6-stufiger Wissensmanagement-Prozess für Unternehmen
Im Geschäftsleben kann „Wissen“ Passwörter, Dokumente oder die Erinnerung eines Mitarbeiters an ein Kundengespräch bedeuten.
Wissen ist oft über das gesamte Unternehmen verstreut, in unterschiedlichen Formaten gespeichert und neigt zu Redundanzen, und den Mitarbeitern ist möglicherweise nicht bewusst, welches Wissen ihnen bei ihrer täglichen Arbeit helfen könnte.
Die Herausforderung für Führungskräfte besteht darin, das gesamte Wissen ihres Unternehmens zu erfassen und zu strukturieren. Das ist eine gewaltige Aufgabe, aber keine unmögliche.
In diesem Beitrag sprechen wir über den Wissensmanagementprozess – was er ist, was er beinhaltet und welche Vorteile er bietet. Los geht’s!
Was ist ein Wissensmanagementprozess?
Der Wissensmanagementprozess umfasst das Aufspüren, Erfassen, Organisieren und Weitergeben von Wissen. Jeder Schritt des Prozesses kann mehrere kleinere Schritte beinhalten – so kann beispielsweise die Erfassung von Wissen eine Prüfung digitaler Dateien, Interviews mit verschiedenen Abteilungen und eine Sichtung aller Dokumente erfordern, die nicht in digitaler Form gespeichert sind.
Sobald das gesamte Wissen erfasst und organisiert ist, geht es in der nächsten Phase darum, zu überlegen, wie sichergestellt werden kann, dass alle Mitarbeiter Zugang zu relevanten Informationen haben und wie sie zusammenarbeiten und das vorhandene Wissen erweitern können.
„Eine benutzerfreundliche, anpassbare Plattform für Kommunikation und gemeinsame Arbeitsbereiche. Mit vorgefertigten Vorlagen lässt sich ganz einfach eine maßgeschneiderte interne Plattform für Unternehmenskommunikation, Nachrichten und Ressourcen für die Bedürfnisse der Mitarbeiter erstellen.“
Davindra Basdeo
Leitender Betriebskoordinator
Welche zwei Arten von betrieblichem Wissen gibt es?
Wissen kann zwar in zahlreichen Formen vorliegen, lässt sich jedoch in zwei Hauptkategorien einteilen: explizites und implizites Wissen .
Explizites Wissen
Diese Art von Wissen ist allgemein bekannt und dokumentiert, wie beispielsweise das Leitbild eines Unternehmens, ein Mitarbeiterhandbuch oder der Zugangscode für eine Haupteingangstür.
Implizites Wissen
Zu dieser Art von Wissen können beispielsweise die auf einer Festplatte gespeicherten Notizen eines Mitarbeiters gehören oder Wissen, das nur im Kopf einer Person vorhanden ist, wie etwa der Name eines lokalen Zustellers. Im Allgemeinen müssen diejenigen, die den Wissensmanagementprozess vorantreiben, mehr Zeit darauf verwenden, implizites Wissen zu erschließen als explizites Wissen.
6 Schritte im Wissensmanagementprozess
Nachdem wir nun einen allgemeinen Überblick über den Wissensmanagementprozess gegeben haben, wollen wir uns die sechs wichtigsten Schritte des Wissensmanagementprozesses ansehen.
- Wissenserwerb
Dieser Schritt variiert je nach Art des Unternehmens. Er kann die Auswertung von Daten aus einem CRM- oder Projektmanagement-System sowie die Durchführung einer unternehmensweiten Bestandsaufnahme des Wissens umfassen. Dazu gehören Richtlinien, Formulare, Anmeldedaten sowie alle Informationen, die Mitarbeiter kennen, aber noch nicht dokumentiert haben.
Anstatt die Teams während des Erfassungsprozesses zu bitten, Wissen weiterzugeben, das anderen möglicherweise nicht bekannt ist, kann es hilfreich sein, die Teams zu fragen, was sie über Prozesse, Hierarchien und andere Abteilungen nicht wissen. Sie könnten beispielsweise ein Marketingteam fragen:
- Wie sicher sind Sie sich, dass Sie die Prozesse des Vertriebsteams verstehen?
- Wissen Sie, wer dem Vorstand angehört?
- Wüssten Sie, an wen Sie sich wenden müssten, wenn Sie neue Software für Ihr Team benötigen würden?
Hierbei handelt es sich um eine Überprüfung, wie und wo Wissen gespeichert wird – zum Beispiel auf Festplatten, in der Cloud oder im Firmenintranet. Bei Unternehmen, die schon seit Jahrzehnten bestehen, kann die Wissensspeicherung auch in Form von Aktenkisten oder physischen Archiven erfolgen.
