Det svåraste med att köpa sitt första intranät är inte att jämföra leverantörer. Det svåraste är att veta vad man egentligen ska utvärdera dem utifrån, eftersom man saknar tidigare erfarenheter att utgå ifrån och varje försäljningsdemo verkar ganska imponerande om man inte redan vet vad som brukar gå fel efter lanseringen. Företag som byter ut ett intranät har en inbyggd lista med kriterier, oftast utformad utifrån just det som gick fel förra gången. Förstagångsköpare utgår från ett tomt blad, vilket gör det lätt att fokusera på fel saker: en längre lista med funktioner, ett snyggare gränssnitt, ett lägre pris – inget av detta ger någon tillförlitlig indikation på om plattformen fortfarande kommer att användas dagligen ett år senare.
Ett mer användbart tillvägagångssätt är att utvärdera utifrån de specifika felkällor som sänker de flesta första intranäten, snarare än en generisk checklista över funktioner. Fem kriterier är viktigare än de övriga.
Hur mycket teknisk installation som faktiskt krävs
Det första som är värt att kontrollera är hur mycket av installationen som är beroende av IT, och hur mycket som kan ske utan IT-avdelningens inblandning. Många plattformar ser enkla ut i en demo men visar sig kräva omfattande teknisk konfiguration i bakgrunden: ett separat identitetssystem som måste konfigureras, en behörighetsstruktur som måste byggas upp från grunden, enkel inloggning (SSO) som kräver egen installation och underhåll. För ett företag utan dedikerade IT-resurser att avsätta blir detta i tysthet den avgörande faktorn, oavsett hur bra plattformen i övrigt ser ut, eftersom ett system som ingen kan underhålla inte förblir användbart särskilt länge.
Ett bättre test är om plattformen kan ärva identiteter och behörigheter direkt från företagets befintliga produktivitetssvit, istället för att bygga upp ett andra, parallellt system. Ett företag som använder Google Workspace och utvärderar Happeo tittar till exempel på en plattform där inloggning, behörigheter och filåtkomst alla hämtas direkt från den redan befintliga Google Workspace-konfigurationen, utan något andra system som någon behöver konfigurera eller hålla synkroniserat över tid. Det enda designbeslutet eliminerar en hel kategori av tekniska omkostnader som många alternativ helt enkelt lägger över på den som får ansvaret för att sköta plattformen efter lanseringen.
Om det passar in i de verktyg som medarbetarna redan använder dagligen
Det andra man bör utvärdera är om intranätet på ett meningsfullt sätt kopplas samman med de verktyg som medarbetarna redan använder, eller om det blir ännu en isolerad plats som man måste komma ihåg att kolla. Detta är viktigare för ett första intranät än för ett som ersätter ett befintligt, eftersom det inte finns någon etablerad vana att ”kolla intranätet” som en ny plattform kan bygga vidare på. Om intranätet inte smälter in naturligt i medarbetarnas befintliga arbetsflöde bildas ofta aldrig någon vana att använda det alls.
Ett användbart och konkret test här är sökfunktionen. Omfattar plattformens sökfunktion endast dess eget innehåll, eller sträcker den sig till de verktyg som företaget redan förlitar sig på i det dagliga arbetet? Happeos sökfunktion täcker både sitt eget innehåll samt Gmail och Drive från en enda sökfält, så att en medarbetare inte behöver veta i förväg vilket system som innehåller svaret på sin fråga. Denna typ av djupgående integration är ett betydligt starkare tecken på långsiktig anpassning än en plattform som helt enkelt bäddar in ett Google Doc-dokument som en statisk länk.
Om strukturen kan anpassas i takt med att företaget lär sig
Den tredje saken som är värd att kontrollera, och som är lätt att förbise, är hur tolerant plattformen är mot att den initiala strukturen blir fel. En förstagångsköpare fattar organisatoriska beslut som ingen på företaget har fattat tidigare: vad som räknas som en bestående policy jämfört med en snabb uppdatering, vem som äger vilken sida, hur innehållet ska grupperas. Vissa av dessa beslut kommer att bli fel vid första försöket, nästan per definition, eftersom ingen ännu vet vad medarbetarna faktiskt kommer att söka efter.
De plattformar man bör undvika här är de som låser fast företaget i en rigid struktur som bestäms vid den initiala installationen, och där det blir riktigt krångligt att ändra den senare. Det som istället är värt att leta efter är en plattform som ger en rimlig utgångsstruktur utan att kräva att den ska vara perfekt från dag ett. Happeos färdiga mallar för HR, introduktion och allmänna riktlinjer ger företaget en vettig utgångspunkt att utgå ifrån, organiserad genom sidor, utrymmen och kanaler som speglar hur länge en viss information faktiskt behöver vara relevant, samtidigt som de är tillräckligt flexibla för att kunna omorganiseras när verkliga användningsmönster framträder, istället för att förbli fastlåsta vid de antaganden som gjordes under den första veckan.
Vem är egentligen ansvarig för att hålla informationen korrekt
Det fjärde kriteriet är ägarskap, och det är förmodligen det som de flesta förstagångsköpare helt hoppar över under utvärderingen, eftersom det inte är en funktion som framgår tydligt i en produktdemo. En plattform kan se komplett och välorganiserad ut på lanseringsdagen och ändå försämras inom ett år om ingen har det specifika ansvaret för att hålla en viss sida korrekt när den initiala entusiasmen avtar.
