Come un motore di ricerca intranet fa risparmiare il 20% del tempo del tuo team

Nel mondo del lavoro moderno, le tecnologie che facilitano una collaborazione e una comunicazione efficaci sono fondamentali. I dipendenti non possono più limitarsi a gridare dall’altra parte dell’ufficio o addirittura recarsi alla scrivania di un collega per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Uno studio fondamentale condotto da McKinsey ha rilevato che i dipendenti dedicano fino a 1,8 ore al giorno — ovvero 9,3 ore alla settimana — alla ricerca e alla raccolta di informazioni. Si tratta di più di un'intera giornata lavorativa sprecata!

Per la maggior parte degli ambienti di lavoro remoti e ibridi, il detto «se non è documentato, non è successo» offre una visione chiara del caos che solitamente regna sovrano nella comunicazione aziendale e nella condivisione delle conoscenze online.

Questo è esattamente il problema che un motore di ricerca intuitivo per l’intranet risolve .

Che cos’è un motore di ricerca intranet?

Un motore di ricerca intranet consente a un’azienda di archiviare, consultare e condividere informazioni con tutti i propri dipendenti in modo tempestivo ed efficiente. Si tratta di un archivio digitale di tutte le informazioni e i documenti fondamentali per le attività aziendali.

Pensatelo come una sorta di motore di ricerca Google per tutti i documenti e le informazioni della vostra azienda. Anziché cercare informazioni pubbliche disponibili sul World Wide Web — ovvero Internet — un motore di ricerca intranet opera a livello interno.

I vostri documenti rimangono riservati e sono visibili solo a chi fa parte dell’organizzazione.

Tuttavia, affinché un motore di ricerca intranet sia efficace, non deve limitarsi a consentire agli utenti di effettuare una ricerca. Deve far emergere le informazioni più preziose il più rapidamente possibile.

Comprendere l’intento di ricerca nell’intranet

Per far emergere le informazioni più utili nel momento in cui i dipendenti effettuano una ricerca, la soluzione di ricerca intranet deve innanzitutto comprendere in che modo i dipendenti cercano i contenuti.

Ricerche per parole chiave

Le ricerche per parola chiave avvengono quando un dipendente effettua una ricerca basandosi su un argomento generico o su un tag correlato alle informazioni che sta cercando.

Questi sono i modi più comuni con cui le persone trovano le informazioni. Ad esempio, un dipendente alla ricerca delle proiezioni trimestrali potrebbe digitare “proiezioni del terzo trimestre”.

Ricerche per tipo di file

Le ricerche per tipo di file offrono ai dipendenti la possibilità di affinare la ricerca. Ad esempio, potrebbero esserci più file che contengono riferimenti alle proiezioni trimestrali.

Cercando "previsioni del terzo trimestre" e utilizzando un filtro per visualizzare solo i file di foglio di calcolo, i risultati verranno affinati e i dipendenti potranno trovare il file esatto che stavano cercando in modo più intuitivo ed efficiente.

Ricerca per autore

Un altro modello di ricerca comune è la ricerca in base all’autore di un documento. Due modi comuni in cui avviene la ricerca per autore sono:

1. Un dipendente che cerca i documenti che ha creato; oppure
2. la ricerca di un documento redatto da qualcun altro.
   
   

La ricerca per autore consente di risparmiare molto tempo ed evita di dover cliccare su una serie di cartelle nel tentativo di capire o ricordare dove è archiviato un file.

Ricerche specifiche per piattaforma

Alcuni motori di ricerca intranet sono in grado di integrare e sintetizzare informazioni provenienti da una varietà di piattaforme quali Slack, Jira, Confluence, Google, SharePoint, Microsoft e altre ancora.

In questo caso, i dipendenti potrebbero voler filtrare i risultati della ricerca in base alla piattaforma su cui sanno che è avvenuta la comunicazione o in cui è archiviato il documento.

Cosa cercare in un motore di ricerca per intranet

A questo punto vi starete forse chiedendo cosa renda un motore di ricerca intranet migliore di un altro. Ecco cosa cercare se volete aumentare la produttività e il coinvolgimento di tutta la vostra forza lavoro.

Ricerca semantica, contestuale e predittiva

Esistono diversi modi in cui un motore di ricerca può stabilire quali informazioni saranno più utili ai vostri dipendenti nel momento in cui effettuano una ricerca.

• Ricerca semantica: migliora la precisione e la pertinenza tenendo conto del contesto e del significato di una query di ricerca. È inoltre in grado di riconoscere errori di battitura o refusi.
• Ricerca contestuale: offre risultati di ricerca personalizzati tenendo conto della cronologia di ricerca dell’utente e della frequenza con cui accede a file specifici.
• Ricerca predittiva: fornisce suggerimenti automatici su parole chiave o file per aiutare chi effettua la ricerca a trovare ciò che sta cercando prima ancora di aver terminato di digitare la query.

