企業活動の中でのデジタル化の波がますます高まってきています。企業価値の向上や競争力の強化にITを活用することは、もはや世界的な常識となりました。社内ポータルサイト（イントラ）も年々進化を遂げ、現代社会に求められているデジタルワークプレイスを実現するための重要な役割を担っています。
デジタルワークプレイスは、社内の安全なネットワーク且つあらゆるデバイスから、リアルタイムなコラボレーション・従業員同士の連携を提供します。これらの利点は、社内ポータルサイトをグローバル企業レベルのツールへと進化させ、今後ますます需要が高まっていくことが予想されます。
すでにあなたの企業で社内ポータル・イントラのメリットを得ている場合でも、現状に満足し改善することを忘れないでください。社内ポータルサイトも日々進化しており、企業の成長を内側から支えるには、継続的にトレンドに目を光らせておく必要があります。
現在起きている社内ポータル・イントラのトレンドとは？専門家はどのように社内ポータル・イントラの未来を予測しているのか？企業の社内ポータル・イントラの成功のためには、どのような機能に注目する必要があるのか？そんな疑問に答えるべく、社内ポータルサイトの未来に迫ります。
今後目が離せない７つの社内ポータル・イントラのトレンド
社内ポータルのトレンド＃1：従業員エクスペリエンスとエンゲージメントへの関心の高まり
ユーザーファーストなデザインは、社内ポータル・イントラの成功における最大要因の１つです。社内ポータルを成功させ、価値のあるものにする唯一の方法は、毎日従業員がシステムにアクセスするよう仕向けることです。従業員による使用率が低いということは、そのシステムが職場では重要でなく無用であることを意味し、組織の中にブラックホール - 情報が消えて行く場所 - を作成することになるでしょう。
良いニュースは、社内ポータル成功への鍵があなたの手にあるということです。従業員エンゲージメントがその答えです。
ミレニアル世代を中心とする次世代の人材は、仕事における満足度や目的、やりがい、透明なコミュニケーションなどを重要視する傾向にあり、これまでとは違ったアプローチをすることが求められています。ヴァージン・グループの創設者であるリチャードブランソンはこれについて以下のように上手く言い表しました。：
「顧客が最も重要な時代は終わりました。現在では、従業員が最優先事項です。あなたがあなたの従業員の世話をきちんと行えば、彼らが自然と顧客の世話をするでしょう。」
社内ポータルサイトは、先に述べたような次世代が重要視する要素に対応する最大の手段の一つとして、注目を集めています。
さらに詳しく言うと、社内ポータル・イントラのソーシャルネットワーク機能によって、従業員のパーソナライズと関係構築の必要性が高まります。また、従業員の希望する作業方法に対応することも重要です。この急速に進化するデジタル時代では、ほとんどの従業員はデジタルに学習、作業、および作業完了することに慣れています。
今後、社内ポータル・イントラツールの中には、より洗練されたコラボレーションツールや機能が登場するでしょう。これらのツールの台頭は、従業員エンゲージメントへのプラスの効果、働き方革命へのメリットが期待できます。
社内ポータルのトレンド＃2：社内ポータル・イントラの構築からサードパーティプロバイダ購入への移行
富士キメラ総研による最新の調査によると、ソフトウェアの国内市場は今後SaaS製品が市場をさらに拡大することがわかりました。また社内ポータル・イントラに組み込まれるケースが多いグループウェアの市場も今後急速に拡大すると予想されるように、社内ポータル・イントラを取り巻く環境は、旧来の自社構築型（DIY）からSaaSソフトウェアへと急速に移行しています。自社構築は社内ポータルの設計、構築、インストロール、そして管理など、長い時間と多くの費用を要するのに比べ、SaaSは短期間／低初期コストでのシステム導入、ＡＰＩによる他システム連携などの利点があることが市場拡大の要因と考えられています。
