6 steg för att bemästra din nya roll inom internkommunikation

Gratulerar, gratulerar, gratulerar! Om du läser det här inlägget har du förmodligen precis börjat en ny roll inom Internal Comms på ett nytt företag. Eller så har du kanske bytt roll och jobbar nu med internkommunikation.

Oavsett vilket har du en bit väg framför dig. Du måste nå minotauren i mitten av din organisatoriska labyrint. De goda nyheterna? Nuförtiden har vi Google Maps :) För att hjälpa dig på vägen, här är de 6 saker som kommer att få dig att sparka rumpa i din nya roll. Ha det så trevligt!

Vad är internkommunikationens roll?

Internkommunikation fokuserar på att dela information med anställda inom en organisation. Bra internkommunikation stärker och engagerar medarbetarna genom att:

• Hålla dem i linje
  
  
• bygga upp en organisationskultur
  
  
• Tillhandahålla kanaler för feedback och diskussion
  
  

Ändå finns det fortfarande organisationer där ute som fortfarande försummar vikten av intern kommunikation, men dålig intern kommunikation kan också vara en tyst mördare:

• Ökad personalomsättning
  
  
• Låg produktivitet hos medarbetarna
  
  
• Oengagerade medarbetare

Vilka är de vanligaste arbetsuppgifterna för en internkommunikatör?

Internkommunikationschefer arbetar med alla avdelningar för att se till att medarbetarna håller sig uppdaterade om företagets nyheter, mål, projekt och planer. Här är några av de vanligaste arbetsuppgifterna för internkommunikationsteam:

• Utveckla och implementera en intern kommunikationsplan som är i linje med företagets vision, uppdrag och produktpositionering.
  
  
• Hantera interna kommunikationskanaler

Interna kommunikationskanaler kan vara e-postmeddelanden, interna bloggar, intranätplattformar och bildspel. I hanteringen av dessa kanaler ingår att skapa, schemalägga och publicera innehåll, granska och rapportera om engagemangsmätningar, underhålla redaktionella kalendrar, undersöka och utveckla berättelser, spela in videor och bidra. Det är vad man kallar en handfull.

• Stödja ledning och företagsmöten

Internkommunikationsteamen hjälper till att utforma och kommunicera budskap och program genom interna evenemang, val av talare och logistik.

• Verktygsplanering och implementering av kanaler

Den här uppgiften kan omfatta analys av befintliga verktyg och kanaler, undersökning av potentiella verktyg och leverantörer, samarbete med IT och C-Suite samt inköp av ny teknik.

6 steg för att bemästra din roll som internkommunikatör

1. Förstå medarbetarna

Mike Klein, chef på Changing the Terms, säger att "det första du bör göra är att prata med ett dussintal personer. Resten kommer att följa naturligt". Så låt oss börja där.

Organisationer kan inte engagera eller skapa samsyn uppifrån och ned utan att förstå vad som händer nerifrån och upp. Ta reda på vad människor i olika åldrar, på olika avdelningar - och om möjligt på olika platser - säger om organisationen. Vad är det de älskar? Vad vill de förändra? Vad vet de mycket om och vilken företagskunskap tycker de saknas? Hur väl kommunicerar team eller avdelningar med varandra? Detta och mycket mer kommer att hjälpa dig att få en uppfattning om vad organisationens faktiska interna identitet är.

Bonuspoäng om du vill komplettera detta med en kvantitativ forskningsmetod som t.ex. enkäter, men förbered detta i förväg. Att skicka ut ett frågeformulär i (en stor del av) en organisation kommer förmodligen att kräva ett visst godkännande från intressenterna.

2. Förstå organisationen

Den information du samlar in från medarbetarna fungerar som bränsle för frågor till ledningen. Visst kan allt börja med ett uppdrag, en vision och kärnvärden, men olika avdelningar kommer att vara i linje med detta på olika sätt. Ledarna är fortfarande den mest betrodda kommunikationskällan för medarbetarna, så att förstå vad de kommunicerar är nyckeln till att förstå var din utmaning verkligen ligger.

