イントラネット・社内ポータルサイトとは？

イントラネット（社内ポータル）は包括的な用語です。イントラネット・社内ポータルは、CMS、コミュニケーションツールなどとして機能します。しかし、これらの機能はどのように組み合わされ、実際にどのように使用されるのでしょうか。

寄稿者のFrank Hamm は、Seibert Mediaの記事で、「イントラネットはソフトウェアプログラムではなく、コミュニケーションとコラボレーションにその他さまざまな要素が組み合わさったプラットフォーム」と述べています。これら複数の要素が一体となってユーザーを中心とした単一でかつ総合的なイントラネットを構成します。

この記事では詳しく、最新のイントラネット・社内ポータルの重要な構成要素、またそれらが重要である理由を説明したのちに、これらの構成要素を支える12の重要なイントラネット・社内ポータルサイトの機能をお伝えします。

イントラネット・社内ポータルの構成要素：どのように機能するのか

イントラネット・社内ポータルの意味を少しは理解できたでしょうか？次に、実際にイントラネット・社内ポータルが職場でどのように機能するのか明確な例を挙げる前に、まずは主要構成要素を見ていきます。さまざまなイントラネット・社内ポータルの使用法がありますが、それらがすべて集まると、１つの統合された効率的なデジタル職場が生まれます。

文書管理システム

優れたイントラ・社内ポータルは、企業の文書管理システムを完全に合理化し、アップグレードしようとしています。より具体的には、文書とデータの保存場所を一元管理することで情報管理・検索を円滑にします。情報は、プラットフォーム全体で体系的に保存および共有することができ、従業員は仕事に必要な書類および情報にアクセスしやすくなります。

イントラネット上の古くて無関係なコンテンツの時代は終わりました。現在では、文書のアップロード、保存、編集が簡単で、従業員は常に関連性のある有用な情報を保持することができます。

スライドショー、スプレッドシート、Word文書、引継ぎ書、就業規則などはすべてイントラ・社内ポータルに保存され、すべての人がアクセス・利用できます。更新された文書のバックアップを保存、情報を編集して共有し、従業員に独自のコンテンツを作成する権限を与えることができます。文書管理システムが適切に、また体系的に構成されていれば、従業員は簡単に情報にアクセスしたりコンテンツを編集したりできるでしょう。

社内コミュニケーションおよびソーシャルプラットフォーム

イントラネット・社内ポータルは、部署、タイムゾーン、場所を超えて従業員同士の繋がりを強くする非常に効果的な方法です。

各従業員は自分のスキルやプロジェクトを表示したパーソナライズされたプロフィールを作成できるため、高品質の検索エンジンを使用して、同僚を検索してチャット、アイデアのやり取り、コラボレーション、および新しい繋がりを増やすことができます。それに加えて、最新のイントラ・社内ポータルはコメント、いいね、そして@メンションなどのソーシャルメディアのお気に入りの反応機能をすべて組み込んでいます。

これらのコミュニケーション機能は、従来の「トップダウン型」コミュニケーションに取って代わり、すべてのユーザーに瞬時のコミュニケーションを提供します。リーダーが重要な情報を従業員に周知する際、上記のソーシャル機能のおかげで従業員は適切に反応、返答することができます。また年齢や役職にかかわらず、よりオープンなコミュニケーションの機会を与えます。これは、職場での生産性の向上だけでなく、組織風土・文化を変えることにもつながります。従業員はコミュニケーションを会社の最優先事項ととらえ始め、効果的で優れたコミュニケーション文化が発展します。

デジタルコラボレーション

コミュニケーションを活性化させるイントラ・社内ポータル上の体系化されたCMS（コンテンツマネジメントシステム）は、職場におけるコラボレーションの基盤になります。文書や情報へのアクセス、および同僚との連携において、従業員はあらゆるタスクやプロジェクトで簡単にデジタルコラボレーションを行うことができます。また、あるトピックや課題、もしくはプロジェクトに関する特定のチームの作業場を作成することもでき、ここではメンバー同士が会話、共同作業をすることが可能です。これらのデジタルな職場は一元化され、非常に効率的で検索機能も持ち合わせます。それに加え、社内で公にするか否かも選択するすることできます。

