Die Einführung eines neuen Intranets ist eine große Investition. Daher ist es nur verständlich, dass Sie sich absolut sicher sein möchten, die richtige Lösung gefunden zu haben, bevor Sie den Entschluss fassen.
Da es so viele Intranet-Anbieter gibt, melden sich viele Unternehmen für kostenlose Testversionen an, um einige Plattformen auszuprobieren und herauszufinden, welche am besten zu ihnen passt. Allerdings begehen viele Unternehmen den Fehler, sich für Testversionen anzumelden, ohne die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Anstatt ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen, führt dies letztendlich nur zu Zeitverschwendung.
Eine Intranet-Testphase sollte Ihnen ein umfassendes Verständnis der Funktionsweise der Plattform vermitteln und Ihnen eine gute Vorstellung davon geben, ob sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist. Im Folgenden finden Sie unsere Empfehlungen dazu, was Sie vor und während einer Intranet-Testphase tun sollten, um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.
1. Bewerten Sie Ihr aktuelles System und Ihre Prozesse
Der Sinn und Zweck der Einführung eines neuen Intranets besteht darin, Ihre Systeme und Prozesse zu verbessern – doch das ist nur möglich, wenn Sie diese vollständig verstehen. Wenn Sie bereits über ein Intranet verfügen, können Sie anhand Ihrer Analysedaten genau ermitteln, wie Ihre Teams es nutzen. Sie müssen ermitteln, welche Funktionen besonders wichtig sind, damit Sie sicherstellen können, dass Ihr neues Intranet diese ebenfalls enthält.
An dieser Stelle sollten Sie auch alle anderen Tools, Apps und Plattformen auflisten, die Ihre Mitarbeiter täglich nutzen. Dies kann als hilfreiche Erinnerung an die Integrationen dienen, die Sie testen müssen, wenn Sie ein Intranet ausprobieren.
2. Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie in einem Intranet benötigen
Das Erstellen einer Liste aller Funktionen, die Sie von Ihrem Intranet benötigen, kann Ihnen helfen, sich auf eine Intranet-Testphase vorzubereiten. Welche Funktionen Sie genau benötigen, hängt von den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens ab. Zu den beliebten Funktionen, auf die Sie achten sollten, gehören jedoch:
- Universelle Suche: Plattformen, mit denen Sie mehrere verbundene Standorte gleichzeitig durchsuchen können, steigern die Effizienz Ihres Teams und vermeiden Zeitverschwendung.
- Soziale Kanäle: Gerade in Zeiten von Remote-Arbeit sind Tools, die Ihre Mitarbeiter miteinander verbinden, von entscheidender Bedeutung.
- Intranet-Analysen: Diese geben Ihnen genau Aufschluss darüber, wie Ihre Mitarbeiter die Plattform nutzen, sodass Sie sie kontinuierlich anpassen und ihnen die bestmögliche Nutzererfahrung bieten können.
- Mitarbeiterverzeichnis: Ein vollständig durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis stellt sicher, dass Mitarbeiter immer die richtige Ansprechperson finden, selbst wenn sie sich noch nie begegnet sind.
- Umfassendes Branding: Wie stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter sofort nach dem Einloggen in Ihr Intranet wie zu Hause fühlen? Indem Sie das Logo, den Domainnamen und andere Elemente so anpassen, dass sie zu Ihrer Marke passen.
3. Erstellen Sie eine Auswahlliste mit Intranet-Anbietern zum Vergleich
Als Nächstes sollten Sie eine Liste aller verfügbaren Intranet-Plattformen erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen könnten. Hier ist es wichtig, gründlich zu recherchieren, denn es macht keinen Sinn, Zeit damit zu verschwenden, ein Produkt zu testen, das nicht das leistet, was Sie benötigen.
Es gibt eine Vielzahl von Intranet-Plattformen, und herauszufinden, welche davon für Sie geeignet sein könnten, kann schwierig sein. Ein guter Ausgangspunkt ist es, Websites wie (G2), (Software Advice) und (Capterra) zu durchstöbern und Bewertungen zu Intranet-Lösungen zu lesen. Alternativ können Sie unserenIntranet-Vergleichsleitfaden „ “ als Ausgangspunkt nutzen.