3. Sätt upp tydliga strategiska mål för internkommunikationen

När du har hittat mönstren mellan vad medarbetarna säger och vad organisationen säger att den behöver från Internal Comms, kan du börja formulera mål. Ja, de måste följa den vanliga SMART-definitionen, men vi ska inte tråka ut dig med den förklaringen. Vi vill dock betona att mätbara mål är din vän, inte din fiende. De hjälper dig att visa framsteg, men ännu viktigare är att de också hjälper dig att prioritera. Om du får ledarskapets godkännande för dessa mål får du ett starkt verktyg att prioritera ditt arbete med. Du kommer att ha mycket lättare att säga "nej" nästa gång Johnny från säljavdelningen vill att du ska korrekturläsa hans interna presentation.

4. Skapa interna personlighetsprofiler

"Med personas är mindre mer." Dan Williams, UX Design Lead på Enreach börjar. "Se till att välja ut flera olika personer från olika "avdelningar" ... och glöm sedan bort deras jobb och avdelning. Fokusera i stället på deras huvudsakliga arbetsstilar. Du är inte ute efter att definiera en vertikal arbetsroll, utan att få insikter i de horisontella mått som binder samman eller särskiljer en grupp. Dessa kan vara hårda eller mjuka, kvantitativa eller kvalitativa, i skriftlig eller visuell form - allt för att berika användningssammanhanget och i slutändan skapa empati med dina användare. Det sista du vill ha är en persona per avdelning."

Williams poäng kring personas är något som behöver höras. Det är viktigt att skapa sig en bild av sin målgrupp, men överdriv inte. "Anställda" kanske inte är en målgrupp, men det finns en sund balans mellan för mycket och för lite. Läs den här artikeln om grunderna för vad en personaprofil bör innehålla. Lägg sedan till de 6 saker som Dan säger är viktiga för en bra personaprofil:

• Ett foto. Din personaprofil kan bara bli levande om läsaren kan leva sig in i den
  
  
• Ett namn på din persona. Det gör det lätt att hänvisa till den.
  
  
• Ett beskrivande gruppnamn. Istället för "Nördarna", använd "Analytiska utvecklare".
  
  
• Konsekventa mätvärden/layout. Om du använder diagram för att visa hur mycket en persona värderar en aspekt på en skala från 1-10, se till att samma diagram finns med i andra profiler. Detsamma gäller layouten. Som Edward Tufte, informationsdesignens fader, sa: "Betona förändringar i data, inte förändringar i design".
  
  
• Dela med dig av dem. De här profilerna är inte bara till för dig, utan för att hela företaget ska kunna anpassa sig till terminologi och person. Dela dem inte bara på ditt sociala intranät, din digitala arbetsplats, din plattform för medarbetarkommunikation som bygger på gemenskap - vilket digitalt format du än använder. Skriv ut dem och häng upp dem (eller skjut upp dem!) nära näsan på personer som är interna påverkare. Det gör dem mer påtagliga.
  
  
• Uppdatera dem. Dina produkter, tjänster, team och kunder förändras. Kanske hela företagets inriktning ändras. Fortsätt att intervjua och förfina dessa profiler, de är inte statiska tillgångar.
  
  

5. Utveckla en taktisk plan för intern kommunikation

Det är lite för mycket för att lista här, men låt oss bara säga att det finns ett enklare sätt att organisera vilka meddelanden du skickar, över vilka kanaler och för vilka specifika mål som du satte upp i punkt 3. Fyll i tratten nedan så borde du vara på god väg!

För mer information om hur du använder detta, läs vårt inlägg om The Internal Content Funnel.

