En stor del av medarbetarnas engagemang handlar om kommunikation. Även om videoklipp kan ha stor genomslagskraft på kort tid och design kan göra det lättare att förmedla komplex information, är skrift fortfarande det vanligaste sättet att kommunicera i stor skala.
Många interna kommunikatörer har en bakgrund inom journalistik. Många HR-medarbetare har en bakgrund inom psykologi. Ingen av dessa grupper är nödvändigtvis vana vid att skriva innehåll för webben.
Din intranätplattform kanske inte finns på internet och kanske inte är tillgänglig för alla – men det bryr sig inte dina medarbetare om. Vissa delar ser ut som en webbplats, andra som en plattform för sociala medier. Det skapar en förväntan: ”slösa inte min tid, ge mig det som är relevant.” Därför har vi sammanställt en lista med tips, hämtade direkt från känd litteratur, som hjälper dig att göra dina texter för intranätet bättre än någonsin.
14 tips för att skriva inspirerande intranätartiklar
1. Skriv enkelt
När du skriver för intranätet ska du se till att du inte skriver för att behaga företagets jurister – satsa istället på en konversationston med ett enkelt språk. Oroa dig inte för att ”förenkla det”: att skriva enkelt, tydligt och koncist uppfattas som mer intelligent än ett språk som kräver en synonymordbok för att förstås.
2. Beskriv väl
När du till exempel kommunicerar kvartalsresultat på din intranätplattform, se till att sätta procenttalen i sitt sammanhang. Siffror betyder ingenting utan ord, eftersom det är orden som ger berättelsen liv.
3. Använd humor
Humor är ett av de bästa sätten att göra kommunikationen minnesvärd. Överdriv bara inte – när den kommer oväntat träffar den rätt. Men kom ihåg att du skriver för organisationens intranät, inte för en bar.
4. Avsluta med en öppen fråga
På intranätet bör du avsluta dina meddelanden med en öppen fråga. Det är ett snabbt och enkelt sätt att få fram kommentarer.
5. Håll det kort
Gettysburgtalet bestod av endast 272 ord. Du behöver inte skriva ett mästerverk för att få fram din poäng – och det behöver inte heller VD:n. Kortfattat och rakt på sak är den bästa längden för de flesta intranätartiklar.
6. Testa dina skrivfärdigheter
Ett fantastiskt sätt att testa dina skrivfärdigheter för intranätplattformar är att skriva ditt meddelande som du normalt skulle göra, och sedan stryka alla adjektiv. Tänk dig att din målgrupp har en begränsad kapacitet i hjärncellerna per stycke – varje ord de läser tar upp kapaciteten hos en hjärncell. Ju fler hjärnceller som förblir outnyttjade, desto mer hjärnkapacitet har din målgrupp att komma ihåg och bearbeta ditt budskap. Särskilt ord som ”mycket” eller ”ofta” bör få varningsklockorna att ringa.
När du har vant dig vid detta avskalade sätt att skriva kan du införa ett eller två adjektiv – men se till att de är fyllda med mening. Om du säger ”internationellt företag” istället för bara ”företag”, bör adjektivet ”internationellt” finnas där av en anledning – till exempel för att förmedla en unik försäljningsargument (USP).
7. Använd frågor i ditt budskap
Att bryta upp texten med frågor är ett utmärkt sätt att få läsarens hjärna att återfå intresset. Undvik dock slutna frågor – om läsaren svarar på ett oönskat sätt (”nej” när du ville ha ett ”ja”) i sitt huvud, har du förlorat dem.
8. ”Föreställ dig” – ett ord du måste använda
Använd ordet ”föreställ dig”. John Lennon bevisade att det är ett av de mest kraftfulla orden i det engelska språket. Läsarna på din intranätplattform kommer att känna sig mer engagerade och motiverade att läsa och svara på ditt meddelande.
9. Skriv i aktiv form
Skriv alltid i aktiv form när du författar artiklar på intranätet. ”Så att vi kan ge våra kunder bästa möjliga service” bör vara ”för att ge våra kunder bästa möjliga service”. Du vill inte föreslå, du vill övertyga. ”Ett problem löses av honom” bör vara ”han löser problemet”. Varför? För att han arbetar med det just nu, och du vill förmedla den känslan av brådska. Verb som slutar på -ing (presens progressiv) indikerar vanligtvis passivitet.
10. Använd endast en uppmaning till handling
Inkludera aldrig mer än en uppmaning till handling (CTA) i ett och samma meddelande. En är minnesvärd, två är en jämförelse, tre är ett förslag, fyra eller fler är en lista.