デジタルプラットフォーム上でコラボレーションを行うことで、さまざまな場所にいるチームメンバーが仕事をしたりコミュニケーションを取ったりすることも容易になります。経営陣はスキルまたはプロジェクトに基づいてチームを結成することができ、外部要因を考慮する必要はありません。また、カレンダーとタスク管理ツールを連携してチームをまとめ、プロジェクトを円滑に進めます。一方、すべての従業員はこれら特定のワークプレイス内で共有された文書をリアルタイムで編集、コメント付け、およびコンテンツ作成できることで、それぞれのタスクを生産的に遂行することができます。

統合ソリューション

現在、社内コミュニケーション向上の一環で、複数のコラボレーションツールを使用している企業内では、いくつかの問題が発生する、もしくはすでに発生している可能性が大きいでしょう。SaaSツールにはたくさんのオプションがありますが、それらのツールの問題点は互換性がないことです。これらのツールは別々に存在し、職場にサイロ（孤立性）を生み出す可能性があります。一方、統合イントラネット・社内ポータルは、これらすべての個別ツールの機能と特徴を取り入れ、それらを１つの完全な統合システムに集約することできます。これにより、〈データストレージツールとは別の管理ツール、さらにそれとは別のメッセージングツールを使用する〉といったことが避けることができるでしょう。

さまざまな優れたイントラ・社内ポータルは、外部のSaaSツールを統合することで、よりシンプルで円滑な導入プロセスをもたらすとともに、チームにとって最適な作業ツール環境を提供します。

すべてのソリューションを１つの集中型ハブに統合すると、従業員が継続的にプラットフォームを切り替える時間が削減され、生産性が向上します。それはまさにHappeoが存在している理由です。

12の重要な機能

次にイントラ・社内ポータルの重要な機能を見ていきます。前章で述べた主要構成要素は全体像を理解するためのものですが、ここでは具体的にどのような機能がイントラ・社内ポータルサイトを提供するのに重要になるのか、12の機能をご紹介します。

1. ソーシャル力

すでに述べたように、社内（インナー）コミュニケーションを変革することは、イントラネット・社内ポータルにとって必須要素であり、そしてこれが達成されるための重要な要素が「ソーシャル力」です。同僚が効率的かつ生産的な方法で互いに連絡を取る機会が多ければ多いほど、職場のパフォーマンスは向上します。

ソーシャルイントラネットの機能例：

• 従業員ディレクトリ上の検索を提供、またソーシャルメディア情報を表示するソーシャルポータルホームページ
• @メンション、コメント、いいねなどのSNS機能
• すでに使用している他のソーシャルメディアツールとの統合
• 容易なマルチメディアの作成と共有
• モバイルアプリによる継続的な連携
• フォーラムと会話スレッド

2. スマート検索

イントラ・社内ポータルソリューションの主な利点の１つは、全社情報および全従業員情報を統合された単一なプラットフォームに格納できることです。しかしながら、直感的に使える優れた検索エンジンなしでは、その情報は無駄になってしまう可能性があります。適切に設計された検索エンジンは必要な情報を検索する時間を短縮し、プロジェクトに必要なメンバーを見つける手助けをすることで、イントラネット上で、あなたが望んでいた生産性の結果が得られます。

企業ポータル検索エンジンの機能例：

• 「タグ」付けされたコンテンツをカテゴリで検索
• キーワード、カテゴリ、またはスキルに関連するメンバーを見つけるために従業員ディレクトリを検索する
• イントラ・社内ポータル全体にわたって検索（ドキュメント、ファイル、スライドショー、プロフィールなど）
• 最も関連性の高い情報を優先的にソートした結果表示　

3. クリーンなユーザーインターフェース（UI）

スマート検索と同様に、もしあなたの会社でややこしいユーザーインターフェース（UI）を使用している場合、従業員は使用するイントラ・社内ポータル上に格納されたコンテンツやデータにアクセスすることは難しいでしょう。イントラ・社内ポータルにおけるUIには、プルダウンメニュー、レイアウト、クリックボタン、ページなどの要素が含まれます。UIに投資しないことは、ドキュメントの作成、編集方法を理解することに多くの時間を費やし、肝心の作業自体が後回しになり逆効果を招く可能性があります。

イントラ・社内ポータルUIの機能例：

• パーソナライズされたニュースフィードを含む魅力的で個々人に関連性の高いホームページ
• メニューまたはサイドバーのすべてのイントラネット機能へのクイックリンク
• 会話または今後のタスクの通知アラート
• 検索エンジンバー
• 現在オンラインの従業員が確認できるリスト
• 簡単なコンテンツの投稿、共有、作成
• 直感的で整理された、そして創造的なデザイン

