Interne Kommunikation lässt sich messen – und so geht’s

Früher hieß es, der Erfolg von Maßnahmen im Bereich der internen Kommunikation lasse sich nicht messen.

Dies war einer der vielen Vorwürfe, die gegen diese als „unwichtig“ angesehene Abteilung erhoben wurden, die außer der Organisation der Weihnachtsfeier und der Veröffentlichung von Artikeln im Intranet über die neueste Spendenaktion für Doris’ Wohltätigkeitslauf keinen wirklichen Einfluss auf das Geschäft hatte.

Die Sache ist die: Das ist völliger Quatsch. Und das schon seit Jahren. Und jetzt, da Spezialisten für interne Kommunikation dazu gedrängt werden, eine strategischere Position einzunehmen und einen Platz an der Führungsspitze einzunehmen, um bei den Führungskräften und der C-Suite Gehör zu finden und ihre Arbeit an den übergeordneten Unternehmenszielen auszurichten, ist es wichtiger denn je, dies lautstark zu verkünden: Ihre Strategie zur internen Kommunikation KANN gemessen werden. Sie sollte gemessen werden. Sie muss gemessen werden, wenn Sie den ROI – sei er nun numerisch oder emotional – Ihrer Bemühungen nachweisen und mehr Budget und Ressourcen erhalten wollen, um sich Jahr für Jahr weiter zu verbessern.

Warum es wichtig ist, die Erfolge Ihrer internen Kommunikation zu messen

Gestützt auf fundierte Daten, die über Ihre Plattformen für interne Kommunikation gesammelt wurden, gewinnt Ihre Strategie für interne Kommunikation an Stärke. Sie baut auf einer soliden Grundlage tatsächlicher Aktivitäten auf – einem Maßstab, der aus Ihrem eigenen Unternehmen stammt, und nicht auf einer Liste vager Best Practices für interne Kommunikation, die Sie aus dem Intranet gezogen haben.

Vor allem aber ermöglicht es Ihnen, mit der Geschäftsleitung und den Führungskräften in einer Sprache zu kommunizieren, die diese verstehen. Die Führungskräfte in Unternehmen sind sehr zahlenorientiert und wollen wissen, wie hoch der ROI ist und wie Ihre Aktivitäten greifbare Ergebnisse für das Unternehmen erzielt haben. Zufriedene und engagierte Mitarbeiter sind nur dann von Interesse, wenn sie die Produktivität steigern, mehr verkaufen, weil sie den Zweck einer Dienstleistung verstehen, oder länger im Unternehmen bleiben (was Rekrutierungskosten spart), weil sie sich von ihren Vorgesetzten wertgeschätzt fühlen.

Zwar gibt es eine Vielzahl von Mess- -Techniken für die interne Kommunikation, die sich für Ihre Strategie als nützlich erweisen können, doch eine der besten und am leichtesten verfügbaren Methoden ist die Interaktion mit dem Intranet – und das wird wesentlich einfacher, wenn Sie über ein Google Workspace-Intranet mit Google Analytics verfügen. Deshalb ist es so wichtig, das Management für die Einführung des Intranets zu gewinnen.

Was Google Analytics Ihnen über Ihr Intranet verraten kann

Als zentrales Portal für alle Informationen rund um Ihr Unternehmen kann Ihr Google Workspace-Intranet ein guter Indikator für das Mitarbeiterengagement und den Erfolg Ihrer Strategie zur internen Kommunikation sein. Und da es auf dem Google-Ökosystem basiert, lässt sichin ein Google-Intranet Google Analytics integrieren, wodurch Ihnen eine ganze Welt an Messdaten und Statistiken zur Verfügung steht.

Anmeldungen und Nutzung nachverfolgen

Es versteht sich von selbst, dass die Häufigkeit, mit der sich jemand in ein System einloggt, und die Zeit, die er in diesem System verbringt, Aufschluss darüber geben, wie nützlich dieses System für ihn ist. Die Erfassung, wie viele Nutzer auf das Intranet zugreifen, wie oft und wie lange sie verbunden bleiben, kann Aufschluss darüber geben, wie stark sich Ihre Mitarbeiter mit Ihrem Intranet beschäftigen. Erwägen Sie, den Prozentsatz der Mitarbeiter zu messen, die sich täglich anmelden, den Anstieg der Mitarbeiteranmeldungen seit der Einführung, den Prozentsatz der Mitarbeiter, die X Stunden lang angemeldet bleiben, oder sogar, wie oft die mobile App Ihres Intranets genutzt wird.

