Die Auswahl einer neuen Intranet-Plattform ist mit viel Aufwand verbunden. Zunächst führen Sie eine gründlicheAnalyse Ihrer Intranet-Anforderungen durch( ) , um herauszufinden, was Sie benötigen, fassen dies in einer Prioritätenliste zusammen und beginnen dann mit dem Vergleich von Plattformen, die in Ihr Budget passen. Schließlich entscheiden Sie sich für die Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.
Aber hier ist der Haken: Unternehmen verändern sich. Und das von Ihnen gewählte Intranet muss sich diesen Veränderungen anpassen, sonst stehen Sie in nur wenigen Jahren wieder ganz am Anfang.
In diesem Beitrag besprechen wir acht wichtige Aspekte, die Sie bei der Suche nach einer skalierbaren Intranet-Lösung berücksichtigen sollten, damit Ihr Intranet auch in vielen Jahren noch Ihren Anforderungen gerecht wird.
Was verstehen wir unter Skalierbarkeit?
Ein skalierbares Intranet passt sich schnell an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens an. Sie möchten eine zusätzliche Funktion hinzufügen? Kein Problem. Sie haben gerade 100 neue Mitarbeiter eingestellt und müssen deren Zugriff einrichten? Eine skalierbare Intranet-Lösung macht das ganz einfach.
Einfach ausgedrückt: Ein wirklich skalierbares Intranet sollte sich flexibel anpassen und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Es sollte für ein kleines Start-up in der Anfangsphase genauso gut funktionieren wie für ein großes, multinationales Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern.
Warum ist die Skalierbarkeit eines Intranets wichtig?
Wir hören immer wieder Geschichten darüber, wie die größten Unternehmen der Welt in den Garagen ihrer Gründer ihren Anfang nahmen. Aber stellen Sie sich vor, sie würden immer noch von dort aus arbeiten, während ihre Mitarbeiterzahl bereits dreistellig ist.
Mit Ihrem Unternehmensintranet verhält es sich nicht anders. Die Lösung, für die Sie sich als kleines Start-up mit einer Handvoll Mitarbeiter entschieden haben, wird einfach nicht mehr funktionieren, wenn Ihr Unternehmen wächst – es sei denn, sie ist von vornherein skalierbar ausgelegt. Sie könnten den gesamten Prozess der Auswahl und Einführung eines Intranets von vorne beginnen, sobald Sie über Ihr derzeitiges Intranet hinausgewachsen sind. Wenn Sie sich jedoch von Anfang an für eine skalierbare Lösung entscheiden, können Sie sicherstellen, dass diese auch in Jahrennoch Ihren Anforderungen entspricht – selbst wenn Ihr Unternehmen dann ganz anders aussieht.
Wichtige Überlegungen für ein skalierbares Intranet
Hier sind 8 Punkte, die Sie bei der Auswahl einer Lösung berücksichtigen sollten.
Preisgestaltung
Viele Anbieter berechnen ihre Preise pro Benutzer, was bedeutet, dass größere Unternehmen pro Mitarbeiter möglicherweise weniger zahlen. Je nach Anbieter könnten Sie jedoch mit höheren Gesamtkosten konfrontiert werden, wenn Ihre Mitarbeiterzahl am oberen Ende einer Preisklasse liegt. Prüfen Sie bei der Kostenkalkulation für Ihr Intranet, wie sich der Preis bei unterschiedlichen Mitarbeiterzahlen gestaltet.
Infrastruktur
Die physische Infrastruktur, auf der Ihr Intranet basiert, muss ebenfalls skalierbar sein. Dies sieht unterschiedlich aus, je nachdem, ob Sie einselbst gehostetes, vor Ort betriebenes Intranet ( ) oder ein cloudbasiertes Intranet nutzen. Bei einem vor Ort betriebenen Intranet bedeutet die Skalierung der Infrastruktur wahrscheinlich, dass neue Hardware angeschafft und der technische Support aufgestockt werden muss, was kostspielig sein und während Upgrades zu Ausfallzeiten führen kann. Cloud-basierte Lösungen sind dagegen von vornherein skalierbar konzipiert, sodass es wesentlich einfacher ist, bei Bedarf Serverkapazität, Benutzer und Funktionen hinzuzufügen.
