La mise en place d'un nouvel intranet représente un investissement important. Il est donc tout à fait logique que vous souhaitiez être absolument certain d'avoir trouvé la bonne solution avant de vous lancer.
Comme il existe un grand nombre de fournisseurs d'intranet, de nombreuses entreprises souscrivent à des essais gratuits pour tester plusieurs plateformes et déterminer celle qui leur convient le mieux. Cependant, beaucoup d'entre elles commettent l'erreur de s'inscrire à ces essais sans avoir effectué les préparatifs nécessaires. Au lieu de les aider à prendre une décision, cela ne fait que leur faire perdre du temps.
Un essai d’intranet doit vous permettre de bien comprendre le fonctionnement de la plateforme et de déterminer si elle constitue le bon choix pour votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous nos conseils sur ce qu’il faut faire avant et pendant un essai d’intranet afin d’en tirer le meilleur parti.
1. Évaluez votre système et vos processus actuels
Le but premier du choix d’un nouvel intranet est d’améliorer vos systèmes et processus, mais vous ne pouvez y parvenir que si vous les comprenez parfaitement. Si vous disposez déjà d’un intranet, l’analyse de vos statistiques peut vous aider à déterminer précisément comment vos équipes l’utilisent. Vous devrez déterminer quelles fonctionnalités sont particulièrement essentielles, afin de vous assurer que votre nouvel intranet les intègre également.
À ce stade, vous devriez également dresser la liste de tous les autres outils, applications et plateformes que vos collaborateurs utilisent au quotidien. Cela vous servira de rappel utile des intégrations que vous devrez tester lorsque vous mettrez l’intranet à l’essai.
2. Dressez la liste de tout ce dont vous avez besoin dans un intranet
Dresser la liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sur votre intranet peut vous aider à vous préparer à une période d’essai. Les fonctionnalités précises dont vous aurez besoin dépendront de la situation spécifique de votre organisation. Cependant, voici quelques fonctionnalités courantes que vous pourriez souhaiter prendre en compte :
- Recherche universelle: les plateformes qui vous permettent d’effectuer des recherches simultanées sur plusieurs sites connectés peuvent améliorer l’efficacité de votre équipe et éliminer les pertes de temps.
- Réseaux sociaux: en cette période de télétravail notamment, les outils qui favorisent les interactions entre vos collaborateurs sont essentiels.
- Analyses de l’intranet: elles vous indiquent précisément comment vos collaborateurs utilisent votre plateforme, ce qui vous permet de l’adapter en permanence et de leur offrir la meilleure expérience possible.
- Annuaire des collaborateurs: un annuaire entièrement consultable permet aux collaborateurs de toujours trouver la bonne personne pour les aider, même s’ils ne se sont jamais rencontrés.
- Personnalisation complète de l’identité visuelle: comment faire en sorte que les utilisateurs se sentent comme chez eux dès qu’ils se connectent à votre intranet ? En personnalisant le logo, le nom de domaine et d’autres éléments afin qu’ils correspondent à votre marque.
3. Établissez une liste restreinte de fournisseurs d’intranet à comparer
Ensuite, vous devrez dresser une liste de toutes les plateformes d’intranet disponibles susceptibles de répondre à vos besoins. Il est important de bien vous renseigner à ce stade, car il ne sert à rien de perdre du temps à tester un produit qui ne répond pas à vos attentes.
Il existe de nombreuses plateformes d’intranet, et déterminer celles qui pourraient vous convenir peut s’avérer délicat. Un bon point de départ consiste à consulter des sites tels que (G2), (Software Advice) et (Capterra) , et à lire les avis sur les intranets. Vous pouvez également utiliser notreguide comparatif des intranets comme point de départ.
4. Désignez un responsable de l’intranet pour piloter la période d’essai
Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre période d’essai de l’intranet, pensez à confier cette responsabilité à une personne ou à une équipe. Cela transforme le processus en un projet de recherche ciblé, car cette personne ou cette équipe devra fournir au reste de l’entreprise une analyse détaillée de la plateforme et de ses fonctionnalités.
Si vous testez plusieurs plateformes différentes, il est d’autant plus important que ce soit la même personne ou la même équipe qui les évalue. Ainsi, elle pourra comparer directement chaque plateforme aux autres. De plus, si vous décidez d’opter pour l’une des plateformes d’intranet testées, ces responsables de l’intranet pourront contribuer à la formation des autres collaborateurs.
5. Évaluez l’intégration de l’intranet avec vos autres outils
Un essai d’intranet est une bonne occasion d’évaluer comment la plateforme s’intégrera à vos autres logiciels et flux de travail. Par exemple, si vos collaborateurs utilisent Google Workspace pour la collaboration et le partage de fichiers, vous devrez vérifier si ces outils sont compatibles avec la plateforme intranet que vous aurez choisie.
Bien sûr, consulter la liste des intégrations proposées par un fournisseur est un bon point de départ. Mais tester le logiciel par vous-même peut vous donner une meilleure idée de la façon dont tout cela fonctionne concrètement ensemble.
