6-vaiheinen tietohallintaprosessi yrityksille
Liiketoiminnassa ”tieto” voi tarkoittaa salasanoja, asiakirjoja tai työntekijän muistamaa asiakaskeskustelua.
Tieto on usein hajallaan organisaatiossa, tallennettuna eri muodoissa ja altis päällekkäisyyksille, ja työntekijät eivät välttämättä ole tietoisia tiedosta, joka voisi auttaa heitä päivittäisessä työssään.
Liiketoiminnan johtajien haasteena on, miten löytää ja järjestellä kaikki yrityksen tieto. Se on valtava tehtävä, mutta ei mahdoton.
Tässä artikkelissa puhumme tiedonhallintaprosessista – siitä, mitä se on, mitä se sisältää ja mitkä ovat sen edut. Aloitetaan!
Mikä on tiedonhallintaprosessi?
Tietohallintaprosessi on tiedon löytämistä, keräämistä, järjestämistä ja jakamista. Prosessin jokainen vaihe voi koostua useista pienemmistä vaiheista – esimerkiksi tiedon kerääminen voi edellyttää digitaalisten tiedostojen tarkastusta, haastatteluja eri osastojen kanssa sekä sellaisten asiakirjojen läpikäyntiä, joita ei ole tallennettu digitaalisessa muodossa.
Kun kaikki tieto on kartoitettu ja järjestetty, seuraavassa vaiheessa pohditaan, miten varmistetaan, että kaikilla on pääsy asiaankuuluvaan tietoon ja miten työntekijät voivat tehdä yhteistyötä ja laajentaa olemassa olevaa tietoa.
”Käyttäjäystävällinen, muokattava alusta viestintään ja yhteisiin työtiloihin. Valmiiden mallipohjien avulla on helppo luoda räätälöity sisäinen alusta yrityksen viestintään, uutisiin ja työntekijöiden tarpeisiin sopiviin resursseihin.”
Davindra Basdeo
Vanhempi toimintakoordinaattori
Mitkä ovat kaksi liiketoimintatiedon tyyppiä?
Vaikka tietoa voi esiintyä monissa eri muodoissa, se voidaan jakaa kahteen pääluokkaan: eksplisiittiseen ja implisiittiseen tietoon .
Eksplisiittinen tieto
Tämäntyyppinen tieto on hyvin tunnettua ja dokumentoitua, kuten yrityksen missio, työntekijäkäsikirja tai pääsisäänkäynnin ovikoodi.
Implisiittinen tieto
Tähän tietotyyppiin voivat kuulua esimerkiksi työntekijän kiintolevylle tallentamat muistiinpanot tai tieto, joka on olemassa vain jonkun päässä, kuten paikallisen jakelukuljettajan nimi. Yleensä tietohallintaprosessia johtavien henkilöiden on käytettävä enemmän aikaa implisiittisen tiedon löytämiseen kuin eksplisiittisen tiedon.
Tietohallintaprosessin 6 vaihetta
Nyt kun olemme esittäneet yleiskatsauksen tietohallintaprosessista, tarkastellaan kuutta keskeistä tietohallintaprosessin vaihetta.
- Tiedon hankkiminen
Tämä vaihe vaihtelee liiketoiminnan luonteen mukaan. Siihen voi kuulua CRM- tai projektinhallinta-alustan tietojen tarkastelu sekä yrityksenlaajuinen tietojen kartoitus. Tähän voivat kuulua toimintaperiaatteet, lomakkeet, kirjautumistiedot sekä kaikki tiedot, jotka työntekijät tietävät mutta joita he eivät ole dokumentoineet.
Tiedonkeruuprosessin aikana voi olla hyödyllistä kysyä tiimeiltä, mitä he eivät tiedä prosesseista, organisaatiorakenteesta ja muista osastoista, sen sijaan että pyydettäisiin heitä jakamaan tietoa, jota muut eivät ehkä tunne. Voit esimerkiksi kysyä markkinointitiimiltä:
- Kuinka varmoja olette siitä, että ymmärrätte myyntitiimin prosessit?
- Tiedättekö, ketkä kuuluvat hallitukseen?
- Tietäisittekö, keneen ottaa yhteyttä, jos tarvitsisitte uutta ohjelmistoa tiimillenne?
Tässä tarkastellaan, miten ja missä tietoa säilytetään – esimerkiksi kiintolevyillä, pilvipalvelussa tai yrityksen intranetissä. Vuosikymmeniä toimineissa yrityksissä tiedon tallennuspaikkoja voivat olla myös arkistolaatikot tai fyysiset arkistot.
