Koulujen ja intranetien suhde on parhaimmillaankin epävakaa. Intranetit tunnetaan vanhanaikaisina, yritysmaailmaan kuuluvina, tylsinä ja kömpelöinä. Koulut puolestaan ovat luovuuden, oppimisen, kasvun ja kehityksen kasvualusta. Tämä kontrasti on yksi tärkeimmistä syistä siihen, miksi kouluilla on vaikeuksia löytää keinoja saada opettajat ja henkilökunta sitoutumaan intranetiin. Lisäksi suurin osa intranetistä on rakennettu yrityksiä ja perinteisiä liiketoimintamalleja varten. Vaikka monet tarpeet ovat samat – keskitetty sisäinen viestintä, tiedon jakaminen ja yhteydenpito – koulut ovat ainutlaatuisia niiden sisällä esiintyvien roolien moninaisuuden ja niitä pyörittävien työntekijöiden päivittäisten aikataulujen vuoksi.
Nopea Google-haku paljastaa, että koulujen intranet-palveluiden onnistumisesta tai epäonnistumisesta ei ole juurikaan, jos lainkaan, tutkimustietoa, puhumattakaan siitä, miten sellainen rakennettaisiin käyttäjien tarpeita vastaavalla tavalla ja siten, että se edistäisi sitoutumista ja yhteisöllisyyttä. Tai ainakaan tähän asti. Happeo on kartoittanut ja keskustellut intranetin onnistumisista (ja epäonnistumisista) koulutusalan asiakkaidensa kanssa ja koonnut uuteen raporttiin keskeisiä havaintoja siitä, mikä toimii ja mikä ei. Tässä muutamia keskeisiä havaintoja:
- Opettajat ja henkilökunta haluavat intranetin.
Monissa kouluissa intranetin käyttöönotto ja sitoutuminen ovat pysähtyneet, mutta kun teimme kyselyn koulutusalan asiakkaillemme, huomasimme, että 97 % heistä vierailee intranet-sivustollaan vähintään kerran viikossa ja 67 % vähintään kerran päivässä . Opettajat, henkilökunta ja johto ovat usein hajallaan luokkahuoneissa, toimistoissa, rakennuksissa ja kampuksilla. He haluavat pysyä ajan tasalla tärkeistä uutisista, päivityksistä ja ilmoituksista. Kun koulut pystyvät tarjoamaan heille juuri heidän tarpeisiinsa räätälöidyn intranet-kokemuksen, on luonnollista, että sitoutuminen kasvaa.
- Heidän roolinsa vaihtelevat, ja niin tulisi vaihdella myös heidän intranet-kokemuksensa.
Opettajien, tukihenkilöstön ja koulun johdon päivät ovat hyvin erilaisia. Opettajat ovat jatkuvasti liikkeellä, ja heillä on hyvin vähän aikaa selata sisäistä sivustoa tietojen etsimiseksi. He tarvitsevat intranetin, joka on yhtä ketterä kuin he itsekin. Tukihenkilöstö työskentelee toimistoissa, usein kaukana oppilaiden ja opetushenkilöstön keskuudessa vallitsevasta hälinästä ja tapahtumista. He tarvitsevat keinon pysyä ajan tasalla ja toimittaa tärkeää käytäntöjä koskevaa tietoa ja asiakirjoja opetustyötä tekeville kollegoilleen. Johto tarvitsee keinoja valvoa toimintaa eri toimipisteissä ja jakaa tärkeimpiä uutisia ja ilmoituksia. Asiakaspalautteemme perusteella kaikki nämä kolme keskeistä roolia käyttävät ominaisuuksia eri tavoin ja eri tiheydellä. Kaiken kaikkiaan, jos koulun intranet ei pysty tarjoamaan kaikkia näitä asioita yhdessä, sen menestys todennäköisesti kärsii.
- Koulu tarvitsee omaa luonnetta.
Koulun henki näkyy ja tuntuu tyypillisesti koulun kaikilla osa-alueilla. Urheilutapahtumista, ilmoitustauluista, koulun tuotteista ja koulun ulkoisesta verkkosivustosta huokuu elinvoimaa ja energiaa. Jos siirtyminen intranetiin tuntuu siltä, kuin olisi palannut ajassa pari vuosikymmentä taaksepäin, kouluilla voi olla vaikeuksia sitouttaa työntekijöitä, puhumattakaan siitä, että heitä kannustettaisiin jakamaan omaa tietämystään ja ajankohtaisia uutisia. Koulutuksessa on kyse edistymisestä, joten modernin intranetin käyttöönotto on elintärkeää, jotta se otettaisiin täysimääräisesti käyttöön.