Governance
In einem kleinen Unternehmen ist es vielleicht kein Problem, allen Mitarbeitern den gleichen Intranet-Zugang zu gewähren und sie Inhalte veröffentlichen, Dateien austauschen und Informationen nach eigenem Ermessen verbreiten zu lassen. In einem größeren Unternehmen kann dies jedoch schnell außer Kontrolle geraten. Ein skalierbares Intranet sollte über die erforderlichen Zugriffskontrollen und Berechtigungen verfügen, um einen reibungslosen Betrieb in großem Maßstab zu gewährleisten und gleichzeitig eine Überfrachtung des Intranets zu vermeiden.
Flexibler Funktionsumfang
Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden sich die benötigtenIntranet-Funktionen wahrscheinlich ändern, und die besten Lösungen ermöglichen es Ihnen, neue Funktionen nach Bedarf hinzuzufügen. Bedenken Sie Folgendes:
Wissensmanagement. Wenn ein Unternehmen wächst, steigt auch die Menge an Informationen, die es verwalten muss. Geeignete Funktionen für das Wissensmanagement wie sichere Speicherung und Lebenszyklusmanagement helfen dabei, den Überblick zu behalten.
Verbundene Suche. Eine der wichtigsten Funktionen für ein wachsendes Unternehmen ist eine Suchmaschine, mit der Sie mehrere Anwendungen gleichzeitig durchsuchen können – andernfalls verschwendet Ihr Team nur unnötig Zeit.
Mitarbeiterverzeichnis. In einer kleinen Organisation kennt jeder jeden, doch das wird mit zunehmender Unternehmensgröße immer schwieriger. EinMitarbeiterverzeichnis hilft den Mitarbeitern dabei, den Überblick darüber zu behalten, wer ihre Kollegen sind und wie alle miteinander verbunden sind.
Rechteverwaltung. Das manuelle Festlegen von Berechtigungen und Zugriffsrechten kann mit zunehmendem Unternehmenswachstum zu einem Problem werden. Ein skalierbares Intranet ermöglicht es Ihnen, diese Prozesse zu automatisieren.
Interne Kommunikation. Ihr Intranet sollte es Ihnen ermöglichen, die interne Kommunikation an Ihre neue, größere Belegschaft anzupassen – durch Funktionen wie abteilungsspezifische Kanäle und gezielte Nachrichten, die die richtigen Personen erreichen.
Integrationen
Die Arbeitswerkzeuge, die Ihre Mitarbeiter heute nutzen, sind möglicherweise nicht unbedingt diejenigen, die sie in Zukunft verwenden werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet die Integration mit so vielen gängigen Arbeitswerkzeugen wie möglich unterstützt – nicht nur mit denen, die Sie derzeit nutzen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Suche nach einer Lösung, die sich in , Microsoft 365 und Google Workspace integrieren lässt, da die meisten Unternehmen das eine oder das andere nutzen.
API-Zugriff
Die skalierbarsten Intranets sind auch die anpassungsfähigsten. Lösungen, die Ihnen Zugriff auf ihre API gewähren, sind die beste Wahl, da Sie so eigene Integrationen entwickeln können, wenn diese noch nicht vorhanden sind, und so sicherstellen, dass Ihr Intranet mit jedem Tool funktioniert, das Ihre Mitarbeiter benötigen.
Sicherheit
Sie müssen sicher sein, dass die Sicherheit Ihres Intranets auch dann nicht gefährdet wird, wenn die Infrastruktur erweitert wird und immer mehr Personen Zugriff erhalten. Das bedeutet, dass Ihre Datensicher unter gespeichert werden und die Zugriffsrechte streng kontrolliert werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vermeidung von „Shadow-IT“, also der Nutzung von Tools durch Mitarbeiter, die nicht vom Unternehmen genehmigt sind. Dies stellt ein echtes Sicherheitsrisiko dar, das viele Mitarbeiter jedoch eingehen, wenn die von Ihnen bereitgestellten Tools nicht den Anforderungen entsprechen. Verhindern Sie dies, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Intranet mit Ihrem Unternehmen mitwächst und weiterhin die Funktionen bereitstellt, die Ihre Mitarbeiter benötigen.
