Kattava opas muutoksen hallintaan sisäisen viestinnän avulla

Tämän viikon asiantuntija-artikkeli on laadittu yhteistyössä Jesse Bourgeault-Trickeyn kanssa, joka toimii Happeon globaalina käyttöönottopäällikkönä ja on aiemmin toiminut ATB Financialin digitaalisen viestinnän päällikkönä sekä Shaw Communicationsin digitaalisen viestinnän johtajana.

Ehkä sinun on sopeuduttava uuteen teknologiaan, reagoitava alallasi ilmaantuneeseen uuteen kilpailijaan tai muutettava brändiäsi uudenlaisten asiakkaiden houkuttelemiseksi. Ehkä organisaatiosi on aina toiminut lähi-työskentelyyn perustuen, ja sinun on omaksuttava uusi kulttuuri, joka sopii pitkäaikaiseen etätyöskentelyyn pandemian jälkeen.

Tai ehkä aloitit toimintasi kunnianhimoisena startup-yrityksenä, jolla oli vain kourallinen työntekijöitä, ja sinun on nyt mukautettava järjestelmiäsi, prosessejasi ja rakenteitasi vastaamaan kasvavan organisaation uutta asemaa.

Tärkeintä on, että muutos on väistämätöntä. Mutta huolimatta siitä, kuinka usein koemme muutoksia, ne voivat silti olla hämmentäviä, stressaavia ja jopa pelottavia työntekijöillesi. Siksi sinun on varmistettava, että viestit muutoksesta tehokkaasti, jotta työntekijäsi ymmärtävät paitsi mitä on tehtävä, myös miksi.

Lue alta kattava oppaamme muutoksen hallintaan sisäisen viestinnän avulla – vaikka sinulla ei (vielä) olisikaan täysin kehittynyttä sisäisen viestinnän toimintoa.

Mitä muutoksenhallinta on?

Muutoksenhallinta kuvaa tekniikoita, prosesseja ja työkaluja, joita organisaatiot käyttävät toteuttaakseen muutoksia rakenteissaan, järjestelmissään ja toimintatavoissaan. Se on paljon sanoja, joten sanotaanpa se yksinkertaisemmin: muutoksenhallinta on kaikkea sitä, mitä teet, jotta työntekijäsi voivat ymmärtää muutoksen, omaksua sen ja saada sen toteutumaan yrityksessäsi.

Muutoksenhallinta ja sisäinen viestintä

Neljä viidestä amerikkalaisesta on kokenut turhautumista huonon työpaikkaviestinnän vuoksi. Lisäksi tuoreessa Gallup-kyselyssä todettiin, että vain 13 % vastaajista oli täysin samaa mieltä siitä, että yrityksensä johtoryhmä viestii tehokkaasti organisaation muun henkilöstön kanssa.

Tosiasia on, että useimmat organisaatiot eivät ole kovin hyviä kommunikoimaan työntekijöidensä kanssa. Ja tämä voi olla yksi suurimmista syistä siihen, miksi 70 % organisaation muutoshankkeista epäonnistuu tavoitteidensa saavuttamisessa.

Työntekijöiden kanssa viestinnässä on aina parantamisen varaa. Tehokas viestintä on erityisen tärkeää, kun se liittyy työpaikan merkittäviin muutoksiin.

Mikä siis on ratkaisu? Miten muutosta toteutetaan tehokkaasti organisaatiossa? No, yhtä ainoaa vastausta ei ole – eikä ole olemassa mitään taikapainiketta, jota painamalla työntekijät saataisiin automaattisesti mukaan muutokseen.

Voit kuitenkin pyrkiä sisällyttämään sisäisen viestinnän periaatteet muutoksenhallintaprosessiisi. Loppujen lopuksi tarvitset työntekijöitäsi toteuttamaan muutokset, joita yrität viedä läpi – ja se alkaa siitä, että varmistat, että he ymmärtävät ne.

Vaiheittainen opas muutoksesta viestimiseen

Aloitukseksi tässä on perusopas, joka opastaa vaihe vaiheelta, miten viestit muutoksesta tehokkaasti organisaatiossasi (jäljempänä syvennämme aihetta ja annamme konkreettisia vinkkejä, joiden avulla saat prosessista kaiken irti).

