Il ciclo di vita di un file può riservare svolte e colpi di scena piuttosto caotici. Tra copie, duplicati, salvataggi su dispositivi locali e in diverse cartelle cloud, oltre ai collegamenti da intranet o altri siti, è facile capire quanto velocemente le cartelle e le strutture di Google Drive possano diventare disorganizzate, confuse e semplicemente… disordinate.
Se questa situazione rispecchia quella della vostra organizzazione, non siete i soli. Uno studio ha rilevato che il 62% degli intervistati ha ammesso di avere difficoltà e di sentirsi sopraffatto o stressato a causa del disordine digitale, compresi i sistemi di archiviazione dei file disorganizzati come Google Drive. Un altro studio condotto da IDC ha rivelato che i lavoratori hanno dichiarato di sprecare fino al 50% del proprio tempo nella ricerca di documenti a causa di una scarsa organizzazione. E sappiamo tutti che il tempo sprecato e la maggiore complessità rappresentano un peso per le vostre risorse.
Da dove nasce la disorganizzazione di Google Drive?
Il fatto che Google Drive diventi così disorganizzato all’interno delle organizzazioni è diventato sempre più diffuso a causa di diversi fattori. Man mano che le aziende crescono, aumenta anche il volume delle risorse digitali che generano, il che porta a spazi di archiviazione che si ingombrano rapidamente, specialmente per le organizzazioni che non dispongono di convenzioni di denominazione e strutture di cartelle standardizzate tra i vari team.
Inoltre, la natura decentralizzata della collaborazione su Google Drive consente a più utenti di caricare, modificare e spostare i file in modo indipendente, spesso senza una comunicazione o un coordinamento chiari. Lo svantaggio è che ciò ostacola la produttività e impedisce un flusso di lavoro efficiente all’interno delle organizzazioni.
Gestire le frustrazioni legate alla "pulizia" di Google Drive
Il primo passo che un’intranet può compiere per gestire il disordine su Google Drive è quello di non contribuire ad aumentarlo. Happeo adotta questo approccio “non nuocere” archiviando tutti i file dei nostri clienti su Drive, non nel sistema intranet stesso. Il motivo è semplice: una intranet non dovrebbe essere una piattaforma che aggiunge un ulteriore silo di contenuti o informazioni.
Molti dei nostri clienti si rivolgono a Happeo alla ricerca di una intranet, in parte per risolvere alcune delle difficoltà legate al tentativo di archiviare e accedere a tutte le informazioni aziendali importanti su Drive. Molti temono che i loro Google Drive siano “troppo disordinati” per poter anche solo avviare un progetto di intranet, ma non è necessariamente così.
Consigliamo di effettuare controlli regolari e sistematici dei file su Google Drive per ridurre la complessità e la confusione? Certamente. Ma non è un prerequisito per un’esperienza intranet dinamica. Anzi, un’intranet può effettivamente aiutare a risolvere – o, come minimo, a valutare – lo stato di ordine e organizzazione del Google Drive di un cliente.
Naturalmente l’ordine su Google Drive è importante, ma non è un requisito imprescindibile per un’esperienza intranet di successo, poiché Google Drive e un’intranet ben funzionante hanno scopi nettamente diversi. E anche se la vostra situazione di archiviazione dei file ha un disperato bisogno di una pulizia, uno dei modi migliori per risolvere questo punto dolente per l’utente medio è puntare i riflettori su ciò che è più importante. I riflettori dell’intranet, per essere precisi.
La vostra intranet è un palcoscenico, e tutti i file sono semplicemente attori
Immaginate il vostro Google Drive come uno spettacolo teatrale messo in scena su un palcoscenico. Quando si parla di spettacoli e produzioni teatrali, ci sono in realtà due prospettive: ciò che vede il pubblico e ciò che vedono il cast e la troupe. Dietro le quinte ci sono oggetti di scena, corde per il sipario, costumi e persone che si affannano a preparare tutti gli attori per la scena successiva. Ma ciò che il pubblico vede è una storia. Vede qualcosa per cui ha pagato, che è rilevante per lui e che comprende nel contesto.
Un’intranet è in realtà il palcoscenico (e il riflettore) dello spettacolo. Un’intranet dinamica presenta i file giusti (gli attori) al momento giusto al pubblico, e il riflettore contribuisce a mettere in luce gli aspetti più importanti durante l’intero svolgimento dello spettacolo.
