Il rapporto tra scuole e intranet è, nella migliore delle ipotesi, instabile; le intranet hanno la reputazione di essere considerate antiquate, aziendali, noiose e poco intuitive. Nel contempo, le scuole sono un terreno fertile per la creatività, l’apprendimento, la crescita e il progresso. Questo contrasto è uno dei motivi principali per cui le scuole hanno difficoltà a trovare un modo per coinvolgere insegnanti e personale nell’uso di una rete intranet. Oltre a ciò, la maggior parte delle intranet è progettata per le aziende e i modelli di business tradizionali. E sebbene molte delle esigenze siano le stesse – comunicazioni interne centralizzate, condivisione delle informazioni e connessione – le scuole sono uniche per la varietà dei ruoli al loro interno e per gli orari quotidiani dei dipendenti che le gestiscono.
Una rapida ricerca su Google vi dirà che non esistono molte ricerche, se non nessuna, sul successo o sul fallimento delle intranet scolastiche, per non parlare di come realizzarne una in modo che soddisfi le esigenze dei propri utenti e stimoli il coinvolgimento e il senso di comunità. O almeno, così era fino ad ora. Happeo ha condotto un’indagine e discusso dei successi (e dei fallimenti) delle intranet con i propri clienti del settore dell’istruzione, individuando alcuni dati chiave in un nuovo rapporto su ciò che funziona e, al contrario, su ciò che non funziona. Ecco alcuni risultati chiave:
- Gli insegnanti e il personale desiderano una rete intranet.
Molte scuole registrano una stagnazione nell’adozione e nel coinvolgimento nell’intranet, ma quando abbiamo intervistato i nostri clienti del settore dell’istruzione, abbiamo scoperto che il 97% di loro visita il proprio sito intranet almeno una volta alla settimana, e il 67% almeno una volta al giorno . Insegnanti, personale e dirigenti si trovano spesso sparsi tra aule, uffici, edifici e campus. Desiderano rimanere aggiornati su notizie, novità e annunci importanti. Pertanto, quando le scuole riescono a fornire loro un’esperienza intranet su misura per le loro esigenze specifiche, è naturale che il coinvolgimento aumenti.
- I loro ruoli variano, e così dovrebbe variare anche la loro esperienza sulla rete intranet.
Insegnanti, personale di supporto e dirigenti scolastici vivono giornate molto diverse tra loro. Gli insegnanti sono sempre in movimento, con pochissimo tempo a disposizione per scorrere un sito interno alla ricerca di informazioni. Hanno bisogno di una intranet agile quanto loro. Il personale di supporto lavora negli uffici, spesso lontano dal trambusto e dal viavai che caratterizza la comunità degli studenti e dei docenti. Ha bisogno di un modo per rimanere in contatto e fornire informazioni e documenti fondamentali sulle politiche scolastiche ai colleghi in classe. La dirigenza ha bisogno di strumenti per supervisionare le attività nelle diverse sedi e condividere notizie e annunci di alto livello. Sulla base del feedback dei nostri clienti, questi tre ruoli fondamentali utilizzano le funzionalità in modi e con frequenze diversi. Nel complesso, se un’intranet scolastica non è in grado di fornire tutte queste cose in un unico sistema, il suo successo ne risentirà probabilmente.
- Hanno bisogno di personalità.
Lo spirito scolastico si percepisce e si vive tipicamente in tutti gli aspetti di un istituto. Dagli eventi sportivi, alle bacheche, al merchandising scolastico e al sito web esterno della scuola, si respirano vivacità ed energia. Se il passaggio a una intranet dà l’impressione di aver fatto un salto indietro nel tempo di uno o due decenni, le scuole potrebbero avere difficoltà a coinvolgere i dipendenti, per non parlare di incoraggiarli a condividere le proprie conoscenze e gli ultimi aggiornamenti. L’istruzione è tutta una questione di progresso, quindi disporre di una intranet moderna all’altezza è fondamentale per ottenere il massimo livello di adozione.
