Det enda måttet som du bör kräva att dina leverantörer kan styrka

Under de senaste åren har vi deltagit i hundratals offentliga upphandlingar och RFP:er där organisationer är på jakt efter sin nästa digitala arbetsplatslösning. De här processerna är ofta välmenande och noggrant planerade. Ändå har vi gång på gång lagt märke till ett återkommande mönster som höjer en betydande varningsflagga - ett mönster som på ett subtilt sätt kan få även de mest lovande initiativen för digital transformation att spåra ur.

Om de används på rätt sätt kan digitala arbetsplatsplattformar aktivt påverka hur stödda, sedda, trygga och bekväma medarbetarna känner sig. När den digitala arbetsplatsen är genomtänkt utformad och regelbundet underhålls blir den inte bara en plats där man kan få jobbet gjort, utan också en plats där man kan upprätthålla medarbetarnas mentala hälsa.

Hur utvärderingsresan för leverantörer ser ut

Vanligtvis går utvärderingsresan för en leverantör till så här:

1. Demonstrationen: Kundteamet är imponerat. De ser det snygga användargränssnittet, upplever den intuitiva navigeringen och blir förvånade över hur enkelt det är att göra konfigurationer. Det känns bekant, användarvänligt och väcker en kollektiv tanke: "Det här ser ut som något som våra anställda faktiskt skulle vilja använda" eller "Det här skulle hjälpa mig enormt mycket och verkar vara lätt att administrera".
2. Checklistan: Därefter kommer jämförelsetabellen för funktioner. Den är full av alla tänkbara funktioner, integrationspunkter och möjligheter som finns hos en mängd olika leverantörer, ofta byggda för olika användningsområden. Kundens strategi skiftar mot att veta hur många funktioner de kan bocka av på listan. Detta inkluderar om en viss integration finns, utan att fråga hur den integrationen faktiskt fungerar. Fokus minskar från helhetsupplevelsen till förfinade funktioner.
3. Utvärderingen: Slutligen räknas poängen ihop. Varje "ja" till en funktion poängsätts eller utvärderas. I slutet av utvärderingsprocessen rankas den plattform som har den längsta listan med tillgängliga funktioner högst. Ibland anges vissa funktioner som måste finnas, men som i slutändan inte spelar någon roll i den större bilden. Det är ett till synes objektivt sätt att fatta ett komplext beslut.

Det olyckliga (och inte alltid uppenbara) resultatet av denna process? Funktionerna vinner över engagemanget. Mångsidigheten vinner över kvaliteten på upplevelsen. De individuella preferenserna hos ett fåtal utvalda intressenter åsidosätter omedvetet det som verkligen är viktigt för den kollektiva produktiviteten och den långsiktiga framgången för den digitala arbetsplatsen.

Detta sker eftersom ett av de mest fundamentalt kritiska framgångsmåtten konsekvent förbises, underbetonas eller helt saknas under leverantörsvalsfasen: hur många användare kommer faktiskt tillbaka för att använda plattformen, dag efter dag, vecka efter vecka?

Varför du bör fråga efter DAU/MAU

Under mer än ett decennium har vi konsekvent redovisat våra DAU/MAU-tal (Daily Active Users/Monthly Active Users) för potentiella och befintliga kunder.

I genomsnitt, över hela vår kundbas, ligger vår DAU/MAU konsekvent runt 30-40%. För några av våra bäst presterande kunder, de som fullt ut utnyttjar plattformens möjligheter och drar nytta av interna mästare, överstiger dessa siffror 50 %. För att ge lite sammanhang definierar Andrew Chen, en ledande röst inom produkttillväxt och användarengagemang, allt över 20 % som "fantastiskt" och 50 % som "elit" i världen av mjukvaruengagemang. Det här är inte bara godtyckliga siffror, utan snarare riktmärken för en hälsosam och vanemässig produktanvändning.

Låt oss försöka sätta in det i ett konkret och relaterbart perspektiv. Föreställ dig att din organisation har 50 000 anställda. När du väljer en Digital HQ-lösning som har en DAU/MAU på 30-40 % innebär det att 15 000-20 000 av dina anställda aktivt återvänder till plattformen, loggar in, interagerar och använder den varje dag. Det är ett aktivt, ihållande engagemang och en faktisk beteendeförändring i stor skala. Det är ett system som hjälper människor att få sitt arbete gjort, hitta information, samarbeta effektivt och få kontakt med sina kollegor. En sådan nivå av konsekvent, daglig interaktion är grunden för verklig produktivitetsförbättring och en stark intern kultur. Det är därför vi tror på vikten av detta mått. Det handlar om mer än bara transparens och stolthet över våra resultat: det är en viktig indikator på att vi levererar värde.