4. コンテンツ制作と管理プラットフォーム

イントラネット・社内ポータルの背後にある原動力は、ユーザー中心であること、また従業員に権限を与えられるということです。それを可能にする最善の方法の１つは、各自のイントラネット上で自由にコンテンツ作成ができるスペースを従業員に提供することです。従業員はよりオープンに意見を交わしやすくなると同時に、 コンテンツは従業員が関心のある最新動向や社内の取り組みと関連性が高くなります。

そうは言っても、「良い」コンテンツを作成する方法と、コンテンツのスタイルをどのようにしたいか、ある程度従業員にレクチャーし混乱が生まれないようにしたいと思う方も多いはずです。そこで重要なことは、必要なツールを従業員に提供し、コンテンツの品質管理をするチームメンバーを任命して、運営を任せることです。

イントラ・社内ポータルコンテンツ例：

• ユーザー中心の管理・コンテンツ作成
• 短く、簡潔で、魅力的、および関連性の高いコンテンツ
• 読者との交流（コメント、いいね、共有）
• 指定のプラットフォームを通じて全社統一の、また容易なコンテンツ作成
• キーワードへのタグ付けによる高い検索性
• ユーザーフレンドリーに焦点を当てた、整理されたプラットフォーム

5. パーソナライゼーションとカスタマイゼーション

最新のイントラネット・社内ポータルサイトは学習機能を持ち、ユーザーが見たい情報を表示させるサイトを作成することができます。独自のプロファイル、プロジェクトやスキルへのタグ付け、作成・リンクされたコンテンツなど、非常に多くのパーソナライゼーション機能が組み込まれているため、各ユーザーが見たいものを認知し表示することができます。従業員が最適な機能を持つデジタルワークスペースを作成できるように、カスタマイズ可能なイントラネット・社内ポータルサイトを用意することも重要です。

重要となる要素：

• ホームページ、ショートカット、およびコンテンツ編成のカスタマイズを許可
• 関係のあるさまざまな領域から、各従業員のホームページに特定のコンテンツを取り込むウィジェット機能
• 従業員が見たいものを指定できるウィジェット
• 機密性の高いまたは関連する人のみに公開するコンテンツに対し、特定のユーザーにアクセスを許可する

6. 従業員のフィードバック

デジタルワークスペースでは、 従業員の満足度とエクスペリエンスが主な焦点です。堅いKPI統計でイントラネットの成功を測定することから、より質的でナラティブなフィードバック方法へと移行しつつあります。つまりイントラネット・社内ポータルには、従業員同士で使用できるコメント/フィードバックオプションがあることが非常に重要です。この継続的なコンテンツを管理するための体系的なシステムを作成すれば、従業員が直面する問題に取り組め、従業員自らが使用したくなるようなイントラネットを作成できるはずです。

フィードバック機能例：

• 会社の電子メールやメッセージにフィードバック機能を含めるか、従業員が議論に参加できるイントラ上のページにリンクを張る
• 従業員が特定のトピックについて意見を交換するためのフォーラムを作成する
• イントラ・社内ポータルの使用に対する従業員の満足度を評価する定期的な調査を実施する
• フィードバックを追跡し、それに対処するための管理システムまたは組織システムを整備する

7. 運営とタスク管理

効果的なイントラ・社内ポータルは、従業員が運営・管理者になることも可能にします。チーム全体で健全で、成功したイントラネットの責任を共有しながら、IT部門の作業負荷を軽減します。従業員に簡単に委任できるシンプルな運営管理はイントラネットのパフォーマンスと管理を向上させます。運営業務マネジメントと並んで、従業員は現在のプロジェクトを生産的に整理・推進するため、プロジェクトタスク管理の場所も設置するべきです。

タスク領域は以下のとおりです。

• 従業員が業務に必要なツールへのリンクを提供する
• シンプルで統一された業務手順を示す、基本的な「ハウツー」を含める
• 仕事の流れまたはタイムラインを明記
• 同じプロジェクトに取り組んでいる従業員同士を繋げる
• 従業員にカスタマイズ可能なタスク管理機能を付与する

