En fils livscykel kan ta en hel del ganska kaotiska vändningar. När filer kopieras, dupliceras, sparas på lokala enheter och i flera molnmappar samt länkas till från intranät eller andra webbplatser är det lätt att se hur snabbt mappar och strukturer i Google Drive kan bli oorganiserade, förvirrande och helt enkelt – röriga.
Om detta låter som din organisation är du inte ensam. En studie visade att 62 % av de tillfrågade medgav att de kämpade och kände sig överväldigade eller stressade på grund av sin digitala röra, inklusive oorganiserade fillagringssystem som Google Drive. En annan studie från IDC visade att medarbetare uppgav att de slösade bort upp till 50 % av sin tid på att söka efter dokument på grund av dålig organisation. Och vi vet alla att bortkastad tid och ökad komplexitet är en belastning på era resurser.
Hur uppstår oordningen i Google Drive?
Att Google Drive blir så oorganiserat inom organisationer har blivit allt vanligare på grund av flera faktorer. I takt med att företagen växer ökar också volymen av de digitala tillgångar de genererar, vilket snabbt leder till röriga lagringsutrymmen, särskilt för organisationer som saknar standardiserade namngivningskonventioner och mappstrukturer mellan teamen.
Dessutom möjliggör den decentraliserade samarbetsformen i Google Drive att flera användare kan ladda upp, redigera och flytta filer självständigt, ofta utan tydlig kommunikation eller samordning. Nackdelen med detta är att det hämmar produktiviteten och försvårar ett effektivt arbetsflöde inom organisationerna.
Hantera frustrationer kring ordning och reda i Google Drive
Det första steget ett intranät kan ta för att hantera oredan i Google Drive är att inte bidra till oredan. Happeo tillämpar denna ”gör ingen skada”-strategi genom att lagra alla våra kunders filer i Drive, inte i själva intranätssystemet. Anledningen är enkel: ett intranät ska inte vara en plattform som skapar ytterligare en silo för innehåll eller information.
Många av våra kunder vänder sig till Happeo i jakt på ett intranät, delvis för att få hjälp med att lösa vissa av de problem som uppstår när man försöker lagra och komma åt all viktig företagsinformation i Drive. Många är oroliga för att deras Google Drive-konton är ”för röriga” för att ens kunna påbörja ett intranätprojekt, men så behöver det inte nödvändigtvis vara.
Rekommenderar vi regelbundna och rutinmässiga genomgångar av Google Drive-filer för att minska komplexiteten och förvirringen? Självklart. Men det är inte en förutsättning för en dynamisk intranätupplevelse. Faktum är att ett intranät faktiskt kan hjälpa till att lösa – eller åtminstone utvärdera – ordningen i en kunds Google Drive.
Visst är ordningen i Google Drive viktig, men den är inte en nödvändig förutsättning för en framgångsrik intranätupplevelse eftersom Google Drive och ett välfungerande intranät har helt olika syften. Och även om din filförvaringssituation är i desperat behov av en upprensning, är ett av de bästa sätten att lösa detta problem för den genomsnittliga användaren att sätta strålkastarljuset på det som är viktigast. Ett intranätsstrålkastarljus, för att vara exakt.
Ditt intranät är en scen, och alla filer är bara skådespelare
Föreställ dig ditt Google Drive som en pjäs som spelas upp på en scen. Det finns egentligen två perspektiv när det gäller pjäser och produktioner: vad publiken ser och vad skådespelarna och personalen ser. Bakom ridån finns rekvisita, ridårep, kostymer och folk som stressar för att förbereda alla skådespelare inför nästa scen. Men det publiken ser är en berättelse. De ser något de har betalat för, som är relevant för dem och som de förstår i sitt sammanhang.
Ett intranät är egentligen scenen (och strålkastarljuset) för föreställningen. Ett dynamiskt intranät serverar rätt filer (skådespelare) vid rätt tidpunkt till publiken, och strålkastarljuset hjälper till att belysa de viktigaste aspekterna under hela föreställningens livslängd.
