Processo di gestione delle conoscenze in 6 fasi per le aziende
Nel mondo degli affari, il termine “conoscenza” può riferirsi a password, documenti o al ricordo che un dipendente ha di una conversazione con un cliente.
Spesso le conoscenze sono sparse all’interno di un’organizzazione, archiviate in formati diversi e soggette a ridondanze, e i dipendenti potrebbero non essere a conoscenza di informazioni che potrebbero aiutarli nel loro lavoro quotidiano.
La sfida per i dirigenti aziendali consiste nel capire come individuare e organizzare tutte le conoscenze della propria azienda. Si tratta di un compito arduo, ma non impossibile.
In questo articolo parleremo del processodi gestione delle conoscenze: cos’è, cosa comporta e quali sono i suoi vantaggi. Cominciamo!
Che cos’è un processo di gestione della conoscenza?
Il processo di gestione della conoscenza consiste nell’individuazione, nell’acquisizione, nell’organizzazione e nella condivisione della conoscenza. Ogni fase del processo può comprendere a sua volta diverse fasi secondarie: ad esempio, l’acquisizione della conoscenza può richiedere una verifica dei file digitali, interviste con diversi reparti e un’analisi di eventuali documenti non archiviati in formato digitale.
Una volta che tutte le conoscenze sono state inventariate e organizzate, la fase successiva consiste nel riflettere su come garantire a tutti l’accesso alle informazioni rilevanti e su come i dipendenti possano collaborare e ampliare le conoscenze esistenti.
“Una piattaforma intuitiva e personalizzabile per la comunicazione e gli spazi di lavoro condivisi. È facile creare una piattaforma interna personalizzata per le comunicazioni aziendali, le notizie e le risorse necessarie ai dipendenti grazie a modelli predefiniti”
Davindra Basdeo
Coordinatore operativo senior
Quali sono i due tipi di conoscenza aziendale?
Sebbene la conoscenza possa presentarsi in numerose forme, essa rientra in una delle due categorie principali: conoscenza esplicita e conoscenza implicita .
Conoscenza esplicita
Questo tipo di conoscenza è ben nota e documentata, come ad esempio la dichiarazione di missione di un’azienda, il manuale del dipendente o il codice di accesso alla porta d’ingresso principale.
Conoscenza implicita
Questo tipo di conoscenza può includere gli appunti di un dipendente archiviati su un disco rigido o le informazioni che esistono solo nella mente di qualcuno, come il nome di un corriere locale. In generale, chi guida il processo di gestione della conoscenza dovrà dedicare più tempo alla scoperta della conoscenza implicita rispetto a quella esplicita.
I 6 passaggi del processo di gestione della conoscenza
Ora che abbiamo fornito una panoramica generale del processo di gestione della conoscenza, esaminiamo le sei fasi principali di tale processo.
- Acquisizione della conoscenza
Questa fase varia a seconda della natura dell’azienda. Può comportare l’analisi dei dati provenienti da un sistema CRM o da una piattaforma di gestione dei progetti, nonché lo svolgimento di un audit delle conoscenze a livello aziendale. Ciò potrebbe includere politiche, moduli, credenziali di accesso, nonché qualsiasi informazione di cui i dipendenti siano a conoscenza ma che non sia stata documentata.
Durante il processo di acquisizione, invece di chiedere ai team di condividere conoscenze che potrebbero essere sconosciute agli altri, potrebbe essere utile chiedere loro cosa non sanno riguardo ai processi, alla gerarchia e agli altri reparti. Ad esempio, potresti chiedere a un team di marketing:
- Quanto siete sicuri di comprendere i processi del team di vendita?
- Sapete chi fa parte del consiglio di amministrazione?
- Sapreste a chi rivolgervi se aveste bisogno di un nuovo software per il vostro team?
Si tratta di un'analisi di come e dove vengono archiviate le conoscenze — ad esempio, su dischi rigidi, nel cloud o nella rete intranet aziendale. Per le aziende che operano da decenni, l'archiviazione delle conoscenze potrebbe avvenire anche tramite scatole di documenti o archivi fisici.
