Een 6-stappenproces voor kennisbeheer voor bedrijven

In het bedrijfsleven kan ‘kennis’ verwijzen naar wachtwoorden, documenten of de herinnering van een medewerker aan een gesprek met een klant.

Kennis is vaak verspreid over een organisatie, opgeslagen in verschillende formaten en gevoelig voor redundantie, en medewerkers zijn zich mogelijk niet bewust van kennis die hen bij hun dagelijkse werkzaamheden zou kunnen helpen.

De uitdaging voor bedrijfsleiders is om alle kennis binnen hun bedrijf te vinden en te ordenen. Het is een enorme opgave, maar zeker niet onmogelijk.

In dit artikel bespreken we het kennismanagementproces: wat het is, wat het inhoudt en wat de voordelen ervan zijn. Laten we beginnen!

Wat is een kennismanagementproces?

Het kennismanagementproces omvat het ontdekken, vastleggen, ordenen en delen van kennis. Elke stap in het proces kan uit meerdere kleinere stappen bestaan — zo kan het vastleggen van kennis bijvoorbeeld een audit van digitale bestanden, interviews met verschillende afdelingen en een beoordeling van documenten die niet in digitaal formaat zijn opgeslagen vereisen.

Zodra alle kennis in kaart is gebracht en georganiseerd, is de volgende fase het bedenken van manieren om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot relevante informatie en hoe medewerkers kunnen samenwerken en bestaande kennis kunnen uitbreiden.

„Een gebruiksvriendelijk, aanpasbaar platform voor communicatie en gedeelde werkruimten. Eenvoudig om via kant-en-klare sjablonen een op maat gemaakt intern platform te creëren voor bedrijfscommunicatie, nieuws en bronnen die aansluiten bij de behoeften van medewerkers“

Davindra Basdeo
Senior Operations-coördinator

Wat zijn de twee soorten bedrijfskennis?

Hoewel kennis in talrijke vormen kan voorkomen, valt deze onder een van de twee hoofdcategorieën: expliciete en impliciete kennis .

Expliciete kennis

Dit soort kennis is algemeen bekend en gedocumenteerd, zoals de missie van een bedrijf, een personeelshandboek of de toegangscode voor een hoofdingang.

Impliciete kennis

Dit soort kennis kan bestaan uit aantekeningen van een medewerker die op een harde schijf zijn opgeslagen, of kennis die alleen in iemands hoofd zit, zoals de naam van een lokale bezorger. Over het algemeen zullen degenen die het kennismanagementproces aansturen meer tijd moeten besteden aan het in kaart brengen van impliciete kennis dan aan expliciete kennis.

6 stappen in het kennismanagementproces

Nu we een algemeen overzicht van het kennismanagementproces hebben gegeven, gaan we kijken naar de zes belangrijkste stappen in dit proces.

1. Kennisverwerving

Deze stap varieert, afhankelijk van de aard van een bedrijf. Het kan gaan om het doornemen van gegevens uit een CRM- of projectmanagementplatform, maar ook om het uitvoeren van een bedrijfsbrede kennisaudit. Daarbij kan het gaan om beleidsdocumenten, formulieren, inloggegevens en alle informatie die medewerkers kennen maar nog niet hebben gedocumenteerd.

Tijdens het verwerkingsproces kan het nuttig zijn om teams te vragen wat zij niet weten over processen, de hiërarchie en andere afdelingen, in plaats van hen te vragen kennis te delen die mogelijk onbekend is bij anderen. U kunt bijvoorbeeld aan een marketingteam vragen:

• In hoeverre bent u ervan overtuigd dat u de processen van het verkoopteam begrijpt?
  
  
• Weten jullie wie er in de raad van bestuur zitten?
  
  
• Zouden jullie weten met wie jullie contact moeten opnemen als jullie nieuwe software voor jullie team nodig zouden hebben?

Dit is een overzicht van hoe en waar kennis wordt opgeslagen — bijvoorbeeld op harde schijven, in de cloud of op het bedrijfsintranet. Voor bedrijven die al tientallen jaren bestaan, kan kennisopslag ook bestaan uit archiefdozen of fysieke archieven.