実際、提供者（サーバー）側で稼働している社内ポータルサイトソフトウェアを、インターネット等のネットワーク経由で企業に提供している企業が増加しています。現在利用可能なこれらのクラウドベースソリューションは100種類近くあります。これらすべてを比較し、カスタマイズし、社内でテストして作業環境に適した社内ポータルが何であるかを確認できます。ほとんどの社内ポータル・イントラのサービスベンダーはそれぞれの強み、特有の機能を持っているため、あなた会社の要望にあったソリューションを選ぶことをお勧めします。これらのSaaS型ソフトウェアプロバイダーの増加に伴い、社内ポータル・イントラの自社構築はは時代遅れになるでしょう。
たとえば、Happeoの社内ポータルサイト作成ツールはG SuiteとSlackに連携しているのに対し、SharePointはOffice 365との統合を専門としています。利用可能なソリューションの選択肢が増加しているのにプラスして、市場の競争力が高まっていることを考えると、企業はすべてのニーズに合ったソリューションを見つける必要があるでしょう。
SaaSソフトウェアを購入することは、大幅に社内ポータルの導入と普及にかかる時間を削減します。コア製品はすでにプロバイダーによって構築、テスト、完成されており、購入を検討する企業はそのソフトウェアを購入前に試用するだけで準備はほぼ完了です。プロバイダーはまた、カスタマイズオプションを提供し、ソフトウェアのアップデートに関するサポートも行ってくれるでしょう。要するに、あなたが心配する必要があるのはあなたの企業の社内コミュニケーション戦略だけなのです。
社内ポータルのトレンド3：統合機能
社内ポータルは多くの問題を解決しますが、仕事をより効率よく遂行するために必要な外部コラボレーションツールも多く存在しており、実際、すでに多くの企業は外部ツールに大きく依存しています。しかし社内ポータルサイトは、これらのすでにうまく機能しているツールを統合し、別々にこれらのツールに改良を加える手間を省きます。
社内ポータル・イントラネットプロバイダーは、これらの外部ツールを統合することが今後、最重要事項になることを認識しており、今後ますます統合機能を追加していくでしょう。外部ツールの統合により、企業は情報を合理化し、デジタルワークプレースを１つにまとめることができます。たとえば、HappeoはG Suiteに連携するため、企業のすべてのドキュメント、カレンダー、従業員ディレクトリを社内ポータルにシームレスに統合できます。Happeoは、また今日の主要なメッセージングSaaS（Software as a Service）ツールである、Slackにも連携しています。同様の統合機能を備えている他社の社内ポータル・イントラネットソフトウェアもあり、Office365に連携するものが代表的です。では、実際何を基準に選べば良いのか？私たちがオススメするのは、あなたの会社ですでに使用しているツールから始めること、そしてそこから発展させることです。
統合システムがあれば、新しい別のシステムへ移行する際の大幅なシステムの見直しやデータの移動作業の必要はなくなり、導入・普及プロセスを円滑に進めることができます。必要なすべてのツールを１つのプラットフォームに集約するため、絶え間ないソフトウェアの切り替えとログインの手間が省かれます。これにより社内ポータルサイトは、すべての部署が利用するハブプラットフォームのような存在になります。
社内ポータルのトレンド＃4：コンテンツの関連性への焦点
従来のイントラネットサーバーでコンテンツを発信する方法はすでに終結し、現在ではよりターゲットを絞ったコンテンツへと移行しています。Webマーケティング担当者が、分析ツールを使用してターゲット層へのコンテンツ戦略を立てるように、社内コミュニケーション部門も同様な取り組みが必要です。従業員は本社が自分たちに押し付けようとしているメッセージには興味を示しません。むしろ、自分の仕事に直接関係するパーソナライズされた関連性の高いコンテンツを期待しています。従業員が魅力的で意義のあると感じるコンテンツを作成するために、相手の立場に立ったコンテンツを作成すること必要性が今後ますます高まっていくでしょう。
社内ポータル内のコンテンツの改善を検討している場合は、職場でのストーリーテリングに関するスタッフの教育に投資することを検討してください。これにより会社全体で統一された、一貫性のある、そして関連性の高いコンテンツを作成することができます。これは社内ポータルが発信するコンテンツの方向性を定めることに繋がるだけでなく、従業員が必要な情報にたどり着ける可能性を高め、社内ポータルサイトの普及率向上に役立ちます。
