Hoe een intranetzoekmachine uw team 20% tijd bespaart

In de moderne arbeidswereld zijn technologieën die effectieve samenwerking en communicatie mogelijk maken van cruciaal belang. Medewerkers kunnen niet langer door het kantoor roepen of zelfs maar naar het bureau van een collega lopen om de informatie te krijgen die ze nodig hebben.

Uit een baanbrekend onderzoek van McKinsey bleek dat werknemers tot wel 1,8 uur per dag – of 9,3 uur per week – besteden aan het zoeken naar en verzamelen van informatie. Dat is meer dan een hele werkdag verspild!

Voor de meeste werkplekken waar op afstand of hybride wordt gewerkt, geeft het gezegde „als het niet is vastgelegd, is het niet gebeurd“ inzicht in de chaos die doorgaans heerst in de online communicatie en kennisuitwisseling binnen bedrijven.

Dit is precies het probleem dat een intuïtieve intranetzoekmachine oplost .

Wat is een intranetzoekmachine?

Een intranetzoekmachine stelt een bedrijf in staat om informatie op een tijdige en efficiënte manier op te slaan, te raadplegen en te delen met al zijn medewerkers. Het is een digitaal archief van alle informatie en documenten die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering.

Zie het als een soort Google-zoekfunctie voor alle documenten en informatie van uw bedrijf. In plaats van te zoeken naar openbare informatie die beschikbaar is op het wereldwijde web – ook wel het internet genoemd – werkt een intranetzoekmachine op intern niveau.

Uw documenten blijven privé en zijn alleen zichtbaar voor mensen binnen de organisatie.

Om effectief te zijn, moet een intranetzoekmachine echter meer doen dan mensen alleen maar de mogelijkheid bieden om te zoeken. Ze moet de meest waardevolle informatie zo snel mogelijk naar voren brengen.

Inzicht in de zoekintentie op het intranet

Om de meest nuttige informatie naar voren te halen op het moment dat uw medewerkers een zoekopdracht uitvoeren, moet uw intranet-zoekoplossing eerst begrijpen hoe medewerkers naar inhoud zoeken.

Zoeken op trefwoorden

Zoeken op trefwoord vindt plaats wanneer een medewerker een zoekopdracht uitvoert op basis van het algemene onderwerp of de tag die verband houdt met de informatie die hij of zij zoekt.

Dit zijn de meest voorkomende manieren waarop mensen informatie vinden. Een medewerker die bijvoorbeeld op zoek is naar kwartaalprognoses, zou ‘prognoses voor het derde kwartaal’ kunnen intypen.

Zoeken op bestandstype

Zoeken op bestandstype biedt medewerkers de mogelijkheid om hun zoekopdracht te verfijnen. Er kunnen bijvoorbeeld meerdere bestanden zijn waarin de kwartaalprognoses worden genoemd.

Door te zoeken op ‘prognoses Q3’ in combinatie met een filter om alleen spreadsheetbestanden weer te geven, worden de resultaten verfijnd en kunnen ze op een intuïtievere en efficiëntere manier precies het bestand vinden dat ze zochten.

Zoeken op auteur

Een ander veelvoorkomend zoekpatroon is zoeken op de auteur van een document. Twee veelgebruikte manieren om op auteur te zoeken zijn:

1. Een medewerker die op zoek is naar documenten die hij of zij zelf heeft gemaakt; of
2. het zoeken naar een document dat door iemand anders is geschreven.
   
   

Zoeken op auteur bespaart veel tijd en voorkomt dat u door mappen hoeft te klikken om erachter te komen of u te herinneren waar een bestand is opgeslagen.

Platformspecifieke zoekopdrachten

Sommige intranetzoekmachines kunnen informatie van verschillende platforms, zoals Slack, Jira, Confluence, Google, SharePoint, Microsoft en meer, integreren en samenvoegen.