1. Aseta tavoitteet ja laadi avainviestit: Ensimmäiseksi on määriteltävä, mitä tarkalleen haluat saavuttaa ja miten viestit siitä työntekijöillesi. Tätä ei pidä tehdä tyhjiössä: varmista, että tavoitteesi ovat linjassa organisaatiosi yleisten tavoitteiden kanssa, ja ota huomioon eri näkökulmat, jotta saat helpommin keskeisten sidosryhmien tuen. Jotta asiat sujuisivat helpommin, yritä tiivistää tavoitteesi muutamaan avainviestiin sen sijaan, että ylikuormittaisit tiimiäsi kokonaisen manifestin avulla.
2. Hanki johtajien tuki: Yksi tärkeimmistä vaiheista muutosprosessin alkuvaiheessa on saada organisaation johtajat mukaan. He ymmärtävät kohderyhmäänsä paremmin kuin sinä ja pystyvät auttamaan sinua viestimään muutoksesta tehokkaammin tekemällä viestistä heille merkityksellisen. Jotta johtajien olisi helpompi toimia, harkitse työkalupaketin laatimista, joka sisältää keskeiset viestisi, aikataulun ja tietoa siitä, miten he voivat auttaa johtamaan muutosta.
3. Välitä viestisi: Seuraavaksi välitä viestisi työntekijöillesi. Tämän prosessin tulisi olla organisaation johtajien johdolla, jotta he voivat välittää viestin tavalla, joka on järkevin heidän tiimeilleen. Voit kuitenkin myös selventää asiaa lähettämällä sähköpostia, pitämällä esityksen tai luomalla intranetsivun, jossa selitetään, mistä muutoksessa on kyse.
4. Luo mahdollisuuksia palautteen saamiselle: Varmista , että otat käyttöön työkaluja työntekijöiltä saatavan palautteen keräämiseen, jotta voit varmistaa, että he ymmärtävät, mitä on tapahtumassa, ja mitata heidän sitoutumistaan projektiin. Voit esimerkiksi lähettää työntekijöillesi yksinkertaisia pulssikyselyitä, joissa kysyt yksinkertaisia kyllä/ei-kysymyksiä, kuten ”Tiedätkö, että [muutos] on tulossa?” ja ”Tiedätkö, miksi [muutos] tapahtuu?”. Näin voit arvioida, kuinka valmiita työntekijäsi ovat muutokseen. Jos sinusta tuntuu, että sitoutuminen (tai ymmärrys) on heikkoa, saatat joutua viestimään asiasta lisää ennen muutoksen toteuttamista.
5. Viestikää johdonmukaisesti ja usein: Prosessinedetessä varmistakaa, että viestintä työntekijöiden kanssa jatkuu. Tämä pitää heidät ajan tasalla edistymisestä ja pitää projektin mielessä. Voit tehdä tämän pyytämällä tiimijohtajia olemaan säännöllisesti yhteydessä tiimeihinsä ja raportoimaan havainnoistaan johdolle. Jos käytät modernia intranetiä (kuten Happeoa), voit myös luoda kyseisille muutoksille omistetun sivun, josta työntekijät voivat seurata päivityksiä.
6. Arvioi tuloksia ja tee muutoksia: Projektin alussa on tärkeää määrittää, miten arvioit, onko se onnistunut. Sen jälkeen voit palata näihin alkuperäisiin mittareihin projektin aikana ja mitata tuloksiasi niiden perusteella. Jos projekti ei suju odotetusti, saatat joutua mukauttamaan suunnitelmiasi jatkossa.
   
   

Kuinka sisäistä viestintää voidaan käyttää muutosprosessin sujuvoittamiseen

Ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa viestiä organisaatiomuutoksesta. Sinun on otettava huomioon organisaatiosi toimiala, koko, haasteet, kulttuuri ja erityispiirteet sekä laadittava viestintäsuunnitelma, joka on järkevä juuri kyseisessä kontekstissa.

On myös hyvä idea ottaa huomioon aiemmin toteutetut koko yrityksen laajuiset muutokset – olivatpa ne sitten onnistuneita tai eivät. Ottamalla yhteyttä näitä muutoksia johtaneisiin henkilöihin voit omaksua tekniikoita, jotka toimivat hyvin, ja välttää niitä, jotka eivät toimineet.

