La relación entre los centros educativos y las intranets es, en el mejor de los casos, inestable. Las intranets tienen fama de ser anticuadas, propias del ámbito empresarial, aburridas y poco intuitivas. Por su parte, los centros educativos son un caldo de cultivo para la creatividad, el aprendizaje, el crecimiento y el progreso. Este contraste es una de las principales razones por las que a los centros les cuesta tanto encontrar la forma de involucrar al profesorado y al personal en una intranet. Además, la mayoría de las intranets están diseñadas para corporaciones y modelos de negocio tradicionales. Y aunque muchas de las necesidades son las mismas —comunicaciones internas centralizadas, intercambio de información y conexión—, los centros educativos son únicos por la variedad de funciones que hay en su seno y por los horarios diarios de los empleados que los gestionan.
Una rápida búsqueda en Google te revelará que no hay muchos estudios, si es que hay alguno, sobre el éxito o el fracaso de las intranets escolares, y mucho menos sobre cómo diseñar una que se adapte a las necesidades de sus usuarios y fomente la participación y el espíritu de comunidad. Es decir, hasta ahora. Happeo ha realizado encuestas y ha debatido sobre los éxitos (y fracasos) de las intranets con sus clientes del sector educativo, y ha revelado algunos datos clave en un nuevo informe sobre lo que funciona y, por el contrario, lo que no. Estas son algunas de las conclusiones principales:
- Los profesores y el personal quieren una intranet.
Muchos centros educativos experimentan un estancamiento en la adopción y la participación en la intranet, pero cuando encuestamos a nuestros clientes del sector educativo, descubrimos que el 97 % de ellos visita su intranet al menos una vez a la semana, y el 67 % , al menos una vez al día . Los profesores, el personal y los directivos suelen encontrarse dispersos por las aulas, las oficinas, los edificios y los recintos. Desean mantenerse al tanto de las noticias importantes, las novedades y los anuncios. Por eso, cuando los centros educativos pueden ofrecerles una experiencia de intranet adaptada a sus necesidades específicas, es natural que aumente la participación.
- Sus funciones varían, y lo mismo debería ocurrir con sus experiencias en la intranet.
Los profesores, el personal de apoyo y la dirección del centro tienen jornadas muy diferentes. Los profesores están siempre en movimiento, con muy poco tiempo para navegar por un sitio interno en busca de información. Necesitan una intranet tan ágil como ellos. El personal de apoyo trabaja en oficinas, a menudo alejadas del ajetreo y el bullicio del alumnado y el profesorado. Necesitan una forma de mantenerse conectados y, al mismo tiempo, proporcionar información y documentos normativos esenciales a sus compañeros que están en las aulas. La dirección necesita formas de supervisar la actividad en todas las sedes y compartir noticias y anuncios de alto nivel. Según los comentarios de nuestros clientes, estos tres roles fundamentales utilizan las funciones de formas y con frecuencias diferentes. En general, si la intranet de un centro educativo no puede ofrecer todo esto en un solo lugar, es probable que su éxito se vea afectado.
- Necesitan personalidad.
El espíritu escolar suele percibirse y sentirse en todos los aspectos de un centro educativo. Desde los eventos deportivos, los tablones de anuncios, el merchandising del centro y la página web externa, se respira vitalidad y energía. Si la transición a una intranet da la sensación de haber retrocedido una o dos décadas en el tiempo, los centros pueden tener dificultades para involucrar a los empleados, y mucho menos para animarlos a compartir sus propios conocimientos y novedades. La educación gira en torno al progreso, por lo que contar con una intranet moderna a la altura es fundamental para lograr una adopción óptima.
- Hay tres características destacadas que los centros educativos necesitan para que la intranet sea un éxito.
En todos los puestos, los datos mostraron muy claramente que hay tres casos de uso fundamentales que conforman una intranet escolar activa y atractiva. En primer lugar, los usuarios necesitan comunicaciones internas precisas. Un cartel con anuncios unidireccionales no es suficiente. El personal y los profesores deben poder reaccionar, comentar y participar en un diálogo bidireccional. En segundo lugar, está la capacidad de encontrar información de forma centralizada, fiable y rápida. Se acabó tener que ir buscando a los compañeros o rebuscar en el correo electrónico con la esperanza de que ese archivo sea la versión más reciente. Las intranets deben ofrecer la misma experiencia de búsqueda nítida y precisa a la que están acostumbrados todos los consumidores modernos. Por último, las intranets escolares deben proporcionar un espacio optimizado para noticias y anuncios urgentes e importantes en tiempo real que permitan a cada empleado sentirse informado y al tanto de todo.
- Algunos casos de uso son menos importantes.
En las intranets empresariales tradicionales, la conexión social y la incorporación de nuevos empleados (entre otros) son dos de los principales casos de uso de una intranet, pero en los centros educativos la situación es diferente. La incorporación de los docentes se basa en gran medida en un modelo presencial, ya que los profesores rara vez pasan todo el día frente a una pantalla. Casi el 60 % de los responsables escolares encuestados nos indicaron que su intranet no ha mejorado la incorporación. Y, dado que los profesores y el personal están tan ocupados, no encuentran tiempo para crear contenidos en la intranet que no sean relevantes para su trabajo.
Estos datos, y muchos más, se pueden consultar en el informe completo, que estará disponible el 27 de febrero, cuando nuestro propio experto en productos de Happeo y los expertos en educación de C-Learning e Inspire Education Group se reúnan en un seminario web gratuito para debatir cómo crear una experiencia de intranet satisfactoria para los centros educativos gestionados por Google.
Únete a nosotros para obtener información útil y una copia gratuita del informe completo «Datos de intranets educativas de Happeo para 2024: centros educativos gestionados por Google».
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Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia utiliza realmente el personal del centro su intranet?
La encuesta de Happeo a clientes del sector educativo reveló que el 97 % del personal visita su intranet al menos una vez a la semana, y el 67 % al menos una vez al día, lo que demuestra una fuerte demanda cuando la intranet se adapta a sus necesidades.
¿Por qué los profesores, el personal de apoyo y la dirección necesitan experiencias diferentes en la intranet?
Los profesores necesitan un acceso rápido y ágil que requiera poco tiempo frente a la pantalla; el personal de apoyo necesita tener a mano los documentos normativos centralizados y estar conectado con las aulas; y la dirección necesita supervisar y publicar comunicados de alto nivel, por lo que la intranet de un centro educativo debe atender a estas tres funciones de manera diferente.
¿Cuáles son las tres características más importantes de una intranet escolar?
Las tres características fundamentales son: comunicaciones internas bidireccionales precisas, una búsqueda centralizada rápida y fiable, y un espacio optimizado para noticias y anuncios urgentes en tiempo real.
¿Qué casos de uso de la intranet tienen menos importancia para los centros educativos que para las empresas habituales?
La incorporación de nuevos empleados y la creación de contenido social tienen menos importancia en los centros educativos, ya que casi el 60 % de los responsables afirmó que su intranet no ha mejorado la incorporación de nuevos empleados y que los profesores, con su ajetreada agenda, rara vez tienen tiempo para crear contenido no relacionado con su trabajo.
