Cómo un motor de búsqueda para la intranet ahorra un 20 % del tiempo de tu equipo

En el mundo laboral actual, las tecnologías que facilitan una colaboración y una comunicación eficaces son fundamentales. Los empleados ya no pueden gritar desde un extremo a otro de la oficina ni siquiera acercarse al escritorio de un compañero para obtener la información que necesitan.

Un estudio clave de McKinsey reveló que los empleados dedican hasta 1,8 horas al día —o 9,3 horas a la semana— a buscar y recopilar información. ¡Eso supone más de una jornada laboral completa desperdiciada!

Para la mayoría de los entornos de trabajo a distancia e híbridos, el dicho «si no está registrado, no ha ocurrido» da una idea del caos que suele reinar en la comunicación empresarial y el intercambio de conocimientos en línea.

Este es precisamente el problema que resuelve un motor de búsqueda intuitivo en la intranet .

¿Qué es un motor de búsqueda de intranet?

Un motor de búsqueda para la intranet potencia la capacidad de una empresa para almacenar, acceder y compartir información con todos sus empleados de forma rápida y eficaz. Se trata de un registro digital de toda la información y los documentos que son fundamentales para el funcionamiento de una empresa.

Piensa en él como un «Google» para todos los documentos y la información de tu empresa. En lugar de buscar información pública disponible en la World Wide Web —también conocida como Internet—, un motor de búsqueda de intranet opera a nivel interno.

Tus documentos siguen siendo privados y solo son visibles para quienes forman parte de la organización.

Sin embargo, para que un motor de búsqueda de intranet sea eficaz, debe hacer algo más que permitir a los usuarios realizar búsquedas. Debe mostrar la información más valiosa lo antes posible.

Comprender la intención de búsqueda en la intranet

Para poder mostrar la información más útil en el momento en que tus empleados realizan una búsqueda, tu solución de búsqueda en la intranet debe, en primer lugar, comprender cómo buscan contenido los empleados.

Búsquedas por palabras clave

Las búsquedas por palabras clave se producen cuando un empleado realiza una búsqueda basándose en un tema general o una etiqueta relacionada con la información que está buscando.

Estas son las formas más habituales en las que las personas encuentran información. Por ejemplo, un empleado que busque previsiones trimestrales podría escribir «previsiones del tercer trimestre».

Búsquedas por tipo de archivo

Las búsquedas por tipo de archivo ofrecen a los empleados la opción de refinar su búsqueda. Por ejemplo, puede que haya varios archivos que contengan referencias a las previsiones trimestrales.

Buscar «previsiones del tercer trimestre» junto con un filtro para ver únicamente archivos de hoja de cálculo refinará los resultados y les ayudará a encontrar el archivo exacto que buscaban de una forma más intuitiva y eficiente.

Búsquedas por autor

Otro patrón de búsqueda habitual es buscar por autor del documento. Las dos formas más comunes de realizar búsquedas por autor son:

1. Un empleado que busca documentos que ha creado; o
2. Buscar un documento del que sea autor otra persona.
   
   

Las búsquedas por autor ahorran mucho tiempo y evitan tener que ir haciendo clic en carpetas para intentar averiguar o recordar dónde está guardado un archivo.

Búsquedas específicas por plataforma

Algunos motores de búsqueda de intranet pueden integrar y sintetizar información procedente de diversas plataformas, como Slack, Jira, Confluence, Google, SharePoint, Microsoft y otras.

En este caso, es posible que los empleados deseen filtrar los resultados de su búsqueda en función de la plataforma en la que saben que se produjo la comunicación o en la que está almacenado el documento.

Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un motor de búsqueda para la intranet

A estas alturas, quizá te estés preguntando qué hace que un motor de búsqueda de intranet sea mejor que otro. A continuación te indicamos qué debes tener en cuenta si quieres impulsar la productividad y el compromiso de toda tu plantilla.

Búsqueda semántica, contextual y predictiva

Existen diferentes formas en que un motor de búsqueda puede determinar qué información resultará más útil para tus empleados en el momento de realizar la búsqueda.

• Búsqueda semántica: mejora la precisión y la relevancia al tener en cuenta el contexto y el significado de una consulta de búsqueda. También es capaz de interpretar errores tipográficos u otros errores.
• Búsqueda contextual: ofrece resultados de búsqueda personalizados teniendo en cuenta el historial de búsqueda del usuario y la frecuencia con la que accede a archivos específicos.
• Búsqueda predictiva: ofrece sugerencias automáticas de palabras clave o archivos para ayudar al usuario a encontrar lo que busca incluso antes de que termine de escribir su consulta.

Aunque muchos motores de búsqueda de intranet utilizan técnicas de búsqueda semántica y contextual, en Happeo vamos un paso más allá al aprovechar estos tres enfoques y convertir la búsqueda predictiva en una parte fundamental de la experiencia.