Tässä on vinkkejä sisäisen viestinnän tehokkaaseen hyödyntämiseen organisaatiosi muutoksen hallinnassa.

Mieti viestintää jo prosessin alkuvaiheessa

Liian usein sisäiseen viestintään kiinnitetään huomiota vasta aivan liian myöhäisessä vaiheessa muutoksenhallintaprosessia. Tämä johtuu siitä, että monet organisaatiot pitävät sisäisen viestinnän roolia taktisena ja toteutukseen keskittyvänä. Toisin sanoen, sen katsotaan olevan pelkkä viestinviejä, jonka tehtävänä on jakaa ennalta määrättyä tietoa työntekijöille.

Mutta jos ajattelet tällä tavalla, saatat menettää suuren mahdollisuuden. Kun mietit jo prosessin alkuvaiheessa, miten aiot viestiä muutoksesta, voit varmistaa, että viestintä on tehokasta alusta alkaen. Tämä auttaa sinua saamaan työntekijät mukaan – ja jopa innostumaan – muutoksista, joita yrität toteuttaa.

Miten tämä sitten toimii käytännössä? Kokeile seuraavaa: kokoontu prosessin alkuvaiheessa johtoryhmän kanssa ja keskustelkaa siitä, mikä on paras tapa toteuttaa suunnitellut muutokset.

Jos organisaatiossasi on sisäisen viestinnän vastuuhenkilö, hänetkin tulisi kutsua mukaan keskusteluun. Mutta vaikka organisaatiossasi ei olisikaan viestintäpäällikköä, voit silti yhdessä johtajien kanssa selvittää, miten viesti välitetään parhaiten – ja miten se tehdään merkitykselliseksi kullekin työntekijä- ja sidosryhmälle. Tällä tavoin viestintä integroidaan osaksi prosessia – sen sijaan, että se jätettäisiin jälkikäteen pohdittavaksi vasta suunnitelmien käynnistyttyä.

Laadi suunnitelma muutoksesta viestimiseksi (ja työntekijöiden innostamiseksi)

Laadi yhdessä johtoryhmän kanssa suunnitelma, jolla viestit suunnitelluista muutoksista tiimillesi. On tärkeää muistaa, että muutosta koskeva viestintä ei ole kertaluonteista: sinun on toistettava, korostettava ja kehitettävä viestiä koko prosessin ajan. Konkreettinen suunnitelma alusta lähtien auttaa varmistamaan, että kaikki ovat yhtä mieltä keskeisistä viesteistä ja siitä, miten ne tulisi välittää.

Tässä on muutamia asioita, jotka sisäisen viestinnän suunnitelman tulisi sisältää:

• Yleiskatsaus suunnitelluista muutoksista, jotta kaikki osapuolet ovat samalla aaltopituudella
• Luettelo keskeisistä viesteistä, mukaan lukien muutosten taustalla oleva ”miksi?”
• Tarkoituksena on viestiä muutoksesta työntekijöille ja kertoa, mitä tuloksia muutoksella toivotaan saavutettavan
• Mittarit, joita käytät menestyksen mittaamiseen
• Aikataulu, jossa on esitetty hankkeeseen liittyvät tärkeät päivämäärät
• Koulutusta ja mittausta koskevat yksityiskohdat

Kerro mukaansatempaava tarina

Ihmiset ovat aina rakastaneet hyviä tarinoita. Näin oli jo tuhansia vuosia sitten, kun esi-isämme vaihtoivat suullisia tarinoita leiritulella. Ja näin oli myös eilen illalla, kun valvoit nukkumaanmenoaikaa pidemmälle katsoaksesi vielä yhden jakson Netflix-sarjasta. Meidän tarkoituksessamme tämä tarkoittaa, että jos haluat saada aikaan merkittävää muutosta organisaatiossasi, sinun on luotava siihen sopiva tarina.