- On kolme erottuvaa ominaisuutta, joita koulut tarvitsevat intranetin menestykseen.
Kaikkien roolien osalta tiedot osoittivat hyvin selvästi, että aktiivisen ja sitouttavan koulun intranetin muodostavat kolme keskeistä käyttötapausta. Ensinnäkin käyttäjät tarvitsevat tarkkaa sisäistä viestintää. Juliste, jossa on yksisuuntaisia ilmoituksia, ei riitä. Henkilökunnan ja opettajien on voitava reagoida, kommentoida ja käydä kaksisuuntaista vuoropuhelua. Toiseksi tarvitaan kykyä löytää tietoa keskitetysti, luotettavasti ja nopeasti. Ei enää tarvitse etsiä kollegoita tai käydä läpi sähköposteja toivoen, että kyseinen tiedosto on uusin versio. Intranetien on tarjottava sama selkeä ja tarkka hakukoneen käyttökokemus, johon kaikki nykyaikaiset kuluttajat ovat tottuneet. Lopuksi koulun intranetin on tarjottava optimoitu tila kiireellisille ja tärkeille reaaliaikaisille uutisille ja tiedotteille, joiden avulla jokainen työntekijä voi tuntea olevansa ajan tasalla ja tilanteen hallinnassa.
- Jotkut käyttötapaukset ovat vähemmän tärkeitä.
Perinteisissä yritysintranetissä sosiaaliset yhteydet ja perehdytys (muun muassa) ovat kaksi intranetin pääasiallista käyttötapausta, mutta koulut ovat erilainen tapaus. Opettajien perehdytys tapahtuu pääasiassa kasvotusten, sillä opettajat istuvat harvoin koko päivää näytön ääressä. Lähes 60 % kyselyyn vastanneista koulun johtajista kertoi, että heidän intranetinsä ei ole parantanut perehdyttämistä. Koska opettajat ja henkilökunta ovat niin kiireisiä, he eivät löydä aikaa luoda intranetiin sisältöä, joka ei liity heidän työhönsä.
Nämä ja muut tiedot löytyvät kokonaisuudessaan raportista, joka julkaistaan 27. helmikuuta. Samana päivänä Happeon oma tuoteasiantuntija sekä C-Learningin ja Inspire Education Groupin koulutusalan asiantuntijat kokoontuvat ilmaiseen verkkoseminaariin keskustelemaan siitä, miten luodaan onnistunut intranet-kokemus Google-pohjaisille kouluille.
Liity mukaan saadaksesi hyödyllisiä näkemyksiä ja ilmaisen kopion koko vuoden 2024 Happeo Education -intranet-tietoraportista Googlen ylläpitämille kouluille.
Ilmoittaudu ja varaa paikkasi nyt täältä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka usein koulun henkilökunta todella käyttää intranetiä?
Happeon koulutusalan asiakkaille tekemän kyselyn mukaan 97 % henkilökunnasta vierailee intranetissä vähintään kerran viikossa ja 67 % vähintään kerran päivässä, mikä osoittaa, että intranetillä on suuri kysyntä, kun se vastaa heidän tarpeitaan.
Miksi opettajat, tukihenkilöstö ja johto tarvitsevat erilaisia intranet-kokemuksia?
Opettajat tarvitsevat nopean ja joustavan pääsyn, joka vie mahdollisimman vähän aikaa ruudun ääressä, tukihenkilöstö tarvitsee keskitettyjä ohjeistuksia ja yhteyden luokkahuoneisiin, ja johto tarvitsee valvontaa ja ylätason tiedotteita, joten koulun intranetin on palveltava näitä kolmea roolia eri tavoin.
Mitkä ovat koulun intranetin kolme tärkeintä ominaisuutta?
Kolme keskeistä ominaisuutta ovat tarkka kaksisuuntainen sisäinen viestintä, nopea ja luotettava keskitetty haku sekä optimoitu tila kiireellisille, reaaliaikaisille uutisille ja tiedotteille.
Mitkä intranetin käyttötapaukset ovat kouluille vähemmän tärkeitä kuin tyypillisille yrityksille?
Uusien työntekijöiden perehdyttäminen ja sosiaalisen sisällön luominen ovat kouluissa vähemmän tärkeitä, sillä lähes 60 % johtajista totesi, ettei intranet ole parantanut perehdyttämistä, ja kiireisillä opettajilla on harvoin aikaa luoda työhönsä liittymätöntä sisältöä.
