Avslutning med ett syfte: 25 bra frågor till avgångssamtalet

Att hålla ditt team engagerat och informerat kan vara en utmanande balansgång för chefer och HR-personal, särskilt för dem som hanterar distansarbetare.

När någon bestämmer sig för att sluta påverkar det inte bara teamets moral och arbetskvalitet - det kan också kosta företaget upp till 100 000 dollar. Det är därför det är så viktigt att ta reda på varför medarbetarna går vidare. Frågor i avgångsintervjun kan hjälpa dig att göra det.

Offboardingprocessen, och i synnerhet avgångsintervjuer, kan ge dig mycket användbar information om den anställdes upplevelse och varför de bestämde sig för att sluta. Genom att ställa smarta frågor kan du få ut mesta möjliga av avgångsintervjuerna och förbättra ditt företag.

Vad är en avgångsintervju?

En avgångsintervju är ett samtal som en person från HR-teamet har med en medarbetare som lämnar företaget. Samtalet är en del av offboardingprocessen och sker när någon slutar, oavsett arbetsbeskrivning eller hur länge de har varit på företaget.

Avgångsintervjuer är ett utmärkt tillfälle att få ärlig feedback om företagskulturen, ledarskapet och arbetstillfredsställelsen. Avgående medarbetare kan berätta om sin tid på företaget, varför de slutar och föreslå eventuella förbättringar som de tror kan hjälpa organisationen.

Varför är det viktigt att ställa strategiska frågor i avgångsintervjun?

Avgångsintervjuer ger dig en unik inblick i ditt företag ur medarbetarens synvinkel. När du ställer rätt frågor kan du upptäcka styrkor som du inte visste att du hade, hitta problem som du behöver åtgärda och lära dig hur du skapar en arbetsmiljö som stöder tillväxt och produktivitet.

Att få insikter som dessa är bra för företagare. Innovation och medarbetarengagemang driver tillväxt och är starkt beroende av arbetsplatsens kultur och miljö. Att uppmärksamma vad en medarbetare säger när han eller hon slutar kan hjälpa dig att förbättra dina rutiner, bygga ett starkare team och sticka ut från mängden.

Happeo, en omfattande intranätplattform, är ett utmärkt verktyg för att hantera avgångsintervjuer - särskilt för distansteam. Det är lätt att använda och du kan lagra viktig information som en mall för avgångsintervju, samla in och titta på feedback och upptäcka trender som kan hjälpa dig att förbättra företagets tillväxt och resultat.

De bästa metoderna för en lyckad avslutningsintervju

Så du behöver genomföra en avslutningsintervju, men du är inte riktigt säker på vad du ska göra eller hur du ska stödja den medarbetare som slutar. För att få en värdefull och effektiv process för avgångsintervjuer behöver du följa några bästa metoder:

• Träffas ansikte mot ansikte och ge god framförhållning. Ett möte ansikte mot ansikte ger möjlighet till mer ärliga samtal, vilket resulterar i bättre feedback. Att ge tillräckligt med varsel ger också de anställda som slutar tid att reflektera över sina erfarenheter och sin feedback, vilket leder till mer genomtänkta svar.
• Ställ samma frågor till alla medarbetare som slutar. Att vara konsekvent är nyckeln till att upptäcka och jämföra mönster.
• Undvik skvaller, åsikter eller att prata om specifika personer. En avgångsintervju ska fokusera på professionella insikter, inte skvaller eller att få någon att känna sig obekväm. Håll samtalet fokuserat på den anställdes erfarenheter, jobb och team.
• Följ alla företagets regler och lagar. Respektera privatlivet och se till att du följer arbetsrättsliga lagar och företagets regler. Detta gör att din avgångsintervju förblir professionell och laglig och hjälper till att förhindra krav på repressalier.
• Gör anteckningar under intervjun. Låt någon annan anteckna under intervjun, eller gör det själv, så att du har en förteckning över vad som sades. Om du senare måste gå till domstol kan du visa vilka frågor du ställde och vilka svar du fick.
  
