La implantación de una nueva intranet supone una gran inversión. Por eso, es lógico que quieras estar completamente seguro de haber encontrado la solución adecuada antes de dar el paso.
Dado que hay tantos proveedores de intranets en el mercado, muchas organizaciones se inscriben en pruebas gratuitas para probar varias plataformas y determinar cuál es la más adecuada. Sin embargo, muchas organizaciones cometen el error de inscribirse en las pruebas sin realizar los preparativos necesarios. En lugar de ayudarles a tomar una decisión, esto solo acaba suponiendo una pérdida de tiempo.
Una prueba de intranet debería permitirte comprender a fondo cómo funciona la plataforma y hacerte una idea clara de si es la opción adecuada para tu organización. A continuación te ofrecemos nuestros consejos sobre qué hacer antes y durante una prueba de intranet para asegurarte de sacarle el máximo partido.
1. Evalúa tu sistema y tus procesos actuales
El objetivo fundamental de elegir una nueva intranet es mejorar tus sistemas y procesos, pero no podrás hacerlo si no los comprendes a la perfección. Si ya dispones de una intranet, analizar en profundidad tus estadísticas puede ayudarte a determinar exactamente cómo la utilizan tus equipos. Deberás determinar qué funciones son especialmente cruciales, para asegurarte de que tu nueva intranet también las incluya.
En este punto, también deberías hacer una lista de todas las demás herramientas, aplicaciones y plataformas que tus empleados utilizan a diario. Esto puede servirte de recordatorio útil de las integraciones que debes probar cuando pongas a prueba la intranet.
2. Haz una lista de todo lo que necesitas en una intranet
Hacer una lista de todas las funciones que necesitas en tu intranet puede ayudarte a prepararte para una prueba de la misma. Las funciones concretas que necesitarás dependerán de las circunstancias específicas de tu organización. Sin embargo, algunas funciones populares que quizá te interese tener en cuenta son:
- Búsqueda universal: las plataformas que permiten buscar en varias ubicaciones conectadas al mismo tiempo pueden aumentar la eficiencia de tu equipo y eliminar la pérdida de tiempo.
- Canales sociales: especialmente en esta era del teletrabajo, las herramientas que conectan a tus empleados entre sí son fundamentales.
- Análisis de la intranet: te indican exactamente cómo utilizan tu plataforma tus empleados, para que puedas seguir ajustándola y ofrecerles la mejor experiencia posible.
- Directorio de empleados: un directorio de empleados con funciones completas de búsqueda garantiza que los empleados siempre puedan encontrar a la persona adecuada para ayudarles, incluso si nunca se han conocido.
- Personalización completa de la marca: ¿cómo te aseguras de que la gente se sienta como en casa nada más iniciar sesión en tu intranet? Personalizando el logotipo, el nombre de dominio y otros elementos para que se ajusten a tu marca.
3. Elabora una lista de proveedores de intranet para comparar
A continuación, tendrás que elaborar una lista de todas las plataformas de intranet disponibles que puedan satisfacer tus necesidades. Es importante que investigues bien, ya que no tiene sentido perder el tiempo probando un producto que no hace lo que necesitas.
Existen muchas plataformas de intranet en el mercado, y averiguar cuáles podrían funcionar para ti puede resultar complicado. Un buen punto de partida es navegar por sitios web como (G2), (Software Advice) y (Capterra) y leer reseñas sobre intranets. Como alternativa, puedes utilizar nuestraguía de comparación de intranets de como punto de partida.
4. Designa a un responsable de la intranet para que se encargue de la prueba
Si quieres sacar el máximo partido a tu prueba de la intranet, plantéate poner a una persona o a un equipo al frente de la misma. Esto convierte el proceso en un proyecto de investigación específico, ya que tendrán que presentar al resto de la organización un análisis detallado de la plataforma y sus funciones.
Si estás probando varias plataformas diferentes, es aún más importante que sea la misma persona o el mismo equipo quien las evalúe. De este modo, podrán comparar cada plataforma directamente con las demás. Además, si finalmente te decides por una de las plataformas de intranet que has probado, estos responsables de la intranet podrán ayudar a formar al resto de empleados.
5. Evalúa cómo se integra la intranet con el resto de tus herramientas
Una prueba de intranet es una buena oportunidad para evaluar cómo se integrará la plataforma con el resto de tu software y flujos de trabajo. Por ejemplo, si tus empleados utilizan Google Workspace para colaborar y compartir archivos, tendrás que averiguar si es compatible con la plataforma de intranet que hayas elegido.
Por supuesto, consultar la lista de integraciones que ofrece un proveedor es un buen punto de partida. Pero probar el software por ti mismo te puede dar una idea más clara de cómo funcionan realmente las cosas en conjunto.