In dat geval willen medewerkers de zoekresultaten wellicht filteren op basis van het platform waarvan ze weten dat de communicatie daarop heeft plaatsgevonden of waarop het document is opgeslagen.

Waar u op moet letten bij een intranet-zoekmachine

U vraagt zich nu wellicht af wat de ene intranetzoekmachine beter maakt dan de andere. Hieronder leest u waar u op moet letten als u de productiviteit en betrokkenheid van uw gehele personeelsbestand wilt vergroten.

Semantisch, contextueel en voorspellend zoeken

Er zijn verschillende manieren waarop een zoekmachine kan bepalen welke informatie op het moment van zoeken het nuttigst is voor je medewerkers.

• Semantisch zoeken: verbetert de nauwkeurigheid en relevantie door rekening te houden met de context en betekenis van een zoekopdracht. Het kan ook typefouten of vergissingen herkennen.
• Contextueel zoeken: biedt gepersonaliseerde zoekresultaten door rekening te houden met de zoekgeschiedenis van een gebruiker en de frequentie waarmee deze specifieke bestanden opent.
• Voorspellend zoeken: doet automatisch suggesties voor trefwoorden of bestanden om de zoeker te helpen vinden wat hij zoekt, nog voordat hij zijn zoekopdracht heeft afgemaakt.

Hoewel veel intranetzoekmachines gebruikmaken van semantisch en contextueel zoeken, gaan we bij Happeo nog een stap verder door alle drie de benaderingen te combineren en voorspellend zoeken tot een centraal onderdeel van de gebruikerservaring te maken.

Gefedereerd zoeken

U hoeft niet langer op meerdere platforms te zoeken om de juiste informatie te vinden. Die momenten waarop een medewerker misschien een vaag idee heeft van de informatie die hij zoekt, maar zich niet meer precies kan herinneren op welk platform die stond, kunnen erg inefficiënt zijn.

Waar hij of zij normaal gesproken meerdere zoekopdrachten zou uitvoeren in Slack, Jira, ZenDesk en andere interne tools, biedt federatief zoeken één zoekinterface die alle resultaten weergeeft.

Met federatief zoeken wordt de interface van je zoekmachine geïntegreerd met al je andere essentiële tools, waardoor een intuïtieve zoekervaring ontstaat, waar en wanneer er ook maar wordt gewerkt binnen je organisatie.

Zoeken met filters

Door mensen de mogelijkheid te bieden te filteren op zaken als auteurs, bestandstypen en de platforms waarop de informatie te vinden is, kunnen ze binnen enkele seconden duizenden documenten doorzoeken. Dit verfijnt ook de zoekopdracht en helpt bij het vinden van de specifieke informatie die nodig is.

De beste intranetzoekmachines maken gebruik van filters om het voor medewerkers gemakkelijk en intuïtief te maken om precies datgene te vinden wat ze nodig hebben, zonder dat de gedachtenstroom en aandacht tijdens het uitvoeren van een taak worden onderbroken.

Veilig zoeken

Het spreekt voor zich dat het intranet van uw bedrijf veilig moet zijn en moet voldoen aan de nieuwste normen op het gebied van gegevensbescherming. U kunt echter ook kiezen voor een platform dat u meer controle en beheer biedt over wie welke informatie kan vinden.

Belangrijke beveiligingsfuncties om rekening mee te houden zijn onder meer:

• Toegangscontrole: geef specifieke gebruikers toegang tot bepaalde gegevens door je Google Groups- of Azure AD-account te synchroniseren
• Beheer: zorg voor een strakkere organisatie door uw intranet te beheren vanuit één intuïtief beheerderspaneel
• Veilige gegevensopslag: dankzij veilige cloudopslag profiteert uw intranet van een zeer schaalbare infrastructuur en beveiliging van topklasse
• Versleuteling: het versleutelen van gegevens tijdens de overdracht om te voorkomen dat onbevoegden er toegang toe krijgen
• Anonimisering: resultaten worden geanonimiseerd om te voorkomen dat gevoelige of persoonlijke informatie uitlekt
• Verantwoordingsplicht: configureer uw bedrijfsintranet zo dat alle zoekopdrachten en acties worden geregistreerd, om een duidelijk spoor van verantwoordelijkheid te bieden
• Naleving: zorg ervoor dat u voldoet aan de AVG, ISO-protocollen en andere beveiligingsbeleidsregels
• ISO 27001-certificering: dit is de internationale norm voor organisaties om hun informatiebeveiliging te beheren

Naleving van de gegevensbeschermingsvoorschriften is van cruciaal belang in elk systeem voor informatieopslag, met name bij federatieve intranetzoekopdrachten die toegang bieden tot informatie op meerdere platforms. Daarom nemen we bij Happeo beveiliging zeer serieus.

Zoekanalyses

Het is belangrijk om te begrijpen hoe mensen zoeken en hoeveel tijd ze precies besparen dankzij intuïtieve intranetzoektechnologieën. Zoekanalyses bieden hier inzicht in zaken als:

• Unieke zoekgebruikers: bekijk hoeveel personen de intranetzoekmachine hebben gebruikt
• Tijd besteed aan geopende resultaten: bekijk hoe lang mensen op de zoekresultatenpagina verbleven
• Succes- en mislukkingspercentages: ontdek of mensen hebben gevonden wat ze zochten
• Zoektermen: bekijk precies waarnaar uw team op zoek is
• Analytics-filters: filter termen per afdeling of organisatie-eenheid
• Trending zoektermen: bekijk op elk moment wat de populairste zoekopdrachten zijn
• Gemiddelde tijd om resultaten te vinden: bekijk hoe lang het gemiddeld duurt om informatie te vinden

Voordelen van intranetzoekmachines

De voordelen van een intranet kunnen worden samengevat in een reeks micro-momenten. Er gaan kostbare seconden en minuten verloren wanneer informatie niet gemakkelijk toegankelijk is. Op zichzelf lijken dergelijke momenten misschien niet ‘zo erg’. Maar wanneer ze zich meerdere keren per dag per medewerker voordoen en vervolgens over uw gehele personeelsbestand worden opgeteld, kunnen deze micro-momenten verwoestende gevolgen hebben voor de productiviteit.

Productiviteit en betrokkenheid zijn ongetwijfeld de belangrijkste redenen om te overwegen uw intranet-zoekmachine te upgraden, om dit sneeuwbaleffect in de kiem te smoren en deze micro-momenten kort en krachtig te houden, precies zoals uw medewerkers het bedoeld hebben.

1. Productievere medewerkers

Uit productiviteitsonderzoeken is gebleken dat medewerkers zichzelf in 44% van de gevallen onderbreken. De tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie is niet alleen verspilde tijd, maar draagt ook bij aan dergelijke zelfonderbrekingen die de productiviteit in de weg staan.

Hoe sneller uw team gegevens kan vinden, hoe productiever het zal zijn. Ook u kunt het aantal onnodige onderbrekingen tot een minimum beperken en de productiviteit verhogen dankzij de kracht van intuïtieve intranetzoekmachines.

2. Meer betrokken medewerkers

Niemand wil urenlang honderden bestanden doorzoeken om één klein stukje relevante informatie te vinden.

Verspilde tijd leidt tot een lagere betrokkenheid van medewerkers en mentale vermoeidheid. Zou het niet beter zijn om hun mentale energie niet te besteden aan het zoeken naar informatie, maar aan de taken waarbij ze die informatie toepassen of analyseren? Ja, dat vinden wij ook.

Het wordt een stuk eenvoudiger om medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden als het voor hen intuïtiever wordt om de informatie te vinden die ze nodig hebben, en als de veelvoorkomende frustraties die gepaard gaan met slechte zoekervaringen op het intranet kunnen worden weggenomen.