Jos tämä kuulostaa pelottavalta, ajattele asiaa näin: jokaisella muutoksella on syynsä, ja tämän syyn selittäminen työntekijöillesi on ensimmäinen askel. Sinun ei tarvitse kuvata yksityiskohtaisesti jokaista pientä asiaa siitä, mitä yrität saavuttaa. Loppujen lopuksi suosituissa TV-sarjoissakaan ei näytetä, kuinka päähenkilö pukeutuu sukkia tai päättää, mitä syö aamiaiseksi.

Sinun on kuitenkin luotava vakuuttava tarina, joka kertoo työntekijöillesi, miten pääset nykytilanteesta sinne, minne sinun on päästävä – ja miksi se on tärkeää. Jos teet tämän oikein, työntekijöidesi ei pitäisi pelkästään ymmärtää ehdottamaasi muutosta – heidän pitäisi olla sitoutuneita siihen ja innostuneita tulevaisuudesta.

Ajattele kuin markkinoija, jotta saat työntekijät sitoutumaan

Vuoden 2020 jaksossa Internal Comms Podcast -podcastissamme keskustelimme Rum Ekhtiarin kanssa, joka on Rum & Co:n perustaja ja osakas. Rum & Co on brändikonsulttien kollektiivi, joka saa asioita aikaan. Rum kertoi CitiBankille johtamastaan kampanjasta, jossa yli 1 000 työntekijää 50 maasta kokoontui luomaan videoversion kappaleesta Proud.

Vinkki: lopputulos on tosi siisti ja ehdottomasti neljän minuutin ja 37 sekunnin katsomisen arvoinen. Jos katsot videon, huomaat jotain mielenkiintoista: se ei näytä sisäisen viestinnän projektilta. Se näyttää siltä, mitä luova toimisto olisi keksinyt.

”Ajattelen työntekijöille suunnattua viestintääni samalla tavalla kuin luoisin markkinointikampanjan kuluttajabrändille”, Rum sanoo. ”Miten he haluavat kuulla viestin? Missä muodossa he haluavat nähdä sen, ja mikä saa aikaan sen muutoksen? Miten saan viestin perille useammin kuin kaksi tai kolme kertaa, jotta he muistavat sen?”

Tärkeintä on, että kun puhumme jostakin niin tärkeästä asiasta kuin organisaatiomuutoksen toteuttamisesta, ei riitä, että lähetetään muutama muistutusviesti ja kiinnitetään juliste henkilöstön ilmoitustaululle. Sen sijaan sinun on asetuttava työntekijöiden asemaan ja pohdittava heidän huoliaan, ajatuksiaan ja toiveitaan – aivan kuten markkinointitiimi tekisi.

Tämä on paljon helpompaa, kun otat yhteyttä työntekijöihin prosessin alussa ja pidät jatkuvasti yhteyttä koko prosessin ajan. Näin luot palautesilmukan, joka ulottuu koko projektin ajalle ja sen yli.

Selitä muutoksen taustalla oleva ”miksi”

Kumpi on tehokkaampaa: pomo, joka käskee alaistensa hoitaa asiat ”koska minä niin sanon”, vai pomo, joka ottaa aikaa selittää, miksi tehtävä on tärkeä ja mitä sillä saavutetaan yrityksen kannalta? Toki työntekijät saattavat hoitaa työn kummassakin tapauksessa – mutta he eivät sitoudu siihen tai innostu siitä, jos he eivät ymmärrä sen taustalla olevia syitä.

Valitettavasti kaikki organisaatiot eivät näytä ymmärtävän tätä. Vuoden 2017 Quantum Workplace -tutkimuksessa todettiin, että lähes kolmasosa työntekijöistä oli epävarma organisaatiossaan tapahtuvien muutosten taustalla olevista syistä.

Jotta saat työntekijät kunnolla mukaan, sinun on esitettävä toteuttamiskelpoinen, positiivinen visio tulevaisuudesta. Käytä sitten tarinankerrontaa auttaaksesi heitä yhdistämään organisaatiosi nykytilan ja ihanteellisen tulevaisuudenvision.