3. Kennisbeoordeling

Niet alle kennis is relevant, en daar is het beoordelingsproces voor bedoeld: het verwijderen van verouderde of overbodige informatie, zoals bedrijfsdocumenten die ouder zijn dan 7 jaar. En wanneer u een platform voor kennisbeheer gebruikt, zal de functie voor levenscyclusbeheer verouderde informatie automatisch archiveren.

4. Kennisverspreiding

In deze stap wordt gekeken naar hoe collectieve kennis wordt gedeeld. Sommige bedrijven delen kennis bijvoorbeeld via e-mailcampagnes, terwijl kennisuitwisseling binnen teams via minder formele kanalen kan plaatsvinden, zoals berichtenplatforms. Wanneer u kennisbeheersoftware gaat gebruiken, kunt u meten welke verspreidingsmethoden het nuttigst zijn voor medewerkers.

5. Kennisuitbreiding

Wanneer er binnen een bedrijf informatiesilo’s bestaan, beschikken teams mogelijk over een deel – maar niet alle – van de kennis die ze nodig hebben. Kennisuitbreiding is het proces waarbij medewerkers en teams worden samengebracht om samen te werken aan of bij te dragen aan de verzamelde kennis, om ervoor te zorgen dat deze volledig en nauwkeurig is.

6. Kennisregistratie

Dit is het proces waarbij wordt geanalyseerd hoe kennis wordt geraadpleegd, gedeeld en gebruikt. Meestal is het eenvoudiger om dit proces uit te voeren met behulp van een kennisbeheerplatform dat analyses van gebruikersbetrokkenheid bevat.

Voordelen van het implementeren van een effectief kennisbeheerproces

Wanneer u een kennisbeheerproces implementeert, kunt u:

Een leercultuur creëren

Zodra kennis is georganiseerd en toegankelijk is, voelen medewerkers zich in staat om zelf antwoorden op hun vragen te vinden, in plaats van om hulp te vragen. Dat kan leiden tot minder vragen aan IT-teams, HR-medewerkers en managers.

Verbeter de samenwerking tussen medewerkers

Met goed georganiseerde en gemakkelijk toegankelijke kennis kunnen medewerkers zich wellicht meer richten op samenwerking, in plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar informatie.

Kenniskapitaal opbouwen en behouden

De voorheen niet-gedocumenteerde kennis die tijdens het overnameproces is verzameld, wordt onderdeel van het bedrijf — u hoeft zich geen zorgen te maken dat deze verloren gaat wanneer een medewerker met een lange staat van dienst het bedrijf verlaat.

Verbeter de besluitvorming

De beste beslissingen zijn gebaseerd op relevante informatie, dus het kennismanagementproces helpt mensen weloverwogen beslissingen te nemen. Bovendien bieden kennismanagementplatforms managers en beheerders toegang tot een schat aan gegevens die als leidraad kunnen dienen bij het nemen van beslissingen.

Verhoog de productiviteit

Een kennisbeheerplatform met een gedetailleerde zoekfunctie stelt medewerkers in staat om snel de informatie te vinden die ze nodig hebben, wat op zijn beurt de productiviteit verhoogt. Een doorzoekbare bedrijfsgids verbetert ook de productiviteit, aangezien medewerkers gemakkelijk mensen kunnen vinden en contacteren wanneer ze informatie nodig hebben.

Verhoog het personeelsbehoud

Medewerkers waarderen transparantie, wat betekent dat het organiseren en verspreiden van kennis de tevredenheid van medewerkers kan vergroten. Een kennisbeheerplatform met een sociale component kan er ook toe bijdragen dat medewerkers zich gelukkiger voelen op het werk.

Ondersteun groei

Kleine bedrijven zien misschien niet de noodzaak in om een sterk kennismanagementproces op te zetten, maar naarmate een bedrijf groeit, kan kennis gemakkelijk verloren gaan. Een kennismanagementproces zorgt ervoor dat informatie georganiseerd blijft, zelfs tijdens periodes van snelle groei.