Det är värt att fråga rakt ut: kan ansvaret för specifikt innehåll tilldelas en specifik person eller ett team inom själva plattformen, och gör plattformen något för att markera innehåll som blivit inaktuellt eller saknar en tydlig ansvarig? Happeo har byggt in båda dessa funktioner direkt i plattformen: man tilldelar ansvar för sidor och utrymmen individuellt och använder automatiserade verktyg för att kontrollera innehållets kvalitet för att identifiera sidor som behöver granskas. På så sätt sköter plattformen en betydande del av det löpande underhållsarbetet som ett företag utan dedikerade resurser för manuella granskningar annars skulle behöva göra för hand – eller, vilket är mer troligt, aldrig hinna med alls.
Om någon faktiskt kommer att använda det om ett år
Det sista kriteriet är det som i slutändan avgör om allt annat spelade någon roll: användningen. En snabb, välstrukturerad lansering som ingen faktiskt använder sex månader senare skjuter bara upp samma misslyckande till ett något senare datum. Det är värt att fråga direkt om detta under utvärderingen istället för att anta att det kommer att lösa sig av sig själv, eftersom en plattforms användningsdata – om leverantören är villig att dela med sig av den – är en av de mer ärliga indikatorerna som finns tillgängliga innan man fattar ett köpbeslut.
Happeos genomsnittliga veckovisa användningsgrad bland hela kundbasen är betydligt högre än det globala genomsnittet för sociala intranätplattformar i allmänhet. Denna skillnad är en betydelsefull indikator på vad som faktiskt händer efter att försäljningsprocessen avslutats, och det är en betydligt mer användbar uppgift för en förstagångsköpare än någon enskild funktion i en jämförelsetabell. Plattformens omdömen från tredje part speglar samma mönster från recensenternas sida: ett betyg på 4,5 av 5 på G2 baserat på över 150 recensioner, där 95 % av recensenterna ger 4 eller 5 stjärnor och inga 1-stjärniga recensioner finns registrerade.
Utvärdera utifrån vad som kan gå fel, inte utifrån funktionslistan
Var och en av dessa fem kriterier pekar på samma underliggande fråga: vad är det egentligen som går fel med ett första intranät, och undviker just den här plattformen det? De flesta misslyckas i det tysta, inte på grund av någon dramatisk funktionsstörning, utan på grund av IT-kostnader som ingen budgeterat för, en struktur som är för rigid för att kunna anpassas, innehåll som ingen ansvarar för att underhålla, eller helt enkelt låg användning som gör att en dyr plattform inom ett år blir bakgrundsbrus.
För ett företag som utvärderar sitt första intranät, särskilt ett som redan bygger på Google Workspace, ger en granskning av plattformen utifrån dessa fem specifika risker en betydligt mer tillförlitlig bild än att jämföra funktionslistor eller sitta igenom ännu en polerad demonstration. Happeos designval, inbyggd identitetsarvning, djup sökintegration, flexibel struktur, inbyggda verktyg för ägarskap och en stark historik av faktisk användning tar itu med var och en av dessa direkt, vilket är ett betydligt annorlunda erbjudande än en plattform som helt enkelt hävdar att den uppfyller alla krav utan bevis för hur den står sig efter att köpbeslutet har fattats.
Vanliga frågor
Vad är det viktigaste att titta efter i en första intranätplattform?
Fem saker är viktigast: i vilken utsträckning den tekniska installationen är beroende av IT-avdelningen, om plattformen passar in i de verktyg som medarbetarna redan använder dagligen, om strukturen kan anpassas i takt med att företaget utvecklas, om ägarskapet för innehållet kan tilldelas tydligt och om användarna fortfarande faktiskt använder den efter ett år. Tillsammans är dessa faktorer en betydligt bättre indikator på långsiktig framgång än en checklista över funktioner.
Varför är den tekniska installationen särskilt viktig för en förstagångsköpare?
Därför att en förstagångsköpare vanligtvis inte har dedikerade IT-resurser över för löpande underhåll av plattformen. En plattform som ärver identitet och behörigheter från en befintlig produktivitetssvit, istället för att bygga ett separat system, undviker att skapa teknisk overhead som annars skulle falla på den som får ansvaret för att hantera plattformen efter lanseringen.
Hur kan ett företag testa om ett intranät verkligen passar in i de dagliga arbetsflödena?
Sökfunktionen är ett bra praktiskt test. Om plattformens sökfunktion endast täcker det egna innehållet istället för att nå verktyg som Gmail eller Drive, måste medarbetarna fortfarande komma ihåg vilket system som innehåller svaret de behöver, vilket undergräver vanan att överhuvudtaget kolla intranätet.
Är det ett problem om ett företag får fel på sin initiala innehållsstruktur?
Inte nödvändigtvis, så länge plattformen gör det möjligt att justera strukturen senare. Vissa tidiga beslut om vad som räknas som en policy respektive en snabb uppdatering blir nästan garanterat ofullkomliga vid första försöket, så en plattform som låser fast en rigid struktur från dag ett orsakar mer problem på lång sikt än en som är byggd för att anpassas efterhand som verkliga användningsmönster framträder.
Varför förbises ofta ansvarsfördelningen vid de första utvärderingarna av intranätet?
Därför att det inte är något som framgår tydligt i en produktdemo. En plattform kan se komplett och välorganiserad ut på lanseringsdagen och ändå försämras inom ett år om ingen har det specifika ansvaret för att hålla en viss sida korrekt, vilket är anledningen till att det är värt att fråga direkt om ägarskap kan tilldelas och om inaktuellt innehåll flaggas automatiskt.
