Kuinka intranetin hakukone säästää tiimisi aikaa 20 %

Nykyaikaisessa työelämässä tehokasta yhteistyötä ja viestintää helpottavat teknologiat ovat ratkaisevan tärkeitä. Työntekijät eivät enää voi huutaa toimiston toiselle puolelle tai edes käydä toisen työpöydällä hakemaan tarvitsemiaan tietoja.

McKinseyn tekemän merkittävän tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät jopa 1,8 tuntia päivässä – eli 9,3 tuntia viikossa – tiedon etsimiseen ja keräämiseen. Se on enemmän kuin kokonainen työpäivä hukkaan heitettyä aikaa!

Useimmissa etä- ja hybridityöpaikoissa sanonta ”jos sitä ei ole kirjattu, sitä ei ole tapahtunut” kuvaa hyvin kaaosta, joka tyypillisesti vallitsee yritysten viestinnässä ja tiedon jakamisessa verkossa.

Juuri tämän ongelman intuitiivinen intranetin hakukone ratkaisee .

Mikä on intranetin hakukone?

Intranetin hakukone tukee yrityksen kykyä tallentaa, hakea ja jakaa tietoa kaikille työntekijöilleen ajantasaisesti ja tehokkaasti. Se on digitaalinen arkisto, joka sisältää kaikki yrityksen toiminnalle välttämättömät tiedot ja asiakirjat.

Ajattele sitä kuin Google-hakua, joka kattaa kaikki yrityksesi asiakirjat ja tiedot. Sen sijaan, että intranetin hakukone etsisi julkista tietoa maailmanlaajuisesta verkosta – eli internetistä –, se toimii sisäisesti.

Asiakirjasi pysyvät yksityisinä, ja ne ovat näkyvissä vain organisaation sisäisille käyttäjille.

Jotta intranetin hakukone olisi tehokas, sen on kuitenkin tehtävä muutakin kuin vain mahdollistaa hakujen tekeminen. Sen on tuotava esiin arvokkain tieto mahdollisimman nopeasti.

Intranetin hakutarkoituksen ymmärtäminen

Jotta intranetin hakuratkaisu voi tuoda esiin hyödyllisimmän tiedon juuri silloin, kun työntekijät tekevät hakua, sen on ensin ymmärrettävä, miten työntekijät etsivät sisältöä.

Avainsanahaut

Avainsanahakuja tehdään, kun työntekijä tekee haun etsimänsä tiedon yleisen aiheen tai tunnisteen perusteella.

Nämä ovat yleisimpiä tapoja, joilla ihmiset löytävät tietoa. Esimerkiksi työntekijä, joka etsii neljännesvuosittaisia ennusteita, saattaa kirjoittaa hakukenttään ”Q3-ennusteet”.

Tiedostotyyppihaut

Tiedostohakujen avulla työntekijät voivat tarkentaa hakuaan. Esimerkiksi voi olla useita tiedostoja, joissa mainitaan neljännesvuosittaiset ennusteet.

Hakusanan ”Q3-ennusteet” käyttäminen yhdessä suodattimen kanssa, joka rajoittaa tulokset vain taulukkolaskentatiedostoihin, tarkentaa hakutuloksia ja auttaa työntekijöitä löytämään etsimänsä tiedoston entistä intuitiivisemmin ja tehokkaammin.

Tekijähaut

Toinen yleinen hakutapa on haku asiakirjan tekijän perusteella. Tekijähakuja tehdään yleensä kahdella tavalla:

1. Työntekijä etsii itse luomiaan asiakirjoja; tai
2. Etsitään asiakirjaa, jonka joku muu on kirjoittanut.
   
   

Tekijähaku säästää paljon aikaa ja välttää tarpeen klikata kansioita läpi yrittäen selvittää tai muistaa, mihin tiedosto on tallennettu.

Alustakohtaiset haut

Jotkut intranetin hakukoneet pystyvät integroimaan ja yhdistämään tietoa useilta eri alustoilta, kuten Slackista, Jirasta, Confluencesta, Googlesta, SharePointista, Microsoftista ja muilta.

Tällöin työntekijät saattavat haluta suodattaa hakutuloksia sen alustan perusteella, jolla viestintä on tapahtunut tai johon asiakirja on tallennettu.

