Hur en intranätssökmotor sparar 20 % av ditt teams tid

I dagens arbetsliv är teknik som underlättar effektivt samarbete och kommunikation av avgörande betydelse. Medarbetarna kan inte längre ropa tvärs över kontoret eller ens gå fram till en kollegas skrivbord för att få den information de behöver.

En avgörande studie från McKinsey visade att medarbetare lägger upp till 1,8 timmar per dag – eller 9,3 timmar per vecka – på att söka efter och samla in information. Det är mer än en hel arbetsdag som går till spillo!

För de flesta distans- och hybridarbetsplatser ger talesättet ”om det inte finns dokumenterat, har det inte hänt” en inblick i det kaos som vanligtvis råder inom företagskommunikation och kunskapsdelning online.

Det är just detta problem som en intuitiv intranätssökmotor löser .

Vad är en intranätssökmotor?

En intranätssökmotor ger företaget möjlighet att lagra, komma åt och dela information med alla sina anställda på ett snabbt och effektivt sätt. Den fungerar som ett digitalt arkiv för all information och alla dokument som är avgörande för företagets verksamhet.

Tänk på det som en Google-sökning för alla företagets dokument och all information. Istället för att söka efter offentlig information som finns tillgänglig på World Wide Web – även kallat internet – fungerar en intranätssökmotor på en intern nivå.

Dina dokument förblir privata och är endast synliga för personer inom organisationen.

För att en intranätssökmotor ska vara effektiv måste den dock göra mer än bara låta användarna söka. Den måste lyfta fram den mest värdefulla informationen så snabbt som möjligt.

Att förstå syftet med intranätssökningar

För att kunna visa den mest användbara informationen när dina medarbetare gör en sökning måste din intranätssökningslösning först förstå hur medarbetarna söker efter innehåll.

Sökningar på nyckelord

Sökningar på nyckelord sker när en medarbetare gör en sökning utifrån ett allmänt ämne eller en tagg som är relaterad till den information hen söker efter.

Detta är de vanligaste sätten som människor använder för att hitta information. En medarbetare som till exempel letar efter kvartalsprognoser kan skriva in ”prognoser för Q3”.

Sökningar efter filtyp

Filsökningar ger medarbetarna möjlighet att förfina sin sökning. Det kan till exempel finnas flera filer som innehåller omnämnanden av kvartalsprognoserna.

Genom att söka efter ”prognoser för tredje kvartalet” tillsammans med ett filter som endast visar kalkylarkfiler kan man förfina resultaten och på ett mer intuitivt och effektivt sätt hitta just den fil man letar efter.

Sökning efter författare

Ett annat vanligt sökmönster är att söka efter dokumentets författare. Två vanliga sätt att söka efter författare är:

1. En medarbetare som letar efter dokument som hen själv har skapat; eller
2. Att söka efter ett dokument som någon annan har skrivit.
   
   

Sökningar efter författare sparar mycket tid och gör att man slipper klicka sig igenom mappar för att försöka lista ut eller komma ihåg var en fil är lagrad.

Plattformsspecifika sökningar

Vissa intranätssökmotorer kan integrera och sammanställa information från en rad olika plattformar, såsom Slack, Jira, Confluence, Google, SharePoint, Microsoft och många fler.

I sådana fall kan medarbetarna vilja filtrera sökresultaten utifrån den plattform där de vet att kommunikationen ägde rum eller där dokumentet är lagrat.

Vad man ska leta efter i en intranätssökmotor

Vid det här laget undrar du kanske vad som gör en intranätssökmotor bättre än en annan. Här är vad du bör leta efter om du vill öka produktiviteten och engagemanget hos hela din personal.

Semantisk, kontextuell och prediktiv sökning

Det finns olika sätt på vilka en sökmotor kan avgöra vilken information som är mest användbar för dina medarbetare just när de gör sin sökning.

• Semantisk sökning: förbättrar träffsäkerheten och relevansen genom att ta hänsyn till sammanhanget och innebörden i en sökfråga. Den kan även hantera stavfel eller andra fel.
• Kontextuell sökning: ger anpassade sökresultat genom att ta hänsyn till användarens sökhistorik och hur ofta denne öppnar vissa filer.
• Prediktiv sökning: ger automatiska förslag på sökord eller filer för att hjälpa användaren att hitta det hen söker redan innan hen har skrivit klart sin sökfråga.