Hur intranät kan bidra till en bättre ordning i Google Drive
Sammanhang
Även det mest välordnade Google Drive saknar en sak som ett intranät tillhandahåller – sammanhang. Ett intranät skapar ordning, prioritering och underlättar upptäckbarheten i det som annars skulle vara kaos. Det hämtar informationen från dina filer och dokument och presenterar den i form av sidor, vilket eliminerar behovet av att bläddra igenom mappar och lyfter fram det viktigaste på ett relevant och lättillgängligt sätt. Ett Google Drive gör inte det arbetet åt dig; endast ett intranät kan göra det.
Prioritering
Genom att använda ett intranät för att förbättra sökbarheten i olika Drive-instanser kan organisationer dessutom börja spåra analytiskt vilka resurser som utnyttjas och vilka som sannolikt är redo att tas ur bruk eller uppdateras. Så utöver att helt enkelt sålla bort det oväsentliga i Google Drive för att lyfta fram den viktigaste informationen kan ett gediget intranät fungera som utgångspunkt för en granskning och rensning av Google Drive – något som ofta kan kännas alltför överväldigande att sätta igång med.
Tillförlitlighet
När en användare bläddrar igenom mappar och filer har hen troligen få ledtrådar om vilka filer och vilken information som är tillförlitlig och uppdaterad. Hen kan titta på publiceringsdatum, ägare eller filnamn och gissa, men det finns ingen fast standard för auktoritet inom Google Drive, vilket dessutom ger en tidskrävande och frustrerande sökupplevelse. Ett intranät med intelligent sökfunktion kan hjälpa användarna att snabbt identifiera vilken information som är viktigast utifrån vad olika team har lagt upp på sina sidor och kanaler samt utifrån relevans.
Ett intranät som fungerar med din Drive – oavsett hur den ser ut
Happeo är det högst rankade, AI-drivna intranätet för organisationer som använder Google Workspace. Vår AI-sökfunktion är särskilt lämplig för företag som inser att de behöver ett sätt att centralisera innehåll och skapa ordning i röran, men som är oroliga för att deras oorganiserade Google Drive-miljö ska hindra dem.
Ett rörigt Google Drive är inte bara ingen anledning att tveka inför en intranätlösning – det är en drivkraft. Nyckeln är att hitta den intranätpartner som har de dynamiska och intuitiva funktionerna samt den djupa Google-integrationen som krävs för att nå största möjliga framgång.
Om du är redo att få ordning på din organisations kunskapshantering och produktivitet kan vi hjälpa dig.
Boka en skräddarsydd demo med en av våra experter.
Vanliga frågor
Vad orsakar oordning i Google Drive hos växande företag?
När företag växer ökar mängden digitala filer snabbt, och utan standardiserade namngivningskonventioner eller mappstrukturer blir lagringsutrymmena röriga. Den decentraliserade karaktären hos Google Drive, där flera användare arbetar samtidigt, förvärrar situationen när filer flyttas eller redigeras utan samordning.
Hindrar ett rörigt Google Drive dig från att lansera ett intranät?
Nej – ett rörigt Google Drive är inte något som måste åtgärdas innan man inför ett intranät. Faktum är att ett intranät kan hjälpa till att utvärdera och förbättra ordningen i Drive, istället för att kräva att man börjar om från noll.
Hur bidrar ett intranät till ordning och reda i Google Drive?
Ett intranät tillför sammanhang, prioritering och tillförlitlighet som Google Drive saknar på egen hand – det lyfter fram de mest relevanta filerna via sidor och sökfunktioner, spårar vilka resurser som faktiskt används och hjälper användarna att identifiera tillförlitlig och aktuell information.
Vad bör organisationer göra för att minska röran i Google Drive?
Organisationer bör genomföra regelbundna granskningar av sina Google Drive-filer för att minska komplexiteten, samtidigt som de använder ett intranät med kraftfull sökfunktion och Drive-integration för att lyfta fram det som är viktigast.
