Gestión de personal: funciones, prioridades y pasos para alcanzar el éxito

Las organizaciones modernas están cambiando rápidamente, y un cambio fundamental que se está produciendo es la toma de conciencia de que dar prioridad a las personas no solo es importante, sino que además repercute en los resultados económicos.

Las operaciones de personal (conocidas como «people ops» o «POPs», por sus siglas en inglés) son una función empresarial acuñada por primera vez en 2006 por el antiguo director de RR. HH. de Google, Laszlo Bock. Se centra en los empleados y da prioridad a las personas que impulsan una organización y a sus necesidades.

Cuando se gestionan correctamente, las operaciones de personal crean una plantilla más feliz, más sana y más productiva.

¿Qué son exactamente las operaciones de personal?

Las operaciones de personal son una función empresarial estratégica que se centra en dar prioridad a las personas y en ocuparse de la gestión global de la plantilla de una empresa.

El departamento de operaciones de personal promueve el desarrollo continuo y el compromiso del personal, creando formas de trabajo más inteligentes y fomentando un sentido de comunidad y motivación en el lugar de trabajo.

Entre las responsabilidades habituales de los departamentos de operaciones de personal se incluyen:

• Facilitar la experiencia ideal del empleado
• Gestionar el ciclo de vida de los empleados
• Proporcionar a los empleados las herramientas necesarias para rendir al máximo
• Alinear los objetivos de las personas con los de la empresa
• Aumentar el valor de la plantilla mediante la formación y otras oportunidades
• Analizar las métricas de personal y de RR . HH.
  
  

La importancia de las operaciones de personal

Independientemente del sector, los directivos de todo el mundo se han dado cuenta de que las personas son el corazón de cualquier empresa. Tus principales clientes son tus empleados. Sin una plantilla sólida y sin el talento clave, el valor de tu organización disminuirá.

Quizá la forma más sencilla de cuantificar el valor de la gestión de personas sea evaluar primero los costes que supone gestionarla mal. Por ejemplo, la rotación de personal alcanza una media del 57,3 % en EE. UU. Si las personas no están satisfechas con sus funciones, la cultura de la empresa o el entorno laboral, se marcharán, llevándose consigo conocimientos valiosos.

El coste de contratar a nuevas personas también es elevado. En 2023, el coste medio de una nueva contratación aumentó hasta los 4.700 dólares (frente a los 4.000 dólares de hace solo unos años). Por no mencionar que los costes de contratación de ejecutivos y directivos son entre tres y cuatro veces superiores al coste medio global por contratación.

Además, alejarse del papel tradicional, burocrático y autoritario de RR. HH. y convertir las operaciones de personal en el núcleo de tu departamento de RR. HH. aporta beneficios muy tangibles. Esto significa:

• Reconocer a las personas como activos valiosos y no solo como herramientas para generar beneficios
• Fomentar un profundo sentido de inclusión y de pertenencia a una comunidad en el trabajo
• Mejorar activamente la cultura empresarial y el entorno de trabajo
• Motivar a los empleados, que así aumentan su productividad de forma natural
• Fomentar un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal y elevar la moral
• Aumentar la fidelidad de los empleados hacia la organización

No se puede negar que, en la era laboral moderna, la plantilla de una empresa es fundamental para potenciar el valor de la misma.

«People ops» frente a «recursos humanos»

Aunque People Ops es una parte estratégica del departamento de recursos humanos de una empresa, existen algunas diferencias fundamentales entre People Ops y RR. HH.

Tradicionalmente, los departamentos de RR. HH. se han centrado en los aspectos prácticos de la gestión de los empleados, incluidas las obligaciones logísticas, legales y contractuales, las consideraciones éticas y la gestión diaria de la plantilla. Los departamentos de RR. HH. que funcionan de esta manera pueden parecer muy burocráticos, impersonales y algo anticuados.

Las operaciones de personal dan prioridad a las personas y a sus necesidades, e identifican las causas de los patrones de comportamiento o sistémicos en el lugar de trabajo. Asimismo, valoran la experiencia de los empleados y mejoran la cultura empresarial, reconocen los logros de los empleados y humanizan las interacciones en el lugar de trabajo.