3. Wissensüberprüfung
Nicht alles Wissen ist relevant, und genau dafür ist der Überprüfungsprozess da: um veraltete oder unnötige Informationen auszusortieren, wie beispielsweise Geschäftsunterlagen, die älter als sieben Jahre sind. Und wenn Sie eine Wissensmanagement-Plattform nutzen, archiviert die Lebenszyklus-Management-Funktion veraltete Informationen automatisch.
4. Wissensverteilung
In diesem Schritt geht es darum, zu untersuchen, wie kollektives Wissen weitergegeben wird. Manche Unternehmen geben Wissen beispielsweise über Massen-E-Mails weiter, während der Wissensaustausch innerhalb von Teams über weniger formelle Kanäle wie Messaging-Plattformen stattfinden kann. Wenn Sie mit der Nutzung von Wissensmanagement-Software beginnen, können Sie ermitteln, welche Verbreitungsmethoden für die Mitarbeiter am hilfreichsten sind.
5. Wissensausbau
Wenn es in einem Unternehmen Informationssilos gibt, verfügen Teams möglicherweise über einen Teil – aber nicht über das gesamte – Wissen, das sie benötigen. Wissensausbau ist der Prozess, bei dem Mitarbeiter und Teams zusammengebracht werden, um gemeinsam an bereits gesammeltem Wissen zu arbeiten oder dazu beizutragen, um sicherzustellen, dass es vollständig und korrekt ist.
6. Wissensnachverfolgung
Hierbei handelt es sich um den Prozess der Analyse, wie auf Wissen zugegriffen wird, wie es geteilt und genutzt wird. In der Regel lässt sich dieser Prozess leichter umsetzen, wenn eine Wissensmanagement-Plattform verwendet wird, die Analysen zum Nutzerverhalten enthält.
Vorteile der Einführung eines effektiven Wissensmanagementprozesses
Wenn Sie einen Wissensmanagementprozess implementieren, können Sie:
Eine Lernkultur schaffen
Sobald Wissen organisiert und zugänglich ist, fühlen sich Mitarbeiter in der Lage, Antworten auf ihre eigenen Fragen zu finden, anstatt um Hilfe zu bitten. Das kann zu weniger Anfragen an IT-Teams, Personalverantwortliche und Führungskräfte führen.
Verbesserung der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern
Dank gut organisierten und leicht zugänglichen Wissens können sich Mitarbeiter stärker auf die Zusammenarbeit konzentrieren, anstatt Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.
Wissenskapital aufbauen und erhalten
Das zuvor undokumentierte Wissen, das im Rahmen des Übernahmeprozesses gesammelt wurde, wird Teil des Unternehmens – Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass es verloren geht, wenn ein langjähriger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Verbesserung der Entscheidungsfindung
Die besten Entscheidungen sind diejenigen, die auf relevanten Informationen basieren; daher hilft der Wissensmanagementprozess den Mitarbeitern, fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus bieten Wissensmanagement-Plattformen Managern und Administratoren Zugriff auf eine Vielzahl von Daten, die als Entscheidungsgrundlage dienen können.
Steigerung der Produktivität
Eine Wissensmanagement-Plattform mit einer detaillierten Suchfunktion ermöglicht es Mitarbeitern, die benötigten Informationen schnell zu finden, was wiederum die Produktivität steigert. Ein durchsuchbares Unternehmensverzeichnis verbessert ebenfalls die Produktivität, da Mitarbeiter bei Bedarf leicht Ansprechpartner finden und kontaktieren können.
Mitarbeiterbindung steigern
Mitarbeiter schätzen Transparenz, was bedeutet, dass die Organisation und Weitergabe von Wissen die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann. Eine Wissensmanagement-Plattform mit einer sozialen Komponente kann ebenfalls dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohler fühlen.
Wachstum fördern
Kleine Unternehmen sehen möglicherweise keine Notwendigkeit, einen soliden Wissensmanagementprozess einzurichten, doch wenn ein Unternehmen wächst, kann Wissen leicht verloren gehen. Ein Wissensmanagementprozess sorgt dafür, dass Informationen auch in Phasen schnellen Wachstums gut organisiert bleiben.
Optimieren Sie noch heute Ihren Wissensmanagementprozess
Der Aufwand für den Wissensmanagementprozess lohnt sich auf jeden Fall. Sie können die Effizienz steigern, Silos aufbrechen und die Zufriedenheit im gesamten Unternehmen erhöhen. Darüber hinaus verfügen einige Wissensmanagement-Plattformen – wie beispielsweise Happeo – über eine soziale Komponente, die das Engagement erheblich verbessert, insbesondere bei Remote-Teams.
