Personeelszaken: functies, prioriteiten en stappen naar succes

Moderne organisaties veranderen in hoog tempo, en een cruciale verschuiving die momenteel plaatsvindt, is het besef dat het niet alleen belangrijk is om mensen centraal te stellen, maar dat dit ook van invloed is op het bedrijfsresultaat.

People operations (ook wel people ops of kortweg POPs genoemd) is een bedrijfsfunctie die in 2006 voor het eerst werd geïntroduceerd door Laszlo Bock, de voormalige HR-directeur van Google. Deze functie richt zich op medewerkers en stelt de mensen die een organisatie draaiende houden, en hun behoeften, centraal.

Als people operations op de juiste manier wordt toegepast, zorgt dit voor gelukkiger, gezondere en productievere medewerkers.

Wat is people operations precies?

People operations is een strategische bedrijfsfunctie die zich richt op het centraal stellen van mensen en het verzorgen van het algemene beheer van het personeelsbestand binnen een bedrijf.

De afdeling People Operations zet zich in voor de voortdurende ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers, creëert slimmere manieren van werken en bevordert het gemeenschapsgevoel en de motivatie op de werkplek.

Typische verantwoordelijkheden van People Operations-afdelingen zijn onder meer:

• Het faciliteren van de ideale werknemerservaring
• Het beheer van de levenscyclus van medewerkers
• Medewerkers de middelen geven om optimaal te presteren
• De doelstellingen van medewerkers afstemmen op die van het bedrijf
• De waarde van het personeelsbestand vergroten door middel van opleidingen en andere kansen
• Analyse van personeels- en HR-statistieken
  
  

Het belang van personeelsbeleid

Ongeacht de sector zijn bedrijfsleiders over de hele wereld zich ervan bewust geworden dat mensen het hart van elk bedrijf vormen. Uw belangrijkste klanten zijn uw medewerkers. Zonder een solide personeelsbestand en toptalent zal de waarde van uw organisatie afnemen.

Misschien is het het gemakkelijkst om de waarde van personeelsbeleid te kwantificeren door eerst de kosten te beoordelen die ontstaan wanneer dit niet goed wordt aangepakt. Zo bedraagt het personeelsverloop in de VS gemiddeld 57,3%. Als mensen ontevreden zijn over hun functie, de bedrijfscultuur of de werkomgeving, zullen ze vertrekken en waardevolle kennis meenemen.

Ook de kosten voor het werven van nieuw personeel zijn hoog. In 2023 stegen de gemiddelde kosten voor het aannemen van een nieuwe medewerker tot 4.700 dollar (een stijging ten opzichte van 4.000 dollar slechts enkele jaren eerder). Om nog maar te zwijgen van het feit dat de kosten voor het aannemen van leidinggevenden en managers drie tot vier keer hoger liggen dan de gemiddelde kosten per aanwerving.

Er zijn ook zeer tastbare voordelen verbonden aan het afstappen van de traditionele bureaucratische en autoritaire rol van HR door people operations tot de kern van uw HR-afdeling te maken. Dat betekent:

• Mensen erkennen als waardevolle activa en niet alleen als middelen om geld te verdienen
• Het bevorderen van een diepgeworteld gevoel van inclusiviteit en het deel uitmaken van een gemeenschap op het werk
• De bedrijfscultuur en de werkomgeving actief verbeteren
• Medewerkers motiveren, waardoor ze vanzelf productiever worden
• Een gezonde balans tussen werk en privé in stand houden en het moreel versterken
• De loyaliteit van medewerkers aan de organisatie vergroten

Het valt niet te ontkennen dat in het moderne werkklimaat het personeelsbestand van een bedrijf van cruciaal belang is voor het vergroten van de waarde van een onderneming.

People ops versus human resources

Hoewel People Ops een strategisch onderdeel vormt van de afdeling Human Resources van een bedrijf, zijn er enkele belangrijke verschillen tussen People Ops en HR.

Van oudsher richten HR-afdelingen zich op de praktische aspecten van het personeelsbeheer, waaronder logistieke, juridische en contractuele verplichtingen, ethische overwegingen en het dagelijkse beheer van het personeelsbestand. HR-afdelingen die op deze manier werken, kunnen erg bureaucratisch, onpersoonlijk en enigszins verouderd overkomen.

People Operations stelt mensen en hun behoeften voorop en brengt de oorzaken van gedrags- of systeemgebonden patronen op de werkplek in kaart. Daarnaast hecht het veel waarde aan de werknemerservaring en verbetert het de bedrijfscultuur, erkent het prestaties van medewerkers en maakt het de interacties op de werkplek menselijker.