4. Bestimmen Sie einen Intranet-Beauftragten, der die Verantwortung für die Testphase übernimmt
Wenn Sie das Beste aus Ihrer Intranet-Testphase herausholen möchten, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Person oder ein Team damit zu beauftragen. Dadurch wird der Prozess zu einem gezielten Forschungsprojekt, da diese dem Rest des Unternehmens eine detaillierte Bewertung der Plattform und ihrer Funktionen vorlegen müssen.
Wenn Sie mehrere verschiedene Plattformen testen, ist es umso wichtiger, dass dieselbe Person oder dasselbe Team diese bewertet. Auf diese Weise können sie jede Plattform direkt mit den anderen vergleichen. Und sollten Sie sich für eine der getesteten Intranet-Plattformen entscheiden, können diese Intranet-Beauftragten bei der Schulung anderer Mitarbeiter helfen.
5. Bewerten Sie, wie sich das Intranet in Ihre anderen Tools integrieren lässt
Ein Intranet-Test ist eine gute Gelegenheit, um zu beurteilen, wie sich die Plattform in Ihre andere Software und Ihre Arbeitsabläufe integrieren lässt. Wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise Google Workspace für die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch nutzen, müssen Sie herausfinden, ob diese mit der von Ihnen gewählten Intranet-Plattform kompatibel sind.
Natürlich ist es ein guter Anfang, sich die Liste der von einem Anbieter angebotenen Integrationen anzusehen. Wenn Sie die Software jedoch selbst ausprobieren, erhalten Sie einen besseren Eindruck davon, wie alles tatsächlich zusammenarbeitet.
6. Finden Sie heraus, wie lange die Inbetriebnahme des Intranets dauert
Stellen Sie sich vor, wie enttäuschend es wäre, eine Intranet-Plattform auszuprobieren und dann festzustellen, dass Sie mehrere Monate oder sogar noch länger warten müssten, bis die Vollversion einsatzbereit ist. Erkundigen Sie sich unbedingt vor oder während Ihrer Testphase, wie lange es dauert, bis ein Intranet vollständig eingerichtet ist. Denn je früher Sie Ihr Intranet starten und alle Ihre Mitarbeiter einbinden können, desto eher wird es einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.
Um Ihnen eine Vorstellung von den Branchenstandards zu geben: Laut dem„ “ dauert die Einführung eines durchschnittlichen Intranets etwa 1,2 Jahre. Bei Happeo beträgt diese Wartezeit eher 6 bis 8 Wochen.
7. Informieren Sie sich über die verfügbaren Support-Optionen
Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie während der Testphase eines Intranets klären sollten, ist, wie umfassend der Kundensupport des Anbieters sein wird, falls Sie sich für eine weitere Zusammenarbeit entscheiden. Bei fast allen Softwareprogrammen treten gelegentlich Probleme auf, und es ist gut, eine Vorstellung davon zu haben, wie der Support in solchen Fällen aussieht.
Ein weiterer Grund, warum dies wichtig ist, liegt darin, dass die von Ihnen gewählte Support-Variante Einfluss darauf haben kann, wie viel Ihr Intranet kostet. Viele Lösungen bieten je nach Bedarf unterschiedliche Support-Stufen an, wobei ein umfassenderer Support mit höheren Kosten verbunden ist.
8. Erkundigen Sie sich nach verfügbaren Anpassungsmöglichkeiten
Jedes Unternehmen hat seine eigenen, individuellen Prozesse und Arbeitsabläufe, und nicht jedes Intranet wird für Sie von Haus aus funktionieren. Viele Intranet-Lösungen bieten jedoch Anpassungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Plattform an Ihre Situation anpassen können. In welchem Umfang die Lösung eine Anpassung zulässt, sollten Sie während Ihrer Intranet-Testphase herausfinden.
