Proceso de gestión del conocimiento en seis pasos para empresas
En el ámbito empresarial, el término «información» puede referirse a contraseñas, documentos o el recuerdo que tiene un empleado de una conversación con un cliente.
A menudo, el conocimiento se encuentra disperso por toda la organización, almacenado en diferentes formatos y es propenso a la redundancia, y es posible que los empleados desconozcan la existencia de información que podría ayudarles en su trabajo diario.
El reto para los líderes empresariales es cómo localizar y organizar todo el conocimiento de su empresa. Es una tarea abrumadora, pero no imposible.
En esta entrada, hablaremos del procesode gestión del conocimiento: qué es, en qué consiste y cuáles son sus ventajas. ¡Empecemos!
¿Qué es un proceso de gestión del conocimiento?
El proceso de gestión del conocimiento consiste en el descubrimiento, la captura, la organización y el intercambio de conocimientos. Cada paso del proceso puede incluir varios pasos más pequeños; por ejemplo, la captura de conocimientos puede requerir una auditoría de archivos digitales, entrevistas con diferentes departamentos y una revisión de cualquier documento que no esté almacenado en formato digital.
Una vez que se ha identificado y organizado todo el conocimiento, la siguiente fase consiste en plantearse cómo garantizar que todo el mundo tenga acceso a la información pertinente y cómo los empleados pueden colaborar y ampliar el conocimiento existente.
«Una plataforma fácil de usar y personalizable para la comunicación y los espacios de trabajo compartidos. Es sencillo crear una plataforma interna personalizada para las comunicaciones de la empresa, las noticias y los recursos que necesitan los empleados mediante plantillas prediseñadas».
Davindra Basdeo
Coordinador sénior de operaciones
¿Cuáles son los dos tipos de conocimiento empresarial?
Aunque el conocimiento puede presentarse en numerosos formatos, se clasifica en una de estas dos categorías principales: conocimiento explícito y conocimiento implícito .
Conocimiento explícito
Este tipo de conocimiento es bien conocido y está documentado, como la declaración de misión de una empresa, el manual del empleado o el código de acceso a la puerta principal.
Conocimiento implícito
Este tipo de conocimiento puede incluir las notas de un empleado guardadas en un disco duro o conocimientos que solo existen en la mente de alguien, como el nombre de un repartidor local. Por lo general, las personas que lideran el proceso de gestión del conocimiento tendrán que dedicar más tiempo a descubrir el conocimiento implícito que el explícito.
Seis pasos del proceso de gestión del conocimiento
Ahora que hemos ofrecido una visión general del proceso de gestión del conocimiento, veamos los seis pasos principales de dicho proceso.
- Adquisición de conocimientos
Este paso varía en función de la naturaleza de la empresa. Puede implicar revisar datos de un CRM o de una plataforma de gestión de proyectos, así como llevar a cabo una auditoría de conocimientos en toda la empresa. Esto podría incluir políticas, formularios, credenciales de acceso, así como cualquier información que los empleados conozcan pero que no hayan documentado.
Durante el proceso de adquisición, en lugar de pedir a los equipos que compartan conocimientos que quizá sean desconocidos para otros, puede resultar útil preguntarles qué es lo que no saben sobre los procesos, la jerarquía y otros departamentos. Por ejemplo, podrías preguntar al equipo de marketing:
- ¿Hasta qué punto estáis seguros de que entendéis los procesos del equipo de ventas?
- ¿Sabéis quiénes forman parte del consejo de administración?
- ¿Sabríais a quién acudir si necesitaseis un nuevo programa informático para vuestro equipo?
Se trata de analizar cómo y dónde se almacena el conocimiento; por ejemplo, en discos duros, en la nube o en la intranet de la empresa. En el caso de empresas con décadas de antigüedad, el almacenamiento del conocimiento también puede consistir en cajas de archivos o archivos físicos.