Come le intranet possono aiutare a mantenere in ordine Google Drive
Contesto
Anche il Google Drive più ordinato manca di una cosa che un’intranet fornisce: il contesto. Un’intranet porta ordine, stabilisce le priorità e favorisce la reperibilità in ciò che altrimenti sarebbe caos. Prende le informazioni dai vostri file e documenti e le ospita sotto forma di pagine, eliminando la necessità di sfogliare le cartelle e mettendo in evidenza ciò che è più importante in modo pertinente e facilmente comprensibile. Google Drive non svolge questo lavoro per voi; solo una rete intranet può farlo.
Definizione delle priorità
Inoltre, utilizzando una intranet per garantire una migliore ricercabilità tra le istanze di Drive, le organizzazioni possono iniziare a monitorare analiticamente quali risorse vengono utilizzate e quali sono probabilmente pronte per essere eliminate o aggiornate. Quindi, oltre a filtrare semplicemente il “rumore” di Google Drive per far emergere le informazioni più importanti, una solida intranet può fungere da punto di partenza per un audit e una pulizia di Google Drive, operazioni che spesso possono sembrare troppo impegnative per essere intraprese.
Affidabilità
Quando un utente sta setacciando cartelle e file, probabilmente ha pochi indizi su quali file e quali informazioni siano affidabili e aggiornati. Potrebbe guardare la data di pubblicazione, il proprietario o il nome del file e tirare a indovinare, ma all’interno di Google Drive non esiste uno standard autorevole ben definito, oltre al fatto che l’esperienza di ricerca risulta dispendiosa in termini di tempo e frustrante. Una intranet dotata di ricerca intelligente sarà in grado di aiutare gli utenti a identificare rapidamente quali informazioni sono più importanti in base a ciò che viene pubblicato dai vari team all’interno delle loro pagine, dei canali e in base alla rilevanza.
Un’intranet che funziona con il tuo Drive, indipendentemente dal suo stato
Happeo è l’intranet basata sull’intelligenza artificiale numero 1 per le organizzazioni che utilizzano Google Workspace. La nostra funzione di ricerca basata sull’intelligenza artificiale è particolarmente adatta alle aziende che sanno di aver bisogno di un modo per centralizzare i contenuti e fare ordine, ma temono che la disorganizzazione del loro Google Drive possa rappresentare un ostacolo.
Non solo un Google Drive disordinato non è un motivo per esitare ad adottare una soluzione intranet, ma è proprio un fattore trainante. La chiave sta nel trovare il partner intranet che disponga delle funzionalità dinamiche e intuitive e della profonda integrazione con Google necessarie per ottenere il massimo successo.
Se siete pronti a prendere in mano la gestione delle conoscenze e la produttività della vostra organizzazione, possiamo aiutarvi.
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Domande frequenti
Cosa causa il disordine su Google Drive nelle aziende in crescita?
Man mano che le aziende crescono, il volume dei file digitali aumenta rapidamente e, in assenza di convenzioni di denominazione o strutture di cartelle standardizzate, gli spazi di archiviazione diventano disordinati. La natura decentralizzata e multiutente di Google Drive aggrava la situazione quando i file vengono spostati o modificati senza coordinamento.
Un Google Drive disordinato impedisce di lanciare una intranet?
No: un Google Drive disordinato non è un problema da risolvere prima di adottare una intranet. Anzi, una intranet può aiutare a valutare e migliorare l’ordine di Drive, anziché richiedere prima una tabula rasa.
In che modo una intranet contribuisce a migliorare l’organizzazione di Google Drive?
Una intranet aggiunge contesto, definizione delle priorità e affidabilità che mancano a Google Drive di per sé: mette in evidenza i file più rilevanti tramite pagine e funzioni di ricerca, tiene traccia delle risorse effettivamente utilizzate e aiuta gli utenti a identificare informazioni affidabili e aggiornate.
Cosa dovrebbero fare le organizzazioni per ridurre il disordine su Google Drive?
Le organizzazioni dovrebbero effettuare controlli regolari dei propri file su Google Drive per ridurre la complessità, utilizzando nel contempo una rete intranet dotata di funzionalità di ricerca avanzate e di una forte integrazione con Google Drive per far emergere ciò che conta di più.