Belangrijkste prioriteiten op het gebied van personeelsbeleid

Als het gaat om personeelszaken, is het versterken van de betrokkenheid van medewerkers om verloop en personeelsvervanging tot een minimum te beperken een topprioriteit. Maar het is niet de enige prioriteit. Hier volgen nog enkele andere.

Het optimaliseren van de onboarding-ervaring van medewerkers

Onboarding is een cruciaal moment in de loopbaan van een medewerker waarop People Ops vertrouwen kan opbouwen bij nieuwe medewerkers. Belangrijke elementen van onboarding zijn onder meer de mate van transparantie tijdens het wervingsproces en de ondersteuning die nieuwe medewerkers helpt om met vertrouwen in hun functie te starten. Wanneer bedrijven geen aandacht besteden aan deze aspecten, is de kans groter dat nieuwe medewerkers binnen korte tijd ontslag nemen.

Breng de loopbaancyclus van medewerkers in kaart

Elke medewerker doorloopt onvermijdelijk verschillende fasen in zijn of haar loopbaan en relatie met een organisatie. Ervaren HR-teams zijn zich waarschijnlijk bewust van de loopbaancyclus van medewerkers en weten in welke fase elke medewerker zich in dat continuüm bevindt.

Veel traditionele HR-teams richten zich echter uitsluitend op werving, inwerken en uitdiensttreding, zonder veel aandacht te besteden aan de tussenliggende fasen die betrekking hebben op erkenning, ontwikkeling en behoud van medewerkers.

People ops hanteert daarentegen een meer holistische benadering en geeft prioriteit aan de momenten die voor elke medewerker belangrijk zijn om hen betrokken te houden en vertrouwen op te bouwen.

Bevorder de betrokkenheid en verbondenheid van medewerkers

Om medewerkers tevreden en gezond te houden, zijn activiteiten nodig die afwijken van het model waaraan traditionele HR-teams wellicht gewend zijn.

People ops-teams kunnen de werknemerservaring verbeteren door rekening te houden met:

• Of extraatjes en secundaire arbeidsvoorwaarden aantrekkelijk zijn voor medewerkers
• Hoe je dieper inzicht kunt krijgen in de motivaties van medewerkers
• Het wervingsproces objectief beoordelen vanuit het perspectief van een kandidaat
• Het verzamelen van informatie over de mate waarin mensen zich thuis voelen op de werkplek
• Toekomstige leer- en ontwikkelingsmogelijkheden voor alle werknemers beoordelen
  
  

Leer- en ontwikkelingsmogelijkheden aanbieden

In de drukte van de dagelijkse bedrijfsvoering slagen bedrijfsmanagers er vaak niet in om hun directe ondergeschikten mogelijkheden voor professionele ontwikkeling te bieden.

Dat is waar de afdeling personeelszaken een rol kan spelen om ervoor te zorgen dat iedereen vooruitgang boekt in zijn of haar loopbaan.

Goed opgeleide medewerkers blijven vaker bij de organisatie in plaats van elders op zoek te gaan naar nieuw werk uit verveling of omdat ze op zoek zijn naar nieuwe uitdagingen.

Erken en beloon de bijdragen van medewerkers

Het opbouwen van een levendige en gezonde cultuur van erkenning vergt enige inspanning. Traditionele HR-teams besteden hier duidelijk te weinig aandacht aan, waardoor ongeveer 40% van de medewerkers zich op het werk gedemotiveerd voelt door een gebrek aan erkenning.

Wanneer people ops-teams goed werk erkennen, kunnen ze het personeelsverloop aanzienlijk verminderen. Hoe erkenning ook deel gaat uitmaken van de bedrijfscultuur, het belangrijkste is dat medewerkers zich gewaardeerd voelen.

Ondersteun verandermanagement

In tijden van verandering en onrust is het de taak van HR om zo snel mogelijk stabiliteit te creëren. Belangrijke prioriteiten tijdens dergelijke gebeurtenissen zijn onder meer:

• Duidelijke communicatie over de verandering, die vroeg en regelmatig plaatsvindt
• De mensen die door de verandering worden geraakt, voorbereiden voordat deze plaatsvindt
• Het aanbieden van trainingen om ervoor te zorgen dat iedereen vertrouwd raakt met de nieuwe manier van werken
• Het aanbieden van ondersteuningsmogelijkheden in geval van zorgen

People Ops speelt een cruciale rol bij het waarborgen dat dergelijke veranderingen soepel en naadloos verlopen. Hoe sneller medewerkers zich kunnen aanpassen, hoe minder gevolgen en financiële verliezen de organisatie zal ondervinden.