3. Revisión del conocimiento
No todo el conocimiento es relevante, y para eso sirve el proceso de revisión: para descartar cualquier información obsoleta o innecesaria, como los registros empresariales con más de siete años de antigüedad. Además, cuando se utiliza una plataforma de gestióndel conocimiento, la función de gestión del ciclo de vida archivará automáticamente la información obsoleta.
4. Distribución del conocimiento
Este paso consiste en analizar cómo se comparte el conocimiento colectivo. Por ejemplo, algunas empresas comparten el conocimiento mediante envíos masivos de correo electrónico, mientras que el intercambio de conocimiento dentro de los equipos puede tener lugar en canales menos formales, como las plataformas de mensajería. Al empezar a utilizar un software de gestióndel conocimiento, podrás evaluar qué métodos de distribución resultan más útiles para los empleados.
5. Ampliación del conocimiento
Cuando existen silos de información dentro de una empresa, es posible que los equipos dispongan de parte —pero no de la totalidad— del conocimiento que necesitan. La expansión del conocimiento es el proceso de reunir a los empleados y equipos para que colaboren o contribuyan a cualquier conocimiento que se haya recopilado, con el fin de garantizar que sea completo y preciso.
6. Seguimiento del conocimiento
Se trata del proceso de analizar cómo se accede al conocimiento, cómo se comparte y cómo se utiliza. Por lo general, resulta más sencillo llevar a cabo este proceso cuando se utiliza una plataforma de gestión del conocimiento que incluya análisis sobre la participación de los usuarios.
Ventajas de implementar un proceso eficaz de gestión del conocimiento
Al implementar un proceso de gestión del conocimiento, podrás:
Crear una cultura del aprendizaje
Una vez que el conocimiento está organizado y es accesible, los empleados se sienten capacitados para encontrar respuestas a sus propias preguntas, en lugar de pedir ayuda. Esto puede traducirse en un menor número de consultas a los equipos de TI, a los representantes de RR. HH. y a los responsables.
Mejorar la colaboración entre los empleados
Con un conocimiento bien organizado y de fácil acceso, los empleados podrán centrarse más en la colaboración, en lugar de perder tiempo buscando información.
Crear y conservar el capital de conocimientos
El conocimiento que antes no estaba documentado y que se recopila durante el proceso de adquisición pasa a formar parte de la empresa; así, no tendrás que preocuparte por perderlo cuando un empleado con mucha antigüedad abandone la empresa.
Mejorar la toma de decisiones
Las mejores decisiones son aquellas que se basan en información relevante, por lo que el proceso de gestión del conocimiento ayuda a las personas a tomar decisiones fundamentadas. Además, las plataformas de gestión del conocimiento ofrecen a los directivos y administradores acceso a una amplia gama de datos que pueden servir de guía a la hora de tomar decisiones.
Aumentar la productividad
Una plataforma de gestión del conocimiento con una función de búsqueda detallada permite a los empleados encontrar rápidamente la información que necesitan, lo que a su vez aumenta la productividad. Un directorio de la empresa con función de búsqueda también mejora la productividad, ya que los empleados pueden encontrar y contactar fácilmente con otras personas cuando necesitan información.
Aumentar la retención de empleados
Los empleados valoran la transparencia, lo que significa que la organización y la difusión del conocimiento pueden aumentar la satisfacción de los empleados. Una plataforma de gestión del conocimiento con un componente social también puede ayudar a que los empleados se sientan más a gusto en el trabajo.
Fomentar el crecimiento
Es posible que las pequeñas empresas no vean la necesidad de establecer un proceso sólido de gestión del conocimiento, pero a medida que una empresa crece, el conocimiento puede perderse fácilmente. Un proceso de gestión del conocimiento mantiene la información organizada, incluso durante períodos de rápido crecimiento.