3. Revisione delle conoscenze
Non tutte le conoscenze sono rilevanti, ed è proprio a questo che serve il processo di revisione: eliminare le informazioni obsolete o superflue, come i documenti aziendali risalenti a più di 7 anni fa. Inoltre, quando si utilizza una piattaforma di gestionedelle conoscenze, la funzione di gestione del ciclo di vita archivierà automaticamente le informazioni obsolete.
4. Diffusione delle conoscenze
Questa fase prevede l’analisi delle modalità di condivisione della conoscenza collettiva. Ad esempio, alcune aziende condividono le conoscenze tramite invii massivi di e-mail, mentre la condivisione all’interno dei team può avvenire attraverso canali meno formali, come le piattaforme di messaggistica. Quando si inizia a utilizzare un software di gestionedella conoscenza, è possibile valutare quali metodi di distribuzione siano più utili per i dipendenti.
5. Espansione della conoscenza
Quando all’interno di un’azienda esistono silos di informazioni, i team potrebbero disporre di parte — ma non di tutta — la conoscenza di cui hanno bisogno. L’espansione della conoscenza è il processo che riunisce dipendenti e team per collaborare o contribuire alle conoscenze raccolte, al fine di garantirne la completezza e l’accuratezza.
6. Monitoraggio delle conoscenze
Si tratta del processo di analisi delle modalità con cui si accede, si condivide e si utilizza la conoscenza. In genere, è più facile eseguire questo processo quando si utilizza una piattaforma di gestione della conoscenza che includa analisi sul coinvolgimento degli utenti.
Vantaggi dell’implementazione di un processo efficace di gestione della conoscenza
Quando si implementa un processo di gestione della conoscenza, è possibile:
Creare una cultura dell’apprendimento
Una volta che la conoscenza è organizzata e accessibile, i dipendenti possono sentirsi in grado di trovare da soli le risposte alle proprie domande, anziché chiedere aiuto. Ciò può tradursi in un minor numero di richieste rivolte ai team IT, ai rappresentanti delle Risorse Umane e ai manager.
Migliorare la collaborazione tra i dipendenti
Grazie a conoscenze ben organizzate e facilmente accessibili, i dipendenti potranno concentrarsi maggiormente sulla collaborazione, invece di perdere tempo nella ricerca di informazioni.
Costruire e preservare il capitale di conoscenze
Le conoscenze precedentemente non documentate raccolte durante il processo di acquisizione diventano parte integrante dell’azienda: non dovrete più preoccuparvi di perderle quando un dipendente di lunga data lascia l’azienda.
Migliorare il processo decisionale
Le decisioni migliori sono quelle basate su informazioni pertinenti, pertanto il processo di gestione delle conoscenze aiuta le persone a prendere decisioni informate. Inoltre, le piattaforme di gestione delle conoscenze offrono a manager e amministratori l'accesso a una vasta gamma di dati che possono aiutare a orientare le decisioni.
Aumentare la produttività
Una piattaforma di gestione della conoscenza dotata di una funzione di ricerca dettagliata consente ai dipendenti di trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, il che a sua volta aumenta la produttività. Anche una rubrica aziendale consultabile migliora la produttività, poiché i dipendenti possono facilmente individuare e contattare le persone quando hanno bisogno di informazioni.
Aumentare la fidelizzazione dei dipendenti
I dipendenti apprezzano la trasparenza, il che significa che l’organizzazione e la diffusione della conoscenza possono aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Una piattaforma di gestione della conoscenza dotata di una componente social può inoltre contribuire a far sentire i dipendenti più soddisfatti sul lavoro.
Sostenere la crescita
Le piccole aziende potrebbero non ritenere necessario istituire un solido processo di gestione della conoscenza, ma man mano che un’azienda cresce, la conoscenza può facilmente andare persa. Un processo di gestione della conoscenza mantiene le informazioni organizzate, anche durante i periodi di rapida crescita.
