Risorse umane: ruoli, priorità e passi da compiere per il successo

Le organizzazioni moderne stanno cambiando rapidamente e uno dei cambiamenti fondamentali in atto è la consapevolezza che mettere le persone al primo posto non solo è importante, ma ha anche un impatto sui profitti.

Il termine “People Operations” (noto anche come “People Ops” o “POPs” in breve) è una funzione aziendale coniata per la prima volta nel 2006 dall’ex direttore delle risorse umane di Google, Laszlo Bock. Si concentra sui dipendenti e mette al primo posto le persone che danno vita a un’organizzazione e le loro esigenze.

Se gestite correttamente, le “people operations” creano una forza lavoro più felice, più sana e più produttiva.

Ma cosa sono esattamente le People Operations?

Le operazioni relative al personale sono una funzione aziendale strategica che si occupa di mettere le persone al primo posto e di gestire in modo globale la forza lavoro di un'azienda.

Il reparto People Operations promuove lo sviluppo continuo e il coinvolgimento del personale, creando modalità di lavoro più efficienti e favorendo un senso di comunità e motivazione all'interno dell'ambiente di lavoro.

Tra le responsabilità tipiche dei dipartimenti delle risorse umane figurano:

• Promuovere un’esperienza lavorativa ottimale per i dipendenti
• Gestire il ciclo di vita dei dipendenti
• Fornire ai dipendenti gli strumenti per dare il meglio di sé
• Allineare gli obiettivi dei dipendenti a quelli aziendali
• Aumentare il valore della forza lavoro attraverso la formazione e altre opportunità
• Analisi delle metriche relative alle persone e alle risorse umane
  
  

L'importanza delle operazioni relative al personale

Indipendentemente dal settore, i dirigenti aziendali di tutto il mondo hanno ormai compreso che le persone sono il cuore di ogni azienda. I vostri clienti più importanti sono i vostri dipendenti. Senza una forza lavoro solida e talenti chiave, il valore della vostra organizzazione diminuirà.

Forse il modo più semplice per quantificare il valore della gestione delle risorse umane è valutare innanzitutto i costi derivanti da una gestione inadeguata. Ad esempio, negli Stati Uniti il tasso medio di turnover dei dipendenti è pari al 57,3%. Se le persone non sono soddisfatte del proprio ruolo, della cultura aziendale o dell’ambiente di lavoro, se ne andranno, portando con sé conoscenze preziose.

Anche il costo del reclutamento di nuovo personale è elevato. Nel 2023, il costo medio di un’assunzione è salito a 4.700 dollari (rispetto ai 4.000 dollari di pochi anni prima). Senza contare che i costi per l’assunzione di dirigenti e leader sono da 3 a 4 volte superiori al costo medio complessivo per assunzione.

Ci sono inoltre vantaggi molto concreti nell’allontanarsi dal ruolo tradizionale, burocratico e autoritario delle risorse umane, ponendo le operazioni relative alle persone al centro del proprio dipartimento. Ciò significa:

• Riconoscere le persone come risorse preziose e non solo come strumenti per generare profitti
• Promuovere un senso profondamente radicato di inclusività e di appartenenza a una comunità sul posto di lavoro
• Migliorare attivamente la cultura aziendale e l’ambiente di lavoro
• Motivare i dipendenti, che diventano naturalmente più produttivi
• Mantenere un sano equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e migliorare il morale
• Aumentare la fedeltà dei dipendenti all’organizzazione

È innegabile che, nell’era moderna del lavoro, la forza lavoro di un’azienda sia fondamentale per accrescerne il valore.

People ops vs. risorse umane

Sebbene le People Ops rappresentino una componente strategica del dipartimento delle risorse umane di un’azienda, esistono alcune differenze fondamentali tra People Ops e Risorse Umane.

Tradizionalmente, i dipartimenti delle risorse umane si sono concentrati sugli aspetti pratici della gestione dei dipendenti, tra cui gli obblighi logistici, legali e contrattuali, le considerazioni etiche e la gestione quotidiana della forza lavoro. I dipartimenti delle risorse umane che operano in questo modo possono apparire molto burocratici, impersonali e in qualche modo obsoleti.

Le People Operations mettono al primo posto le persone e le loro esigenze e individuano le cause dei modelli comportamentali o sistemici presenti sul posto di lavoro. Inoltre, valorizzano l’esperienza dei dipendenti e migliorano la cultura aziendale, riconoscono i risultati raggiunti dai dipendenti e rendono più umane le interazioni sul posto di lavoro.