6. Använd din organisations språk

För ett tag sedan talade vi med Advita Patel, ordförande för CIPR Inside-kommittén, om vad som är viktigt i internkommunikation. Hon hade en pärla av en punkt för att förstå verksamheten. Patel säger så här:

"Om du har affärsförståelse som internkommunikatör kommer du att ligga långt före alla andra kommunikatörer eftersom du kan tala samma språk och tillföra värde. Det är en kompetens som vissa internkommunikatörer inte riktigt tänker på att de behöver, men om du ska skriva kommunikation måste du förstå vad verksamheten handlar om."

Bonus: Lär känna fler ledarskapsnivåer

Att börja en ny roll inom internkommunikation kan kännas överväldigande, men det är också en unik möjlighet att forma hur information flödar inom en organisation. Internkommunikation är den funktion som ansvarar för att säkerställa att medarbetarna är informerade, samordnade och engagerade genom effektiva kommunikationsstrategier. Bra internkommunikation stärker företagskulturen, stödjer affärsmålen och förbättrar medarbetarnas upplevelse genom att leverera relevant information via rätt kommunikationskanaler. När den interna kommunikationen är svag ser organisationer ofta oengagerade medarbetare, låg produktivitet och minskad medarbetarnöjdhet. Starka och konsekventa budskap hjälper till att hålla hela organisationen på samma sida, särskilt vid förändring, tillväxt eller krishantering.

I praktiken arbetar internkommunikatörer på olika avdelningar med att hantera företagets kommunikation, interna kommunikationsverktyg och olika kanaler, t.ex. företagets intranät, snabbmeddelanden, interna bloggar och möten. Vanliga uppgifter är att utveckla en ny intern kommunikationsstrategi, hantera innehållskalendrar, stödja ledningen med att leverera budskap och optimera kommunikationen med hjälp av medarbetardata och dataanalys. Framgångsrika interna kommunikationsteam fokuserar på meningsfull dialog, tvåvägskommunikation och att främja samarbete snarare än att enbart förlita sig på kommunikation uppifrån och ned. Genom att samla in medarbetarnas åsikter via enkäter, fokusgrupper och feedback-loopar får internkommunikatörerna värdefulla insikter som bidrar till att förbättra internkommunikationsinitiativen och öka engagemanget hos den interna publiken.

För att bemästra rollen är det viktigt att balansera strategi med empati. Genom att förstå medarbetarnas behov, arbetsstilar och utmaningar kan internkommunikatörer leverera personliga budskap som når fram. En tydlig internkommunikationsstrategi som är anpassad till företagets strategi och affärsmål gör det lättare att prioritera kommunikationsinsatser och visa på framgångar inom internkommunikation. Verktyg som ett modernt företagsintranät, till exempel Happeo, stöder effektiv internkommunikation genom att centralisera företagsnyheter, innehåll som genereras av medarbetarna och kunskapsdelning på ett och samma ställe. Genom att utnyttja befintliga verktyg, digitala plattformar och starka kommunikationsfärdigheter kan internkommunikatörer förbättra medarbetarnas engagemang, skapa samsyn och säkerställa att internkommunikationen verkligen stöder hela organisationen.

Ledare är inte bara intressenter i din verksamhet. De är också en viktig kanal för internkommunikationen. Vi har tidigare refererat till Gatehouses rapport State of the Sector, som visar att medarbetarna fortfarande anser att deras närmaste chef är den mest trovärdiga informationskällan i ett företag. I Nordamerika värdesätts synligheten för ledarskapet på hög nivå mest. I Europa är det linjecheferna.

Vi talade redan om "ledarskap" i punkt 1, men glöm inte bort linjecheferna i det sammanhanget. Att få dem på din sida har varit en kamp som Internal Comms har fört i åratal, men när du är fräsch, ny och ett oskrivet blad kan du kanske få övertaget tidigt.

På Happeo hoppas vi kunna göra din arbetsmiljö mer produktiv än någonsin. Boka en personlig demo och prata med en av våra teammedlemmar om intranätslösningar för företag idag.