaborateurs apprécient vraiment de disposer de leur propre plateforme sociale, surtout si elle est facile à utiliser.

5. Repenser les réunions à distance

Si vous souhaitez que vos collaborateurs vivent une expérience positive du télétravail, les visioconférences peuvent et doivent être améliorées. Vous savez bien que tout ne mérite pas de faire l'objet d'une réunion, mais si vous souhaitez aborder des sujets importants et maintenir le lien, les visioconférences sont la solution idéale.

• Évitez les distractions, coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas et n'interrompez pas les autres.
  
  
• Assurez-vous que tout le monde participe. Tout le monde n’est peut-être pas d’humeur à participer, et moins les participants s’expriment, plus ils risquent de se sentir exclus.
  
  
• Consacrez quelques minutes au début de chaque appel pour prendre des nouvelles de chacun. Commencez par les personnes qui parlent le moins.
  
  
• Posez des questions telles que : « Qu’en penses-tu ? », « As-tu des suggestions ? », « Si tu devais changer une chose, quelle serait-elle ? ». Souvent, à mi-parcours de la conversation, les participants se taisent, et c’est un excellent moyen de briser le silence.
  
  
• Veillez à ce que chacun puisse s’exprimer. Quel que soit le contexte, les gens aiment savoir que leur opinion compte.
  
  
• Réfléchissez bien pour savoir si un sujet est approprié. Sinon, remettez-le à plus tard ou abordez-le dans un autre cadre.

À ce propos, il est important de rester dans le sujet lors des réunions à distance. Réfléchissez-y à deux fois avant d’aborder un sujet : est-ce urgent ? Est-ce pertinent ? Si vous pouvez répondre « non » à l’une de ces questions, trouvez un autre moment et un autre cadre. Par exemple : vous participez à une réunion mensuelle sur les KPI. Les performances d’une personne ne sont pas à la hauteur. Devez-vous aborder ce sujet pendant la réunion sur les KPI ?

6. Construisez une expérience de travail à distance axée sur la collaboration créative

Être loin de ses collègues peut parfois représenter un défi. Heureusement, on sait que la créativité est stimulée par le travail en équipe. Tout comme lorsque l’on enchaîne les blagues entre amis et qu’elles deviennent de plus en plus drôles au fil des minutes, l’expérience des télétravailleurs s’en trouve améliorée lorsqu’ elle est nourrie par des relations interpersonnelles:

• Créez des playlists musicales collaboratives
  
  
• Lancez des défis sportifs
  
  
• Pratiquer la pleine conscience
  
  
• Enregistrer des vidéos amusantes de vous-mêmes pendant votre journée de travail
  
  
• Organisez des soirées cinéma sur des plateformes comme NetflixParty
  
  
• Prendre un verre virtuellement et échanger sur des sujets profonds grâce à des jeux comme So Cards est un moyen simple de créer des liens plus forts
  
  

  Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez vous adresser à votre service des ressources humaines pour personnaliser les activités de cohésion d’équipe. Ils auront certainement aussi des idées pour améliorer l’expérience des employés en télétravail.

  Pour conclure, voici un point à garder à l’esprit : les gens aiment apprendre à mieux se connaître. Créer une communauté permettra de jeter les bases nécessaires à l’amélioration de l’expérience des collaborateurs en télétravail.

  N’ayez pas peur de sortir des sentiers battus. L’étincelle de votre entreprise ne se travaille pas, elle se crée.

Conclusion

C'est à vous de décider si vous souhaitez suivre nos conseils : vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque et, en fonction de votre culture d'entreprise, vous saurez comment en tirer le meilleur parti.

Avant de tirer des conclusions hâtives, gardez ceci à l’esprit : vos collaborateurs ne souhaitent probablement pas être soumis à une microgestion. Notre conseil ? Concentrez-vous sur la mise en place d’une collaboration efficace et d’une culture du retour d’expérience. Au final, les résultats seront salués par tous.

Mais que faire si vous voulez vraiment – mais alors vraiment – rendre l'expérience des télétravailleurs positive ? Deux mots : faites-leur confiance.

Vous souhaitez savoir comment un intranet peut contribuer à améliorer l'expérience des collaborateurs ? Lisez notre article de blog : « 8 façons d'améliorer l'expérience des collaborateurs grâce à un intranet ».

Foire aux questions

Qu'est-ce que l'expérience des employés en télétravail ?

L'expérience des collaborateurs à distance désigne l'ensemble des éléments vécus par un collaborateur lorsqu'il travaille à distance, de son premier à son dernier jour dans l'entreprise, et englobe la formation, les outils et le soutien fournis par les organisations pour aider les collaborateurs à distance à s'épanouir.

Pourquoi l’expérience des collaborateurs en télétravail est-elle importante pour les résultats de l’entreprise ?

Les télétravailleurs qui vivent une expérience positive sont 28 % plus productifs et 46 % plus engagés, et les entreprises qui accordent la priorité à l’expérience des télétravailleurs enregistrent une hausse de 25 % de leurs bénéfices et une baisse de 37 % de leur taux de rotation du personnel.

Comment les entreprises peuvent-elles améliorer la communication interne à l'intention des télétravailleurs ?

Les entreprises peuvent améliorer la communication interne destinée aux télétravailleurs en veillant à ce que les messages soient courts et clairs, en adaptant les messages clés à différents formats et en identifiant les influenceurs internes qui contribuent à maintenir le lien entre les équipes à distance.

Quel rôle joue l'intranet dans l'expérience des salariés en télétravail ?

L'intranet offre aux collaborateurs en télétravail un espace centralisé et convivial pour les annonces à l'échelle de l'entreprise, le partage de fichiers et les mises à jour au sein des équipes, ce qui permet à chacun de rester informé et renforce l'engagement.