Priorità fondamentali delle risorse umane

Quando si parla di People Ops, rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti per ridurre al minimo l’abbandono e il turnover è una priorità assoluta. Ma non è l’unica. Eccone alcune altre.

Ottimizzare l’esperienza di inserimento dei dipendenti

L’inserimento è un momento cruciale nel ciclo di vita del dipendente, in cui il reparto risorse umane può instaurare un rapporto di fiducia con i neoassunti. Tra gli elementi importanti dell’inserimento figurano il livello di trasparenza durante tutto il processo di reclutamento e il supporto che aiuta i neoassunti ad assumere il proprio ruolo con sicurezza. Quando le aziende non prestano attenzione a questi aspetti, i neoassunti sono più propensi a lasciare il lavoro in breve tempo.

Mappare il ciclo di vita del dipendente

Ogni dipendente attraverserà inevitabilmente diverse fasi nella propria carriera e nel proprio rapporto con l’organizzazione. I team HR più esperti saranno probabilmente consapevoli del ciclo di vita del dipendente e della posizione in cui si trova ciascun dipendente in tale percorso.

Tuttavia, molti team delle risorse umane tradizionali si concentrano esclusivamente sul reclutamento, sull’inserimento e sull’uscita dall’azienda, senza prestare molta attenzione alle fasi intermedie relative al riconoscimento, allo sviluppo e alla fidelizzazione dei dipendenti.

Il “People Ops”, invece, adotta una visione più olistica e dà priorità ai momenti che contano per ogni dipendente, al fine di mantenerne alto il coinvolgimento e costruire un rapporto di fiducia.

Promuovere il coinvolgimento e il legame dei dipendenti

Garantire il benessere e la soddisfazione del personale comporta attività che si discostano dal modello a cui i team tradizionali delle risorse umane potrebbero essere abituati.

I team di People Ops possono migliorare l’esperienza dei dipendenti tenendo conto di:

• Se i vantaggi e i benefici siano apprezzati dai dipendenti
• Come ottenere una comprensione più approfondita delle motivazioni dei dipendenti
• Valutare oggettivamente il processo di reclutamento dal punto di vista di un candidato
• Raccogliere informazioni sul senso di appartenenza dei dipendenti sul posto di lavoro
• Valutare le future opportunità di formazione e sviluppo per tutti i dipendenti
  
  

Offrire opportunità di formazione e sviluppo

Nella frenesia delle attività quotidiane, i dirigenti aziendali spesso non riescono a offrire percorsi di sviluppo professionale ai propri collaboratori diretti.

È qui che la funzione Risorse Umane può intervenire per garantire che tutti possano progredire nella propria carriera.

I dipendenti ben formati sono più propensi a rimanere nell’organizzazione piuttosto che cercare un nuovo lavoro altrove a causa della noia o della necessità di affrontare nuove sfide.

Riconoscere e premiare i contributi dei dipendenti

Creare una cultura del riconoscimento vivace e sana richiede un certo impegno. I team tradizionali delle risorse umane mostrano una netta mancanza di attenzione in questo ambito, motivo per cui circa il 40% dei dipendenti si sente demotivato sul lavoro a causa della mancanza di riconoscimento.

Quando i team di People Ops riconoscono il lavoro ben fatto, riescono a ridurre significativamente i tassi di turnover. Indipendentemente dal modo in cui il riconoscimento entra a far parte della cultura aziendale, l’importante è che i dipendenti si sentano apprezzati.

Sostenere la gestione del cambiamento

In periodi di cambiamento e turbolenze, il reparto risorse umane ha il compito di garantire la stabilità il prima possibile. Tra le priorità fondamentali in tali circostanze figurano:

• Una comunicazione chiara sul cambiamento, fornita tempestivamente e con frequenza
• Preparare le persone che ne saranno interessate prima che il cambiamento abbia luogo
• Fornire formazione per garantire che tutti acquisiscano familiarità con il nuovo modo di lavorare
• L'offerta di canali di supporto in caso di dubbi

Il reparto risorse umane svolge un ruolo fondamentale nel garantire che tali cambiamenti procedano in modo fluido e senza intoppi. Quanto prima i dipendenti riusciranno ad adattarsi, tanto minori saranno le conseguenze e le perdite finanziarie per l’organizzazione.

Gestire l’uscita dei dipendenti dall’azienda

Il percorso di ogni dipendente all’interno di un’organizzazione giungerà inevitabilmente al termine, ed è compito del reparto People Ops garantire che la separazione avvenga in buoni rapporti. Ciò lascia aperta la possibilità che gli ex dipendenti possano segnalare clienti o nuovi candidati all’organizzazione, o che possano persino tornare a lavorare su alcuni progetti.