Mit Happeo können Mitarbeiter:
Abteilungs- und arbeitsbereichsübergreifend suchen:
Mit der universellen Suche von Happeo können Nutzer innerhalb von Happeo nach auf der Plattform gespeichertem Wissen sowie nach Informationen in Google Drive, OneDrive und SharePoint suchen.
Mit dem Add-on „Federated Search “ können Nutzer Informationen in jeder integrierten App oder Plattform finden.
Finden Sie Fachexperten:
Mit Happeo können Unternehmen firmeneigene Verzeichnisse mit Kontaktkarten für jeden Mitarbeiter erstellen. So finden Mitarbeiter ganz einfach den richtigen Ansprechpartner für ihre Fragen und können sogar auf dessen Kalender zugreifen, um einen Termin zu vereinbaren.
Zusammenarbeiten und kommunizieren:
Mit Happeo können Mitarbeiter Updates veröffentlichen, Inhalte teilen und andere Beiträge kommentieren oder darauf reagieren. Diese Funktion trägt dazu bei, dass sich Teams verbunden fühlen, auch wenn sie von verschiedenen Standorten aus arbeiten.
Bestehende Arbeitsbereiche integrieren:
Happeo lässt sich in gängige Plattformen und Arbeitsbereiche integrieren und kann dank seiner vielfältigen Funktionen den Einsatz einiger abonnementbasierter Software überflüssig machen.
Kostenlose Demo anfordern
Möchten Sie erfahren, wie Wissensmanagement Ihr Unternehmen verbessern kann? Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für Ihre Happeo-Demo!
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Wissensmanagementprozess?
Der Wissensmanagementprozess umfasst das Aufspüren, Erfassen, Organisieren und Weitergeben von Wissen innerhalb einer Organisation. Jeder dieser Schritte kann wiederum aus weiteren Teilschritten bestehen, wie beispielsweise der Überprüfung digitaler Dateien, der Befragung verschiedener Abteilungen und der Sichtung von Dokumenten, die noch nicht digital gespeichert sind.
Was ist der Unterschied zwischen explizitem und implizitem Wissen?
Explizites Wissen ist gut dokumentiert, wie beispielsweise ein Leitbild oder ein Mitarbeiterhandbuch. Implizites Wissen existiert nur informell, wie zum Beispiel Notizen auf der Festplatte einer Person oder Informationen, die nur im Kopf eines Mitarbeiters gespeichert sind, und es dauert in der Regel länger, es zu ermitteln als explizites Wissen.
Was sind die sechs Schritte im Wissensmanagementprozess?
Die sechs Schritte sind Wissenserfassung, Wissensspeicherung, Wissensüberprüfung, Wissensverteilung, Wissenserweiterung und Wissensnachverfolgung – vom Auffinden und Erfassen von Wissen bis hin zur Organisation, Weitergabe und Analyse seiner tatsächlichen Nutzung.
Wie kann ein Unternehmen Wissen aufdecken, von dem die Mitarbeiter nicht wissen, dass es dokumentiert werden muss?
Anstatt Teams zu fragen, was sie wissen, kann es hilfreich sein, zu fragen, was sie nicht wissen – beispielsweise, wie sicher sie sich bezüglich der Prozesse eines anderen Teams sind oder an wen sie sich wenden würden, wenn es um etwas geht, das außerhalb ihres üblichen Aufgabenbereichs liegt. Diese Wissenslücken zeigen oft genau das Wissen auf, das erfasst werden muss.
Was geschieht während der Wissensüberprüfung, und warum ist sie wichtig?
Bei der Wissensüberprüfung werden veraltete oder unnötige Informationen aussortiert, beispielsweise Geschäftsunterlagen, die älter als sieben Jahre sind. Eine Wissensmanagement-Plattform kann diesen Vorgang automatisieren, indem sie veraltete Informationen im Rahmen des Lebenszyklusmanagements archiviert, anstatt sie sich einfach ansammeln zu lassen.
Welche geschäftlichen Vorteile ergeben sich aus einem effektiven Wissensmanagementprozess?
Unternehmen profitieren in der Regel von einer stärkeren Lernkultur, einer besseren Zusammenarbeit, einer verbesserten Entscheidungsfindung, höherer Produktivität und einer besseren Mitarbeiterbindung, da gut organisiertes und leicht zugängliches Wissen die Mitarbeiter davon befreit, immer wieder nach den benötigten Informationen suchen oder nachfragen zu müssen.