Även om många intranätssökmotorer använder semantisk och kontextuell sökning går vi på Happeo ett steg längre genom att utnyttja alla tre metoderna och göra den prediktiva sökningen till en central del av upplevelsen.

Federerad sökning

Nu slipper du söka igenom flera plattformar för att hitta rätt information. De tillfällen då en medarbetare kanske har en vag uppfattning om vilken information hen letar efter och inte riktigt kommer ihåg vilken plattform den fanns på kan vara mycket ineffektiva.

Där de vanligtvis skulle behöva göra flera sökningar i Slack, Jira, ZenDesk och andra interna verktyg erbjuder den samordnade sökningen ett enda sökgränssnitt som visar alla resultat.

Med federerad sökning integreras ditt sökmotorgränssnitt med alla dina andra viktiga verktyg för att skapa en intuitiv sökupplevelse var som helst och när som helst i organisationen där arbete utförs.

Sökning med filtreringsmöjligheter

Genom att låta användarna filtrera efter till exempel författare, filtyper och de plattformar där informationen finns kan de gå igenom tusentals dokument på några sekunder. Det förfinar också sökningen och hjälper till att hitta just den information som behövs.

De bästa intranätsökmotorerna använder filter för att göra det enkelt och intuitivt för medarbetarna att hitta exakt det de behöver utan att bryta tankegången och koncentrationen mitt i ett arbetsuppdrag.

Säker sökning

Det säger sig självt att företagets intranät ska vara säkert och följa de senaste standarderna för dataskydd. Du kan dock också välja en plattform som ger dig en mer detaljerad kontroll och styrning över vem som kan hitta vilken information.

Viktiga säkerhetsfunktioner att beakta är bland annat:

• Åtkomstkontroll: ge specifika användare behörighet till vissa data genom att synkronisera ditt Google Groups- eller Azure AD-konto
• Styrning: skapa bättre ordning och reda genom att styra intranätet från en enda intuitiv administratörspanel
• Säker datalagring: säker molnlagring gör att ditt intranät kan dra nytta av en mycket skalbar infrastruktur och förstklassigt säkerhetsskydd
• Kryptering: kryptera data under överföring för att förhindra att obehöriga får tillgång till den
• Anonymisering: anonymisera sökresultat för att förhindra att känslig eller personlig information läcker ut
• Ansvarsskyldighet: konfigurera ditt företagsintranät så att alla sökningar och åtgärder loggas för att skapa en tydlig spårbarhet
• Efterlevnad: säkerställ efterlevnad av GDPR, ISO-protokoll och andra säkerhetspolicyer
• ISO 27001-certifiering: detta är den internationella standarden för organisationer som ska hantera sin informationssäkerhet

Efterlevnad av dataskyddsbestämmelser är avgörande i alla informationslagringssystem, särskilt vid federerade intranätssökningar som kan nå information över flera plattformar. Därför tar vi på Happeo inte säkerheten på lättvikt.

Sökstatistik

Det är viktigt att förstå hur användarna söker och exakt hur mycket tid de sparar tack vare intuitiva söktekniker på intranätet. Här ger sökanalys insikter i bland annat:

• Unika sökanvändare: se hur många personer som använde intranätets sökmotor
• Tid som tillbringats på öppnade sökresultat: se hur lång tid användarna tillbringade på sökresultatsidan
• Framgångs- och misslyckandegrader: förstå om användarna hittade det de behövde
• Söktermer: se exakt vad ditt team söker efter
• Analysfilter: filtrera söktermer efter avdelning eller organisationsenhet
• Populära söktermer: se vilka sökningar som är mest populära just nu
• Genomsnittlig tid för att hitta resultat: se hur lång tid det i genomsnitt tar att hitta information

Fördelar med intranätssökmotorer

Fördelarna med ett intranät kan sammanfattas i en rad mikromoment. Värdefulla sekunder och minuter går till spillo när informationen inte är lättillgänglig. Var för sig kanske sådana ögonblick inte verkar ”så farliga”. Men när de ackumuleras till flera ögonblick per dag och per medarbetare, och sedan över hela personalstyrkan, kan dessa mikromoment få förödande effekter på produktiviteten.

Produktivitet och engagemang är utan tvekan de främsta skälen att överväga att uppgradera din intranätssökmotor för att kväva denna snöbollseffekt i sin linda och se till att dessa mikromoment förblir korta och smidiga, precis som dina medarbetare avsett.