Mitä intranetin hakukoneelta kannattaa odottaa

Tässä vaiheessa saatat miettiä, mikä tekee yhdestä intranetin hakukoneesta toista paremman. Tässä on asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, jos haluat parantaa koko henkilöstön tuottavuutta ja sitoutumista.

Semanttinen, kontekstuaalinen ja ennustava haku

Hakukone voi päättää eri tavoin, mikä tieto on työntekijöillesi hyödyllisintä juuri hakutilanteessa.

• Semanttinen haku: parantaa tarkkuutta ja osuvuutta ottamalla huomioon hakulausekkeen kontekstin ja merkityksen. Se pystyy myös ymmärtämään kirjoitusvirheitä tai muita virheitä.
• Kontekstuaalinen haku: tarjoaa henkilökohtaisia hakutuloksia ottamalla huomioon käyttäjän hakuhistorian ja sen, kuinka usein hän käyttää tiettyjä tiedostoja.
• Ennakoiva haku: antaa automaattisia ehdotuksia avainsanoista tai tiedostoista auttaakseen hakijaa löytämään etsimänsä jo ennen kuin hän on edes kirjoittanut hakulausekettaan loppuun.

Vaikka monet intranetin hakukoneet käyttävät semanttista ja kontekstuaalista hakua, me Happeossa menemme askeleen pidemmälle hyödyntämällä kaikkia kolmea lähestymistapaa ja tekemällä ennakoivasta hausta keskeisen osan käyttökokemusta.

Yhdistetty haku

Enää ei tarvitse etsiä oikeaa tietoa useilta eri alustoilta. Ne tilanteet, joissa työntekijällä on vain epämääräinen käsitys etsimästään tiedosta eikä hän muista tarkalleen, millä alustalla se oli, voivat olla erittäin tehottomia.

Siinä missä työntekijä yleensä tekisi useita hakuja Slackissa, Jirassa, ZenDeskissä ja muissa sisäisissä työkaluissa, yhdistetty haku tarjoaa yhden hakukäyttöliittymän, joka tuottaa kaikki tulokset.

Yhdistetyn haun avulla hakukoneesi käyttöliittymä integroituu kaikkiin muihin tärkeisiin työkaluihisi ja luo intuitiivisen hakukokemuksen kaikkialla organisaatiossasi, missä tahansa työtä tehdään.

Suodatettava haku

Kun käyttäjät voivat suodattaa hakutuloksia esimerkiksi tekijöiden, tiedostotyyppien ja alustojen mukaan , he pystyvät käymään läpi tuhansia asiakirjoja sekunneissa. Tämä tarkentaa hakua ja auttaa löytämään juuri tarvittavat tiedot.

Parhaat intranetin hakukoneet käyttävät suodattimia, jotta työntekijöiden on helppo ja intuitiivista löytää juuri se, mitä he tarvitsevat, ilman että heidän ajatuskulkunsa ja keskittymisensä katkeaa kesken tehtävän.

Turvallinen haku

On itsestään selvää, että yrityksesi intranetin tulee olla turvallinen ja noudattaa uusimpia tietosuojastandardeja. Voit kuitenkin valita myös alustan, joka tarjoaa tarkemman hallinnan ja valvonnan siitä, kuka voi löytää mitäkin tietoja.

Tärkeimpiä huomioitavia turvallisuusominaisuuksia ovat:

• Pääsyn hallinta: myönnä tietyille käyttäjille pääsy tiettyihin tietoihin synkronoimalla Google Groups- tai Azure AD -tilisi
• Hallinta: tehosta toimintaa hallitsemalla intranetiä yhdestä intuitiivisesta hallintapaneelista
• Turvallinen tietojen tallennus: turvallisen pilvitallennustilan ansiosta intranetisi voi hyötyä erittäin skaalautuvasta infrastruktuurista ja huippuluokan tietoturvasta
• Salaus: siirrettävien tietojen salaus estää luvattomia osapuolia pääsemästä niihin käsiksi
• Anonymisointi: anonymisoi hakutulokset estääksesi arkaluonteisten tai henkilökohtaisten tietojen vuotamisen
• Vastuullisuus: määritä yritysintranetisi kirjaamaan kaikki haut ja toimet, jotta vastuun jäljitettävyys on selkeä
• Vaatimustenmukaisuus: varmista GDPR-asetuksen, ISO-standardien ja muiden tietoturvakäytäntöjen noudattaminen
• ISO 27001 -sertifiointi: tämä on kansainvälinen standardi, jonka avulla organisaatiot voivat hallita tietoturvaansa

