Scholen en intranetten hebben op zijn best een wankele relatie. Intranetten staan bekend als ouderwets, zakelijk, saai en onhandig. Scholen zijn daarentegen een broedplaats voor creativiteit, leren, groei en vooruitgang. Dit contrast is een van de belangrijkste redenen waarom scholen moeite hebben om een manier te vinden om docenten en medewerkers bij het intranet te betrekken. Bovendien zijn de meeste intranetten ontworpen voor bedrijven en traditionele bedrijfsmodellen. En hoewel veel behoeften hetzelfde zijn – gecentraliseerde interne communicatie, het delen van informatie en verbinding – zijn scholen uniek vanwege de verscheidenheid aan rollen binnen de instelling en de dagelijkse roosters van de medewerkers die er werken.
Een snelle Google-zoekopdracht leert je dat er weinig tot geen onderzoek is gedaan naar het succes of falen van schoolintranetten, laat staan naar hoe je er een kunt opzetten op een manier die aansluit bij de behoeften van de gebruikers en betrokkenheid en gemeenschapszin stimuleert. Tenminste, tot nu toe. Happeo heeft onderzoek gedaan naar en gesprekken gevoerd over de successen (en mislukkingen) van intranetten met zijn klanten in het onderwijs en heeft in een nieuw rapport enkele belangrijke gegevens naar voren gehaald over wat wel en, omgekeerd, wat niet werkt. Hier volgen enkele belangrijke bevindingen:
- Docenten en medewerkers willen een intranet.
Veel scholen kampen met stagnatie in het gebruik van en de betrokkenheid bij het intranet, maar toen we onze klanten in het onderwijs ondervroegen, bleek dat 97% van hen de intranetsite minstens één keer per week bezoekt, en 67% minstens één keer per dag . Docenten, medewerkers en leidinggevenden bevinden zich vaak verspreid over klaslokalen, kantoren, gebouwen en campussen. Ze willen graag op de hoogte blijven van belangrijk nieuws, updates en mededelingen. Dus wanneer scholen hen een intranetervaring kunnen bieden die is afgestemd op hun unieke behoeften, is het logisch dat de betrokkenheid toeneemt.
- Hun rollen variëren, en dat zou ook moeten gelden voor hun intranetervaringen.
Docenten, ondersteunend personeel en het schoolmanagement hebben dagen die er heel verschillend uitzien. Docenten zijn altijd onderweg en hebben maar weinig tijd om op een interne site naar informatie te zoeken. Zij hebben een intranet nodig dat net zo flexibel is als zijzelf. Ondersteunend personeel zit op kantoor, vaak ver verwijderd van de drukte en het reilen en zeilen binnen de leerlingen- en docentengroep. Zij hebben een manier nodig om op de hoogte te blijven en ook essentiële beleidsinformatie en documenten te verstrekken aan hun collega’s in de klas. Het schoolbestuur heeft manieren nodig om toezicht te houden op activiteiten op verschillende locaties en om belangrijk nieuws en mededelingen te delen. Uit de feedback van onze klanten blijkt dat deze drie kernrollen de functies op verschillende manieren en met verschillende frequenties gebruiken. Over het algemeen geldt: als een schoolintranet niet al deze zaken in één kan bieden, zal het succes ervan er waarschijnlijk onder lijden.
- Ze hebben persoonlijkheid nodig.
Schoolgeest is doorgaans zichtbaar en voelbaar in alle aspecten van een school. Van sportevenementen, prikborden, schoolmerchandise tot de externe schoolwebsite: overal is levendigheid en energie te bespeuren. Als de overstap naar een intranet het gevoel geeft alsof je een decennium of twee terug in de tijd bent gestapt, kunnen scholen moeite hebben om medewerkers te betrekken, laat staan hen aan te moedigen hun eigen kennis en updates te delen. Onderwijs draait om vooruitgang, dus een modern intranet dat daarbij aansluit is essentieel voor een optimale acceptatie.
