Vi skapade Happeo för att bidra till att bygga upp företag med bättre sammanhållning. Bättre kopplingar till information, kunskap och, framför allt – till de människor du arbetar med varje dag. I dagens värld är det mycket troligt att du arbetar med människor som du aldrig har träffat i verkligheten.
Kanske behöver du ofta hjälp av dina kollegor inom IT, men de befinner sig i ett annat land. Eller så behöver du dra nytta av kunskapen hos de människor du arbetar med, men vet inte vem som är rätt person att vända dig till. För att förbättra produktiviteten och göra samarbetet mellan avdelningar enklare än någonsin tidigare har vi uppdaterat Happeos People-sektion med People Directory. Kunder som deltagit i betatestningen har sett en tredubbling av antalet besök i People-sektionen genom att testa den här funktionen. Kunder med paketet Recommended/Growth eller högre kommer att få tillgång till detta den 15 augusti.
Vad gör People Directory?
Kort sagt: den är till för att hjälpa dig att snabbt hitta rätt person. People Directory ger användarna en översikt över alla som arbetar i ditt företag, vilket kompletterar den befintliga sök- och organisationsschemafunktionen.
Vi brukar säga att det är ditt företags digitala telefonkatalog – och då menar vi inte de där stora pappershögarna från förr. Den är utrustad med filter som avdelning, befattning och mer, och filter för anpassade attribut kan konfigureras i adminpanelen.
Men det är inte allt. Istället för profilkort har användarna nu en fullständig profilsida som går att länka till och anpassa – allt från en kort ”om”-sektion till en lista över användarens kompetenser. Du får en bättre förståelse för vem du arbetar med och vilken kunskap du kan dra nytta av. Precis som tidigare kan du fortfarande skicka meddelanden, ringa eller boka ett möte med den användaren direkt från deras profil.
Så här får du ut mesta möjliga av People Directory
Att få ut mesta möjliga av People Directory innebär två saker:
- Att bestämma vilka fält du vill ska visas på användarnas profilsidor
- Att se till att ditt provisioneringssystem (Google Groups, Azure AD eller Okta) fungerar som det ska
1. Bestäm vilka fält du vill ska visas på användarnas profilsidor
När vi utvecklade People Directory bad vi om feedback från kunderna om vilka fält ni ville se som standard. Vi kom fram till följande:
- Förnamn
- Efternamn
- Anställningsnummer
- E-post
- Födelsedatum
- Företag
- Avdelning
- Titel
- Kostnadsställe
- Plats
- Chefens ID
- Organisationsnamn
- Telefonnummer
- Kompetenser
Med dessa standardfält bör du vara klar och behöver inte göra något mer. Vi rekommenderar dock att du bestämmer vilka fält du ska inkludera utifrån din företagskultur. Vill ditt företag till exempel visa och fira medarbetarnas födelsedagar? Då bör du aktivera den funktionen. Är det onödigt att visa en medarbetares kostnadsställe i deras användarprofil? Då inaktiverar du den funktionen. För att konfigurera vilka fält du vill visa eller dölja går du till din adminpanel och klickar på fliken Personkatalog.
Sist men inte minst när det gäller anpassningsmöjligheter: en användares profilbild kan fortfarande anpassas i Happeo, även om den nya bilden skiljer sig från den som tillhandahålls via Google, Okta eller Azure AD. Omslagsbilder kan också ändras av användarna själva, liksom av administratörer.
2. Upprätthålla ordningen i ditt provisioneringssystem (Google Groups, Azure AD eller Okta)
Du kan välja att visa användare som inte längre är anställda i din personkatalog, även om detta som standard är avstängt för att förhindra att anställda som inte längre arbetar på företaget visas.
Happeos avsnitt ”Personer” bygger på hur ditt provisioneringssystem har konfigurerat sina användare. Vi rekommenderar att IT-personal regelbundet granskar dess tillstånd. Eftersom det är den första ingångspunkten för att lägga in nya användare i de flesta av dina verktyg är det viktigt att hålla det uppdaterat. Det innebär att det kan vara ett bra tillfälle att kontrollera att ditt provisioneringssystem är korrekt.
Om en anställd till exempel har bytt avdelning men detta inte har uppdaterats i ert provisioneringssystem kommer hen fortfarande att finnas under sin gamla avdelning i organisationsschemat och i sin användarprofil.
En fullständig översikt över ditt företag
People Directory kompletterar den populära organisationsschemat och personsökningsfunktionen och fullbordar Happeos People-sektion. Varje avdelnings arbete sker i olika verktyg, men ert provisoneringssystem är fortfarande början på en medarbetares resa i ert företag – även om de personligen aldrig märker det. Eftersom People Directory automatiskt fylls med information från ert provisoneringssystem kan ni lita på Happeo som utgångspunkt för ett mer sammanlänkat företag.
Vi uppmuntrar dig att utforska People Directory och upptäcka dina kollegor, och vi ser fram emot din feedback. Om du behöver hjälp med att bestämma dina standardinställningar, kontakta gärna din Customer Success Manager – vi hjälper gärna till!
Läs artikeln i hjälpcentret
Vanliga frågor
Vad är Happeos People Directory?
Happeos personkatalog är en översikt över alla i företaget som går att bläddra igenom, vilket ger medarbetarna en sökbar ”digital telefonkatalog” med filter som avdelning och befattning, utöver de befintliga sök- och organisationsschemafunktionerna.
Hur kan administratörer anpassa People Directory?
Administratörer kan välja vilka fält som ska visas på profilsidorna, till exempel födelsedagar, kostnadsställe eller kompetenser, genom att gå in i adminpanelen och aktivera eller inaktivera fält så att de passar företagets kultur.
Varför är det viktigt att hålla provisioneringssystemet uppdaterat för People Directory?
Personkatalogen hämtar sin information direkt från företagets provisioneringssystem, såsom Google Groups, Azure AD eller Okta, vilket innebär att inaktuella uppgifter – till exempel en medarbetares tidigare avdelning – kommer att fortsätta att visas felaktigt tills provisioneringssystemet i sig har korrigerats.
Kan användare fortfarande anpassa sin egen profil i People Directory?
Ja – användare kan anpassa sin profilbild och omslagsbild direkt i Happeo, även om den skiljer sig från den bild som hämtas via Google, Okta eller Azure AD.