Mit Happeo können Siemithilfe von benutzerdefinierten Widgets ein soziales Intranet erstellen, das vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst und eng mit den anderen von Ihnen genutzten Tools und Softwareprogrammen verknüpft ist. So könnten Sie beispielsweise benutzerdefinierte Widgets erstellen, über die Sie direkt aus der Happeo-Oberfläche heraus auf Ihr ERP-System, Ihre Projektmanagement-Tools oder Ihre Vertriebsplattform zugreifen können.
Die Wahl der besten Intranet-Plattform für Ihr Unternehmen
Die Auswahl eines Intranets ist eine große Aufgabe, und eine kostenlose Testversion kann ein nützliches Hilfsmittel sein, das Ihnen bei der Entscheidung hilft. Sich jedoch ohne jegliche Vorbereitung für eine Testversion anzumelden, ist reine Zeitverschwendung.
Sobald Sie festgestellt haben, dass eine Intranet-Lösung gut zu Ihrem Unternehmen passen könnte, ist es ratsam, einen Demo-Termin zu vereinbaren, bevor Sie sich auf eine umfassende Testphase einlassen. So können Sie die Plattform in Aktion erleben und erhalten einen besseren Eindruck von den Funktionen, die Sie selbst ausprobieren möchten.
Möchten Sie eine Social-Intranet-Plattform mit integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit, Tools zur Mitarbeiterbindung und Möglichkeiten zum Wissensmanagement kennenlernen? Melden Sie sich für eine Happeo-Demo an , um all dies und noch mehr in Aktion zu erleben.
FAQ
Wie können wir uns auf eine Intranet-Testphase vorbereiten?
Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Systeme und Analysen zu bewerten, um festzustellen, wie die Teams Ihre bestehende Plattform tatsächlich nutzen. Erstellen Sie anschließend eine Liste aller anderen Tools, die Ihre Mitarbeiter täglich verwenden, damit Sie wissen, welche Integrationen Sie testen müssen. Erstellen Sie auf dieser Grundlage eine Liste der unverzichtbaren Funktionen, erstellen Sie anhand von Bewertungsportalen wie G2 oder Capterra eine Auswahlliste von Anbietern und vereinbaren Sie einen Demo-Termin, bevor Sie sich für eine vollständige Testphase entscheiden.
Warum sollten wir einen Intranet-Beauftragten benennen, der die Testphase leitet?
Indem Sie eine Person oder ein Team mit der Leitung betrauen, wird die Testphase zu einem zielgerichteten Forschungsprojekt mit einem klaren Verantwortlichen, der der Organisation Bericht erstattet. Wenn Sie mehrere Plattformen vergleichen, gewährleistet die Bewertung aller Plattformen durch denselben Beauftragten einen einheitlichen und fairen Vergleich, und dieselbe Person kann später Schulungen leiten, falls Sie sich für die Plattform entscheiden.
Welche technischen Faktoren sollten wir während einer Intranet-Testphase bewerten?
Testen Sie, wie sich die Plattform tatsächlich in bereits genutzte Tools wie Google Workspace integrieren lässt, anstatt nur eine Liste der unterstützten Integrationen durchzugehen. Prüfen Sie außerdem die Anpassungsmöglichkeiten, die Zeit bis zur vollständigen Inbetriebnahme und die verfügbaren Support-Leistungen, da diese sowohl die Eignung der Plattform für Ihre Arbeitsabläufe als auch die letztendlichen Kosten beeinflussen.
Wie lange dauert die Einführung eines Intranets realistisch gesehen?
Laut einer Studie der Nielsen Norman Group dauert es bei einem durchschnittlichen Unternehmensintranet etwa 1,2 Jahre von der Entscheidung bis zur vollständigen Inbetriebnahme. Es gibt jedoch auch schnellere Optionen – bei Happeo beträgt der typische Zeitrahmen 6 bis 8 Wochen. Es lohnt sich daher, jeden Anbieter direkt nach seinem realistischen Zeitplan zu fragen, anstatt davon auszugehen, dass alle Plattformen ungefähr gleich lange brauchen.