8. 革新的な文書とアイデアの共有

従業員のコミュニケーションはイントラネットのソーシャルツールで大部分がカバーされていますが、従業員がアイデアと関連文書を共有するための特定のスペースを持つことが重要です。これは、コンテンツの作成から、実質上のブレーンストーミングにまで及び、イントラネットの最高のパフォーマンスを引き出してくれます。従業員が自由にアイデアを出し、共有できる場所を構築すると、職場全体でイノベーション、創造的思考、およびコラボレーションが促進されます。

革新的なイントラ・社内ポータルの例：

• 従業員が独自のアイデアを自由に創造し共有するためのスペース
• ある話題や新製品に関する議論を開始してブレーンストーミングを促進するためのマネジメントスペース
• 特定のトピックに関連する文書をリンクおよび共有するためのツール
• 共有を目的とした文書管理ツールとの統合

9. ヘルプセンター

直感的な検索と優れたUIデザインをもってさえ、ユーザーからの拡張システム使用に関するサポートの需要はまだあるでしょう。ヘルプセンターを設置することで、従業員が自分で問題を解決し、実践を通じて学ぶことができます。これは案内所のような場所で、ユーザーに「手引書」を提供するだけでなく、イントラネット内の特定の問題に対処するのにも役立ちます。

ヘルプセンターの活用例：

• 従業員をガイドするためのFAQ（よくある質問）、説明ビデオ、およびユーザーレビュー
• ユーザーがIT担当者とイントラ上でチャットできる機能
• ユーザーがヒントやフィードバックを残すことができるコメント欄
• カテゴリ別に整理されたページとコンテンツ

10. モバイルアプリケーション

アプリケーション機能は今日のイントラ・社内ポータルになくてはならないものです。従業員がどこで何をしていようと世界中の従業員を結びつけることによって、企業のデジタル化を加速させます。イントラ・社内ポータルにモバイルアプリを含めることで、ユーザーは「外出先」でも常に情報にアクセスでき、いつでもどこでも作業、会話をすることができます。また、プッシュ通知機能を通して、従業員が重要な更新情報を確実に確認できるようにすることもできます。

モバイルアプリの活用例：

• モバイルデバイスからイントラネットシステムへのフルアクセス
• ユーザーフレンドリー、レスポンシブインターフェース
• マネジメントサイドから従業員に通知される最新情報を24時間いつでも受信可能
• 他のモバイルアプリやソフトウェアとの統合

11. 企業風土醸成

これは必ずしもユーザーにとって何かを作成する「ツール」ではありませんが、職場でイントラネットが果たす重要な役割の１つです。イントラネットの使用は、インナーブランディングを可能にし、それぞれの持つ使命、ビジョン、目標、および価値について従業員を教育することができます。またイントラネットによるブランディングは、従業員を団結させ、日々働く意図を与えます。これは帰属意識を高めることに役立つと同時に、従業員の「エクスペリエンス」を軸とした企業風土を創造することができるでしょう。

イントラネットを使用した企業風土向上例：

• UIで視覚的要素を活用して、インナーブランディングおよび企業のビジョン強化
• 会社の価値観を支えるコンテンツの規格またはガイドラインを作成する
• シニアスタッフとマネジメントチームが企業風土強化における模範となるよう同意を得る
• レコグニション、社外活動、および職場の人間関係の育成に焦点を当てることにより、従業員をつなげ、団結させるための取り組み

12. プロジェクト・チームワークスペース

チーム毎のワークスペースは、アイデアの共有およびタスク管理と密接に関係しており、チームのコラボレーション専用のスペースを設置することは非常に重要です。

部署ごとの特定のワークスペース、特定のプロジェクトを中心に編成されたチームワークスペース、または同じテーマに基づいて別々のプロジェクトに取り組んでいる従業員がアイデアを共有できるトピックごとのワークスペースを持つことができます。また同じイベントに参加する従業員や、オフィス移動に携わる従業員をまとめる場してのワークプレイスを作成することも可能です。

良いチームワークスペースの例：

• 検索可能で共同作業が容易、それに全社またはプライベート公開か選択可能
• 完全なドキュメント共有とコンテンツ作成機能を使用して、ユーザーによる自発的なコンテンツと議論を誘導
• 特定のグループによる完全なセルフサービスを承認
• リンクや他ツールとの統合を経由して、必要な情報入手へのアクセス権限の付与