Monitorare le metriche relative al personale

È fondamentale monitorare le metriche giuste relative al personale in ogni fase, compresi gli elementi qualitativi a cui il reparto People Ops attribuisce priorità. I team tradizionali delle risorse umane possono trarre vantaggio dal monitoraggio di dati più significativi.

I moderni responsabili delle operazioni relative al personale monitorano i seguenti indicatori:

• Tempo necessario per l’assunzione
• Qualità delle assunzioni
• Tasso di turnover del personale
• Soddisfazione dei dipendenti
• Costo per assunzione
• Indici di diversità
• Tasso di abbandono del personale
• Assenteismo
• Soddisfazione sul lavoro
• Coinvolgimento dei dipendenti
  
  

Ruoli chiave all’interno del reparto risorse umane

Se state pensando di creare un solido dipartimento People Ops, ecco alcuni ruoli chiave da prendere in considerazione insieme alle relative responsabilità.

• Direttore delle operazioni relative al personale: supervisiona l’intero team delle operazioni relative al personale e guida la strategia dell’organizzazione in materia di risorse umane.
  • Mette in sintonia gli obiettivi dell’organizzazione con la sua strategia delle risorse umane
  • Collabora con i manager per colmare eventuali carenze di talenti all’interno dei team
  • Supporta i leader all’interno dell’azienda nelle principali questioni relative alle relazioni con i dipendenti
  • Partecipa alle riunioni strategiche e fornisce indicazioni agli altri dirigenti
• Responsabile delle risorse umane: supervisiona l’intero ciclo di vita dei dipendenti, dall’attrazione dei candidati ideali al mantenimento dei rapporti con gli ex dipendenti.
  • Funge da collegamento tra la dirigenza esecutiva e i dipendenti
  • Gestisce funzioni fondamentali quali l’inserimento e l’uscita dei dipendenti
  • In genere si occupa di numerose attività quotidiane relative alle risorse umane, come l’elaborazione delle buste paga e la verifica delle richieste di ferie
  • Promuove le pari opportunità e la diversità sul posto di lavoro
• Specialista in gestione del personale: si occupa delle mansioni amministrative relative ai processi quotidiani delle risorse umane.
  • Documenta le politiche e le procedure aziendali
  • Fornisce assistenza nelle procedure di uscita dal servizio e nelle modifiche alle informazioni relative al posto di lavoro
  • Fornisce supporto per migliorare l’esperienza dei dipendenti in tutte le fasi del ciclo di vita
  • Analizza i dati e le metriche relativi alla strategia delle risorse umane dell'azienda
    
    

Come sviluppare un programma di gestione delle risorse umane di successo

Quando si tratta di creare un reparto di gestione delle risorse umane efficiente all’interno della propria organizzazione, alcuni aspetti importanti da considerare includono:

• Assicurarsi che i membri della forza lavoro siano al centro delle priorità del reparto risorse umane
• Migliorare in modo proattivo la felicità e la soddisfazione dei dipendenti sul lavoro
• Implementare le tecnologie adeguate a supporto delle operazioni relative alle risorse umane
• Valutare costantemente il grado di gradimento delle iniziative del reparto risorse umane da parte dei dipendenti
• Offrire ai dipendenti un canale per fornire feedback costruttivi
  
  

Creare una base solida

Il successo di una nuova divisione dedicata alle operazioni relative al personale dipende dalla vostra capacità di attuare correttamente le basi.

Iniziate utilizzando i dati di cui disponete sui vostri dipendenti per identificare i principali punti critici in ogni fase del ciclo di vita del dipendente. Assicuratevi di spiegare ai dipendenti perché state raccogliendo informazioni e come intendete utilizzarle.

Se la vostra cultura aziendale attuale non pone le persone al centro, o se non considerate i vostri dipendenti come i vostri clienti più importanti, allora questo cambiamento deve avvenire immediatamente. Altrimenti, incontrerete difficoltà nell’implementare un programma di People Ops di successo.

Allinea la strategia di People Ops agli obiettivi aziendali

Le "People Ops" dovrebbero allineare la strategia relativa alle risorse umane agli obiettivi generali dell’azienda. Pertanto, prendete l’abitudine di coinvolgere il direttore delle "People Ops" nelle discussioni relative alla direzione strategica dell’azienda.

Concentrarsi sull’intero ciclo di vita del dipendente

Non cadete nella trappola di trattare il reparto People Ops allo stesso modo delle risorse umane tradizionali. Eliminate l’impressione di burocrazia mantenendo la trasparenza con la vostra forza lavoro e cercando di comprendere cosa motiva ogni persona all’interno dell’organizzazione.