デジタルワークプレースはユーザー中心のコンテンツ作成が全てです。トップダウン型のコミュニケーションの時代も終わりました。現在では誰もが発言権を持てる時代へ移行しており、日本も例外ではなく持続的な企業成長のためには、よりオープンなコミュニケーション文化を築いていく必要があります。コンテンツの関連性を保つためには、ユーザーフレンドリーで簡単に管理できるプラットフォームを提供する必要があります。コンテンツのさらなる改善を進める場合、現在のシステムが多様なコンテンツをホストする準備ができているかの確認、また管理者を配置することをお勧めします。
従業員に関連性のあるコンテンツを作成するもう１つの方法は、従業員の興味とスキルに焦点を合わせることです。その秘訣は周りのメンバーを知り、彼らがどんな情報を求めているかを知ることです。これらの取り組みは時間もお金も掛かる投資のようなものですが、従業員の満足度とエンゲージメントによって効果測定をすることができます。どちらも社内ポータルの成功に欠かせない要素です。
社内ポータルのトレンド＃5：モバイルおよび携帯機器向けのソフトウェア
2000年以降、パソコン市場はデスクトップコンピュータからノートパソコンへ移行していきました。次のステップは、携帯電話やタブレットなどの完全なるポータブル化です。実際、2018年のIntranet Design Annual (イントラネット年次レポート)で入賞したすべてのイントラネットプロバイダーは、モバイルデバイスとの互換性機能を提供しています。しかし今後注目すべきは、設計当初からモバイルアプリとの高い互換性を考慮しデザインされた社内ポータル・イントラネシステムです。今後もますます多くの従業員がモバイル機器を使用し仕事をすることを考えると、社内ポータルシステムのモバイル化は避けて通れないでしょう。
以上のように、現在社内ポータルは慎重に設計され合理化されたモバイルアプリ機能を提供する必要性が求められています。もし従業員がモバイルデバイスを介してコンテンツへのアクセスや作成や日々の作業を行ったり、他のモバイルアプリを統合したり、また重要な通知を受け取ることができるようになると、企業内における社内ポータルの普及率は向上するでしょう。
また、モバイル機能は会社における時間と場所という概念を大きく変えます。これまでの「オフィス」という物理的な概念は薄れていき、デジタルスペースが増えるにつれて、異なる勤務時間やタイムゾーンに対応することが可能になっていきます。またモバイルアプリは通勤、外出、出張中でも社員が常に社内情報を把握することに大いに役立ちます。
社内ポータルサイトを選択または設計する際は、モバイル向けインターフェースに投資することをお勧めします。タッチスクリーンの最適化、スマートな革新、そしてモバイル機器向けのレスポンシブデザインに優れたソフトウェアを探してください。モバイルデバイスに関して現在起こっているもう１つの社内ポータルのトレンドは、パーソナライズされたフィードです。これにより、ユーザーはアプリケーションを開いたときに自分にとって最も重要な最新情報をすぐに確認できます。結果的に、従業員は定期的に関連性の高い最新情報を把握できることで、会社との関わりやモチベーションおよびパフォーパンス向上に大きく影響します。
社内ポータルのトレンド＃6：パーソナライズされたソーシャル機能
イントラネット2.0時代に始まったこのトレンドは、現在でも社内コミュニケーション戦略の必須要素として、関連する部署から高い注目を浴びています。この「ソーシャル」機能は、文字通りFacebook、Instagram、LinkedInなどのプラットフォームによって普及しているソーシャル要素を指します。
ブログ、フォーラム、およびチャット機能は、より多くの対話を可能にしますが、すでに多くの社内ポータル・イントラネットツールがこの機能を取り入れています。新しいトレンドとして、現在、社内ポータル内のユニークな個々の従業員プロフィール機能が注目を浴びています。ソーシャルメディアのようなプロフィールを企業内ネットワークでも使用するようなイメージで、従業員はプロフィールにそれぞれのユニークなストーリーを盛り込み、自分自身をブランド化することができます。このプロフィール機能により、ユーザーは自分のプロフィールへの愛着心を高めるだけでなく、ユーザー同士の関係構築にも役立ちます。