Tietosuojavaatimusten noudattaminen on kriittisen tärkeää kaikissa tietojen tallennusjärjestelmissä, erityisesti hajautetuissa intranethauissa, joilla pääsee käsiksi useiden alustojen tietoihin. Siksi me Happeossa emme suhtaudu tietoturvaan kevyesti.

Hakuanalytiikka

On tärkeää ymmärtää, miten käyttäjät tekevät hakuja ja kuinka paljon aikaa he säästävät intuitiivisten intranetin hakuteknologioiden ansiosta. Hakuanalytiikka tarjoaa juuri tässä yhteydessä tietoa esimerkiksi seuraavista asioista:

• Ainutlaatuiset hakukäyttäjät: katso, kuinka monta henkilöä käytti intranetin hakukonetta
• Aika, joka on vietetty avatuilla hakutulossivuilla: katso, kuinka kauan käyttäjät viettivät aikaa hakutulossivulla
• Onnistumis- ja epäonnistumisasteet: selvitä , löysivätkö käyttäjät etsimänsä
• Hakutermit: näe tarkalleen, mitä tiimisi etsii
• Analytiikkasuodattimet: suodata termejä osaston tai organisaatioyksikön mukaan
• Suosituimmat hakutermit: katso, mitkä ovat kulloinkin suosituimmat haut
• Keskimääräinen aika tulosten löytämiseen: katso, kuinka kauan tietojen löytäminen kestää keskimäärin

Intranetin hakukoneiden edut

Intranetin edut voidaan tiivistää sarjaksi mikrohetkiä. Arvokkaita sekunteja ja minuutteja menee hukkaan, kun tietoa ei ole helposti saatavilla. Yksittäisinä nämä hetket eivät ehkä vaikuta ”niin pahoilta”. Mutta kun ne kertyvät useiksi hetkiksi päivässä työntekijää kohden ja sitten koko henkilöstön tasolla, näillä mikrohetkillä voi olla tuhoisia vaikutuksia tuottavuuteen.

Tuottavuus ja sitoutuminen ovat epäilemättä tärkeimmät syyt harkita intranetin hakukoneen päivittämistä, jotta tämä lumipallovaikutus voidaan pysäyttää jo alkuunsa ja pitää nämä mikrohetket lyhyinä ja miellyttävinä, juuri niin kuin työntekijät ovat tarkoittaneet.

1. Tuottavammat työntekijät

Tuottavuustutkimukset ovat osoittaneet , että 44 % ajasta työntekijät keskeyttävät itse oman työnsä. Tietojen etsimiseen käytetty aika ei ole pelkästään hukkaan heitettyä aikaa , vaan se myös edistää tällaisia itsensä keskeyttämisiä, jotka haittaavat tuottavuutta.

Mitä nopeammin tiimisi löytää tarvitsemansa tiedot, sitä tuottavampia he ovat. Sinäkin voit minimoida tarpeettomien keskeytyksien määrän ja parantaa tuottavuutta intuitiivisten intranetin hakukoneiden avulla.

2. Sitoutuneemmat työntekijät

Kukaan ei halua viettää tunteja satojen tiedostojen läpikäymiseen löytääkseen yhden pienen palan merkityksellistä tietoa.

Ajan tuhlaaminen heikentää työntekijöiden sitoutumista ja aiheuttaa henkistä väsymystä. Eikö olisi parempi ohjata heidän henkistä energiaansa pois tiedon etsimisestä ja sen sijaan tehtäviin, joissa he voivat soveltaa tai analysoida kyseistä tietoa? Kyllä, mekin olemme samaa mieltä.

Työntekijöiden sitoutumisen ja motivaation ylläpitäminen on paljon helpompaa, kun tarvittavan tiedon löytäminen on heille intuitiivisempaa ja kun voidaan poistaa ne toistuvat turhautumiset, joita huonosti toimiva intranetin hakutoiminto aiheuttaa.

