A står för granskningar: Kraften i innehållsgranskningar för ditt intranät

Välkommen till Happeos ABC för intranät, där vi går igenom de viktigaste delarna av en blomstrande digital arbetsplats, från A till Ö. Och var är det bättre att börja än med "A" för revisioner - särskilt innehållsrevisioner för ditt intranät.

Det kanske inte låter som det mest flashiga ämnet, men en grundlig innehållsrevision är grunden för ett effektivt, engagerande och i slutändan framgångsrikt intranät. Tänk på det som en vårstädning för ditt digitala huvudkontor. Om du inte gör det kan ditt intranät snabbt bli rörigt, föråldrat och en källa till frustration snarare än ett nav för produktivitet.

Varför du absolut behöver en innehållsrevision för ditt intranät

Låt oss inse det: intranät står inför två motsatta fallgropar när det gäller innehåll - antingen ackumulerar de innehåll som ingen annan eller så fylls de på en gång och aldrig mer. Från HR-policyer och teammeddelanden till projektdokumentation och arkiverade nyheter kan den rena volymen vara överväldigande och bristen på förtroende för dess noggrannhet avtagande.

Utan regelbunden granskning kan du förvänta dig att ha innehåll som är:

• Föråldrat och felaktigt: Gamla policyer, felaktig kontaktinformation eller irrelevanta nyheter leder direkt till felaktig information och undergräver medarbetarnas förtroende för intranätet. De kommer att slösa tid på att söka korrekt information på annat håll eller - ännu värre - fatta dåliga beslut baserat på felaktig information.
• Överflödig: "Projektbeskrivning_Final_v3_FINAL FINAL". Vi har alla varit där. Flera versioner av samma dokument eller överlappande information skapar stor förvirring för anställda inom alla affärsområden och från toppen och nedåt, vilket leder till vilda gåsjakter och bortkastade ansträngningar.
• Svårt att hitta: Ett berg av oorganiserat innehåll är som en nål i en höstack. Vissa medarbetare ger upp innan de ens har kommit igång. Och för dem som gör det, om de inte snabbt kan hitta vad de behöver, kommer de att ge upp intranätet som en pålitlig central källa till sanning helt och hållet, vilket gör värdefulla resurser osynliga och värdelösa.
• Ej kompatibel: Föråldrad information om lagar, regler och företagspolicyer innebär betydande risker, inklusive potentiella böter, juridiska problem eller skadat anseende. En revision säkerställer att du alltid uppfyller kraven.
• Underutnyttjad: Värdefullt innehåll begravs och blir aldrig sett, trots de ansträngningar som gjorts för att skapa det. Detta motverkar dess syfte och hindrar kunskapsdelning, medarbetarutveckling och övergripande strategisk anpassning. (Det är därför Happeo kopplar samman sitt intranät och sina funktioner för målgruppskommunikation i en och samma plattform).

En innehållsrevision kan hjälpa dig som intranätledare att proaktivt ta itu med dessa problem och omvandla ditt intranät från en digital skräphög till en strömlinjeformad, värdefull resurs.

De konkreta fördelarna med en väl genomförd innehållsrevision av intranätet

Det arbete du lägger ner på en innehållsrevision ger utdelning i hela organisationen:

• Förbättrad användarupplevelse (UX): När innehållet är korrekt, lätt att hitta och relevant får medarbetarna en smidigare och mer positiv upplevelse. Detta ökar användandet och engagemanget organiskt.
• Ökad produktivitet: Mindre tid för att söka efter information innebär mer tid för kärnuppgifter, samarbete och - ärligt talat - att få saker gjorda. Tydlig och korrekt information minskar också antalet fel och omarbetningar, vilket sparar timmar per vecka för varje anställd.
• Förbättrad informationsstyrning: Du kan få en tydligare bild av ditt innehållslandskap genom regelbunden granskning, vilket gör att du kan upprätta bättre policyer för skapande, granskning och arkivering.
• Minskad risk: Genom att identifiera och uppdatera information som inte uppfyller kraven eller är felaktig minskar du potentiella juridiska och operativa risker.
• Bättre beslutsfattande: När medarbetarna har tillgång till rätt och uppdaterad information kan de fatta mer välgrundade beslut och känna sig mer delaktiga i sitt syfte i organisationen och hur deras arbete verkligen ger effekt.
• Kostnadsbesparingar: Även om det inte alltid är omedelbart uppenbart minskar ett strömlinjeformat intranät serverlagringsbehovet (särskilt när det integreras sömlöst med din befintliga Drive), förbättrar systemets prestanda och minimerar behovet för anställda att "verifiera" information utanför intranätet.
• Tydligare innehållsstrategi: Revisionsprocessen avslöjar luckor i innehållet, områden med högt engagemang och möjligheter att skapa mer värdefulla resurser. Fortsätt läsa för att höra hur Happeos Knowledge Engine kan hjälpa dig att täppa till kunskapsluckor med hjälp av AI.

Kom igång med arbetet: Så här startar du din granskning av intranätinnehållet

Tanken på att granska allt innehåll på ditt intranät kan verka skrämmande, men att dela upp det i hanterbara steg kan göra det mer uppnåeligt:

1. Definiera omfattning och mål:

1. • Ska du granska hela intranätet eller bara specifika team eller avdelningar?
   • Vilka är dina primära mål? (t.ex. förbättra sökning, säkerställa efterlevnad, identifiera överflödigt innehåll, förbereda för en migrering).
   • Fastställ tydliga framgångsmått (t.ex. minskning av inaktuellt innehåll med X %, förbättrad sökfrekvens).
     
     

   2. Sätt ihop ditt team:

   • Helst ska du ha en huvudprojektledare (ofta från internkommunikation, IT eller HR).
   • Identifiera viktiga innehållsägare från olika avdelningar. Dessa är de ämnesexperter som kan sitt innehåll bäst.
   • Även med ett litet team är det viktigt att du utser tydliga ansvarsområden.
     
     

   3. Välj dina verktyg:

   • Kalkylblad: Google Sheets eller Excel är oumbärliga för att spåra innehåll. Happeo förser kunderna med en verktygslåda för att göra detta!
   • Mall för innehållsinventering: Skapa kolumner för:
     • Innehållets titel/sidans namn
     • WEBBADRESS
     • Innehållets ägare
     • Datum för senaste ändring
     • Granskningsdatum (nästa revision)
     • Innehållstyp (t.ex. policy, nyheter, dokument, video)
     • Målgrupp
     • Syfte/mål
     • Status (Behåll, revidera, arkivera/radera, migrera)
     • Anteckningar/åtgärdspunkter
   • Analys av intranät: Happeos analysverktyg kan visa sidvisningar, populärt innehåll och söktermer, vilket hjälper dig att identifiera områden som används mycket eller är problematiska.
   
   

   4. Fastställ dina revisionskriterier:

   • Noggrannhet: Är informationen korrekt och uppdaterad?
   • Relevans: Behövs den fortfarande av medarbetarna? Har den ett aktuellt syfte?
   • Tydlighet: Är den lätt att förstå? Är språket koncist?
   • Fullständighet: Innehåller den all nödvändig information?
   • Överensstämmelse: Uppfyller den kraven i lagar, förordningar och företagspolicyer?
   • Engagemang: Används den? (Utnyttja analyser här).
   • Duplicering: Finns det här innehållet på andra ställen på intranätet eller i andra system?
     
     

Hur man genomför granskningen (även med ett Lean-team)

För ett dedikerat team: Dela upp och härska. Tilldela avsnitt eller innehållstyper till olika teammedlemmar.

För ett slimmat team: Prioritering är nyckeln.