Kerro työntekijöillesi, mitä hyötyä heille on muutoksista

Kuuntele: olemme varmoja, että työntekijäsi ovat hyviä ihmisiä, emmekä aio kutsua ketään itsekäsiksi. Mutta meidän kaikkien on ajateltava omaa työmääräämme, prosessejamme, ongelmiamme ja haasteitamme, kun kyse on työstämme. Joten sen sijaan, että puhuisit vain laajoista, yleisluonteisista tuloksista koko organisaatiolle, yritä mennä syvemmälle ja selvittää tarkalleen, mitä jokaisen työntekijän kohdalla muuttuu. Kutsumme tätä ”WIIFM”-tekijäksi, joka tarkoittaa ”Mitä hyötyä tästä on minulle?”

Tätä varten sinun on segmentoitava kohderyhmäsi (työntekijäsi) ja selvitettävä, mitä kunkin ryhmän kohdalla muuttuu – ja käytettävä tätä tietoa viestinnän pohjana. Loppujen lopuksi työntekijä on paljon todennäköisemmin täysin sitoutunut projektiin, jos teet viestinnästäsi hänelle mahdollisimman merkityksellistä – jotta hän ymmärtää, miten se helpottaa hänen elämäänsä pitkällä aikavälillä.

Sisällytä palautemahdollisuuksia aina kun mahdollista

Organisaatiomuutoshankkeet johdetaan yleensä ylhäältä alaspäin. Vaikka ylin johto voi olla erinomainen organisaation yleisen suunnan määrittelyssä, se ei aina ymmärrä päivittäisen toiminnan yksityiskohtia. Tämä tarkoittaa, että saatat menettää tärkeitä oivalluksia organisaatiosi todellisesta toiminnasta, jos et keskustele niiden ihmisten kanssa, jotka ymmärtävät sitä parhaiten.

Lisäksi muutoksen käyttöönoton aikana ilmenevät odottamattomat tilanteet saattavat edellyttää lähestymistavan muuttamista — mutta et voi koskaan tietää niistä, ellet pyydä palautetta siitä, miten asiat sujuvat. Siksi on hyvä idea sisällyttää säännöllisiä kyselyitä muutoksenhallintaprosessin alkuvaiheesta lähtien, jotta voit ymmärtää:

• Ymmärtävätkö työntekijät (täysin) muutosten taustalla olevat syyt
• Kuinka sitoutuneita työntekijät ovat muutokseen
• miten muutos toimii käytännössä

Yksi tapa tarkastella asiaa on ”tietää/tuntea/tehdä” -malli. Työntekijöiden on tiedettävä muutoksesta, jotta he voivat suhtautua siihen innostuneesti ja tehdä sen toteuttamiseksi tarvittavat toimet. Jos huomaat, että jokin näistä osatekijöistä puuttuu (esim. työntekijät tietävät muutoksesta, mutta eivät ole innoissaan siitä), saatat joutua muuttamaan lähestymistapaasi saadaksesi haluamasi tulokset.

Kyselyt eivät tietenkään ole ainoa tapa kerätä palautetta. Ne eivät myöskään todennäköisesti ole paras tapa mitata sitoutumista projektiin, sillä vähemmän sitoutuneet vastaavat harvemmin. Tilanteestasi riippuen kannattaa kokeilla esimerkiksi henkilökohtaisia tapaamisia, kohderyhmiä, koko henkilöstön kokouksia ja intranetin keskustelufoorumeita.

Kommunikoi jatkuvasti… älä vain alussa

Oletko koskaan ollut mukana suuressa, kunnianhimoisessa projektissa, joka vain… hiipui pois jonkin ajan kuluttua? Vaikka aikomuksesi olisivatkin hyvät, on helppo unohtaa se radikaali muutos, jonka sinun pitäisi toteuttaa työtavoissasi, jos sinua ei muistuteta siitä säännöllisesti.

Siksi muutoksesta viestiminen ei ole kertaluonteinen asia. Muutosprosessiin on rakennettava mahdollisuuksia jatkuvaan viestintään, jotta työntekijät pysyvät ajan tasalla ja muutos pysyy mielessä. On myös konkreettista näyttöä siitä, että tämä toimii: McKinseyn tutkimuksen mukaan yrityksenlaajuiset muutoshankkeet onnistuvat 12,4 kertaa todennäköisemmin, kun ylin johto viestii jatkuvasti henkilöstön kanssa.