3. Tietojen tarkastelu
Kaikki tieto ei ole merkityksellistä, ja juuri tätä varten arviointiprosessi on olemassa: vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon, kuten yli 7 vuotta vanhojen liiketoimintatietojen, karsimiseksi. Kun käytät tiedonhallinta-alustaa, elinkaarenhallinta-ominaisuus arkistoi vanhentuneen tiedon automaattisesti.
4. Tiedon jakelu
Tässä vaiheessa tarkastellaan, miten kollektiivista tietoa jaetaan. Esimerkiksi jotkut yritykset jakavat tietoa joukkosähköposteilla, kun taas tiimien sisäinen tiedonjako voi tapahtua vähemmän muodollisissa kanavissa, kuten viestintäsovelluksissa. Kun alat käyttää tiedonhallintaohjelmistoa, voit mitata, mitkä jakelumenetelmät ovat työntekijöille hyödyllisimpiä.
5. Tiedon laajentaminen
Kun yrityksessä on tietosiltoja, tiimeillä voi olla osa – mutta ei kaikkea – tarvitsemaansa tietoa. Tiedon laajentaminen on prosessi, jossa työntekijät ja tiimit tuodaan yhteen tekemään yhteistyötä tai antamaan panoksensa kerättyyn tietoon, jotta varmistetaan sen kattavuus ja tarkkuus.
6. Tietämyksen seuranta
Tämä on prosessi, jossa analysoidaan, miten tietoon päästään käsiksi, miten sitä jaetaan ja miten sitä käytetään. Yleensä tämän prosessin toteuttaminen on helpompaa, kun käytetään tiedonhallinta-alustaa, joka sisältää käyttäjien aktiivisuutta koskevia analytiikkatietoja.
Tehokkaan tietohallintaprosessin käyttöönoton edut
Kun otat käyttöön tietohallintaprosessin, voit:
Luoda oppimiskulttuuri
Kun tieto on järjestetty ja saatavilla, työntekijät voivat tuntea voivansa löytää vastaukset omiin kysymyksiinsä itse sen sijaan, että pyytäisivät apua. Tämä voi tarkoittaa vähemmän kyselyitä IT-tiimeille, henkilöstöhallinnon edustajille ja esimiehille.
Paranna työntekijöiden yhteistyötä
Kun tieto on hyvin järjestetty ja helposti saatavilla, työntekijät voivat keskittyä enemmän yhteistyöhön sen sijaan, että tuhlaavat aikaa tiedon etsimiseen.
Tietopääoman rakentaminen ja säilyttäminen
Yritysostoprosessin yhteydessä kerätty, aiemmin dokumentoimaton tieto tulee osaksi yritystä – sinun ei tarvitse huolehtia sen menettämisestä, kun pitkäaikainen työntekijä lähtee yrityksestä.
Päätöksenteon parantaminen
Parhaat päätökset perustuvat merkitykselliseen tietoon, joten tietohallintaprosessi auttaa ihmisiä tekemään perusteltuja päätöksiä. Lisäksi tietohallinta-alustat tarjoavat johtajille ja hallintohenkilöstölle pääsyn monipuoliseen tietokantaan, joka voi ohjata päätöksentekoa.
Tuottavuuden parantaminen
Tietohallinta-alusta, jossa on tarkka hakutoiminto, auttaa työntekijöitä löytämään tarvitsemansa tiedot nopeasti, mikä puolestaan lisää tuottavuutta. Hakutoiminnolla varustettu yrityshakemisto parantaa myös tuottavuutta, sillä työntekijät voivat helposti löytää ja ottaa yhteyttä ihmisiin, kun he tarvitsevat tietoa.
Paranna työntekijöiden pysyvyyttä
Työntekijät arvostavat läpinäkyvyyttä, mikä tarkoittaa, että tiedon järjestäminen ja jakaminen voivat lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä. Sosiaalisia ominaisuuksia sisältävä tietohallinta-alusta voi myös auttaa työntekijöitä tuntemaan olonsa tyytyväisemmäksi työpaikalla.
Tue kasvua
Pienet yritykset eivät ehkä näe tarvetta luoda vankkaa tietohallintaprosessia, mutta yrityksen kasvaessa tieto voi helposti kadota. Tietohallintaprosessi pitää tiedot järjestyksessä myös nopean kasvun aikoina.
Paranna tietohallintaprosessiasi jo tänään
Tietohallintaprosessi on vaivan arvoista. Sen avulla voit lisätä tehokkuutta, purkaa siiloja ja parantaa tyytyväisyyttä koko organisaatiossa. Lisäksi joissakin tietohallinta-alustoissa – kuten Happeossa – on sosiaalinen komponentti, joka parantaa huomattavasti sitoutumista, erityisesti etätyöskentelevissä tiimeissä.
