Tiedoston elinkaari voi kulkea varsin kaoottisia käänteitä. Kun tiedostoja kopioidaan, monistetaan, tallennetaan paikallisille laitteille ja useisiin pilvikansioihin sekä linkitetään niihin intranetistä tai muilta sivustoilta, on helppo ymmärtää, kuinka nopeasti Google Drive -kansiot ja -rakenteet voivat muuttua epäjärjestyksellisiksi, sekaviksi ja yksinkertaisesti – sotkuisiksi.
Jos tämä kuulostaa tutulta organisaatiossasi, et ole yksin. Erään tutkimuksen mukaan 62 % vastaajista myönsi kamppailevansa ja tuntevansa olevansa ylivoimaisia tai stressaantuneita digitaalisen sekamelskan vuoksi, mukaan lukien sekavat tiedostojen tallennusjärjestelmät kuten Google Drive. Toinen IDC:n tutkimus paljasti, että työntekijät kertoivat tuhlaavansa jopa 50 % ajastaan asiakirjojen etsimiseen huonon järjestelyn vuoksi. Ja me kaikki tiedämme, että hukkaan heitetty aika ja lisääntynyt monimutkaisuus rasittavat resurssejasi.
Mistä Google Driven epäjärjestys johtuu?
Google Driven järjestäytymättömyys organisaatioissa on yleistynyt useiden tekijöiden vuoksi. Yritysten kasvaessa kasvaa myös niiden tuottamien digitaalisten aineistojen määrä, mikä johtaa nopeasti täyttyviin tallennustiloihin, etenkin organisaatioissa, joissa ei ole tiimien välisiä standardoituja nimeämiskäytäntöjä ja kansiorakenteita.
Lisäksi Google Driven hajautettu yhteistyömuoto mahdollistaa sen, että useat käyttäjät voivat ladata, muokata ja siirtää tiedostoja itsenäisesti, usein ilman selkeää viestintää tai koordinointia. Tämän haittapuolena on, että se haittaa tuottavuutta ja tehokasta työnkulkua organisaatioissa.
Google Drive -sotkun hallinta
Ensimmäinen askel, jonka intranet voi ottaa Google Driven sekasorron hallitsemiseksi, on olla lisäämättä sekasortoa entisestään. Happeo noudattaa tätä ”älä aiheuta haittaa” -lähestymistapaa tallentamalla kaikki asiakkaidemme tiedostot Driveen, ei itse intranet-järjestelmään. Syy tähän on yksinkertainen: intranetin ei pitäisi olla alusta, joka luo uutta sisältö- tai tietosiloa.
Monet asiakkaistamme kääntyvät Happeon puoleen etsiessään intranetiä osittain siksi, että se auttaisi ratkaisemaan ongelmia, jotka liittyvät yrityksen kaikkien tärkeiden tietojen säilyttämiseen ja niihin pääsemiseen Drivessa. Monet ovat huolissaan siitä, että heidän Google Drive -tilansa ovat ”liian sekavia” edes intranet-projektin aloittamiseksi, mutta näin ei välttämättä ole.
Suosittelemmeko säännöllisiä ja rutiininomaisia Google Drive -tiedostojen tarkastuksia monimutkaisuuden ja sekaannuksen vähentämiseksi? Tietenkin. Mutta se ei ole dynaamisen intranet-kokemuksen edellytys. Itse asiassa intranet voi jopa auttaa ratkaisemaan – tai vähintäänkin arvioimaan – asiakkaan Google Drive -tilan järjestystä.
Tietysti Google Drive -tilan kunto on tärkeää, mutta se ei ole välttämätöntä onnistuneelle intranet-kokemukselle, koska Google Drive ja kunnolla toimiva intranet palvelevat täysin eri tarkoituksia. Ja vaikka tiedostojen tallennustilanne kaipaaisi kipeästi siivousta, yksi parhaista tavoista ratkaista tämä ongelma tavalliselle käyttäjälle on tuoda esiin se, mikä on tärkeintä. Tarkemmin sanottuna intranetin valokeilassa.
Intranettisi on näyttämö, ja kaikki tiedostot ovat vain näyttelijöitä
Kuvittele Google Drive -palvelusi näytelmäksi, jota esitetään näyttämöllä. Näytelmiin ja tuotantoihin liittyy oikeastaan kaksi näkökulmaa: se, mitä yleisö näkee, ja se, mitä näyttelijät ja tuotantotiimi näkevät. Verhon takana on rekvisiittaa, verhon köysiä, pukuja ja ihmisiä, jotka kiirehtivät valmistelemaan näyttelijöitä seuraavaa kohtausta varten. Mutta se, mitä yleisö näkee, on tarina. He näkevät jotain, josta ovat maksaneet, joka on heille merkityksellistä ja jonka kontekstin he ymmärtävät.
Intranet on oikeastaan esityksen näyttämö (ja valokeila). Dynaaminen intranet tarjoaa oikeat tiedostot (näyttelijät) oikeaan aikaan yleisölle, ja valokeila auttaa korostamaan tärkeimpiä asioita esityksen koko keston ajan.