6. Averigua cuánto tiempo tarda la intranet en ponerse en marcha
Imagina la decepción de probar una plataforma de intranet y descubrir después que tendrías que esperar varios meses, o incluso más, para que la versión completa esté en funcionamiento. Asegúrate de averiguar cuánto tiempo tardará en configurarse por completo la intranet antes o durante el periodo de prueba. Al fin y al cabo, cuanto antes puedas poner en marcha tu intranet e incorporar a todos tus empleados, antes empezará a aportar valor a tu organización.
Para que te hagas una idea de cuáles son los estándares del sector, según la Asociación deIntranets ( ), una intranet tarda de media alrededor de 1,2 años en ponerse en marcha. Con Happeo, ese tiempo de espera se reduce a entre 6 y 8 semanas.
7. Analiza las opciones de asistencia disponibles
Otro aspecto importante que hay que determinar durante el periodo de prueba de la intranet es cuál será el alcance de la asistencia al cliente que ofrecerá el proveedor si decides seguir adelante. Casi todos los programas de software tienen problemas de vez en cuando, y es bueno hacerse una idea de cómo se gestionarán.
Otra razón por la que es importante aclarar este aspecto es que el tipo de asistencia que elijas podría influir en el coste de tu intranet. Muchas soluciones ofrecen diferentes niveles de asistencia en función de tus necesidades, y una asistencia más completa suele tener un precio más elevado.
8. Infórmate sobre las opciones de personalización disponibles
Cada empresa tiene sus propios procesos y flujos de trabajo únicos, y no todas las intranets te servirán tal cual. Sin embargo, muchas soluciones de intranet incluyen opciones de personalización que podrían ayudarte a adaptar la plataforma a tu situación. El grado exacto de personalización que permite la solución es algo que debes determinar durante el periodo de prueba de la intranet.
Con Happeo, los widgets personalizados te permiten crear una intranet social totalmente adaptada a tus necesidades y estrechamente vinculada al resto de herramientas y software que utilizas. Por ejemplo, podrías crear widgets personalizados que te permitan acceder a tu sistema de planificación de recursos empresariales, a tus herramientas de gestión de proyectos o a tu plataforma de ventas, todo ello desde la interfaz de Happeo.
Elegir la mejor plataforma de intranet para tu empresa
Elegir una intranet es una tarea importante, y una prueba gratuita puede ser una herramienta útil que te ayude a tomar una decisión. Sin embargo, registrarse para una prueba sin ninguna preparación es simplemente una pérdida de tiempo.
Una vez que hayas determinado que una solución de intranet podría ser adecuada para tu organización, es recomendable concertar una llamada de demostración antes de lanzarte a un periodo de prueba completo. Esto te permitirá ver la plataforma en acción y te dará una idea más clara de las funciones que deseas probar por ti mismo.
¿Quieres descubrir una plataforma de intranet social con funciones de colaboración integradas, herramientas para fomentar el compromiso de los empleados y capacidades de gestión del conocimiento? Regístrate para una demostración de Happeo y descubre todo esto y mucho más en acción.
Preguntas frecuentes
¿Cómo podemos prepararnos antes de iniciar una prueba de la intranet?
Empieza por evaluar tus sistemas y análisis actuales para ver cómo utilizan realmente los equipos tu plataforma existente; a continuación, elabora una lista de todas las demás herramientas que tus empleados utilizan a diario para saber qué aspectos de integración debes probar. A partir de ahí, elabora una lista de las funciones imprescindibles, preselecciona proveedores utilizando sitios web de reseñas como G2 o Capterra, y reserva una llamada de demostración antes de comprometerte a un periodo de prueba completo.
¿Por qué deberíamos designar a un responsable de la intranet para gestionar la prueba?
Poner a una persona o a un equipo al frente convierte la prueba en un proyecto de investigación específico con un responsable claro encargado de informar a la organización. Si estás comparando varias plataformas, que sea el mismo responsable quien las evalúe todas garantiza una comparación coherente y justa, y esa misma persona podrá impartir posteriormente la formación si decidís seguir adelante con la plataforma.
¿Qué factores técnicos debemos evaluar durante una prueba de la intranet?
Comprueba cómo se integra realmente la plataforma con las herramientas que ya utilizas, como Google Workspace, en lugar de limitarte a revisar una lista de integraciones compatibles. Comprueba también las opciones de personalización, el tiempo necesario para alcanzar el pleno funcionamiento y los niveles de asistencia disponibles, ya que estos factores influyen tanto en cómo se adapta la plataforma a tu flujo de trabajo como en cuál será su coste final.
¿Cuánto tiempo debería tardar, de forma realista, en ponerse en marcha una intranet?
Según un estudio de Nielsen Norman Group, una intranet corporativa tarda una media de 1,2 años en pasar de la decisión inicial al lanzamiento completo. Existen opciones más rápidas —el plazo habitual de Happeo es de 6 a 8 semanas—, por lo que merece la pena preguntar directamente a cualquier proveedor cuál es su plazo realista, en lugar de dar por sentado que todas las plataformas tardan más o menos lo mismo.