Prioridades fundamentales en materia de recursos humanos

En lo que respecta a las operaciones de recursos humanos, reforzar el compromiso de los empleados para minimizar la pérdida de personal y la rotación es una prioridad fundamental. Pero no es la única prioridad. A continuación se enumeran algunas más.

Optimizar la experiencia de incorporación de los empleados

La incorporación es un momento crucial en el ciclo de vida del empleado en el que el departamento de operaciones de personal puede establecer una relación de confianza con los nuevos contratados. Entre los elementos importantes de la incorporación se encuentran el nivel de transparencia a lo largo del proceso de selección y el apoyo que ayuda a los nuevos contratados a asumir su puesto con confianza. Cuando las empresas no se centran en estos aspectos, es más probable que los nuevos contratados abandonen la empresa en un plazo breve.

Representa gráficamente el ciclo de vida de los empleados

Todos los empleados pasan inevitablemente por diferentes fases a lo largo de su carrera profesional y de su relación con la organización. Los equipos de RR. HH. con experiencia suelen ser conscientes del ciclo de vida del empleado y de en qué punto de ese proceso se encuentra cada uno de ellos.

Sin embargo, muchos equipos de RR. HH. tradicionales se centran exclusivamente en la contratación, la incorporación y la salida, sin prestar mucha atención a las etapas intermedias relacionadas con el reconocimiento, el desarrollo y la retención de los empleados.

Por su parte, las «People Ops» adoptan una visión más holística y dan prioridad a los momentos que importan para cada empleado, con el fin de mantener su compromiso y generar confianza.

Fomenta el compromiso y la conexión de los empleados

Mantener al personal satisfecho y con buena salud implica actividades que se alejan del modelo al que pueden estar acostumbrados los equipos tradicionales de RR. HH.

Los equipos de «People Ops» pueden mejorar la experiencia de los empleados teniendo en cuenta lo siguiente:

• Si las ventajas y prestaciones resultan atractivas para los empleados
• Cómo obtener una visión más profunda de las motivaciones de los empleados
• Evaluar objetivamente el proceso de selección desde la perspectiva de un candidato
• Recopilar información sobre si las personas sienten un sentido de pertenencia en el lugar de trabajo
• Evaluar las futuras oportunidades de formación y desarrollo para todos los empleados
  
  

Ofrecer oportunidades de formación y desarrollo

En el ajetreo de las operaciones diarias, los responsables de empresa a menudo no pueden ofrecer vías de desarrollo profesional a sus subordinados directos.

Ahí es donde el departamento de recursos humanos puede intervenir para garantizar que todos progresen en sus carreras profesionales.

Los empleados bien formados son más propensos a permanecer en la organización en lugar de buscar un nuevo trabajo en otra parte debido al aburrimiento o a la necesidad de afrontar nuevos retos.

Reconocer y recompensar las aportaciones de los empleados

Crear una cultura de reconocimiento dinámica y saludable requiere cierto esfuerzo. Los equipos tradicionales de RR. HH. adolecen de una clara falta de atención en este ámbito, razón por la cual alrededor del 40 % de los empleados se sienten desmotivados en el trabajo debido a la falta de reconocimiento.

Cuando los equipos de «people ops» reconocen el buen trabajo, consiguen reducir significativamente las tasas de rotación de personal. Independientemente de cómo se integre el reconocimiento en la cultura de la empresa, lo importante es que los empleados se sientan valorados.

Apoyar la gestión del cambio

En épocas de cambio y agitación, el departamento de recursos humanos es responsable de generar estabilidad lo antes posible. Entre las prioridades clave durante estos periodos se incluyen:

• Una comunicación clara sobre el cambio, que se transmita con antelación y de forma frecuente
• Preparar a las personas que se verán afectadas antes de que se produzca el cambio
• Impartir formación para garantizar que todo el mundo se sienta seguro con la nueva forma de trabajar
• Ofrecer vías de apoyo en caso de que surjan inquietudes

El departamento de Recursos Humanos desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que estos cambios se desarrollen de forma fluida y sin contratiempos. Cuanto antes se adapten los empleados, menores serán las consecuencias y las pérdidas económicas que sufrirá la organización.

Gestionar la salida de los empleados

La trayectoria de cada empleado en una organización llegará inevitablemente a su fin, y es tarea del departamento de People Ops garantizar que la despedida se produzca en buenos términos. Esto deja la puerta abierta a que los antiguos empleados recomienden clientes o nuevos candidatos a la organización, o incluso a que regresen para colaborar en proyectos.