  

De 25 bästa frågorna för avgångsintervjuer för anställda

Att ställa rätt frågor i avgångsintervjun under offboarding är viktigt. Men hur använder man en strategisk fråga för att få fram användbar information? Här är några viktiga frågor att ställa i avgångsintervjun:

1. Vad fick dig att börja leta efter ett annat jobb?

Att förstå varför någon söker ett annat jobb kan hjälpa dig att identifiera problem som kan påverka många anställda, t.ex. brist på karriärmöjligheter eller problem med ledningen. Svaren kan vägleda dina strategier för att förbättra kvarhållandet.

2. Var det något som gjorde ditt beslut att sluta svårt?

Något som gjorde att din medarbetare inte ville sluta kan berätta vad som fungerar bra på ditt företag. Om du känner till den informationen får du bra insikter om vad du bör fortsätta att göra, oavsett om det är enastående ledning eller bra förmåner.

3. Stämde ditt arbete här överens med dina karriärmål?

Genom att ställa den här frågan kan du ta reda på om medarbetarna känner att de får stöd när de utvecklas i karriären. Om medarbetarna inte tycker att deras arbetsuppgifter passar deras karriärmål kan du behöva förbättra utvecklingsprogrammen eller förtydliga arbetsbeskrivningarna.

4. Upprätthöll och demonstrerade vi företagets värderingar på ett konsekvent sätt?

Företagets värderingar hjälper till att definiera företagets kultur och arbetsetik. Om nuvarande och framtida medarbetare inte känner att dessa värderingar är närvarande i deras dagliga arbete kan de bli missnöjda och känna sig frånkopplade.

5. Vad var din erfarenhet av företagskulturen under din tid här?

Företagskulturen är en viktig del av medarbetarnas lycka och engagemang. Att fråga om den kan visa om det är kulturella problem som gör att medarbetare slutar. Den här informationen kan vara till hjälp när du arbetar för att göra företaget till en bättre plats.

6. Hade du den utbildning och de resurser som krävdes för att utföra ditt jobb på ett bra sätt?

Den här frågan avslöjar om din anställningsprocess och dina introduktionsprogram fungerar. Om nyanställda inte tycker att de har vad de behöver för att göra sitt jobb kan du behöva ändra dessa program. Detta är särskilt viktigt för SaaS-företag, som kräver en hög grad av anpassningsförmåga och kontinuerligt lärande.

7. Hade du tillgång till de möjligheter till lärande och utveckling som du ville ha?

Kontinuerligt lärande är viktigt, särskilt för växande företag. Om en medarbetares skäl för att lämna företaget är brist på möjligheter till lärande och utveckling, kan du behöva se över dina utbildningsprogram eller partnerskap.

8. Fanns det någon företagspolicy som du tyckte var svår att förstå?

Medarbetarna måste förstå företagets regler för att kunna göra ett bra jobb. Om tidigare anställda tyckte att vissa regler var förvirrande kan du behöva göra saker mer enkla eller förbättra kommunikationen för att säkerställa att nuvarande anställda förstår reglerna.

9. Var företagets mission och vision tydlig för dig?

Att ha en tydlig vision och mission kan ge medarbetarna en känsla av syfte och riktning. Om din avgångna medarbetare var otydlig med företagets mål eller värderingar kan du behöva förbättra din kommunikation med andra medarbetare.

10. Hur var kommunikationen inom ditt team och med företaget som helhet?

Effektiv kommunikation är avgörande i alla organisationer. Om kommunikationen inte fungerar bra kan det leda till att medarbetarna blir missnöjda och mindre engagerade. Verktyg som Happeo kan hjälpa till att förbättra kommunikationen mellan team och hela företaget.

11. Tycker du att vårt system för erkännande och belöningar var rättvist?

Ett rättvist system för belöningar och erkännande håller medarbetarna nöjda och engagerade. Medarbetare som upplever att systemet är partiskt eller otillräckligt kan känna sig demoraliserade och söka andra jobb. Om du ofta kontrollerar och justerar ditt belöningssystem kan det uppmuntra medarbetarna att stanna kvar på företaget.