Kuinka intranetit voivat auttaa Google Drive -tiedostojen hallinnassa
Konteksti
Jopa kaikkein siisteimmästä Google Drivesta puuttuu yksi asia, jonka intranet tarjoaa – konteksti. Intranet tuo järjestystä, priorisointia ja parantaa löydettävyyttä tilanteessa, joka muuten olisi kaaos. Se poimii tiedostojesi ja asiakirjojesi tiedot ja esittää ne sivujen muodossa, jolloin kansioiden selaaminen ei ole enää tarpeen ja tärkeimmät asiat nousevat esiin merkityksellisellä ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Google Drive ei tee tätä työtä puolestasi; vain intranet pystyy siihen.
Priorisointi
Lisäksi käyttämällä intranetiä parempien hakumahdollisuuksien tarjoamiseksi eri Drive-instansseissa organisaatiot voivat alkaa seurata analyyttisesti, mitä resursseja hyödynnetään ja mitkä ovat todennäköisesti valmiita poistettavaksi käytöstä tai päivitettäväksi. Joten sen lisäksi, että vankka intranet suodattaa Google Driven informaatiomassan ja tuo esiin tärkeimmät tiedot, se voi toimia lähtökohtana Google Drive -tarkastukselle ja puhdistukselle, joiden aloittaminen voi usein tuntua liian ylivoimaiselta.
Luotettavuus
Kun käyttäjä selaa kansioita ja tiedostoja, hänellä on todennäköisesti vain vähän vihjeitä siitä, mitkä tiedostot ja mitkä tiedot ovat luotettavia ja ajantasaisia. Hän voi tarkastella julkaisupäivää, omistajaa tai tiedostonimeä ja arvata, mutta Google Drivessa ei ole vakiintunutta auktoriteettistandardia, minkä lisäksi hakukokemus on aikaa vievää ja turhauttavaa. Älykkään haun sisältävä intranet auttaa käyttäjiä tunnistamaan nopeasti, mitkä tiedot ovat tärkeimpiä, perustuen siihen, mitä eri tiimit ovat julkaisseet sivuillaan ja kanavissaan, sekä tietojen relevanssiin.
Intranetti, joka toimii yhdessä Drive-palvelusi kanssa – sen tilasta riippumatta
Happeo on Google Workspace -organisaatioille tarkoitettu, tekoälypohjainen intranet, joka on saanut parhaat arvostelut. Happeon tekoälypohjainen hakutoiminto sopii erityisesti yrityksille, jotka tietävät tarvitsevansa keinon keskittää sisältöä ja selkeyttää sekavaa tilannetta, mutta ovat huolissaan siitä, että sekava Google Drive -tilanne jarruttaa niiden kehitystä.
Epäjärjestyksessä oleva Google Drive ei ole syy epäröidä intranet-ratkaisun käyttöönottoa, vaan se on päinvastoin kannustin. Avainasemassa on löytää intranet-kumppani, jolla on dynaamiset ja intuitiiviset ominaisuudet sekä syvällinen Google-integraatio, joita tarvitaan menestyksen saavuttamiseksi.
Jos olet valmis ottamaan organisaatiosi tietohallinnan ja tuottavuuden hallintaan, voimme auttaa sinua.
Pyydä räätälöity esittely yhdeltä asiantuntijaltamme.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä aiheuttaa Google Driven epäjärjestystä kasvavissa yrityksissä?
Yritysten kasvaessa digitaalisten tiedostojen määrä kasvaa nopeasti, ja ilman standardoituja nimeämiskäytäntöjä tai kansiorakenteita tallennustilat täyttyvät sekasorruksi. Google Driven hajautettu ja monikäyttäjöinen luonne pahentaa tilannetta entisestään, kun tiedostoja siirretään tai muokataan ilman koordinointia.
Estääkö sekava Google Drive intranetin käyttöönoton?
Ei – sekava Google Drive ei ole ehdoton edellytys intranetin käyttöönotolle. Itse asiassa intranet voi auttaa arvioimaan ja parantamaan Driven järjestystä sen sijaan, että se vaatisi ensin täysin puhtaan pöydän.
Miten intranet auttaa Google Driven järjestyksessä?
Intranetti tuo mukanaan kontekstia, priorisointia ja luotettavuutta, joita Google Drivesta itsestään puuttuu — se tuo esiin tärkeimmät tiedostot sivujen ja haun avulla, seuraa, mitä resursseja tosiasiassa käytetään, ja auttaa käyttäjiä tunnistamaan luotettavaa ja ajantasaista tietoa.
Mitä organisaatioiden tulisi tehdä Google Drive -tilan siisteyden parantamiseksi?
Organisaatioiden tulisi suorittaa säännöllisiä tarkastuksia Google Drive -tiedostoistaan monimutkaisuuden vähentämiseksi ja samalla käyttää intranetiä, jossa on tehokas haku ja Drive-integraatio, jotta tärkeimmät asiat tulevat esiin.