Realizar un seguimiento de las métricas de personal

Es fundamental realizar un seguimiento de las métricas de personal adecuadas en cada etapa, incluidos los elementos cualitativos a los que da prioridad el departamento de People Ops. Los equipos tradicionales de RR. HH. pueden beneficiarse del seguimiento de datos más significativos.

Los responsables modernos de operaciones de personal realizan un seguimiento de las siguientes métricas:

• Tiempo de contratación
• Calidad de la contratación
• Rotación de personal
• Satisfacción de los empleados
• Coste por contratación
• Índices de diversidad
• Tasa de abandono de los empleados
• Absentismo
• Satisfacción laboral
• Compromiso de los empleados
  
  

Puestos clave dentro del departamento de operaciones de personal

Si estás pensando en crear un departamento de operaciones de personal sólido, aquí tienes algunos puestos clave que debes tener en cuenta, junto con sus responsabilidades.

• Director de Operaciones de Personal: supervisa a todo el equipo de operaciones de personal e impulsa la estrategia de personal de la organización.
  • Vincula los objetivos de la organización con su estrategia de recursos humanos
  • Colabora con los responsables para cubrir cualquier carencia de talento en los equipos
  • Apoya a los líderes de la empresa en cuestiones importantes relacionadas con las relaciones laborales
  • Participa en reuniones estratégicas y ofrece orientación a otros ejecutivos
• Responsable de Operaciones de Personal: supervisa el ciclo de vida de los empleados, desde la captación de los candidatos ideales hasta el mantenimiento de las relaciones con los antiguos empleados.
  • Sirve de enlace entre la dirección ejecutiva y los empleados
  • Gestiona funciones clave como la incorporación y la salida de empleados
  • Normalmente se encarga de muchas tareas cotidianas de RR. HH., como la gestión de nóminas y la revisión de solicitudes de permisos
  • Fomenta la igualdad de oportunidades y la diversidad en el lugar de trabajo
• Especialista en Operaciones de Personal: Se encarga de las tareas administrativas relacionadas con los procesos cotidianos de RR. HH.
  • Documenta las políticas y los procedimientos de la empresa
  • Colabora en la gestión de bajas y en los cambios de información laboral
  • Presta apoyo para mejorar la experiencia de los empleados en todas las etapas de su ciclo de vida
  • Analiza los datos y los informes relacionados con la estrategia de RR. HH. de la empresa
    
    

Cómo desarrollar un programa de operaciones de personal eficaz

A la hora de crear un departamento de operaciones de personal próspero en tu organización, hay algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta, entre ellos:

• Asegurarse de que los miembros de tu plantilla ocupen un lugar central en la lista de prioridades del departamento de operaciones de personal
• Mejorar de forma proactiva la felicidad y la satisfacción de los empleados en el trabajo
• Implantar la tecnología adecuada para respaldar las operaciones de recursos humanos
• Evaluar continuamente cómo reciben los empleados las iniciativas del departamento de operaciones de personal
• Ofrecer a los empleados un canal para aportar comentarios constructivos
  
  

Crear una base

El éxito de una nueva división de operaciones de personal depende de tu capacidad para aplicar correctamente los fundamentos básicos.

Empieza por utilizar los datos de que dispones sobre tus empleados para identificar los principales puntos débiles en cualquier etapa del ciclo de vida del empleado. Asegúrate de explicar a los empleados por qué recopilas información y cómo piensas utilizarla.

Si tu cultura actual no sitúa a las personas en el centro, o si no consideras a tus empleados como tus principales clientes, entonces este cambio debe producirse cuanto antes. De lo contrario, te enfrentarás a dificultades a la hora de poner en marcha un programa de operaciones de personal que tenga éxito.

Alinea la estrategia de «people ops» con los objetivos de la empresa

Las operaciones de personal deben alinear la estrategia de personal con los objetivos generales de la empresa. Por lo tanto, haz que sea una costumbre involucrar al director de operaciones de personal en las conversaciones sobre la dirección estratégica de la empresa.

Centrarse en todo el ciclo de vida del empleado

No caigas en la trampa de tratar las operaciones de personal de la misma manera que se trata el RR. HH. tradicional. Rompe con la imagen burocrática siendo transparente con tu plantilla y comprendiendo qué motiva a cada persona de la organización.

