En 6-stegsprocess för kunskapshantering inom företag

I affärsvärlden kan ”kunskap” avse lösenord, dokument eller en anställds minnesbild av ett samtal med en kund.

Kunskapen är ofta utspridd över hela organisationen, lagrad i olika format och benägen att bli överflödig, och medarbetarna kanske inte är medvetna om kunskap som skulle kunna hjälpa dem i deras dagliga arbete.

Utmaningen för företagsledare är att hitta och organisera all kunskap som finns inom företaget. Det är en svår uppgift, men inte omöjlig.

I det här inlägget ska vi prata om kunskapshanteringsprocessen – vad den är, vad den innebär och vilka fördelar den ger. Låt oss börja!

Vad är en kunskapshanteringsprocess?

Kunskapshanteringsprocessen innebär att man identifierar, samlar in, organiserar och delar kunskap. Varje steg i processen kan bestå av flera mindre delsteg – till exempel kan insamling av kunskap kräva en genomgång av digitala filer, intervjuer med olika avdelningar och en granskning av dokument som inte finns i digitalt format.

När all kunskap har kartlagts och organiserats är nästa steg att fundera över hur man kan säkerställa att alla har tillgång till relevant information och hur medarbetarna kan samarbeta och bygga vidare på befintlig kunskap.

”En användarvänlig och anpassningsbar plattform för kommunikation och gemensamma arbetsytor. Det är enkelt att skapa en skräddarsydd intern plattform för företagskommunikation, nyheter och resurser utifrån medarbetarnas behov med hjälp av färdiga mallar.”

Davindra Basdeo
Senior verksamhetskoordinator

Vilka är de två typerna av affärskunskap?

Även om kunskap kan förekomma i många olika former, kan den delas in i två huvudkategorier: explicit och implicit kunskap .

Explicit kunskap

Denna typ av kunskap är välkänd och dokumenterad, till exempel ett företags verksamhetsmål, en personalhandbok eller lösenordet till huvudingången.

Implicit kunskap

Denna typ av kunskap kan till exempel vara en medarbetares anteckningar som lagrats på en hårddisk, eller kunskap som endast finns i någons huvud, såsom namnet på en lokal budförare. Generellt sett kommer de som leder kunskapshanteringsprocessen att behöva ägna mer tid åt att upptäcka implicit kunskap än explicit kunskap.

6 steg i kunskapshanteringsprocessen

Nu när vi har gett en översiktlig bild av kunskapshanteringsprocessen ska vi titta på de sex huvudsakliga stegen i processen.

1. Kunskapsinhämtning

Detta steg varierar beroende på verksamhetens karaktär. Det kan innebära att man granskar data från ett CRM-system eller en projektledningsplattform, samt att man genomför en företagsomfattande kunskapsinventering. Det kan omfatta policyer, formulär, inloggningsuppgifter samt all information som medarbetarna känner till men inte har dokumenterat.

Under insamlingsprocessen kan det vara bättre att fråga teamen vad de inte vet om processer, hierarkin och andra avdelningar, istället för att be dem dela med sig av kunskap som andra kanske inte känner till. Du kan till exempel fråga ett marknadsföringsteam:

• Hur säker är du på att du förstår säljteamets processer?
  
  
• Vet ni vilka som sitter i styrelsen?
  
  
• Skulle ni veta vem ni ska kontakta om ni behövde ny programvara för ert team?

Här granskas hur och var kunskapen lagras – till exempel på hårddiskar, i molnet eller på företagets intranät. För företag som har funnits i årtionden kan kunskapslagring även ske i arkivlådor eller fysiska arkiv.

3. Kunskapsgranskning

All kunskap är inte relevant, och det är just därför som granskningsprocessen finns: för att sålla bort föråldrad eller onödig information, såsom affärshandlingar som är äldre än sju år. Och när du använder en plattform för kunskapshantering kommer funktionen för livscykelhantering automatiskt att arkivera föråldrad information.

4. Kunskapsspridning

I det här steget handlar det om att undersöka hur den samlade kunskapen delas. Vissa företag delar till exempel kunskap via massutskick via e-post, medan kunskapsdelningen inom teamen kan ske via mindre formella kanaler, såsom meddelandeplattformar. När du börjar använda programvara för kunskapshantering kan du mäta vilka distributionsmetoder som är mest hjälpsamma för de anställda.

5. Kunskapsutvidgning

När det finns informationssilos inom ett företag kan teamen ha en del – men inte all – den kunskap de behöver. Kunskapsutvidgning är processen att föra samman medarbetare och team för att samarbeta kring eller bidra till den kunskap som har samlats in, för att säkerställa att den är fullständig och korrekt.

6. Kunskapsuppföljning

Detta är processen att analysera hur kunskap nås, delas och används. Vanligtvis är det enklare att genomföra denna process när man använder en plattform för kunskapshantering som innehåller analyser av användarengagemang.

Fördelar med att införa en effektiv kunskapshanteringsprocess

När du implementerar en kunskapshanteringsprocess kan du:

Skapa en lärandekultur

När kunskapen väl är organiserad och tillgänglig kan medarbetarna känna sig i stånd att själva hitta svar på sina frågor, istället för att be om hjälp. Det kan innebära färre förfrågningar till IT-team, HR-representanter och chefer.

Förbättra samarbetet mellan medarbetarna

Med väl organiserad och lättillgänglig kunskap kan medarbetarna fokusera mer på samarbete istället för att slösa tid på att söka efter information.