- Ci sono 3 caratteristiche fondamentali di cui le scuole hanno bisogno per avere successo con la propria intranet.
A prescindere dal ruolo ricoperto, i dati hanno mostrato molto chiaramente che esistono tre casi d’uso fondamentali che costituiscono una intranet scolastica attiva e coinvolgente. Innanzitutto, gli utenti hanno bisogno di comunicazioni interne precise. Un poster con annunci unidirezionali non è sufficiente. Il personale e gli insegnanti devono poter reagire, commentare e partecipare a un dialogo bidirezionale. In secondo luogo, è fondamentale la capacità di trovare le informazioni in modo centralizzato, affidabile e rapido. Basta con la necessità di rintracciare i colleghi o setacciare le e-mail sperando che quel file sia la versione più recente. Le intranet devono offrire la stessa esperienza di ricerca chiara e accurata a cui sono abituati tutti i consumatori moderni. Infine, le intranet scolastiche devono fornire uno spazio ottimizzato per notizie e comunicazioni urgenti e importanti in tempo reale, che consentano a ogni dipendente di sentirsi informato e al passo con gli eventi.
- Alcuni casi d’uso sono meno rilevanti.
Nelle intranet aziendali tradizionali, la connessione sociale e l’inserimento dei nuovi assunti (tra gli altri) sono due casi d’uso principali per un’intranet, ma le scuole sono diverse. L’inserimento dei nuovi docenti segue un modello prevalentemente in presenza, poiché gli insegnanti raramente rimangono davanti a uno schermo tutto il giorno. Quasi il 60% dei dirigenti scolastici intervistati ci ha riferito che la propria intranet non ha migliorato l’inserimento dei nuovi assunti. Inoltre, dato che insegnanti e personale sono molto impegnati, non trovano il tempo di creare contenuti sull’intranet che non siano attinenti al loro lavoro.
Questi dati, e molti altri, sono disponibili nel rapporto completo, che sarà pubblicato il 27 febbraio, quando il nostro esperto di prodotto Happeo e gli esperti nel settore dell’istruzione di C-Learning e Inspire Education Group si riuniranno in un webinar gratuito per discutere su come creare un’esperienza intranet di successo per le scuole gestite da Google.
Unisciti a noi per ottenere approfondimenti utili e una copia gratuita del rapporto completo “2024 Happeo Education Intranet Data Report for Google-Run Schools”.
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Domande frequenti
Con quale frequenza il personale scolastico utilizza effettivamente la propria intranet?
Da un sondaggio condotto da Happeo tra i propri clienti del settore dell’istruzione è emerso che il 97% del personale visita la propria intranet almeno una volta alla settimana e il 67% almeno una volta al giorno, a dimostrazione di una forte domanda quando l’intranet soddisfa le loro esigenze.
Perché insegnanti, personale di supporto e dirigenti hanno bisogno di esperienze diverse nell’intranet?
Gli insegnanti necessitano di un accesso rapido e agile con un tempo di utilizzo dello schermo ridotto, il personale di supporto ha bisogno di documenti normativi centralizzati e di un collegamento con le aule, mentre la dirigenza necessita di supervisione e comunicazioni di alto livello; pertanto, l’intranet di una scuola deve soddisfare in modo diverso le esigenze di questi tre ruoli.
Quali sono le tre caratteristiche più importanti per una intranet scolastica?
Le tre caratteristiche fondamentali sono: comunicazioni interne bidirezionali precise, una ricerca centralizzata veloce e affidabile e uno spazio ottimizzato per notizie e comunicazioni urgenti in tempo reale.
Quali casi d’uso dell’intranet sono meno rilevanti per le scuole rispetto alle aziende tradizionali?
L’inserimento dei nuovi assunti e la creazione di contenuti social rivestono minore importanza per le scuole, poiché quasi il 60% dei dirigenti ha affermato che la propria intranet non ha migliorato il processo di inserimento e gli insegnanti, sempre molto impegnati, hanno raramente il tempo di creare contenuti non legati al proprio lavoro.