Miltä tämän sitten pitäisi näyttää? Sinun tulisi toistuvasti palauttaa työntekijöiden huomio siihen tarinaan, jota yrität kertoa, jotta he voivat helpommin nähdä tekemiensä muutosten vaikutukset. Voit esimerkiksi tuoda esiin työntekijöitä, jotka jo ilmentävät muutosta, säännöllisessä uutiskirjeessäsi tai erityisellä intranetsivulla, joka on tarkoitettu työntekijöiden kiitosten julkaisemiseen.

Intranetin käyttö muutoksen hallinnassa

Miten siis tarkalleen ottaen muutosta koskeva viestintä tulisi välittää työntekijöille? Vastauksia on muutamia: voit lähettää tietoa, kyselyitä ja asiakirjoja sähköpostitse. Voit käyttää säännöllisiä koko henkilöstön tai tiimien kokouksia edistymistietojen jakamiseen. Voit jopa välittää tietoa toimistossa työskenteleville kollegoillesi fyysisten ilmoitustaulujen ja virtuaalisten opasteiden avulla.

Mutta jos olet käynyt tällä blogilla aiemmin, tiedät, että uskomme vakaasti yrityksen intranetiin pääasiallisena viestinnän, yhteistyön ja yhteydenpidon välineenä henkilöstön kanssa. Nykyaikaisella intranetillä voit luoda sivun, joka on omistettu juuri sille muutokselle, jota yrität toteuttaa. Sitten voit tuoda sivun esille artikkeleissa ja paljon kävijöitä keräävillä alueilla, kuten kotisivullasi, ja käyttää tätä aluetta kaikkien tiimien tarvitsemien asiakirjojen, ohjeiden ja tietojen tallentamiseen ja jakamiseen. Tällä tavalla tiimisi voivat helposti palata tarvitsemiinsa tietoihin ilman, että heidän tarvitsee etsiä niitä sekavalta sähköpostilaatikolta.

Muistatko, kun sanoimme, että sinun tulisi viestiä jatkuvasti muutosprojektistasi ja pyytää säännöllisesti palautetta prosessin aikana? Molemmat voidaan toteuttaa erillisellä viestintäkanavalla, jossa työntekijät voivat kokoontua seuraamaan edistymistä, keskustelemaan tulevaisuudesta ja antamaan palautetta siitä, mitä on tähän mennessä tapahtunut.

Haluatko tietää lisää siitä, miten Happeon kaltainen intranet-ratkaisu voisi auttaa sinua muutoksen hallinnassa? Varaa esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään.

Usein kysytyt kysymykset

Miksi suurin osa organisaation muutoshankkeista epäonnistuu?

Suurin osa organisaatiomuutoshankkeista epäonnistuu — joidenkin arvioiden mukaan noin 70 % — pääasiassa huonon sisäisen viestinnän vuoksi, sillä johtajat eivät useinkaan selitä selkeästi, mitä muutoksia on tulossa tai miksi, ennen kuin työntekijät ovat jo hämmentyneitä tai vastustavat muutosta.

Milloin sisäisen viestinnän tulisi tulla mukaan muutoksenhallintaprosessiin?

Sisäisen viestinnän tulisi osallistua prosessiin jo varhaisessa vaiheessa sen sijaan, että sitä käsiteltäisiin vasta lopussa mukaan otettavana viestinviejänä, jotta viestintä sisällytetään suunnitteluun alusta alkaen eikä sitä käsitellä vasta jälkikäteen.

Miksi muutoksen taustalla olevan ”miksi”-kysymyksen selittäminen on niin tärkeää?

Muutoksen taustalla olevan ”miksi”-kysymyksen selittäminen on tärkeää, koska työntekijät, jotka eivät ymmärrä perusteluja, eivät todennäköisesti tunne olevansa sitoutuneita muutokseen. Tutkimusten mukaan noin kolmasosa työntekijöistä on edelleen epävarma organisaationsa muutosten syistä.

Miten intranet voi tukea muutoksenhallintaprosessia?

Intranetti tukee muutoksenhallintaa tarjoamalla työntekijöille oman sivun, josta he löytävät yhdenmukaista tietoa ja dokumentaatiota, sekä kanavan jatkuvaan keskusteluun ja palautteen antamiseen, sen sijaan että luotettaisiin hajanaisiin sähköposteihin ja kertaluonteisiin ilmoituksiin.