Erfassen Sie den Standort der Anmeldungen

Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist oder Sie viele Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigen, kann Google Analytics Ihnen den Standort der Anmeldungen anzeigen. Dies kann Ihnen wiederum dabei helfen, festzustellen, ob ein bestimmter Teil Ihrer Belegschaft beim Engagement hinterherhinkt. Ebenso können zahlreiche Anmeldungen außerhalb der Arbeitszeiten ein Hinweis auf eine weit verbreitete Überlastung sein.

Erfassen Sie, wann Nutzer das Intranet besuchen

Wenn Sie Google Analytics nutzen, um diese Anmeldungen und Nutzungsstatistiken genauer zu untersuchen, können Sie Spitzenzeiten im Tagesverlauf erkennen, zu denen das Intranet von Nutzern nur so wimmelt. Dies kann Ihnen wiederum dabei helfen, Zeitfenster zu planen, in denen beispielsweise Führungskräfte eine Frage-und-Antwort-Runde durchführen oder in einer Slack-Gruppe direkt Fragen der Mitarbeiter beantworten.

Nutzerwege nachverfolgen

Es geht nicht nur um die Anmeldeseite. Sie möchten wissen, welche Bereiche des Intranets besonders beliebt sind, um Ihre Strategie für die interne Kommunikation voranzutreiben. Mit Google Analytics können Sie sehen, welche Seiten die Nutzer besuchen und wohin sie von dort aus weitergehen. Dies kann Ihnen helfen, die Akzeptanz beispielsweise des Spesenabrechnungssystems zu steigern – vielleicht stellen Sie fest, dass es hinter zu vielen Navigationsebenen versteckt ist oder von einer Seite aus verlinkt wird, die niemand jemals besucht.

Weitere Kennzahlen zur Bewertung der Strategie für die interne Kommunikation

Vergessen Sie nicht, dass es nicht nur um das Intranet geht – es gibt andere Möglichkeiten, Ihre Strategiefür die interne Kommunikation zu messen, ohne sich durch Website-Analysen oder Tabellen voller Zahlen wühlen zu müssen. Best Practices für die interne Kommunikation empfehlen Folgendes als gute Ausgangspunkte:

• Die Öffnungsraten für versendete E-Mails zeigen Ihnen auf einfache Weise, ob Ihre Mitteilungen überhaupt Beachtung finden. Niedrige Öffnungsraten deuten zudem auf schlechte Betreffzeilen hin.
• Klickraten dieser E-Mails zeigen, welche Inhalte von den Mitarbeitern als am interessantesten oder wichtigsten angesehen werden – und das stimmt möglicherweise nicht mit dem überein, was Sie oder der Chef für am wichtigsten halten.
• Antworten und Feedback zeigen, dass die Mitarbeiter zuhören und sich mit dem beschäftigen, was Sie sagen. Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie darauf reagieren, damit sie das Gefühl haben, gehört worden zu sein.
• EineNPS ( ) für die interne Kommunikation – alsoder Net Promoter Score für Mitarbeiter – funktioniert genauso wie der NPS für Kunden – nur dass hier gemessen wird, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Mitarbeiter in seinem Job bleibt oder talentierte Mitarbeiter für das Unternehmen empfiehlt. Er ist eine konkrete Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihrer Strategie für die interne Kommunikation zu messen.
• Ebenso ist dieFluktuationsrate – auch wenn der Gedanke daran etwas bedrückend ist – ein guter Maßstab für den Erfolg der internen Kommunikation. Man sagt, dass Menschen ihre Vorgesetzten verlassen und nicht das Unternehmen, und es ist die Aufgabe der internen Kommunikation, den Austausch von oben nach unten und von unten nach oben zu fördern. Wenn die Fluktuation zunimmt, sollten Sie Ihre Strategie zur internen Kommunikation möglicherweise überdenken.
• Die Teilnahmequoten an Veranstaltungen können ein weiterer Erfolgsindikator sein. Wenn Sie eine Town-Hall-Veranstaltung, eine Telefonkonferenz mit allen Mitarbeitern oder eine spezielle „Lunch-and-Learn“-Veranstaltung organisieren, sind die Anmeldezahlen ein guter Maßstab für den Erfolg.
• Und natürlich bietet die gute alteMitarbeiterbefragung die Gelegenheit, die Mitarbeiter direkt zu fragen, was sie von Ihrer Arbeit halten.