Happeon avulla työntekijät voivat:
Hakea tietoa eri osastoilta ja työtiloista:
Happeon yleishakutoiminnon avulla käyttäjät voivat etsiä Happeosta alustalle tallennettua tietoa sekä mitä tahansa tietoa Google Drivesta, OneDrivesta ja SharePointista.
Federated Search -lisäosan avulla käyttäjät voivat löytää tietoa mistä tahansa integroidusta sovelluksesta tai alustasta.
Löydä aihealueen asiantuntijat:
Happeon avulla yritykset voivat luoda brändättyjä hakemistoja, joissa on jokaisen työntekijän yhteystiedot. Näin työntekijät voivat helposti löytää parhaan yhteyshenkilön kysymykseensä ja jopa tarkastella tämän kalenteria kokouksen sopimista varten.
Tee yhteistyötä ja kommunikoi:
Happeon avulla työntekijät voivat julkaista päivityksiä, jakaa sisältöä sekä kommentoida tai reagoida muiden sisältöön. Tämä toiminto auttaa tiimejä tuntemaan yhteyttä toisiinsa, vaikka he työskentelisivätkin eri paikoissa.
Integroi olemassa olevat työtilat:
Happeo integroituu suosittuihin alustoihin ja työtiloihin, ja sen monipuolisten ominaisuuksien ansiosta se voi poistaa tarpeen joillekin tilauspohjaisille ohjelmistoille.
Pyydä ilmainen esittely
Oletko valmis näkemään, miten tietohallinta voi parantaa liiketoimintaasi? Varaa Happeo-esittely jo nyt!
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on tietohallintaprosessi?
Tietohallintaprosessi on tiedon löytämistä, keräämistä, järjestämistä ja jakamista organisaation sisällä. Jokainen vaihe voi sisältää myös pienempiä vaiheita, kuten digitaalisten tiedostojen tarkastamista, eri osastojen haastattelemista ja sellaisten asiakirjojen läpikäymistä, joita ei ole vielä tallennettu digitaalisesti.
Mitä eroa on eksplisiittisellä ja implisiittisellä tiedolla?
Eksplisiittinen tieto on hyvin dokumentoitua, kuten toiminta-ajatus tai henkilöstökäsikirja. Implisiittinen tieto on olemassa vain epävirallisesti, kuten muistiinpanot jonkun kiintolevyllä tai tieto, joka on vain työntekijän päässä, ja sen löytäminen vie tyypillisesti enemmän aikaa kuin eksplisiittisen tiedon.
Mitkä ovat tiedonhallintaprosessin kuusi vaihetta?
Kuusi vaihetta ovat tiedon hankinta, tiedon tallennus, tiedon tarkastelu, tiedon jakelu, tiedon laajentaminen ja tiedon seuranta. Prosessi etenee tiedon löytämisestä ja tallentamisesta sen järjestämiseen, jakamiseen ja sen käytön analysointiin.
Miten yritys voi tuoda esiin tietoa, jonka dokumentoinnin tarpeellisuutta työntekijät eivät itse ymmärrä?
Sen sijaan, että tiimeiltä kysyttäisiin, mitä he tietävät, voi olla hyödyllistä kysyä, mitä he eivät tiedä – esimerkiksi kuinka varmoja he ovat toisen tiimin prosesseista tai keneen he ottaisivat yhteyttä, jos kyseessä on jotain heidän tavanomaisen toimialansa ulkopuolella olevaa. Nämä tiedonpuutteet paljastavat usein juuri sen tiedon, joka on tallennettava.
Mitä tapahtuu tiedon tarkistuksen vaiheessa, ja miksi se on tärkeää?
Tietokatselmuksessa karsitaan vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot, kuten yli 7 vuotta vanhat liiketoimintatiedot. Tietohallinta-alusta voi automatisoida tämän arkistoimalla vanhentuneet tiedot elinkaaren hallinnan avulla sen sijaan, että ne jätettäisiin kertymään.
Mitä liiketoiminnallisia etuja tehokas tiedonhallintaprosessi tuo mukanaan?
Organisaatioissa havaitaan tyypillisesti vahvempaa oppimiskulttuuria, parempaa yhteistyötä, tehokkaampaa päätöksentekoa, korkeampaa tuottavuutta ja parempaa työntekijöiden pysyvyyttä, sillä järjestetty ja helposti saatavilla oleva tieto vapauttaa ihmiset toistuvasta tarvittavan tiedon etsimisestä tai kyselemisestä.