私たちが注目している新しいソーシャル機能は、各従業員の詳細な最新情報（進捗状況、抱えている課題/達成したことの共有）、および投稿の分析機能（例えば、LinkedInで人気の「投稿閲覧数」）です。この機能は、従業員がどのように社内ポータルを使用し、また他メンバーと交流しているかの興味深いデータを見ることができます。
社内ポータルのソーシャル機能は従業員の満足度・モチベーションを向上するだけでなく、企業内のコラボレーションも推進します。組織内のコラボレーション改善に特化したツールが多く出回っていますが、実際には社内ポータルサイトのソーシャル機能に投資することでコラボレーションを大幅に改善することができます。ソーシャル機能により、従業員は場所・時間に縛られず継続的に連絡を取り合うことができ、部門間、事業所間、タイムゾーン間でリアルタイムのコラボレーションを可能にします。
社内ポータルをソーシャル化することのもう１つの利点は、簡単で迅速な導入プロセスです。従業員にとってなじみのある快適なソーシャル機能を統合することで、社内ポータルに頻繁にアクセスするようになり、システムの導入プロセスが促進されます。ソーシャルツールは、従業員が社内ポータルと関わりを持ち続けるための最良の方法の１つであり、導入・普及プロセスの成功を導きます。
社内ポータルサイトにソーシャルツールを統合することで、従業員は企業内でより大きな帰属意識と発言権を得ることができます。さらにソーシャル機能は従業員に連携、コミュニケーション、協働のためのワークスペースを与え、日々の業務をより効率的かつ生産的に遂行するのに役立ちます。ソーシャル機能とコラボレーションの関連性を忘れず、社員のために意義のある魅力的なプラットフォーム作成してください。
社内ポータルのトレンド＃7：デザインとビジュアルへの焦点
魅力的で合理化されたユーザーインターフェース（UI）は、社内ポータルの普及率を向上し、従業員エンゲージメントを高めます。しかし、最高のコンテンツをホストし最先端のソーシャルツールを提供したとしても、UIが複雑で使いにくければ、どちらも台無しになるでしょう。またユーザーは混乱し、ストレスを感じ、社内ポータルは荒れた空き地と化してしまうでしょう。
今後、社内ポータルのUIが個性のないデザインから脱却していくことが予想されます。代わりに、現在の社内ポータルのデザインはカスタマイズされた個性的で満足度の高いアプローチへと移行するでしょう。これらの新しいデザインは、ユーザーファーストで構築され、従業員を惹きつける非常におもしろい機能を含みます。
これらの変化に沿って、社内ポータルサイトのコンテンツは文字の羅列からグラフ、図表、映像などの視覚資料へと移行すると考えられています。すでにこのトレンドは、Instagramの台頭で見たように、ソーシャルメディアで起こりました。無数の文章を永遠にスクロールする時代は終わりました。ユーザー中心の社内ポータルサイトが一般的になるにつれて、リーダー達は従業員を引き付けるコンテンツの作成・情報発信をすることが期待され、わかりやすいメッセージがその成功の鍵となるでしょう。ユーザーファーストのデザインは、社内ポータルの普及プロセスを推進し、従業員が問題解決やタスク完了のために社内ポータルへ頻繁にアクセスすることに繋がるでしょう。
まずは従業員がどのように社内ポータルのUIに反応しているかを理解し、そして目を引くような魅力的なデザインを試すことで、なかなか変えられなかった組織風土改革を進めてください。時間をかけて従業員を注意深く観察することで、成功する社内ポータルサイトを選択するために必要なデータを得ることができるでしょう。
最後に：社内ポータルサイトに役立つ情報にアンテナを張る
ご紹介したトレンドとあなたの企業の社内ポータルサイトを比較すると、理想からはまだかけ離れているかもしれません。しかし一番重要なことは、あなたの企業の状況に合わせて何が役立つのか、何が必要なのかをしっかりと向き合って考えることです。従業員の目線、そして運営側の目線に立って、もう一度このトレンドを目を通してください。もしすでに、あなたが使用する社内ポータル内のソーシャル機能を従業員が好んで使用しているのであれば、それらを改善する必要はないかもしれません。代わりに、今後対応しないとあなたの企業が時代遅れになるかもしれないと思う機能をしっかりと分析し、改善していくことをお勧めします。
3 mins read