Sebbene molti motori di ricerca intranet utilizzino tecniche di ricerca semantica e contestuale, noi di Happeo facciamo un passo in più, sfruttando tutti e tre gli approcci e rendendo la ricerca predittiva una parte centrale dell’esperienza.

Ricerca federata

Dite addio alla necessità di cercare su più piattaforme per trovare le informazioni giuste. Quei momenti in cui un dipendente ha un'idea vaga delle informazioni che sta cercando e non riesce a ricordare con esattezza su quale piattaforma si trovassero possono rivelarsi molto inefficienti.

Laddove solitamente si dovrebbero effettuare più ricerche su Slack, Jira, ZenDesk e qualsiasi altro strumento interno, la ricerca federata offre un’unica interfaccia di ricerca che fornisce tutti i risultati.

Con la ricerca federata, l’interfaccia del tuo motore di ricerca si integra con tutti gli altri strumenti essenziali per creare un’esperienza di ricerca intuitiva ovunque si svolga il lavoro all’interno della tua organizzazione.

Ricerca filtrabile

Consentire agli utenti di filtrare i risultati in base a criteri quali autori, tipi di file e piattaforme in cui sono presenti le informazioni permette loro di setacciare migliaia di documenti in pochi secondi. Inoltre, affina la ricerca e aiuta a individuare le informazioni specifiche necessarie.

I migliori motori di ricerca intranet utilizzano filtri per consentire ai dipendenti di trovare in modo semplice e intuitivo esattamente ciò di cui hanno bisogno, senza interrompere il flusso dei loro pensieri e la concentrazione mentre stanno svolgendo un’attività.

Ricerca sicura

Va da sé che l’intranet aziendale debba essere sicura e rispettare i più recenti standard in materia di protezione dei dati. Tuttavia, è anche possibile optare per una piattaforma che offra un livello più preciso di controllo e governance su chi possa accedere a quali informazioni.

Tra le principali funzionalità di sicurezza da considerare figurano:

• Controllo degli accessi: autorizza utenti specifici ad accedere a determinati dati sincronizzando il tuo account Google Groups o Azure AD
• Governance: gestisci la tua intranet in modo più rigoroso controllandola da un unico pannello di amministrazione intuitivo
• Archiviazione sicura dei dati: l’archiviazione sicura nel cloud consente alla propria intranet di beneficiare di un’infrastruttura altamente scalabile e di una protezione di sicurezza di prim’ordine
• Crittografia: crittografare i dati in transito per impedire che soggetti non autorizzati vi accedano
• Anonimizzazione: rendere anonimi i risultati per impedire la fuga di informazioni sensibili o personali
• Tracciabilità: configura la tua intranet aziendale in modo da registrare tutte le ricerche e le azioni, garantendo una chiara tracciabilità
• Conformità: garantire la conformità al GDPR, ai protocolli ISO e ad altre politiche di sicurezza
• Certificazione ISO 27001: si tratta dello standard internazionale che le organizzazioni devono seguire per gestire la sicurezza delle informazioni

La conformità in materia di protezione dei dati è fondamentale in qualsiasi sistema di archiviazione delle informazioni, specialmente nel caso di ricerche federate all’interno della intranet che consentono di accedere a informazioni su più piattaforme. Ecco perché noi di Happeo non prendiamo la sicurezza alla leggera.

Analisi delle ricerche

È importante comprendere come gli utenti effettuano le ricerche e quanto tempo risparmiano esattamente grazie a tecnologie di ricerca intuitive nell’intranet. È qui che l’analisi delle ricerche fornisce approfondimenti su aspetti quali:

• Utenti unici della ricerca: scopri quante persone hanno utilizzato il motore di ricerca dell’intranet
• Tempo trascorso sui risultati aperti: scopri quanto tempo gli utenti hanno trascorso sulla pagina dei risultati di ricerca
• Tassi di successo e di insuccesso: capire se gli utenti hanno trovato ciò di cui avevano bisogno
• Termini di ricerca: scopri esattamente cosa sta cercando il tuo team
• Filtri di analisi: filtra i termini per reparto o unità organizzativa
• Termini di ricerca di tendenza: scopri quali sono le ricerche più popolari in qualsiasi momento
• Tempo medio per trovare i risultati: scopri quanto tempo occorre in media per trovare le informazioni

Vantaggi dei motori di ricerca intranet

I vantaggi di una intranet possono essere riassunti in una serie di micro-momenti. Quando le informazioni non sono facilmente accessibili, si sprecano secondi e minuti preziosi. Presi singolarmente, questi momenti potrebbero non sembrare “così gravi”. Ma se si sommano più momenti al giorno per ogni dipendente e poi si estendono all’intera forza lavoro, questi micro-momenti possono avere effetti devastanti sulla produttività.

La produttività e il coinvolgimento sono senza dubbio i motivi principali per cui vale la pena prendere in considerazione l’aggiornamento del motore di ricerca della vostra intranet, al fine di stroncare sul nascere questo effetto valanga e mantenere questi micro-momenti brevi e piacevoli, proprio come desiderano i vostri dipendenti.