1. Börja i liten skala (om det behövs):

2. Fokusera på områden med hög påverkan:

1. • Mest besökta sidor: Se till att de är korrekta och uppdaterade.
   • Minst besökta sidor: Är de fortfarande nödvändiga? Kan de arkiveras?
   • Vanliga söktermer: Hittar medarbetarna vad de letar efter? Finns det luckor i innehållet?

   3. Stärk innehållsägarna:

   Ge tydliga riktlinjer och mallar till avdelningschefer eller utsedda innehållsägare. Be dem att granska sina egna avsnitt med hjälp av dina definierade kriterier. På så sätt fördelas arbetsbördan och deras expertis tas tillvara. Detta inkluderar högre chefer. De är de perfekta kandidaterna för att förespråka och ge vägledning under förändring med hjälp av ett intranät.

2. 4. Utnyttja användarnas feedback:

   Uppmuntra medarbetarna att rapportera föråldrad eller felaktig information. En enkel "Rapportera ett problem"-knapp eller ett feedbackformulär på intranätets sidor kan vara ovärderligt.

3. 5. Utveckla en handlingsplan:

   Bestäm ödet för varje del av innehållet:
   • Behåll: Det är korrekt, relevant och användbart.
   • Revidera: Det behöver uppdateras, förtydligas eller omorganiseras.
   • Arkivera/radera: Det är föråldrat, överflödigt eller behövs inte längre. Se till att kommunicera borttagningar om de påverkar resurser som används i stor utsträckning.
   • Migrera: Innehållet hör hemma på en annan plats eller i ett annat system.
     
     

Hur ofta bör du granska innehållet på ditt intranät?

Det här är inte en uppgift som man bara gör en gång. Innehållsrevisioner bör vara en pågående process:

• Större revisioner (omfattande): Årligen eller vartannat år, särskilt om din organisation genomgår betydande förändringar (t.ex. fusioner, nya produkter, större policyförändringar).
• Minirevisioner/riktade granskningar: Kvartalsvis eller vartannat år för specifika högprioriterade områden (t.ex. HR-förmåner, IT-policyer).
• Löpande styrning av innehåll: Integrera innehållsgranskning i livscykeln för skapande av innehåll. Varje publicerad del av innehållet bör ha en utsedd ägare och ett granskningsdatum. Happeos funktioner för innehållshantering kan hjälpa till att effektivisera detta.

Utnyttja AI för att förbättra din innehållsrevision

AI håller snabbt på att förändra hur vi hanterar och analyserar information, och innehållsrevisioner är inget undantag. Även om AI inte kommer att ersätta mänsklig bedömning kan det vara en kraftfull assistent, särskilt för magra team.

Det finns många verktyg som hjälper internkommunikationschefer och intranätchefer att göra granskningen enklare, och Happeo har hittat ett sätt att automatisera en stor del av denna process med sin Knowledge Engine. Knowledge Engine mobiliserar innehållsnoggrannhet genom att automatiskt upptäcka innehållsluckor, varna rätt intressenter, hjälpa till att skapa innehåll och distribuera informationen till de anställda som behöver den mest - allt automatiskt.

Läs mer om Happeos kunskapsmotor.

Det svåraste är kanske att komma igång, men låt det inte stoppa dig

En innehållsrevision är visserligen krävande, men det är en investering som lönar sig exponentiellt för ditt intranät och hela din organisation. Det handlar om mer än att bara rensa upp; det handlar om att bygga en digital arbetsplats som är effektiv, pålitlig och som verkligen stöder dina anställda.

Genom att regelbundet se över, optimera och underhålla innehållet på intranätet kan du förvandla det från ett rent arkiv till ett dynamiskt och oumbärligt nav för information och samarbete. Så ta ett djupt andetag, samla ditt team (eller dig själv!) och börja granska. Ett mer produktivt intranät väntar.

Är du nyfiken på att lära dig mer om Happeo? Boka en anpassad demo.