Den oroväckande verkligheten

Det som är oroande är vad vi har observerat när det här måttet inte prioriteras. Ibland väljer kunder, som kanske lockas av ett stort antal funktioner till ett lägre pris, en leverantör som helt enkelt inte kan dela med sig av dessa kritiska användningssiffror - eller ännu värre, inte vill. I vissa ännu mer nedslående scenarier kommer leverantörer att vagt hävda hög användning under sin försäljningscykel, bara för att senare, efter implementeringen, erkänna att de har en usel engagemangsgrad, ofta under 15 %. Vi har till och med sett fall där en av de större och mer välkända leverantörerna på marknaden offentligt rapporterar en DAU/MAU-siffra så låg som 10-12%. Även om de kan skryta med ett brett ekosystem och en lång rad funktioner är den krassa verkligheten att om systemet inte används tillräckligt mycket kan det helt enkelt inte skapa meningsfull, organisationsomfattande påverkan. Det blir en dyr, underutnyttjad, digital hyllvara.

Vi förstår varför detta händer. RFP:er frågar inte alltid uttryckligen efter DAU/MAU. Det är i sig självt svårare att mäta och presentera än ett enkelt "ja" eller "nej" i en funktionslista. Det passar inte in i en fördefinierad post. Men här är den avgörande skillnaden: det här måttet utgör den absoluta skillnaden mellan ett projekt som bara lanseras och en plattform som verkligen håller och blir oumbärlig för din dagliga verksamhet.

Den försåtliga kostnaden för lågt engagemang

Organisationer underskattar ofta hur mycket tid och mänskliga insatser som krävs för att lansera ett nytt intranät, en ny medarbetarportal eller en ny kunskapshubb. Det handlar inte bara om den tekniska implementeringen: det handlar om den ofta monumentala uppgiften att internt ta till sig och hantera förändringar. Om dina team inte brukar använda systemet misslyckas inte projektet med en dramatisk implosion. Istället misslyckas det tyst, försåtligt och ofta obemärkt av de högsta cheferna. Användningen avtar gradvis. Medarbetarna återvänder till det minsta motståndets väg: fragmenterade Slack-meddelanden, oändliga e-postkedjor, osammanhängande delade hårddiskar eller ännu värre - ingen effektiv kommunikation eller kunskapsdelning alls. De problem som det nya systemet var tänkt att lösa kvarstår, men på ett dyrare och mindre synligt sätt. Organisationen fortsätter att kämpa med ineffektivitet, oengagemang och en missad möjlighet till verklig digital omvandling. Investeringen, både den ekonomiska och den mänskliga, går till stor del till spillo.

Beväpna dig med rätt frågor

Nästa gång du utvärderar en leverantör av en digital arbetsplats, utmana dem. Gå längre än till funktionslistan och de glansiga demonstrationerna. Ställ de här skarpa, kritiska frågorna:

• "Vad är er genomsnittliga DAU/MAU för hela er kundbas?" Det ger dig en grundläggande förståelse för deras typiska prestanda, inte bara en sammanställning av höjdpunkterna.
• "Kan du ge oss verkliga, verifierbara exempel på engagemangsnivåer från kunder av liknande storlek och bransch som vår?" Be om att få presentera kunderna för att få veta mer om deras faktiska användning.
• "Vad är er typiska engagemangsgrad 12 månader efter lanseringen?" Det här är kanske den viktigaste frågan. Den skiljer den initiala hypen från en varaktig användning. Många plattformar ser en initial topp, men den långsiktiga framgången ligger i resultaten längre fram i tiden efter implementeringen.

Om leverantörens svar är vagt, undvikande, fyllt med förbehåll eller otillgängligt ska du se det som en allvarlig varningssignal. Om svaret är "vi följer inte upp det" eller "det är inte ett mått vi fokuserar på", kan det tyda på att det är en leverantör som antingen inte förstår värdet av sin produkt eller vet att deras siffror är för dåliga för att dela med sig av.

Kom ihåg att du inte bara skaffar en ny programvara. Du investerar i en potentiell beteendeförändring, en grundläggande kulturförändring och ett helt nytt, effektivare arbetssätt för hela din organisation.

Avslutande tankar

När du ger dig ut på resan för att skaffa en ny digital arbetsplatslösning bör du stanna upp och fråga dig själv "Kommer det här verktyget verkligen att hjälpa min organisation att arbeta bättre, samarbeta mer effektivt och skapa djupare kontakter varje dag - eller riskerar det att bli ännu ett dyrt system som vi betalar för men sällan använder?"

Gå längre än att välja engagemang. Kräv det av dina tjänsteleverantörer. Se till att det blir ett icke förhandlingsbart mått. Och viktigast av allt, fortsätt att mäta det långt efter implementeringen. För i slutändan är den mest funktionsrika, vackra eller kostnadseffektiva plattformen helt värdelös om det inte är den som dina medarbetare entusiastiskt kommer tillbaka till, dag efter dag.

Om du är redo att lära dig hur Happeo kan hjälpa dina team med ett långsiktigt och hållbart engagemang, boka en demo nu!