1. Dipendenti più produttivi

Studi sulla produttività hanno rilevato che nel 44% dei casi sono i dipendenti stessi a interrompere il proprio flusso di lavoro. Il tempo dedicato alla ricerca di informazioni non è solo tempo sprecato , ma contribuisce anche a tali autointerruzioni che ostacolano la produttività.

Più velocemente il tuo team riesce a trovare i dati, più sarà produttivo. Anche tu puoi ridurre al minimo il numero di interruzioni inutili e aumentare la produttività grazie alla potenza dei motori di ricerca intuitivi della intranet.

2. Dipendenti più coinvolti

Nessuno vuole passare ore a setacciare centinaia di file per trovare una piccola informazione rilevante.

Lo spreco di tempo comporta una diminuzione dei livelli di coinvolgimento dei dipendenti e affaticamento mentale. Non sarebbe meglio reindirizzare la loro energia mentale dalla ricerca delle informazioni verso le attività in cui applicano o analizzano tali informazioni? Sì, lo pensiamo anche noi.

Mantenere i dipendenti coinvolti e motivati diventa molto più facile quando per loro è più intuitivo trovare le informazioni di cui hanno bisogno e quando si riescono a eliminare le frequenti frustrazioni causate da esperienze di ricerca inadeguate sulla rete intranet.

Una ricerca per dominarle tutte

Non tutti i motori di ricerca intranet sono uguali. Ma con la potenza di un motore di ricerca intranet intuitivo, progettato per far risparmiare il 20% del tempo dei vostri dipendenti, la vostra forza lavoro potrà finalmente concentrarsi maggiormente sulle cose che contano davvero.

Le funzionalità fondamentali da considerare per il vostro motore di ricerca intranet includono:

• Possibilità di effettuare ricerche in diversi modi
• Filtraggio intuitivo per autori, tipi di file e piattaforme
• Ricerca integrata e federata su tutte le piattaforme in cui si svolge il lavoro
• Analisi dei dati di ricerca per valutare l’efficacia dei percorsi di ricerca dei tuoi dipendenti

Noi di Happeo ottimizziamo ogni aspetto della ricerca nell’intranet per aiutare la vostra organizzazione a recuperare il tempo che solitamente viene sprecato nella ricerca di informazioni. Contattateci se desiderate una demo della nostra soluzione innovativa oggi stesso !

Domande frequenti

Che cos’è un motore di ricerca intranet?

Un motore di ricerca intranet consente ai dipendenti di archiviare, trovare e condividere le informazioni aziendali in modo rapido ed efficiente. Funziona come una versione privata di un motore di ricerca web, indicizzando i documenti e le informazioni della vostra azienda in modo che solo le persone all'interno dell'organizzazione possano visualizzarli.

In che modo un motore di ricerca intranet si differenzia dalla ricerca sul web pubblico?

Un motore di ricerca pubblico esplora l’Internet aperto, mentre un motore di ricerca intranet opera esclusivamente all’interno della propria organizzazione. I documenti rimangono riservati e i risultati più utili vengono visualizzati per primi alle persone autorizzate a consultarli.

Quali tipi di ricerca utilizzano i dipendenti su una intranet?

In genere, i dipendenti utilizzano ricerche per parola chiave su un argomento, ricerche per tipo di file per restringere i risultati, ad esempio ai fogli di calcolo, ricerche per autore per trovare documenti creati da loro o dai colleghi e ricerche specifiche per piattaforma per concentrarsi su uno strumento come Slack, Jira o Google Drive.

Cosa devo cercare in un motore di ricerca per intranet?

Cerca una ricerca semantica che comprenda il significato e gestisca gli errori di digitazione, una ricerca contestuale che personalizzi i risultati e suggerimenti predittivi man mano che gli utenti digitano. Sono importanti anche la ricerca federata tra gli altri strumenti, i filtri per autori, tipi di file e piattaforme, nonché solidi controlli di sicurezza. Happeo, ad esempio, combina tutti e tre questi approcci di ricerca con la ricerca federata tra gli strumenti collegati.

In che modo la ricerca nell’intranet garantisce la sicurezza delle informazioni aziendali?

Un motore di ricerca intranet sicuro utilizza il controllo degli accessi in modo che gli utenti vedano solo ciò che sono autorizzati a vedere, spesso tramite sincronizzazione con Google Groups o Azure AD. Dovrebbe inoltre offrire la crittografia dei dati in transito, risultati anonimizzati ove necessario, un registro delle ricerche e delle azioni a fini di tracciabilità e la conformità a standard quali il GDPR e la norma ISO 27001.

Come posso capire se il motore di ricerca della mia intranet funziona correttamente?

Le analisi di ricerca mostrano quante persone utilizzano la funzione di ricerca, quanto tempo dedicano alla consultazione dei risultati e se trovano ciò di cui hanno bisogno. Inoltre, rivelano i termini di ricerca più comuni e di tendenza, filtrati per reparto ove utile, e il tempo medio necessario per trovare le informazioni.