Migliora oggi stesso il tuo processo di gestione della conoscenza
Il processo di gestione delle conoscenze merita davvero l’impegno richiesto. Potrai aumentare l’efficienza, abbattere i silos e incrementare la soddisfazione in tutta l’organizzazione. Inoltre, alcune piattaforme di gestione delle conoscenze — come Happeo — includono una componente social che migliora notevolmente il coinvolgimento, specialmente per i team che lavorano da remoto.
Con Happeo, i dipendenti possono:
Effettuare ricerche trasversali tra reparti e spazi di lavoro:
La Ricerca Universale di Happeo consente agli utenti di cercare all’interno di Happeo le conoscenze archiviate sulla piattaforma, nonché qualsiasi informazione presente su Google Drive, OneDrive e SharePoint.
Con il componente aggiuntivo “Ricerca federata”, gli utenti possono trovare informazioni in qualsiasi app o piattaforma integrata.
Trova esperti in materia:
Happeo consente alle aziende di creare elenchi personalizzati con le schede di contatto di ogni dipendente. Ciò significa che i dipendenti possono trovare facilmente il referente più adatto a rispondere a una domanda e persino accedere al suo calendario per fissare un incontro.
Collaborare e comunicare:
Con Happeo, i dipendenti possono pubblicare aggiornamenti, condividere contenuti e commentare o reagire ad altri contenuti. Questa funzionalità aiuta i team a sentirsi in contatto, anche quando lavorano da sedi diverse.
Integrazione degli spazi di lavoro esistenti:
Happeo si integra con le piattaforme e gli spazi di lavoro più diffusi e, grazie alla sua gamma di funzionalità, può rendere superfluo l’utilizzo di alcuni software in abbonamento.
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Domande frequenti
Che cos’è il processo di gestione della conoscenza?
Il processo di gestione della conoscenza consiste nell’individuazione, acquisizione, organizzazione e condivisione della conoscenza all’interno di un’organizzazione. Ciascuna fase può a sua volta comprendere ulteriori passaggi, quali la verifica dei file digitali, le interviste ai vari reparti e l’analisi dei documenti non ancora archiviati in formato digitale.
Qual è la differenza tra conoscenza esplicita e implicita?
La conoscenza esplicita è ben documentata, come una dichiarazione di intenti o un manuale per i dipendenti. La conoscenza implicita esiste solo in modo informale, come gli appunti sul disco rigido di qualcuno o le informazioni che risiedono esclusivamente nella mente di un dipendente, e in genere richiede più tempo per essere individuata rispetto alla conoscenza esplicita.
Quali sono le sei fasi del processo di gestione della conoscenza?
Le sei fasi sono: acquisizione della conoscenza, archiviazione della conoscenza, revisione della conoscenza, distribuzione della conoscenza, espansione della conoscenza e monitoraggio della conoscenza; si passa dall’individuazione e dalla raccolta della conoscenza all’organizzazione, alla condivisione e all’analisi del suo effettivo utilizzo.
In che modo un’azienda può individuare le conoscenze che i dipendenti non ritengono necessario documentare?
Anziché chiedere ai team cosa sanno, può essere utile chiedere loro cosa non sanno, ad esempio quanto si sentono sicuri riguardo ai processi di un altro team o a chi si rivolgerebbero per una questione che esula dal loro ambito abituale. Queste lacune spesso rivelano proprio le conoscenze che devono essere acquisite.
Cosa succede durante la fase di revisione delle conoscenze e perché è importante?
La revisione delle conoscenze è la fase in cui vengono eliminate le informazioni obsolete o non necessarie, come i documenti aziendali risalenti a più di 7 anni fa. Una piattaforma di gestione delle conoscenze può automatizzare questo processo archiviando le informazioni obsolete attraverso la gestione del ciclo di vita, anziché lasciare che si accumulino.
Quali vantaggi aziendali derivano da un processo efficace di gestione della conoscenza?
Le organizzazioni riscontrano in genere una cultura dell’apprendimento più forte, una migliore collaborazione, un processo decisionale ottimizzato, una maggiore produttività e una migliore fidelizzazione dei dipendenti, poiché le conoscenze organizzate e accessibili liberano le persone dalla necessità di cercare o richiedere ripetutamente le informazioni di cui hanno bisogno.