Yksi haku hallitsee kaikkia

Kaikki intranetin hakukoneet eivät ole samanlaisia. Mutta kun käytössäsi on tehokas ja intuitiivinen intranetin hakukone, jonka tavoitteena on säästää työntekijöillesi 20 % ajasta, henkilöstösi voi vihdoin keskittyä enemmän tärkeisiin asioihin.

Intranetin hakukoneessa on syytä ottaa huomioon seuraavat keskeiset ominaisuudet:

• Mahdollisuus hakea monin eri tavoin
• Intuitiivinen suodatus tekijöiden, tiedostotyyppien ja alustojen mukaan
• Integroitu, yhdistetty haku kaikilla alustoilla, joilla työtä tehdään
• Hakuanalytiikka, jonka avulla voidaan analysoida työntekijöiden hakupolkujen onnistumista

Me Happeossa optimoimme intranetin haun jokaista osa-aluetta, jotta organisaatiosi voi säästää aikaa, joka yleensä kuluu tiedon etsimiseen. Ota yhteyttä, jos haluat kokeilla innovatiivista ratkaisuamme jo tänään !

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä on intranetin hakukone?

Intranetin hakukoneen avulla työntekijät voivat tallentaa, etsiä ja jakaa yritystietoja nopeasti ja tehokkaasti. Se toimii kuin yksityinen versio verkkohakukoneesta: se indeksoi yrityksesi asiakirjat ja tiedot siten, että vain organisaation sisäiset käyttäjät voivat nähdä ne.

Miten intranetin hakukone eroaa julkisen verkon hakutoiminnosta?

Julkinen hakukone etsii tietoa avoimesta internetistä, kun taas intranetin hakukone toimii vain organisaatiosi sisällä. Asiakirjasi pysyvät yksityisinä, ja hyödyllisimmät tulokset näkyvät ensimmäisinä niille, joilla on oikeus nähdä ne.

Minkälaisia hakuja työntekijät käyttävät intranetissä?

Työntekijät käyttävät tyypillisesti avainsanahakuja tietyn aiheen löytämiseksi, tiedostotyyppihakuja tulosten rajaamiseksi esimerkiksi taulukoihin, tekijähakuja omien tai kollegoiden luomien asiakirjojen löytämiseksi sekä alustakohtaisia hakuja keskittyäkseen tiettyyn työkaluun, kuten Slackiin, Jiraan tai Google Driveen.

Mitä minun tulisi ottaa huomioon intranetin hakukoneessa?

Etsi semanttista hakua, joka ymmärtää merkityksiä ja käsittelee kirjoitusvirheitä, kontekstuaalista hakua, joka räätälöi tuloksia, sekä ennakoivia ehdotuksia, jotka näkyvät käyttäjän kirjoittaessa. Myös muiden työkalujen välinen yhdistetty haku, suodattimet tekijöiden, tiedostotyyppien ja alustojen mukaan sekä vahvat tietoturvatoiminnot ovat tärkeitä. Esimerkiksi Happeo yhdistää kaikki nämä kolme hakutapaa sekä yhdistettyä hakua liitettyjen työkalujen välillä.

Miten intranetin haku varmistaa yritystietojen turvallisuuden?

Turvallinen intranetin hakukone käyttää käyttöoikeuksien hallintaa, jotta käyttäjät näkevät vain sen, mitä heillä on lupa nähdä. Tämä toteutetaan usein synkronoimalla järjestelmä Google Groupsin tai Azure AD:n kanssa. Sen tulisi myös tarjota siirrettävien tietojen salaus, tarvittaessa anonymisoidut hakutulokset, hakujen ja toimien loki vastuullisuuden varmistamiseksi sekä vaatimustenmukaisuus esimerkiksi GDPR-asetuksen ja ISO 27001 -standardin kanssa.

Mistä tiedän, toimiiko intranetin hakutoiminto?

Hakuanalytiikka kertoo, kuinka monta käyttäjää käyttää hakutoimintoa, kuinka kauan he viipyvät hakutuloksissa ja löytävätkö he etsimänsä. Se paljastaa myös yleisimmät ja trendikkäimmät hakutermit, tarvittaessa osastoittain suodatettuna, sekä tiedon löytämiseen keskimäärin kuluvan ajan.