Uuden intranetin käyttöönotto on suuri investointi. Siksi onkin järkevää, että haluat olla täysin varma siitä, että olet löytänyt oikean ratkaisun, ennen kuin teet päätöksen.
Koska intranet-palveluntarjoajia on niin paljon, monet organisaatiot rekisteröityvät ilmaisiin kokeilujaksoihin testatakseen muutamia alustoja ja selvittääkseen, mikä niistä sopii parhaiten. Monet organisaatiot tekevät kuitenkin virheen rekisteröitymällä kokeilujaksoihin ilman tarvittavia valmisteluja. Sen sijaan, että tämä auttaisi niitä tekemään päätöksen, se päättyy vain ajanhukkaan.
Intranetin kokeilujakson tulisi antaa sinulle kattava käsitys alustan toiminnasta ja hyvän käsityksen siitä, onko se oikea valinta organisaatiollesi. Alla on vinkkimme siitä, mitä kannattaa tehdä ennen intranetin kokeilujaksoa ja sen aikana, jotta saat siitä parhaan hyödyn irti.
1. Arvioi nykyinen järjestelmäsi ja prosessisi
Uuden intranetin valinnan koko tarkoitus on parantaa järjestelmiäsi ja prosessejasi, mutta et voi tehdä sitä, jos et ymmärrä niitä täysin. Jos sinulla on jo intranet käytössä, analytiikan syvällinen tarkastelu voi auttaa sinua selvittämään tarkalleen, miten tiimisi käyttävät sitä. Sinun on määritettävä, mitkä ominaisuudet ovat erityisen tärkeitä, jotta voit varmistaa, että myös uusi intranet sisältää ne.
Tässä vaiheessa sinun tulisi myös luetteloida kaikki muut työkalut, sovellukset ja alustat, joita työntekijäsi käyttävät päivittäin. Tämä voi toimia hyödyllisenä muistutuksena integroinneista, jotka sinun on testattava, kun kokeilet intranetiä.
2. Tee luettelo kaikesta, mitä tarvitset intranetistä
Luettelon laatiminen kaikista intranetistä tarvitsemistasi ominaisuuksista voi auttaa sinua valmistautumaan intranetin kokeiluun. Tarkat ominaisuudet, joita tarvitset, riippuvat organisaatiosi erityisolosuhteista. Joitakin suosittuja ominaisuuksia, joita kannattaa kuitenkin harkita, ovat esimerkiksi:
- Yleishaku: alustat, joiden avulla voit hakea useista toisiinsa liitetyistä sijainneista samanaikaisesti, voivat lisätä tiimisi tehokkuutta ja poistaa ajanhukkaa.
- Sosiaaliset kanavat: erityisesti etätyön aikakaudella työkaluilla, jotka yhdistävät työntekijät toisiinsa, on ratkaiseva merkitys.
- Intranetin analytiikka: sen avulla saat tarkkaa tietoa siitä, miten henkilöstösi käyttää alustaa, jotta voit jatkuvasti mukauttaa sitä ja tarjota heille parhaan mahdollisen käyttökokemuksen.
- Henkilöstöhakemisto: täysin hakukelpoinen henkilöstöhakemisto varmistaa, että työntekijät löytävät aina oikean henkilön avuksi, vaikka he eivät olisi koskaan tavanneetkaan.
- Täydellinen brändäys: miten varmistat, että työntekijät tuntevat olonsa kotoisaksi heti kirjautuessaan intranetiin? Mukauttamalla logon, verkkotunnuksen ja muut elementit brändisi mukaisiksi.
3. Laadi vertailulista intranet-palveluntarjoajista
Seuraavaksi sinun on laadittava luettelo kaikista saatavilla olevista intranet-alustoista, jotka voisivat vastata tarpeitasi. On tärkeää tehdä perusteellinen selvitys, sillä ei ole järkeä tuhlata aikaa sellaisen tuotteen testaamiseen, joka ei täytä vaatimuksiasi.