1. Mer produktiva medarbetare

Produktivitetsstudier har visat att medarbetarna i 44 % av fallen avbryter sig själva. Tiden som läggs på att leta efter information är inte bara bortkastad tid utan bidrar också till sådana självavbrott som står i vägen för produktiviteten.

Ju snabbare ditt team kan hitta information, desto mer produktiva blir de. Även du kan minimera antalet onödiga avbrott och öka produktiviteten tack vare kraftfulla och intuitiva sökmotorer på intranätet.

2. Mer engagerade medarbetare

Ingen vill ägna timmar åt att söka igenom hundratals filer för att hitta en liten bit relevant information.

Bortkastad tid leder till lägre engagemang hos medarbetarna och mental utmattning. Vore det inte bättre att istället rikta deras mentala energi bort från att leta efter information och mot de uppgifter där de tillämpar eller analyserar den informationen? Ja, det tycker vi också.

Det blir mycket enklare att hålla medarbetarna engagerade och motiverade när det är mer intuitivt för dem att hitta den information de behöver och när man kan undvika de återkommande frustrationer som uppstår vid dåliga sökupplevelser på intranätet.

En sökning som styr dem alla

Alla intranätssökmotorer är inte lika bra. Men med hjälp av en intuitiv intranätssökmotor som syftar till att spara 20 % av dina medarbetares tid kan din personal äntligen fokusera på det som verkligen betyder något.

Viktiga funktioner att tänka på för din intranätssökmotor är bland annat:

• Möjlighet att söka på flera olika sätt
• Intuitiv filtrering efter författare, filtyper och plattformar
• Integrerad, samordnad sökning över alla plattformar där arbetet utförs
• Sökanalys för att utvärdera hur framgångsrika dina medarbetares sökprocesser är

På Happeo optimerar vi alla aspekter av intranätssökningen för att hjälpa din organisation att återvinna den tid som vanligtvis går åt till att leta efter information. Kontakta oss om du vill se en demonstration av vår innovativa lösning redan idag !

Vanliga frågor

Vad är en intranätssökmotor?

En intranätssökmotor gör det möjligt för medarbetarna att snabbt och effektivt lagra, hitta och dela företagsinformation. Den fungerar som en privat version av en webbsökmotor och indexerar företagets dokument och information så att endast personer inom organisationen kan se dem.

Hur skiljer sig en intranätssökmotor från sökning på det öppna webben?

En allmän sökmotor söker igenom det öppna internet, medan en intranätssökmotor endast fungerar inom din organisation. Dina dokument förblir privata, och de mest relevanta resultaten visas först för de personer som har behörighet att se dem.

Vilka typer av sökningar använder medarbetarna på ett intranät?

Anställda använder vanligtvis sökningar på nyckelord för att hitta ett ämne, sökningar på filtyp för att begränsa resultaten till exempelvis kalkylark, sökningar på författare för att hitta dokument som de själva eller kollegor har skapat, samt plattformsspecifika sökningar för att fokusera på ett verktyg som Slack, Jira eller Google Drive.

Vad bör jag leta efter i en intranätssökmotor?

Leta efter semantisk sökning som förstår innebörden och hanterar stavfel, kontextuell sökning som anpassar resultaten och förutsägande förslag medan användaren skriver. Samordnad sökning över dina andra verktyg, filter för författare, filtyper och plattformar samt starka säkerhetskontroller är också viktigt. Happeo kombinerar till exempel alla tre sökmetoderna med samordnad sökning över anslutna verktyg.

Hur säkerställer intranätssökningen att företagsinformationen förblir säker?

En säker intranätssökmotor använder åtkomstkontroll så att användarna endast ser det de har behörighet att se, ofta genom synkronisering med Google Groups eller Azure AD. Den bör också erbjuda kryptering av data under överföring, anonymiserade resultat vid behov, en logg över sökningar och åtgärder för ansvarsskyldighet samt efterlevnad av standarder som GDPR och ISO 27001.

Hur kan jag avgöra om min intranätssökning fungerar?

Sökstatistiken visar hur många som använder sökfunktionen, hur lång tid de lägger på att titta på sökresultaten och om de hittar det de behöver. Den visar också de vanligaste och mest populära söktermerna, eventuellt filtrerade efter avdelning där det är lämpligt, samt den genomsnittliga tiden det tar att hitta information.