Eén zoekopdracht om ze allemaal te beheersen

Niet alle intranetzoekmachines zijn gelijk. Maar met de kracht van een intuïtieve intranetzoekmachine die erop gericht is 20% van de tijd van uw medewerkers te besparen, kan uw personeel zich eindelijk meer richten op de zaken die er echt toe doen.

Belangrijke functies waarmee u rekening moet houden bij uw intranetzoekmachine zijn onder meer:

• De mogelijkheid om op verschillende manieren te zoeken
• Intuïtief filteren op auteurs, bestandstypen en platforms
• Geïntegreerd, federaal zoeken op alle platforms waarop wordt gewerkt
• Zoekanalyses om het succes van de zoektrajecten van uw medewerkers te analyseren

Bij Happeo optimaliseren we elk aspect van het intranetzoekproces om uw organisatie te helpen de tijd terug te winnen die doorgaans verloren gaat aan het zoeken naar informatie. Neem vandaag nog contact met ons op voor een demo van onze innovatieve oplossing !

Veelgestelde vragen

Wat is een intranet-zoekmachine?

Met een intranetzoekmachine kunnen medewerkers bedrijfsinformatie snel en efficiënt opslaan, vinden en delen. Het werkt als een besloten versie van een webzoekmachine, waarbij de documenten en informatie van uw bedrijf worden geïndexeerd, zodat alleen mensen binnen de organisatie deze kunnen zien.

Waarin verschilt een intranetzoekmachine van het zoeken op het openbare internet?

Een openbare zoekmachine doorzoekt het open internet, terwijl een intranet-zoekmachine alleen binnen uw organisatie werkt. Uw documenten blijven privé en de meest relevante resultaten worden als eerste getoond aan de mensen die ze mogen inzien.

Welke soorten zoekopdrachten voeren medewerkers uit op een intranet?

Medewerkers gebruiken doorgaans zoekopdrachten op trefwoord voor een bepaald onderwerp, zoekopdrachten op bestandstype om de resultaten te beperken tot bijvoorbeeld spreadsheets, zoekopdrachten op auteur om documenten te vinden die zijzelf of collega’s hebben gemaakt, en platformspecifieke zoekopdrachten om zich te richten op een tool zoals Slack, Jira of Google Drive.

Waar moet ik op letten bij een intranetzoekmachine?

Kijk naar semantisch zoeken dat de betekenis begrijpt en omgaat met typefouten, contextueel zoeken dat resultaten personaliseert, en voorspellende suggesties terwijl mensen typen. Geïntegreerd zoeken in uw andere tools, filters voor auteurs, bestandstypen en platforms, en krachtige beveiligingsmaatregelen zijn ook belangrijk. Happeo combineert bijvoorbeeld alle drie de zoekbenaderingen met geïntegreerd zoeken in gekoppelde tools.

Hoe zorgt intranetzoekfunctie ervoor dat bedrijfsinformatie veilig blijft?

Een veilige intranetzoekmachine maakt gebruik van toegangscontrole, zodat gebruikers alleen zien wat ze mogen zien, vaak door synchronisatie met Google Groups of Azure AD. De zoekmachine moet ook versleuteling bieden voor gegevens tijdens de overdracht, geanonimiseerde resultaten waar nodig, een logboek van zoekopdrachten en acties voor verantwoordingsdoeleinden, en naleving van normen zoals de AVG en ISO 27001.

Hoe weet ik of mijn intranetzoekfunctie goed werkt?

Zoekstatistieken laten zien hoeveel mensen de zoekfunctie gebruiken, hoe lang ze bij de zoekresultaten blijven en of ze vinden wat ze zoeken. Ze geven ook inzicht in de meest voorkomende en populaire zoektermen, indien nuttig gefilterd per afdeling, en de gemiddelde tijd die het kost om informatie te vinden.