Utiliza los datos para orientar las mejoras

Por último, implementa una herramienta como Happeo que te ayude a recopilar datos significativos sobre los índices de compromiso de tus empleados. Con los datos adecuados, tu equipo de «people ops» podrá mejorar de forma proactiva la motivación y el compromiso de los empleados antes de que se convierta en un problema de retención.

Potencia tus operaciones de personal con Happeo

Independientemente del tamaño de tu empresa, las operaciones de personal son un aspecto fundamental para modernizar tu estrategia de RR. HH. y atraer a los mejores talentos.

Con herramientas como Happeo, puedes mejorar tu estrategia de operaciones de personal de forma fluida mediante:

• Aprovechar un espacio centralizado para almacenar toda la información de la organización
• Incorporar a los nuevos empleados de forma rápida y fluida
• Incorporar automáticamente la cultura de tu empresa en la huella digital de tu negocio
• Ofrecer a los empleados la oportunidad de ser reconocidos por sus compañeros y de crecer en su puesto
• Potenciar la productividad mediante información generada de forma colaborativa
• Ayudarte a realizar un seguimiento de todos los indicadores importantes que realmente importan

Únete a los cientos de equipos que han mejorado su estrategia de gestión de personal en un plazo de 6 a 8 semanas con Happeo.

Preguntas frecuentes

¿Qué son las operaciones de personal?

Las operaciones de personal, a menudo abreviadas como «people ops» o «POPs», son una función empresarial estratégica que da prioridad a los empleados y a sus necesidades, centrándose en el desarrollo continuo, el compromiso y la gestión general de la plantilla, más allá de las meras tareas administrativas de recursos humanos.

¿En qué se diferencian las operaciones de personal de los recursos humanos tradicionales?

Los RR. HH. tradicionales suelen centrarse en el cumplimiento normativo, los contratos y la gestión reactiva de problemas dentro de unos límites estrechos. Las operaciones de personal adoptan una visión más holística y proactiva, utilizando el talento humano y la tecnología para maximizar el valor de los empleados, descubrir las causas fundamentales de los patrones en el lugar de trabajo y dar forma de manera activa a la cultura de la empresa, en lugar de limitarse a hacer cumplir las políticas.

¿Cuáles son las prioridades fundamentales de un equipo de operaciones de personal?

Entre las prioridades fundamentales se incluyen optimizar la incorporación, comprender el ciclo de vida completo del empleado (no solo la contratación y la salida de la empresa), fomentar el compromiso y la conexión, ofrecer oportunidades de formación y desarrollo, reconocer las contribuciones de los empleados, apoyar la gestión del cambio y realizar un seguimiento de métricas de personal como la rotación, la satisfacción y el coste por contratación.

¿Qué puestos suelen formar parte de un departamento de operaciones de personal?

Un departamento de operaciones de personal suele estar estructurado en torno a un director de operaciones de personal, que vincula los objetivos de la empresa con la estrategia de personal y participa en las reuniones estratégicas; un responsable de operaciones de personal, que se encarga del ciclo de vida de los empleados y de las funciones diarias de RR. HH.; y un especialista en operaciones de personal, que gestiona las tareas administrativas y apoya la experiencia de los empleados en el día a día.

¿Por qué es tan importante el reconocimiento de los empleados para las operaciones de personal?

Alrededor del 40 % de los empleados se sienten desmotivados debido a la falta de reconocimiento, y los equipos tradicionales de RR. HH. suelen pasar por alto este aspecto. Los equipos de gestión de personas que crean una cultura de reconocimiento genuina pueden reducir significativamente la rotación de personal, ya que los empleados que se sienten valorados son más propensos a quedarse.

¿Cómo puede una empresa empezar a desarrollar un programa de operaciones de personal que tenga éxito?

Empieza por utilizar los datos existentes sobre los empleados para identificar los puntos débiles a lo largo de todo el ciclo de vida laboral, alinea la estrategia de operaciones de personal con los objetivos generales de la empresa, céntrate en el ciclo de vida completo en lugar de limitarte a la contratación y la salida de la empresa, y utiliza una herramienta que te ayude a recopilar datos significativos sobre el compromiso de los empleados, de modo que los problemas puedan abordarse antes de que se conviertan en problemas de retención.