Intranettialustoja on paljon, ja sopivien löytäminen voi olla hankalaa. Hyvä lähtökohta on selata sivustoja kuten (G2), (Software Advice) ja (Capterra) sekä lukea intranet-arvosteluja. Vaihtoehtoisesti voit käyttää lähtökohtanaintranet-vertailuoppaamme .
4. Nimeä intranetin vastuuhenkilö kokeilun johtoon
Jos haluat saada intranetin kokeilusta kaiken irti, harkitse yhden henkilön tai tiimin asettamista vastuuseen siitä. Tämä muuttaa prosessin kohdennetuksi tutkimusprojektiksi, sillä heidän on toimitettava yksityiskohtainen arvostelu alustasta ja sen ominaisuuksista muulle organisaatiolle.
Jos kokeilet useita eri alustoja, on vieläkin tärkeämpää, että sama henkilö tai tiimi arvioi ne. Näin he pystyvät vertaamaan kutakin alustaa suoraan muihin. Lisäksi, jos päätät valita jonkin kokeilemistasi intranet-alustoista, nämä intranet-vastuuhenkilöt voivat auttaa muiden työntekijöiden kouluttamisessa.
5. Arvioi, miten intranet integroituu muihin työkaluihisi
Intranetin kokeilu on hyvä tilaisuus arvioida, miten alusta integroituu muihin ohjelmistoihinne ja työnkulkuihinne. Jos työntekijänne käyttävät esimerkiksi Google Workspacea yhteistyöhön ja tiedostojen jakamiseen, teidän on selvitettävä, onko se yhteensopiva valitsemanne intranet-alustan kanssa.
Tietenkin palveluntarjoajan tarjoamien integraatioiden luettelon tarkastelu on hyvä alku. Mutta ohjelmiston kokeileminen itse antaa paremman käsityksen siitä, miten asiat todellisuudessa toimivat yhdessä.
6. Selvitä, kuinka kauan intranetin käyttöönotto kestää
Kuvittele, kuinka pettymys on kokeilla intranet-alustaa ja huomata sitten, että joudut odottamaan useita kuukausia tai jopa kauemmin, ennen kuin täysversio on täysin käyttövalmis. Selvitä ehdottomasti ennen kokeilujaksoa tai sen aikana, kuinka kauan intranetin täydellinen käyttöönotto kestää. Loppujen lopuksi mitä nopeammin saat intranetin käyttöön ja kaikki työntekijät mukaan, sitä nopeammin se alkaa tuottaa lisäarvoa organisaatiollesi.
Jotta saat käsityksen alan standardeista, mainittakoon, että :n mukaan keskimääräisen intranetin käyttöönotto kestää noin 1,2 vuotta. Happeon avulla odotusaika on pikemminkin 6–8 viikkoa.
7. Tutustu tarjolla oleviin tukivaihtoehtoihin
Toinen tärkeä asia, joka on syytä selvittää intranetin kokeilujakson aikana, on se, kuinka kattavaa palveluntarjoajan asiakastuki on, jos päätät jatkaa yhteistyötä. Lähes kaikissa ohjelmistoissa ilmenee toisinaan ongelmia, ja on hyvä saada käsitys siitä, millaista tuki on tällaisissa tilanteissa.
Toinen syy, miksi tämä on tärkeää selvittää, on se, että valitsemasi tuki voi vaikuttaa intranetin kustannuksiin. Monet ratkaisut tarjoavat eri tukitasoja tarpeidesi mukaan, ja kattavampi tuki on kalliimpaa.
8. Kysy saatavilla olevista mukautusvaihtoehdoista
Jokaisella yrityksellä on omat ainutlaatuiset prosessinsa ja työnkulkunsa, eikä jokainen intranet-ratkaisu toimi teille sellaisenaan. Monissa intranet-ratkaisuissa on kuitenkin mukautusvaihtoehtoja, joiden avulla voitte räätälöidä alustan tilanteeseenne sopivaksi. Se, kuinka paljon ratkaisu mahdollistaa mukauttamista, on asia, joka teidän tulisi selvittää intranetin kokeilujakson aikana.