Support
Je größer Ihr Intranet wird, desto mehr Menschen nutzen die Plattform, desto mehr Integrationen müssen verwaltet werden, desto mehr Funktionen gibt es – und desto mehr kann schiefgehen. Wenn Sie Ihren Intranet-Anbieter zu einer Zeit ausgewählt haben, als Ihr Unternehmen noch viel kleiner war, verfügt dieser möglicherweise nicht über die Kapazitäten, um Ihnen den technischen Support zu bieten, den Sie im Zuge Ihres Wachstums benötigen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter auch größere Unternehmen betreut, damit Sie sicher sein können, dass er auch in Zukunft in der Lage ist, Ihnen zu helfen.
Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr haben Sie zu verlieren, wenn Ihr Intranet ausfällt – selbst wenn es nur für ein paar Minuten ist. Suchen Sie nach Anbietern mit SLAs, die eine hohe Verfügbarkeit garantieren, damit Ihr Intranet stets verfügbar ist.
Skalieren Sie souverän mit Happeo
Zeiten schnellen Wachstums sind spannend, können aber auch stressig sein. Lassen Sie nicht zu, dass ein veraltetes und ungeeignetes Intranet Ihre Sorgen noch verstärkt.
Happeo ist eine skalierbare Intranet-Lösung, die sich für alles eignet – von kleinen Start-ups bis hin zu globalen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern. Die cloudbasierte Lösung von Happeo lässt sich einfach skalieren, ohne dass zusätzlicher Serverraum oder technischer Support erforderlich ist, und Sie können Ihre Lösung jederzeit anpassen, indem Sie je nach Bedarf weitere Integrationen, Funktionen und Add-ons hinzufügen.
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FAQ
Warum sollte man aus Gründen der Skalierbarkeit ein cloudbasiertes Intranet einem lokalen System vorziehen?
On-Premise-Systeme erfordern für das Wachstum den Einsatz zusätzlicher physischer Hardware und technischen Supports – was kostspielig ist und bei Upgrades zu Ausfallzeiten führen kann. Cloud-basierte Intranets sind auf nahtlose Skalierbarkeit ausgelegt, sodass Sie bei sich ändernden Anforderungen sofort Serverkapazität, Benutzer und Funktionen hinzufügen können, ohne manuelle Hardware-Upgrades durchführen zu müssen.
Welche wichtigen Funktionen unterstützen eine wachsende Belegschaft?
Achten Sie auf ein robustes Wissensmanagement mit sicherer Speicherung und Lebenszyklus-Tools, eine übergreifende Suche über mehrere Anwendungen hinweg sowie ein detailliertes Mitarbeiterverzeichnis, das den Mitarbeitern hilft, Kollegen zu finden, wenn die Mitarbeiterzahl wächst. Automatisierte Zugriffsrechteverwaltung und maßgeschneiderte Tools für die interne Kommunikation wie Abteilungskanäle runden die Voraussetzungen ab, um auch bei großem Umfang organisiert zu bleiben.
Wie wirkt sich Skalierbarkeit auf Berechtigungen, Governance und Sicherheit aus?
Wenn ein Unternehmen wächst, führt die Vergabe gleicher Veröffentlichungsrechte an alle Mitarbeiter schnell zu Unübersichtlichkeit und Verwirrung. Daher benötigt ein skalierbares Intranet ausgefeilte Zugriffskontrollen, die bei Eintritt neuer Mitarbeiter automatisiert werden können. Was die Sicherheit betrifft, gewährleistet eine skalierbare Plattform die Datenintegrität auch bei wachsender Nutzerzahl und hilft, „Schatten-IT“ zu verhindern – also den Einsatz nicht genehmigter Tools durch Mitarbeiter, wenn das Intranet deren Anforderungen nicht erfüllt.