Het afhandelen van het vertrek van medewerkers

Het traject van elke medewerker bij een organisatie komt onvermijdelijk tot een einde, en het is de taak van People Ops om ervoor te zorgen dat ze op goede voet afscheid nemen. Dit houdt de deur open voor voormalige medewerkers om klanten of nieuwe medewerkers aan de organisatie aan te bevelen, of om zelfs terug te komen en aan projecten mee te werken.

Personeelsstatistieken bijhouden

Het is van cruciaal belang om in elke fase de juiste personeelsstatistieken bij te houden, inclusief de kwalitatieve aspecten waaraan People Ops prioriteit geeft. Traditionele HR-teams kunnen baat hebben bij het bijhouden van meer betekenisvolle gegevens.

Moderne People Ops-managers houden de volgende statistieken bij:

• Tijd tot aanwerving
• Kwaliteit van de aanwerving
• Personeelsverloop
• Tevredenheid onder medewerkers
• Kosten per aanwerving
• Diversiteitsbeoordelingen
• Verloop onder medewerkers
• Ziekteverzuim
• Werktevredenheid
• Betrokkenheid van medewerkers
  
  

Belangrijke functies binnen de afdeling People Ops

Als u overweegt een solide People Ops-afdeling op te zetten, volgen hier enkele belangrijke functies die u in overweging kunt nemen, samen met hun verantwoordelijkheden.

• Directeur People Operations: Geeft leiding aan het gehele People Ops-team en stuurt de personeelsstrategie van de organisatie aan.
  • Brengt de doelstellingen van de organisatie in lijn met de personeelsstrategie
  • Werkt samen met managers om eventuele tekorten aan talent binnen teams op te vullen
  • Ondersteunt leidinggevenden binnen het bedrijf bij belangrijke kwesties op het gebied van personeelsrelaties
  • Neemt deel aan strategische vergaderingen en geeft sturing aan andere leidinggevenden
• People Operations Manager: Houdt toezicht op de volledige loopbaancyclus van medewerkers, van het aantrekken van de ideale kandidaten tot het onderhouden van relaties met voormalige medewerkers.
  • Fungeert als schakel tussen het uitvoerend management en de medewerkers
  • Beheert cruciale processen zoals de onboarding en offboarding van medewerkers
  • Verzorgt doorgaans talrijke dagelijkse HR-taken, zoals de salarisverwerking en het beoordelen van verlofaanvragen
  • Bevordert gelijke kansen en diversiteit op de werkplek
• People Operations Specialist: Voert de administratieve taken uit die deel uitmaken van de dagelijkse HR-processen.
  • Documenteert het bedrijfsbeleid en de procedures
  • Assisteert bij het afhandelen van vertrekkende medewerkers en het bijwerken van functie-informatie
  • Biedt ondersteuning om de werknemerservaring in alle fasen van de loopbaan te verbeteren
  • Analyseert de gegevens en statistieken die verband houden met de HR-strategie van het bedrijf
    
    

Hoe ontwikkel je een succesvol programma voor personeelsbeheer?

Als het gaat om het opzetten van een bloeiende afdeling People Operations binnen uw organisatie, zijn er een aantal belangrijke zaken waarmee u rekening moet houden, waaronder:

• Ervoor zorgen dat uw medewerkers centraal staan in de prioriteitenlijst van People Operations
• Het proactief verbeteren van het welzijn en de tevredenheid van medewerkers op het werk
• De juiste technologie inrichten ter ondersteuning van de afdeling People Operations
• Voortdurend evalueren hoe goed de initiatieven van de afdeling People Operations door de medewerkers worden ontvangen
• Medewerkers de mogelijkheid bieden om constructieve feedback te geven
  
  

Een basis leggen

Het succes van een nieuwe People Ops-afdeling hangt af van uw vermogen om de basisprincipes correct toe te passen.

Begin met het gebruik van de gegevens die u over uw medewerkers hebt om belangrijke knelpunten in elke fase van de loopbaancyclus van medewerkers in kaart te brengen. Zorg ervoor dat u medewerkers uitlegt waarom u informatie verzamelt en hoe u deze wilt gebruiken.

Als je huidige bedrijfscultuur niet mensgericht is, of als je je medewerkers niet als je belangrijkste klanten beschouwt, dan moet deze koerswijziging zo snel mogelijk plaatsvinden. Anders zul je problemen ondervinden bij het opzetten van een succesvol People Ops-programma.

Stem de People Ops-strategie af op de bedrijfsdoelstellingen

People ops moet de personeelsstrategie afstemmen op de overkoepelende doelstellingen van het bedrijf. Maak er daarom een gewoonte van om de directeur People Ops te betrekken bij gesprekken over de strategische koers van het bedrijf.