12. Hur har din psykiska hälsa varit under din tid här?

Medarbetarnas psykiska hälsa är numera en prioritet för många företag. Om din medarbetare hade det svårt under sin tid på företaget bör du överväga att ändra dina friskvårdsinsatser. Även om positiva förändringar inte kan hjälpa medarbetaren på väg ut, kan feedback säkert hjälpa deras medarbetare.

13. Hur kan vi förbättra vår produkt/tjänst?

Medarbetare har ofta ett unikt perspektiv på ditt företag eftersom de arbetar nära det. Du kan använda deras värdefulla insikter för att förbättra din produkt och tjänst, ligga steget före konkurrenterna och möta dina kunders behov på ett mer effektivt sätt.

14. Hur uppfattar du vårt företags inställning till balans mellan arbete och privatliv?

En bra balans mellan arbete och privatliv är viktigt för att engagera och behålla medarbetare. Om medarbetare som slutar tycker att företaget har svårt med detta kan ni behöva erbjuda mer flexibla arbetsalternativ eller titta närmare på hur ni fördelar arbetet.

15. Hur skulle du bedöma din totala erfarenhet av vårt företag på en skala från 1-10? Varför skulle du göra det?

Den här frågan hjälper till att sammanfatta den övergripande medarbetarupplevelsen. Genom att be enskilda medarbetare om en siffra och en förklaring kan du få en snabb bild av hur nöjd medarbetaren var och vad som påverkade deras betyg.

16. Vad tyckte du bäst om med ditt jobb?

Svaret på den här frågan kommer att berätta vad dina medarbetare tycker bäst om med att arbeta på ditt företag. Om återkommande teman dyker upp, som flexibilitet eller en stödjande arbetsmiljö, kan du överväga att lyfta fram dessa i din företagskultur och ditt varumärke. Att lyfta fram dessa egenskaper kan locka framtida medarbetare som delar samma värderingar.

17. Var den feedback du fick från din chef hjälpsam och konstruktiv?

Konstruktiv feedback från chefer är en viktig drivkraft för medarbetarnas utveckling. Feedback som uppfattas som ohjälpsam eller negativ kan göra medarbetarna mindre engagerade och mer benägna att sluta. Att utbilda chefer i att ge effektiv feedback kan bidra till att förbättra teamrelationer, medarbetarnas moral och engagemang.

18. Tyckte du att våra verktyg och vår programvara var till hjälp när du gjorde ditt jobb?

Rätt verktyg och programvara kan ha en betydande inverkan på produktivitet och arbetstillfredsställelse. Om medarbetarna tycker att verktyg (som Happeo) är användbara bekräftar det deras värde. Om de föreslår andra användbara verktyg kan det ligga till grund för framtida investeringar för att göra arbetet mer effektivt.

19. Hur var din relation till din chef och ditt team?

Att förstå hur medarbetarna kommer överens med sin chef och sitt team kan ge dig insikter om den övergripande teammiljön. Om medarbetaren hade problem med sin chef eller sitt team kan du behöva göra teambuildingövningar eller ledarskapsutbildning.

20. Vilken teammedlem är redo att ta över din roll?

Förutom att förstå vilka ansvarsområden som ingår i jobbet brukar medarbetare som slutar känna till sina kollegors färdigheter och förmågor. Information som denna hjälper till att identifiera teammedlemmar med potential för befordran.

21. Tycker du att företaget har hanterat mångfald och inkludering på ett lämpligt sätt?

Mångfald och inkludering blir allt viktigare på dagens arbetsplatser. Att fråga om medarbetaren kände sig inkluderad kan visa var du behöver arbeta hårdare eller göra förändringar i ditt mångfaldsarbete.

22. Om du kunde ändra en sak med ditt jobb eller företaget, vad skulle det vara?

Den här öppna frågan låter medarbetare som slutar ge uppriktig feedback på frågor som inte täckts av de föregående frågorna. Svaren kan avslöja problem och förbättringsområden, från hur du arbetar till din företagsstruktur.