6. Renseignez-vous sur le délai de mise en place de l’intranet
Imaginez la déception de tester une plateforme d’intranet pour découvrir ensuite qu’il vous faudra attendre plusieurs mois, voire plus, avant que la version complète soit opérationnelle. Veillez à vous renseigner sur le délai de mise en place complète de l’intranet avant ou pendant votre période d’essai. Après tout, plus tôt vous pourrez lancer votre intranet et y intégrer tous vos collaborateurs, plus tôt il commencera à apporter de la valeur à votre entreprise.
Pour vous donner une idée des normes du secteur,selon l’ , le lancement d’un intranet prend en moyenne environ 1,2 an. Avec Happeo, ce délai d’attente est plutôt de 6 à 8 semaines.
7. Renseignez-vous sur les options d’assistance disponibles
Un autre élément important à déterminer pendant la période d’essai d’un intranet est l’étendue de l’assistance client proposée par le fournisseur si vous décidez de vous engager. Presque tous les logiciels rencontrent des problèmes de temps à autre, et il est utile d’avoir une idée de ce à quoi cela ressemblera.
Il est également important de clarifier ce point, car le niveau d’assistance que vous choisirez pourrait avoir une incidence sur le coût de votre intranet. De nombreuses solutions proposent différents niveaux d’assistance en fonction de vos besoins, et une assistance plus complète s’accompagne d’un coût plus élevé.
8. Renseignez-vous sur les options de personnalisation disponibles
Chaque entreprise possède ses propres processus et flux de travail, et aucun intranet ne vous conviendra forcément tel quel. Cependant, de nombreuses solutions d’intranet proposent des options de personnalisation qui pourraient vous aider à adapter la plateforme à votre situation. Vous devrez déterminer, lors de la période d’essai de l’intranet, dans quelle mesure la solution permet une personnalisation.
Avec Happeo, les widgets personnalisés vous permettent de créer un intranet social entièrement adapté à vos besoins et étroitement intégré aux autres outils et logiciels que vous utilisez. Vous pouvez par exemple créer des widgets personnalisés vous permettant d’accéder à votre progiciel de gestion d’entreprise, à vos outils de gestion de projet ou à votre plateforme de vente, le tout depuis l’interface de Happeo.
Choisir la meilleure plateforme d’intranet pour votre entreprise
Le choix d’un intranet est une tâche importante, et un essai gratuit peut s’avérer un outil utile pour vous aider à prendre votre décision. Cependant, s’inscrire à un essai sans aucune préparation n’est qu’une perte de temps.
Une fois que vous avez déterminé qu’une solution intranet pourrait convenir à votre organisation, il est judicieux de réserver une démonstration par téléphone avant de vous lancer dans une période d’essai complète. Cela vous permettra de voir la plateforme en action et vous donnera une meilleure idée des fonctionnalités que vous souhaitez tester par vous-même.
Envie de découvrir une plateforme d’intranet social dotée de fonctionnalités de collaboration intégrées, d’outils d’engagement des collaborateurs et de capacités de gestion des connaissances ? Inscrivez-vous à une démonstration Happeo pour voir tout cela et bien plus encore en action.
FAQ
Comment se préparer avant de lancer un essai d’intranet ?
Commencez par évaluer vos systèmes et indicateurs actuels afin de comprendre comment les équipes utilisent réellement votre plateforme existante, puis dressez la liste de tous les autres outils que vos collaborateurs utilisent au quotidien afin de savoir quels éléments tester en matière d’intégration. À partir de là, dressez la liste des fonctionnalités indispensables, présélectionnez des fournisseurs à l’aide de sites d’avis tels que G2 ou Capterra, puis réservez une démonstration avant de vous engager pour une période d’essai complète.
Pourquoi devrions-nous désigner un « champion de l’intranet » pour gérer l’essai ?
Confier cette responsabilité à une personne ou à une équipe transforme l’essai en un projet de recherche ciblé, avec un responsable clairement identifié chargé de rendre compte à l’organisation. Si vous comparez plusieurs plateformes, le fait de les faire évaluer par un même responsable garantit une comparaison cohérente et équitable ; cette même personne pourra ensuite animer les formations si vous décidez d’adopter la plateforme.
Quels facteurs techniques devons-nous évaluer lors d’une période d’essai d’un intranet ?
Testez la manière dont la plateforme s’intègre réellement aux outils que vous utilisez déjà, comme Google Workspace, plutôt que de vous contenter d’examiner une liste d’intégrations prises en charge. Vérifiez également les options de personnalisation, le délai de mise en place jusqu’au lancement complet et les niveaux d’assistance disponibles, car ces éléments influent à la fois sur l’adéquation de la plateforme à votre flux de travail et sur son coût final.
Combien de temps faut-il compter, de manière réaliste, pour le lancement d’un intranet ?
Selon une étude du Nielsen Norman Group, il faut en moyenne environ 1,2 an à un intranet d’entreprise pour passer de la décision au lancement complet. Il existe des options plus rapides — le délai habituel chez Happeo est de 6 à 8 semaines — ; il est donc préférable de demander directement à chaque fournisseur quel est son délai réaliste plutôt que de supposer que toutes les plateformes prennent à peu près le même temps.