Bygga upp och bevara kunskapskapitalet

Den tidigare odokumenterade kunskapen som samlats in under förvärvsprocessen blir en del av företaget – du behöver inte oroa dig för att förlora den när en långvarig medarbetare slutar.

Förbättra beslutsfattandet

De bästa besluten är de som baseras på relevant information, så kunskapshanteringsprocessen hjälper människor att fatta välgrundade beslut. Dessutom ger plattformar för kunskapshantering chefer och administratörer tillgång till en mängd data som kan vägleda beslutsfattandet.

Öka produktiviteten

En plattform för kunskapshantering med en detaljerad sökfunktion gör att medarbetarna snabbt kan hitta den information de behöver, vilket i sin tur ökar produktiviteten. En sökbar företagskatalog förbättrar också produktiviteten, eftersom medarbetarna enkelt kan hitta och kontakta personer när de behöver information.

Öka personalbehållningen

Medarbetarna uppskattar öppenhet, vilket innebär att organisering och spridning av kunskap kan öka medarbetarnas tillfredsställelse. En plattform för kunskapshantering med en social komponent kan också bidra till att medarbetarna trivs bättre på jobbet.

Stödja tillväxt

Små företag kanske inte ser något behov av att införa en gedigen process för kunskapshantering, men när ett företag växer kan kunskap lätt gå förlorad. En process för kunskapshantering håller informationen organiserad, även under perioder av snabb tillväxt.

Förbättra din kunskapshanteringsprocess redan idag

Processen för kunskapshantering är väl värd insatsen. Du kan öka effektiviteten, bryta ner silos och höja nöjdheten i hela organisationen. Dessutom har vissa plattformar för kunskapshantering – som Happeo – en social komponent som avsevärt förbättrar engagemanget, särskilt för team som arbetar på distans.

Med Happeo kan medarbetarna:

Söka över avdelnings- och arbetsplatsgränser:

Happeos universella sökfunktion låter användarna söka inom Happeo efter kunskap som lagrats på plattformen, samt efter all information i Google Drive, OneDrive och SharePoint.

Med tillägget Federated Search kan användare hitta information i alla integrerade appar eller plattformar.

Hitta ämnesexperter:

Happeo gör det möjligt för företag att skapa företagsanpassade kataloger med kontaktkort för varje medarbetare. Det innebär att medarbetarna enkelt kan hitta den bästa kontakten för att få svar på en fråga och till och med få tillgång till dennes kalender för att boka ett möte.

Samarbeta och kommunicera:

Med Happeo kan medarbetarna lägga upp uppdateringar, dela inlägg och kommentera eller reagera på annat innehåll. Denna funktion hjälper teamen att känna sig sammankopplade, även när de arbetar från olika platser.

Integrera befintliga arbetsytor:

Happeo integreras med populära plattformar och arbetsytor, och tack vare dess breda utbud av funktioner kan det eliminera behovet av vissa prenumerationsbaserade program.

Få en kostnadsfri demo

Är du redo att se hur kunskapshantering kan förbättra din verksamhet? Boka din Happeo-demo redan idag!

Vanliga frågor

Vad är kunskapshanteringsprocessen?
Kunskapshanteringsprocessen innebär att upptäcka, samla in, organisera och dela kunskap inom en organisation. Varje steg kan i sin tur bestå av mindre delsteg, såsom att granska digitala filer, intervjua olika avdelningar och gå igenom dokument som ännu inte lagrats digitalt.

Vad är skillnaden mellan explicit och implicit kunskap?
Explicit kunskap är väl dokumenterad, till exempel en verksamhetsbeskrivning eller en personalhandbok. Implicit kunskap finns endast informellt, till exempel anteckningar på någons hårddisk eller information som endast finns i en medarbetares huvud, och det tar vanligtvis längre tid att upptäcka den än explicit kunskap.

Vilka är de sex stegen i kunskapshanteringsprocessen?
De sex stegen är kunskapsinhämtning, kunskapslagring, kunskapsgranskning, kunskapsspridning, kunskapsutvidgning och kunskapsuppföljning, och sträcker sig från att hitta och samla in kunskap till att organisera, dela och analysera hur den faktiskt används.

Hur kan ett företag upptäcka kunskap som medarbetarna inte inser behöver dokumenteras?
I stället för att fråga teamen vad de vet kan det vara bra att fråga vad de inte vet, till exempel hur säkra de är på ett annat teams processer eller vem de skulle kontakta för något som ligger utanför deras vanliga ansvarsområde. Dessa kunskapsluckor avslöjar ofta just den kunskap som behöver dokumenteras.

Vad händer under kunskapsgranskningen, och varför är den viktig?
Kunskapsgranskningen är det steg där föråldrad eller onödig information sorteras bort, till exempel affärshandlingar som är äldre än sju år. En plattform för kunskapshantering kan automatisera detta genom att arkivera föråldrad information via livscykelhantering, istället för att låta den ackumuleras.

Vilka affärsmässiga fördelar ger en effektiv kunskapshanteringsprocess?
Organisationer upplever vanligtvis en starkare lärandekultur, bättre samarbete, förbättrat beslutsfattande, högre produktivitet och bättre personalbehållning, eftersom kunskap som är organiserad och tillgänglig befriar medarbetarna från att upprepade gånger behöva söka efter eller be om den information de behöver.