Verbeter vandaag nog uw kennisbeheerproces

Het kennismanagementproces is de moeite meer dan waard. Je kunt de efficiëntie verhogen, silo’s doorbreken en de tevredenheid binnen de hele organisatie vergroten. Bovendien bevatten sommige kennismanagementplatforms — zoals Happeo — een sociale component die de betrokkenheid aanzienlijk verbetert, vooral bij teams die op afstand werken.

Met Happeo kunnen medewerkers:

Zoeken in verschillende afdelingen en werkruimten:

Met de universele zoekfunctie van Happeo kunnen gebruikers binnen Happeo zoeken naar kennis die op het platform is opgeslagen, maar ook naar alle informatie in Google Drive, OneDrive en SharePoint.

Met de add-on ‘Federated Search’ kunnen gebruikers informatie vinden in elke geïntegreerde app of elk geïntegreerd platform.

Vind vakspecialisten:

Met Happeo kunnen bedrijven bedrijfsspecifieke adreslijsten aanmaken, met contactkaarten voor elke medewerker. Dat betekent dat medewerkers gemakkelijk de juiste contactpersoon kunnen vinden om een vraag te beantwoorden, en zelfs toegang hebben tot diens agenda om een vergadering in te plannen.

Samenwerken en communiceren:

Met Happeo kunnen medewerkers updates plaatsen, items delen en reageren op andere inhoud. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat teams zich verbonden voelen, zelfs wanneer ze vanaf verschillende locaties werken.

Bestaande werkplekken integreren:

Happeo kan worden geïntegreerd met populaire platforms en werkruimten, en dankzij de vele functies kan het de noodzaak van bepaalde software op abonnementsbasis overbodig maken.

Vraag een gratis demo aan

Bent u klaar om te ontdekken hoe kennisbeheer uw bedrijf kan verbeteren? Plan nu uw Happeo-demo!

Veelgestelde vragen

Wat is het kennismanagementproces?
Het kennismanagementproces omvat het ontdekken, vastleggen, ordenen en delen van kennis binnen een organisatie. Elke stap kan ook uit kleinere stappen bestaan, zoals het controleren van digitale bestanden, het interviewen van verschillende afdelingen en het doornemen van documenten die nog niet digitaal zijn opgeslagen.

Wat is het verschil tussen expliciete en impliciete kennis?
Expliciete kennis is goed gedocumenteerd, zoals een missieverklaring of een personeelshandboek. Impliciete kennis bestaat alleen informeel, zoals aantekeningen op iemands harde schijf of informatie die alleen in het hoofd van een medewerker zit, en het kost doorgaans meer tijd om deze te ontdekken dan expliciete kennis.

Wat zijn de zes stappen in het kennismanagementproces?
De zes stappen zijn kennisverwerving, kennisopslag, kennisbeoordeling, kennisverspreiding, kennisuitbreiding en kennisregistratie, waarbij men van het vinden en vastleggen van kennis doorloopt naar het organiseren, delen en analyseren van hoe deze daadwerkelijk wordt gebruikt.

Hoe kan een bedrijf kennis aan het licht brengen waarvan medewerkers zich niet realiseren dat die moet worden gedocumenteerd?
In plaats van teams te vragen wat ze weten, kan het nuttig zijn om te vragen wat ze niet weten, bijvoorbeeld hoe zeker ze zijn van de processen van een ander team of met wie ze contact zouden opnemen voor zaken die buiten hun gebruikelijke werkterrein vallen. Die hiaten onthullen vaak precies de kennis die moet worden vastgelegd.

Wat gebeurt er tijdens de kennisbeoordeling en waarom is dit belangrijk?
Tijdens de kennisbeoordeling wordt verouderde of overbodige informatie verwijderd, zoals bedrijfsdocumenten die ouder zijn dan 7 jaar. Een kennisbeheerplatform kan dit automatiseren door verouderde informatie te archiveren via levenscyclusbeheer, in plaats van deze te laten opstapelen.

Welke zakelijke voordelen levert een effectief kennismanagementproces op?
Organisaties zien doorgaans een sterkere leercultuur, betere samenwerking, verbeterde besluitvorming, hogere productiviteit en een betere personeelsretentie, aangezien georganiseerde en toegankelijke kennis mensen bevrijdt van het herhaaldelijk zoeken naar of vragen om de informatie die ze nodig hebben.