Richt je op de volledige loopbaan van de medewerker

Trap niet in de valkuil om People Ops op dezelfde manier te behandelen als traditionele HR. Doorbreek de bureaucratische sfeer door transparant te zijn tegenover je personeel en te begrijpen wat elke persoon in de organisatie motiveert.

Gebruik gegevens om verbeteringen te sturen

Zet ten slotte een tool zoals Happeo in om zinvolle gegevens te verzamelen over de betrokkenheid van je medewerkers. Met de juiste gegevens in handen kan je People Ops-team de motivatie en betrokkenheid van medewerkers proactief verbeteren, voordat dit uitgroeit tot een probleem met personeelsbehoud.

Versterk je personeelsbeleid met Happeo

Hoe groot of klein je bedrijf ook is, People Ops vormt een centraal onderdeel van het moderniseren van je HR-strategie en het aantrekken van toptalent.

Met tools zoals Happeo kunt u uw People Ops-strategie naadloos verbeteren door:

• gebruik te maken van één centrale plek om alle informatie van de organisatie op te slaan
• Nieuwe medewerkers snel en naadloos in te werken
• Je bedrijfscultuur automatisch te verweven met de digitale voetafdruk van je bedrijf
• Medewerkers de kans te bieden om erkenning te krijgen van collega’s en te groeien in hun functie
• Productiviteit stimuleren via crowdsourced informatie
• U helpen om alle belangrijke statistieken bij te houden die ertoe doen

Sluit je aan bij honderden teams die hun personeelsstrategie in 6-8 weken hebben verbeterd met Happeo.

Veelgestelde vragen

Wat is people operations?

People operations, vaak afgekort tot people ops of POPs, is een strategische bedrijfsfunctie die medewerkers en hun behoeften vooropstelt en zich richt op de voortdurende ontwikkeling, betrokkenheid en het algemene beheer van het personeelsbestand, in plaats van alleen op administratieve HR-taken.

Waarin verschilt people operations van traditionele HR?

Traditioneel HR richt zich doorgaans op naleving van regelgeving, contracten en het reactief oplossen van problemen binnen nauwe kaders. People operations hanteert een meer holistische, proactieve benadering, waarbij mensen en technologie worden ingezet om de waarde van medewerkers te maximaliseren, de onderliggende oorzaken van patronen op de werkplek bloot te leggen en de bedrijfscultuur actief vorm te geven in plaats van alleen maar beleid af te dwingen.

Wat zijn de belangrijkste prioriteiten van een people operations-team?

Tot de belangrijkste prioriteiten behoren het optimaliseren van de onboarding, inzicht krijgen in de volledige loopbaancyclus van medewerkers (niet alleen werving en uitdiensttreding), het stimuleren van betrokkenheid en verbondenheid, het bieden van leer- en ontwikkelingsmogelijkheden, het erkennen van de bijdragen van medewerkers, het ondersteunen van verandermanagement en het bijhouden van personeelsstatistieken zoals personeelsverloop, tevredenheid en wervingskosten.

Welke functies maken doorgaans deel uit van een afdeling People Operations?

Een afdeling People Operations is doorgaans opgebouwd rond een Director of People Operations, die de bedrijfsdoelstellingen koppelt aan de personeelsstrategie en deelneemt aan strategische vergaderingen; een People Operations Manager, die verantwoordelijk is voor de hele loopbaancyclus van medewerkers en de dagelijkse HR-taken; en een People Operations Specialist, die administratieve taken uitvoert en de dagelijkse werknemerservaring ondersteunt.

Waarom is erkenning van medewerkers zo belangrijk voor People Operations?

Ongeveer 40% van de werknemers voelt zich gedemotiveerd door een gebrek aan erkenning, en traditionele HR-teams zien dit aspect vaak over het hoofd. People ops-teams die een authentieke erkenningscultuur opbouwen, kunnen het personeelsverloop aanzienlijk verminderen, aangezien werknemers die zich gewaardeerd voelen, eerder geneigd zijn om te blijven.

Hoe kan een bedrijf beginnen met het opzetten van een succesvol People Operations-programma?

Begin met het gebruik van bestaande medewerkersgegevens om knelpunten in de hele loopbaancyclus van medewerkers in kaart te brengen, stem de people ops-strategie af op de algemene bedrijfsdoelstellingen, richt je op de volledige loopbaancyclus in plaats van alleen op werving en uitdiensttreding, en gebruik een tool die helpt bij het verzamelen van zinvolle gegevens over de betrokkenheid, zodat problemen kunnen worden aangepakt voordat ze uitgroeien tot problemen met het behoud van personeel.