Búsqueda federada

Di adiós a tener que buscar en múltiples plataformas para encontrar la información adecuada. Esos momentos en los que un empleado tiene una idea vaga de la información que busca y no recuerda muy bien en qué plataforma se encontraba pueden resultar muy ineficientes.

Mientras que normalmente tendrían que realizar varias búsquedas en Slack, Jira, ZenDesk y cualquier otra herramienta interna, la búsqueda federada ofrece una única interfaz de búsqueda que muestra todos los resultados.

Con la búsqueda federada, la interfaz de tu motor de búsqueda se integra con todas tus demás herramientas esenciales para crear una experiencia de búsqueda intuitiva en cualquier lugar de tu organización donde se desarrolle el trabajo.

Búsqueda con filtros

Permitir a los usuarios filtrar por criterios como autores, tipos de archivo y las plataformas en las que se puede encontrar la información les permite examinar miles de documentos en cuestión de segundos. Además, esto refina la búsqueda y ayuda a encontrar la información específica que se necesita.

Los mejores motores de búsqueda de intranet utilizan filtros para que a los empleados les resulte fácil e intuitivo encontrar exactamente lo que necesitan sin interrumpir el flujo de sus pensamientos ni su atención mientras realizan una tarea.

Búsqueda segura

No hace falta decir que la intranet de su empresa debe ser segura y cumplir con las normas más recientes en materia de protección de datos. Sin embargo, también puede optar por una plataforma que le ofrezca un mayor grado de control y gestión sobre quién puede acceder a qué información.

Entre las características de seguridad clave que hay que tener en cuenta se incluyen:

• Control de acceso: autoriza a usuarios específicos a acceder a determinados datos sincronizando tu cuenta de Google Groups o Azure AD
• Gestión: lleva las riendas con mayor rigor controlando tu intranet desde un único panel de administración intuitivo
• Almacenamiento seguro de datos: el almacenamiento seguro en la nube permite que su intranet se beneficie de una infraestructura altamente escalable y de una protección de seguridad de primer nivel
• Cifrado: cifra los datos en tránsito para evitar que personas no autorizadas accedan a ellos
• Anonimización: anonimice los resultados para evitar la filtración de información confidencial o personal
• Responsabilidad: configura la intranet de tu empresa para que registre todas las búsquedas y acciones, con el fin de proporcionar un registro claro de responsabilidad
• Cumplimiento normativo: garantice el cumplimiento del RGPD, los protocolos ISO y otras políticas de seguridad
• Certificación ISO 27001: se trata de la norma internacional que rige la gestión de la seguridad de la información en las organizaciones

El cumplimiento de la normativa de protección de datos es fundamental en cualquier sistema de almacenamiento de información, especialmente en el caso de las búsquedas federadas en la intranet, que pueden acceder a información en múltiples plataformas. Por eso, en Happeo, no nos tomamos la seguridad a la ligera.

Análisis de búsquedas

Es importante comprender cómo realizan las búsquedas los usuarios y cuánto tiempo ahorran exactamente gracias a las tecnologías intuitivas de búsqueda en la intranet. Ahí es donde el análisis de búsquedas ofrece información sobre aspectos como:

• Usuarios únicos de búsqueda: comprueba cuántas personas han utilizado el motor de búsqueda de la intranet
• Tiempo dedicado a los resultados abiertos: comprueba cuánto tiempo han pasado los usuarios en la página de resultados de búsqueda
• Índices de éxito y fracaso: comprueba si los usuarios encontraron lo que necesitaban
• Términos de búsqueda: comprueba exactamente qué busca tu equipo
• Filtros analíticos: filtra los términos por departamento o unidad organizativa
• Términos de búsqueda de tendencia: comprueba cuáles son las búsquedas más populares en cada momento
• Tiempo medio para encontrar resultados: comprueba cuánto tiempo se tarda, de media, en encontrar la información

Ventajas de los motores de búsqueda en la intranet

Las ventajas de una intranet pueden resumirse en una serie de micromomentos. Se pierden segundos y minutos valiosos cuando no se puede acceder fácilmente a la información. Por sí solos, estos momentos pueden no parecer «tan graves». Pero cuando se acumulan a lo largo de varios momentos al día por empleado y, posteriormente, entre toda la plantilla, estos micromomentos pueden tener efectos devastadores en la productividad.

La productividad y el compromiso son, sin duda, las principales razones para plantearse actualizar el motor de búsqueda de tu intranet, con el fin de cortar de raíz este efecto bola de nieve y hacer que estos micromomentos sean breves y agradables, tal y como pretenden tus trabajadores.