11. Var tydlig
Förklara tydligt så att ingen kan misstolka vad du menar – du kan inte räkna med att läsaren är helt uppmärksam eller har implicit och kontextuell kunskap om ditt meddelande.
12. Rytm
Rytm – den stora skillnaden. Den andas. Den lever. Den fängslar. Rytm är skillnaden mellan en ”bra” och en ”fantastisk” text. Takten? Längden på dina meningar. Styckena är takterna. Vill du lyckas? Skriv med rytm.
Ser du vad vi gjorde där? ”Rytm är skillnaden mellan en ’bra’ och en ’fantastisk’ text” är den enda poängen i det stycket, men vi använder en inledande mening, en trippel effekt och en metafor för att göra den minnesvärd. Vi bryter mot reglerna genom att ställa en sluten fråga, men vi avslutar inte med den, så det finns ingen risk att vi tappar läsaren. Istället följer vi omedelbart upp med en uppmaning för att avsluta texten.
13. Undvik ordet ”det” i slutet av dina meningar
Nästan varje del av en mening som slutar med ordet ”that” kan strykas. ”One of those events that eventually lead to change” bör vara ”this event led to change” – och om vi ska vara petiga, stryk ”eventually” också.
14. Berätta, sälj inte
Intranätartiklar ska vara så auktoritativa och övertygande med alla de fantastiska fakta du har samlat in att du inte behöver sälja in – med alla dessa vackra adjektiv – för att övertyga någon.
Vill du veta mer?
”On Writing Well” är en av de mest kända böckerna, full av användbara tips och bästa praxis för att skriva facklitteratur. När du har läst den kan du ta en titt på ”The Adweek Copywriting Handbook” av Joseph Sugarman. En stor del av den kan man strunta i – särskilt de delar som handlar om längre texter – men de delar som tar upp ordens psykologiska effekt är relevanta även idag. Hans regel om vad den första meningen ska göra (få dig att läsa den andra!) är också ovärderlig.
Slutligen, efter dessa två böcker, fördjupa dig i ”Sin and Syntax”. Den här boken handlar mer om copywriting, att leka med ord och bryta mot reglerna – både grammatiska regler och de som nämns ovan. Den förvandlar skrivandet till en konstform, utan onödiga utfyllnader. Om du läser dessa böcker över tid bör ditt skrivande för en lösning för ett socialt intranät förändras från överflödigt till meningsfullt med ”On Writing Well”, från meningsfullt till engagerande med ”The Adweek Copywriting Handbook” och från engagerande till oförglömligt med ”Sin and Syntax”.
Boka en demo på och prata med en av våra medarbetare om intranätlösningar för företag redan idag.
Vanliga frågor
Hur kan jag göra mina intranätartiklar mer engagerande för medarbetarna?
Börja med en konversationston och ett enkelt språk – att skriva enkelt uppfattas ofta som mer intelligent än komplex jargong. Sätt in data eller procenttal i sitt sammanhang med beskrivande ord, strö in lite subtil humor, avsluta med en öppen fråga och skriv i aktiv form för att förmedla brådska och övertygelse.
Vad är det bästa sättet att strukturera och utforma mitt intranätinnehåll?
Håll det kort – du behöver inte ett litterärt mästerverk för att förmedla ditt budskap. Skriv först ett naturligt utkast, ta sedan bort nästan alla adjektiv och behåll endast de som har en verklig betydelse. Håll dig till en uppmaning per artikel, var tydlig istället för att förlita dig på underförstådda betydelser och variera meningslängden för att skapa rytm.
Vilka böcker kan hjälpa mig att förbättra mitt skrivande inom internkommunikation?
”On Writing Well” är en allmänt rekommenderad utgångspunkt för grunderna i sakprosa. ”The Adweek Copywriting Handbook” av Joseph Sugarman behandlar den psykologiska effekten av specifika ord, inklusive regeln att den första meningen endast har till uppgift att få läsaren att läsa den andra. ”Sin and Syntax” fokuserar på att leka med ord och medvetet bryta mot grammatiska regler, vilket förvandlar skrivandet till något som ligger närmare en konstform.
Varför är det så viktigt att undvika passiv form när man skriver för intranätet?
Aktiv form förmedlar brådska och övertygelse, medan passiva konstruktioner tenderar att mildra budskapet och få det att kännas som ett förslag snarare än ett påstående. ”Han löser problemet” uppfattas som omedelbart och pågående, medan ”ett problem löses av honom” distanserar läsaren från samma känsla av drivkraft.