- Er zijn drie opvallende kenmerken die scholen nodig hebben om succes te boeken met hun intranet.
Uit de gegevens bleek heel duidelijk dat er, ongeacht de functie, drie essentiële gebruiksscenario’s zijn die samen een actief en boeiend schoolintranet vormen. Ten eerste hebben gebruikers behoefte aan nauwkeurige interne communicatie. Een poster met eenzijdige mededelingen is niet voldoende. Medewerkers en docenten moeten kunnen reageren, commentaar geven en een tweezijdige dialoog aangaan. Ten tweede is er de mogelijkheid om informatie op een gecentraliseerde, betrouwbare en snelle manier te vinden. Het is voorbij met het opsporen van collega’s of het doorzoeken van e-mails in de hoop dat dat bestand de meest recente versie is. Intranetten moeten dezelfde heldere, nauwkeurige zoekmachine-ervaring bieden waaraan alle moderne consumenten gewend zijn. Ten slotte moeten schoolintranetten een geoptimaliseerde ruimte bieden voor urgente en belangrijke realtime nieuwsberichten en mededelingen, zodat elke medewerker zich goed op de hoogte en bij de zaken betrokken voelt.
- Sommige gebruiksscenario’s zijn minder belangrijk.
Binnen traditionele bedrijfsintranetten zijn sociale contacten en onboarding (onder andere) twee belangrijke toepassingen voor een intranet, maar scholen zijn anders. Onboarding voor docenten verloopt grotendeels persoonlijk, aangezien leraren zelden de hele dag achter een scherm zitten. Bijna 60% van de ondervraagde schoolleiders gaf aan dat hun intranet de inwerking niet heeft verbeterd. En omdat leraren en medewerkers het zo druk hebben, vinden ze geen tijd om inhoud op het intranet te plaatsen die niet relevant is voor hun werk.
Deze gegevens, en meer, zijn te vinden in het volledige rapport, dat op 27 februari beschikbaar komt. Op die dag gaan onze eigen Happeo-productexpert en onderwijsexperts van C-Learning en Inspire Education Group in een gratis webinar in gesprek over hoe je een succesvolle intranetervaring kunt creëren voor door Google beheerde scholen.
Doe mee voor nuttige inzichten en een gratis exemplaar van het volledige Happeo Education Intranet Data Report 2024 voor door Google beheerde scholen.
Schrijf je hier nu in om een plek te reserveren.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak gebruiken schoolmedewerkers hun intranet eigenlijk?
Uit het onderzoek van Happeo onder klanten in het onderwijs blijkt dat 97% van het personeel het intranet minstens één keer per week bezoekt en 67% minstens één keer per dag. Dit toont aan dat er veel vraag is naar het intranet wanneer het aan hun behoeften voldoet.
Waarom hebben docenten, ondersteunend personeel en leidinggevenden verschillende intranetervaringen nodig?
Leraren hebben behoefte aan snelle, flexibele toegang zonder dat ze lang op het scherm hoeven te kijken, ondersteunend personeel heeft behoefte aan gecentraliseerde beleidsdocumenten en verbinding met de klaslokalen, en het management heeft behoefte aan overzicht en mededelingen op het hoogste niveau; een schoolintranet moet dus op een andere manier aan alle drie deze rollen tegemoetkomen.
Wat zijn de drie belangrijkste functies van een schoolintranet?
De drie hoekstenen zijn nauwkeurige interne communicatie in twee richtingen, een snelle en betrouwbare gecentraliseerde zoekfunctie en een geoptimaliseerde ruimte voor urgente, realtime nieuwsberichten en mededelingen.
Welke gebruiksscenario’s van het intranet zijn voor scholen minder belangrijk dan voor reguliere bedrijven?
Onboarding en het creëren van sociale content zijn minder belangrijk voor scholen, aangezien bijna 60% van de leidinggevenden aangaf dat hun intranet de onboarding niet heeft verbeterd en drukbezette docenten zelden tijd hebben om content te maken die geen verband houdt met hun werk.