Denken Sie jedoch daran, dass die Unternehmensleitung kein Interesse an oberflächlichen Daten hat – sie wird nicht wissen wollen, dass die Besucherzahlen einer Microsite gestiegen sind, es sei denn, diese Microsite ist einem neuen Prozess gewidmet, und der Nachweis, dass die Mitarbeiter das E-Learning zu diesem neuen Prozess absolviert haben, ist für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich.

Wie Ethan McCarty, Global Head of Employee and Innovations Communications bei Bloomberg LP, für das Institute for PR schreibt, akzeptieren Führungskräfte Aktivitätskennzahlen nicht als Ersatz für den tatsächlichen Wert. Volumen ist nicht gleichbedeutend mit Veränderung, und Spezialisten für interne Kommunikation müssen in der Lage sein, sinnvolle Maßnahmen zu definieren, die zu einer beobachtbaren Verhaltensänderung beitragen. Schließlich zielen Best Practices der internen Kommunikation darauf ab, das Verhalten der Mitarbeiter zum Wohle des Unternehmens zu beeinflussen.

FAQ

Wie können wir Google Analytics nutzen, um das Nutzerverhalten in unserem Intranet zu verfolgen?

Google Analytics lässt sich in Ihr Google Workspace-Intranet integrieren, um genau anzuzeigen, welche Seiten Mitarbeiter besuchen und wie sie zwischen ihnen navigieren. So können Sie erkennen, welche Bereiche am beliebtesten sind und welche wichtigen Ressourcen übersehen werden. Wenn eine wichtige Seite wie beispielsweise die Spesenrichtlinie nur wenig aufgerufen wird, können diese Daten aufzeigen, ob sie unter zu vielen Navigationsebenen vergraben ist oder von einer Seite aus verlinkt ist, die Mitarbeiter selten besuchen.

Was sind die wichtigsten Kennzahlen zur Messung der Intranet-Nutzung?

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören die Anmeldehäufigkeit und die Sitzungsdauer, da beide darauf hindeuten, ob die Mitarbeiter das Intranet tatsächlich als nützlich empfinden. Besonders zu beachten sind: der Prozentsatz Ihrer Belegschaft, der sich täglich anmeldet, der Anstieg der Anmeldungen seit der Einführung, die Nutzungsraten der mobilen App sowie der geografische Standort der Anmeldungen, der auf ein rückständiges Büro oder ein Muster von Überstunden außerhalb der regulären Arbeitszeiten hinweisen kann.

Welche nicht-digitalen Methoden können bei der Bewertung der internen Kommunikation helfen?

E-Mail-Öffnungs- und Klickraten zeigen, ob Ihre Betreffzeilen und Inhalte ankommen, während direkte Antworten und Feedback darauf hindeuten, dass die Mitarbeiter tatsächlich zuhören. Der Employee Net Promoter Score (eNPS) und die Fluktuationsrate dienen beide als längerfristige Indikatoren für die Unternehmensgesundheit, und einfache Kennzahlen wie die Teilnahme an Veranstaltungen und Mitarbeiterbefragungen geben Ihnen direkte Hinweise darauf, was tatsächlich funktioniert.

Warum tun Führungskräfte manche Kennzahlen zur internen Kommunikation als „unsubstanziell“ ab?

Weil Aktivitäten allein – wie beispielsweise ein Traffic-Anstieg auf einer Microsite – noch keinen geschäftlichen Nutzen belegen. Führungskräfte wünschen sich Kennzahlen, die mit beobachtbaren Verhaltensänderungen oder einem klaren geschäftlichen Ergebnis verknüpft sind. Deshalb kommt die Verknüpfung von Engagement-Daten mit Faktoren wie einer gesenkten Fluktuationsrate oder absolvierten Compliance-Schulungen in der Regel deutlich besser an als reine Volumenkennzahlen für sich genommen.