1. Empleados más productivos

Los estudios sobre productividad han revelado que , en el 44 % de los casos, son los propios empleados quienes se interrumpen a sí mismos. El tiempo dedicado a buscar información no solo es tiempo perdido, sino que también contribuye a esas autointerrupciones que obstaculizan la productividad.

Cuanto más rápido pueda tu equipo encontrar datos, más productivo será. Tú también puedes minimizar el número de interrupciones innecesarias y aumentar la productividad gracias a la potencia de los motores de búsqueda intuitivos de la intranet.

2. Empleados más comprometidos

Nadie quiere pasar horas revisando cientos de archivos para encontrar un pequeño dato relevante.

La pérdida de tiempo provoca una disminución de los niveles de compromiso de los empleados y fatiga mental. ¿No sería mejor redirigir su energía mental, alejándola de la búsqueda de información y centrándola en las tareas en las que aplican o analizan esa información? Sí, nosotros también lo creemos.

Mantener a los empleados comprometidos y motivados resulta mucho más fácil cuando les resulta más intuitivo encontrar la información que necesitan y se pueden eliminar las frecuentes frustraciones que conllevan las malas experiencias de búsqueda en la intranet.

Una búsqueda para gobernarlas todas

No todos los motores de búsqueda de intranet son iguales. Pero con el poder de un motor de búsqueda de intranet intuitivo, diseñado para ahorrar un 20 % del tiempo de tus empleados, tu plantilla podrá por fin centrarse en las cosas que realmente importan.

Entre las características fundamentales que debes tener en cuenta para tu motor de búsqueda en la intranet se incluyen:

• Capacidad para realizar búsquedas de múltiples formas
• Filtrado intuitivo por autores, tipos de archivo y plataformas
• Búsqueda integrada y federada en todas las plataformas en las que se trabaja
• Análisis de búsqueda para evaluar el éxito de los procesos de búsqueda de tus empleados

En Happeo, optimizamos todos los aspectos de la búsqueda en la intranet para ayudar a tu organización a recuperar el tiempo que normalmente se pierde buscando información. ¡Ponte en contacto con nosotros si quieres una demostración de nuestra innovadora solución hoy mismo !

Preguntas frecuentes

¿Qué es un motor de búsqueda de intranet?

Un motor de búsqueda de intranet permite a los empleados almacenar, encontrar y compartir información de la empresa de forma rápida y eficaz. Funciona como una versión privada de un motor de búsqueda web, indexando los documentos y la información de tu empresa para que solo las personas de la organización puedan verlos.

¿En qué se diferencia un motor de búsqueda de intranet de una búsqueda en la web pública?

Un motor de búsqueda público busca en toda la Internet abierta, mientras que un motor de búsqueda de intranet solo opera dentro de su organización. Sus documentos permanecen privados y los resultados más útiles aparecen en primer lugar para las personas autorizadas a verlos.

¿Qué tipos de búsquedas realizan los empleados en una intranet?

Los empleados suelen utilizar búsquedas por palabra clave para encontrar un tema, búsquedas por tipo de archivo para limitar los resultados a, por ejemplo, hojas de cálculo, búsquedas por autor para encontrar documentos creados por ellos mismos o por sus compañeros, y búsquedas específicas de una plataforma para centrarse en una herramienta como Slack, Jira o Google Drive.

¿Qué debo buscar en un motor de búsqueda para la intranet?

Busca una búsqueda semántica que comprenda el significado y gestione los errores ortográficos, una búsqueda contextual que personalice los resultados y sugerencias predictivas a medida que los usuarios escriben. También son importantes la búsqueda federada en el resto de tus herramientas, los filtros por autores, tipos de archivo y plataformas, y unos controles de seguridad sólidos. Happeo, por ejemplo, combina estos tres enfoques de búsqueda con la búsqueda federada en las herramientas conectadas.

¿Cómo garantiza la búsqueda en la intranet la seguridad de la información de la empresa?

Un motor de búsqueda seguro en la intranet utiliza controles de acceso para que los usuarios solo vean lo que están autorizados a ver, a menudo mediante la sincronización con Google Groups o Azure AD. También debe ofrecer cifrado de los datos en tránsito, resultados anonimizados cuando sea necesario, un registro de búsquedas y acciones para garantizar la rendición de cuentas, y el cumplimiento de normas como el RGPD y la norma ISO 27001.

¿Cómo puedo saber si el buscador de mi intranet funciona correctamente?

Las estadísticas de búsqueda muestran cuántas personas utilizan el buscador, cuánto tiempo dedican a consultar los resultados y si encuentran lo que necesitan. También revelan los términos de búsqueda más habituales y de mayor tendencia, filtrados por departamento cuando resulta útil, así como el tiempo medio que se tarda en encontrar la información.