23. Vad tycker du om vårt företags sätt att reagera på feedback och förslag?

Ett företags svar på medarbetarnas feedback har stor inverkan på hur nöjda medarbetarna är. Den här frågan kan hjälpa dig att avgöra om företagets nuvarande feedbacksystem fungerar och om medarbetarna känner att ledningen lyssnar på och tar itu med deras förslag.

24. Vad ser du mest fram emot i ditt nya jobb?

Medarbetarnas entusiasm över sin nya position kan avslöja problem som de kanske inte diskuterar annars, som lön, förmånspaket eller möjligheter till karriärutveckling. Du kan använda den här informationen för att se hur konkurrenskraftigt ditt företag är och göra medarbetarna nöjdare.

25. Skulle du kunna tänka dig att komma tillbaka och arbeta här i framtiden? Varför eller varför inte?

Den här frågan kan bidra till att sammanfatta en medarbetares övergripande erfarenhet och uppfattning om företaget. Ett positivt svar visar på goda medarbetarupplevelser, medan negativ feedback kan visa på områden som behöver omedelbar uppmärksamhet. Både positiv och negativ feedback kan hjälpa dig att förbättra din strategi för att behålla medarbetare.

Bonus: Är det något annat du vill prata om som vi inte har diskuterat?

Genom att avsluta samtalet med en öppen fråga kan den avskedade medarbetaren dela med sig av all annan information som han eller hon tycker är relevant. Genom att ge dem en plats där de kan uttrycka sina åsikter eller klagomål får de en chans att bli hörda.

Avgångsintervjuer och offboarding: expertinsikter

En bra avgångsintervju är ett av de mest praktiska sätten att omvandla en medarbetares avgång till ett lärande. När HR-teamen behandlar avgångsintervjuer som en konsekvent del av offboardingprocessen fångar de upp ärlig feedback som nuvarande medarbetare ofta inte delar med sig av medan de fortfarande är anställda. Väl genomförda avslöjar avgångsintervjuerna mönster bakom varför en medarbetare slutar - från att arbetsbeskrivningen inte stämmer överens och att karriärutvecklingen har avstannat, till friktion i ledningen, otydliga företagspolicyer eller luckor i anställningsprocessen och introduktionen.

Värdet kommer från att ställa rätt frågor i avgångsintervjun på ett strukturerat sätt. Genom att använda samma avgångsintervju (eller vägledande samtal) för alla medarbetare som slutar blir det lättare att jämföra medarbetarnas feedback över tid och identifiera återkommande frågor som påverkar medarbetarnas moral, arbetstillfredsställelse och balans mellan arbete och privatliv. En blandning av specifika och öppna frågor uppmuntrar till ärliga svar utan att samtalet förvandlas till skvaller om enskilda personer. Målet är att förstå medarbetarens skäl, bedöma om utvecklingsmöjligheterna och utbildningsprogrammen var tillräckliga och upptäcka förbättringar på arbetsplatsen som bidrar till att behålla medarbetarna och skydda organisationens rykte.

Slutligen beror effekten av offboarding på hur man följer upp. Avslutningsintervjuer är "viktiga" endast om insikterna leder till synliga förändringar: bättre chefscoachning, tydligare förväntningar, förbättrade förmåner, starkare system för erkännande eller en mer stödjande arbetsplatskultur. När team sluter cirkeln och agerar på återkommande teman förbättrar de medarbetarstödet, stärker upplevelsen för nuvarande och framtida medarbetare och ökar till och med oddsen för att tidigare medarbetare ska bli positiva varumärkesambassadörer - eller överväga att återvända i framtiden.

Förvandla farväl till möjligheter med Happeo

Noggrant planerade avgångsintervjuer kan omvandla din offboardingprocess till en möjlighet att förbättra din organisation. Happeo erbjuder en central, lättanvänd plattform som stöder dina HR-uppgifter, inklusive offboarding. Våra intranätfunktioner gör kommunikationen enklare och analysverktyg kan hjälpa dig att följa mönster och trender från avgångsintervjuer.

Få ut det mesta av varje avsked. Läs mer om hur Happeo kan hjälpa dig eller begär en demo för att se hur Happeo kan förvandla avgångsintervjuer till tillväxtmöjligheter.