Utilizzate i dati per orientare i miglioramenti

Infine, implementa uno strumento come Happeo per raccogliere dati significativi sui livelli di coinvolgimento dei tuoi dipendenti. Con i dati giusti a disposizione, il tuo team di People Ops potrà migliorare in modo proattivo la motivazione e il coinvolgimento dei dipendenti prima che diventino un problema di fidelizzazione.

Potenzia le risorse umane con Happeo

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, le People Ops rappresentano un aspetto fondamentale per modernizzare la tua strategia delle risorse umane e attrarre i migliori talenti.

Con strumenti come Happeo, puoi migliorare in modo semplice la tua strategia di People Ops:

• Sfruttando un unico punto centrale in cui archiviare tutte le informazioni dell’organizzazione
• Inserendo i nuovi dipendenti in modo rapido e senza intoppi
• Incorporando automaticamente la cultura aziendale nell'impronta digitale della tua azienda
• Offrire ai dipendenti l’opportunità di essere riconosciuti dai colleghi e di crescere nel proprio ruolo
• Potenziare la produttività grazie alle informazioni raccolte tramite crowdsourcing
• Aiutarti a tenere traccia di tutte le metriche importanti che contano

Unisciti alle centinaia di team che hanno migliorato la propria strategia di gestione delle risorse umane in 6-8 settimane grazie a Happeo.

Domande frequenti

Che cosa si intende per "people operations"?

Il "people operations", spesso abbreviato in "people ops" o "POPs", è una funzione aziendale strategica che mette al primo posto i dipendenti e le loro esigenze, concentrandosi sullo sviluppo continuo, sul coinvolgimento e sulla gestione complessiva della forza lavoro, piuttosto che limitarsi alle semplici attività amministrative delle risorse umane.

In che modo le People Operations si differenziano dalle risorse umane tradizionali?

Le risorse umane tradizionali tendono a concentrarsi sulla conformità normativa, sui contratti e sulla gestione reattiva dei problemi entro confini ristretti. Le operazioni relative alle risorse umane adottano invece un approccio più olistico e proattivo, avvalendosi delle persone e della tecnologia per massimizzare il valore dei dipendenti, individuare le cause alla radice dei modelli comportamentali sul posto di lavoro e plasmare attivamente la cultura aziendale, anziché limitarsi a far rispettare le politiche aziendali.

Quali sono le priorità fondamentali di un team di People Operations?

Le priorità principali includono l’ottimizzazione del processo di inserimento, la comprensione dell’intero ciclo di vita del dipendente (non solo il reclutamento e l’uscita dall’azienda), la promozione del coinvolgimento e delle relazioni interpersonali, l’offerta di opportunità di formazione e sviluppo, il riconoscimento dei contributi dei dipendenti, il supporto alla gestione del cambiamento e il monitoraggio di indicatori relativi al personale quali il turnover, la soddisfazione e il costo per assunzione.

Quali ruoli compongono tipicamente un dipartimento di People Operations?

Un dipartimento di People Operations è solitamente strutturato attorno a un Direttore delle Risorse Umane, che collega gli obiettivi aziendali alla strategia del personale e partecipa alle riunioni strategiche; un Responsabile delle Risorse Umane, che gestisce il ciclo di vita dei dipendenti e le funzioni quotidiane delle risorse umane; e uno Specialista delle Risorse Umane, che gestisce le mansioni amministrative e supporta l’esperienza dei dipendenti nella quotidianità.

Perché il riconoscimento dei dipendenti è così importante per le operazioni relative al personale?

Circa il 40% dei dipendenti si sente demotivato a causa della mancanza di riconoscimento, e i team tradizionali delle risorse umane spesso trascurano questo aspetto. I team delle operazioni relative alle risorse umane che creano una vera cultura del riconoscimento possono ridurre significativamente il turnover, poiché i dipendenti che si sentono apprezzati sono più propensi a rimanere.

Come può un’azienda iniziare a sviluppare un programma di People Operations di successo?

Inizia utilizzando i dati esistenti sui dipendenti per identificare i punti critici lungo l’intero ciclo di vita del dipendente, allinea la strategia di gestione delle risorse umane agli obiettivi generali dell’azienda, concentrati sull’intero ciclo di vita anziché limitarti alle assunzioni e alle dimissioni, e utilizza uno strumento che ti aiuti a raccogliere dati significativi sul coinvolgimento, in modo da poter affrontare le questioni prima che si trasformino in problemi di fidelizzazione.