Mejora tu proceso de gestión del conocimiento hoy mismo
El proceso de gestión del conocimiento merece mucho la pena. Podrás aumentar la eficiencia, eliminar los silos y potenciar la satisfacción en toda la organización. Además, algunas plataformas de gestión del conocimiento —como Happeo— incluyen un componente social que mejora considerablemente el compromiso, especialmente en el caso de los equipos que trabajan a distancia.
Con Happeo, los empleados pueden:
Realizar búsquedas en todos los departamentos y espacios de trabajo:
La búsqueda universal de Happeo permite a los usuarios buscar dentro de Happeo tanto el conocimiento almacenado en la plataforma como cualquier información de Google Drive, OneDrive y SharePoint.
Con el complemento «Búsqueda federada», los usuarios pueden encontrar información en cualquier aplicación o plataforma integrada.
Encuentra expertos en la materia:
Happeo permite a las empresas crear directorios con la imagen de marca, con fichas de contacto para cada empleado. Esto significa que los empleados pueden encontrar fácilmente a la persona más adecuada para responder a una pregunta e incluso acceder a su agenda para concertar una reunión.
Colaborar y comunicarse:
Con Happeo, los empleados pueden publicar novedades, compartir contenidos y comentar o reaccionar ante otros contenidos. Esta funcionalidad ayuda a los equipos a sentirse conectados, incluso cuando trabajan desde diferentes ubicaciones.
Integrar los espacios de trabajo existentes:
Happeo se integra con plataformas y espacios de trabajo populares y, gracias a su amplia gama de funciones, puede eliminar la necesidad de utilizar algunos programas de software por suscripción.
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Preguntas frecuentes
¿En qué consiste el proceso de gestión del conocimiento?
El proceso de gestión del conocimiento consiste en el descubrimiento, la recopilación, la organización y el intercambio de conocimientos en toda una organización. Cada paso puede incluir a su vez pasos más pequeños, como la auditoría de archivos digitales, la realización de entrevistas a diferentes departamentos y la revisión de documentos que aún no se han almacenado digitalmente.
¿Cuál es la diferencia entre el conocimiento explícito y el implícito?
El conocimiento explícito está bien documentado, como una declaración de misión o un manual del empleado. El conocimiento implícito solo existe de manera informal, como las notas en el disco duro de alguien o la información que solo reside en la mente de un empleado, y normalmente lleva más tiempo descubrirlo que el conocimiento explícito.
¿Cuáles son los seis pasos del proceso de gestión del conocimiento?
Los seis pasos son: adquisición de conocimiento, almacenamiento de conocimiento, revisión de conocimiento, distribución de conocimiento, ampliación de conocimiento y seguimiento del conocimiento, pasando desde la búsqueda y la captura del conocimiento hasta su organización, el intercambio y el análisis de cómo se utiliza realmente.
¿Cómo puede una empresa descubrir conocimientos que los empleados no se dan cuenta de que es necesario documentar?
En lugar de preguntar a los equipos qué saben, puede resultar útil preguntarles qué es lo que no saben, por ejemplo, qué grado de confianza tienen en los procesos de otro equipo o a quién recurrirían para algo que se salga de su ámbito habitual. Esas lagunas suelen revelar precisamente el conocimiento que hay que recopilar.
¿Qué ocurre durante la fase de revisión del conocimiento y por qué es importante?
La revisión del conocimiento es donde se descarta la información obsoleta o innecesaria, como los registros empresariales de más de 7 años de antigüedad. Una plataforma de gestión del conocimiento puede automatizar este proceso archivando la información obsoleta mediante la gestión del ciclo de vida, en lugar de dejar que se acumule.
¿Qué beneficios empresariales aporta un proceso eficaz de gestión del conocimiento?
Las organizaciones suelen observar una cultura de aprendizaje más sólida, una mejor colaboración, una toma de decisiones optimizada, una mayor productividad y una mejor retención de los empleados, ya que el conocimiento organizado y accesible libera a las personas de tener que buscar o solicitar repetidamente la información que necesitan.