Happeon avulla mukautetut widgetit auttavat sinua luomaan sosiaalisen intranetin, joka on täysin mukautettu tarpeisiisi ja tiiviisti integroitu muihin käyttämiisi työkaluihin ja ohjelmistoihin. Voit esimerkiksi luoda mukautettuja widgettejä, joiden avulla pääset käsiksi yrityksen resurssisuunnittelujärjestelmään, projektinhallintatyökaluihin tai myyntialustaan – kaikki suoraan Happeon käyttöliittymästä.
Parhaan intranet-alustan valitseminen yrityksellesi
Intranetin valinta on iso urakka, ja ilmainen kokeiluversio voi olla hyödyllinen työkalu päätöksenteossa. Kokeiluversioon rekisteröityminen ilman minkäänlaista valmistautumista on kuitenkin pelkkää ajanhukkaa.
Kun olet todennut, että intranet-ratkaisu voisi sopia organisaatiollesi, on hyvä idea varata esittelypuhelu ennen kuin ryhdyt täysimittaiseen kokeilujaksoon. Näin pääset näkemään alustan toiminnassa ja saat paremman käsityksen ominaisuuksista, joita haluat itse kokeilla.
Haluatko tutustua sosiaaliseen intranet-alustaan, jossa on sisäänrakennetut yhteistyöominaisuudet, työntekijöiden sitouttamistyökalut ja tietohallintatoiminnot? Varaa Happeo-esittely nähdäksesi kaikki nämä ja paljon muuta käytännössä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten voimme valmistautua ennen intranetin kokeilun aloittamista?
Aloita arvioimalla nykyiset järjestelmäsi ja analytiikkasi selvittääksesi, miten tiimit tosiasiassa käyttävät olemassa olevaa alustaasi. Laadi sitten luettelo kaikista muista työkaluista, joita työntekijäsi käyttävät päivittäin, jotta tiedät, mitä integraatiota varten on testattava. Laadi sen jälkeen luettelo välttämättömistä ominaisuuksista, valitse ehdokkaat palveluntarjoajista arvostelusivustojen, kuten G2:n tai Capterran, avulla ja varaa esittelypuhelu ennen kuin sitoudut täysimittaiseen kokeilujaksoon.
Miksi meidän pitäisi nimetä intranetin vastuuhenkilö kokeilun hallinnoimiseksi?
Yhden henkilön tai tiimin asettaminen vastuuseen muuttaa kokeilun kohdennetuksi tutkimusprojektiksi, jossa on selkeä vastuuhenkilö, joka raportoi tuloksista organisaatiolle. Jos vertailet useita alustoja, sama vastuuhenkilö voi arvioida ne kaikki, mikä takaa johdonmukaisen ja oikeudenmukaisen vertailun. Lisäksi sama henkilö voi myöhemmin johtaa koulutusta, jos päätätte ottaa alustan käyttöön.
Mitä teknisiä tekijöitä meidän tulisi arvioida intranetin kokeilujakson aikana?
Testaa, miten alusta todella integroituu jo käyttämiisi työkaluihin, kuten Google Workspaceen, sen sijaan että vain tarkastelisit luetteloa tuetuista integraatioista. Tarkista myös mukautusmahdollisuudet, käyttöönoton kesto täyteen käyttöönottoon asti sekä saatavilla olevat tukitasot, sillä nämä vaikuttavat sekä siihen, miten alusta sopii työnkulkuusi, että siihen, mitä se lopulta maksaa.
Kuinka kauan intranetin käyttöönotto realistisesti kestää?
Nielsen Norman Groupin tutkimuksen mukaan keskimääräisen yritysintranetin käyttöönotto kestää päätöksestä täysimittaiseen käyttöönottoon noin 1,2 vuotta. Nopeampia vaihtoehtoja on olemassa – Happeon tyypillinen aikataulu on 6–8 viikkoa – joten kannattaa kysyä suoraan toimittajalta heidän realistinen aikataulunsa sen sijaan, että oletettaisiin kaikkien alustojen vievän suunnilleen saman verran aikaa.
