De främsta fördelarna med ett intranät är ökad produktivitet, bättre samarbete och centraliserad dokumentlagring, medan de största nackdelarna är säkerhetsrisker, implementeringskostnader och det löpande underhåll som krävs för att det ska förbli användbart. Huruvida ett intranät är rätt lösning för ditt företag beror på om dessa fördelar uppväger den faktiska, löpande insats som krävs för att upprätthålla det.
Fördelar med intranät
Ökar medarbetarnas produktivitet och engagemang
Ett intranät förenar personalen i en gemensam plattform där medarbetarna kan göra sin röst hörd och få sina åsikter framförda. En undersökning från Gallup visar att 65 % av de amerikanska medarbetarna inte är engagerade i sitt arbete, medan en undersökning från McKinsey Global Institute visar att produktiviteten ökar med 20–25 % i företag där medarbetarna har en genuin anknytning till varandra och till företaget. Genom att samla allt som medarbetarna behöver på en central plattform slipper man också det ständiga behovet av att växla mellan olika plattformar, vilket ytterligare förstärker produktivitetsvinsten.
Användargenererat innehåll är en viktig del av det som håller medarbetarna engagerade – istället för statiska, top-down-meddelanden stöder ett modernt intranät en ömsesidig dialog mellan avdelningarna, vilket ger medarbetarna ett genuint utlopp och ser till att plattformen förblir relevant över tid.
Ger en inbyggd social plattform
Att införa välbekanta mönster från sociala medier på arbetsplatsen ger konkreta fördelar: 82 % av de anställda anser att sociala medier kan förbättra deras relationer med kollegor, och 60 % anser att det underlättar beslutsfattandet på arbetsplatsen. Personliga profiler, en sökbar startsida och reaktioner som gillamarkeringar, kommentarer och omnämnanden hjälper medarbetarna att knyta kontakter och bygga upp en genuin gemenskapskänsla, även när de är utspridda.
En undersökning från Harvard Business Review visade att sociala medier både inom och utanför företaget sänker kostnaderna och ger enskilda medarbetare större möjlighet att samordna sitt arbete produktivt på eget initiativ – en dynamik som ett socialt intranät är särskilt utformat för att stödja.
Förbättrar samarbete och kommunikation
Genom att dela dokument, kommentera och redigera tillsammans kan medarbetarna arbeta tillsammans i projekt oavsett fysiskt avstånd. Ett välbyggt intranät stöder både avdelningsspecifika samarbetsytor och avdelningsöverskridande kommunikation, vilket lyfter fram kunskap som annars skulle förbli isolerad. Detta fokus på kommunikation tenderar också att öka transparensen och signalerar tydligt att effektiv kommunikation är en verklig prioritet för verksamheten.
Integrerar externa verktyg
Ett intranät är avsett att fungera som en knutpunkt för alla verktyg som företaget redan använder – Google Workspace, Slack, Trello och liknande plattformar kan vanligtvis alla samlas på ett och samma ställe. Detta bryter direkt ner silor: verktyg som inte är sammankopplade innebär att data finns separat i olika system, där den kan gå förlorad eller dupliceras, medan integrerade verktyg håller informationen strömlinjeformad och minskar den tid som medarbetarna förlorar på att växla mellan plattformar för att slutföra en enda uppgift.
Möjliggör anpassning av programvaran
Ett anpassningsbart intranät låter er bygga upp det utifrån företagets specifika behov istället för att använda en generisk mall, och alternativ för varumärkesanpassning bidrar till att skapa en visuell enhetlighet inom företaget. Många leverantörer kan skräddarsy sin programvara ytterligare på begäran, och de bästa moderna intranäten låter medarbetarna justera saker själva utan att behöva vända sig till IT-avdelningen eller extern rådgivning – de utvecklas tillsammans med organisationen istället för att förbli statiska.
Inkluderar dokumentlagring
Centraliserad dokumentlagring med en effektiv sökmotor eliminerar de timmar som medarbetarna slösar bort på att leta efter en fil i en oorganiserad kunskapsbas. Förutom arbetsdokument blir även saker som personalhandboken och blanketter för ledighet lätta att hitta på egen hand, vilket gör medarbetarna mer självständiga och frigör tid för kollegor som annars skulle behöva tillfrågas direkt.
Tillgängligt när som helst, var som helst
Molnbaserade intranät är tillgängliga från vilken enhet som helst med internetanslutning, vilket är särskilt viktigt för medarbetare som reser eller arbetar utanför kontoret. De flesta intranät erbjuder också en egen mobilapp, vilket är viktigt med tanke på hur mycket tid människor redan tillbringar med sina mobiler – mobilaviseringar och anpassade nyhetsflöden håller medarbetarna uppdaterade om vad som händer på företaget, oavsett var de befinner sig.
Nackdelar med intranät
Säkerhetsrisk
Att centralisera alla företagets viktiga data och information på ett ställe innebär också att risken koncentreras om systemet skulle utsättas för intrång. Leverantörerna investerar kraftigt i att säkra sina system, men en korrekt konfiguration av gateway eller brandvägg samt en tydlig intern ”uppförandekod” för användning av intranätet är fortfarande nödvändigt från företagets sida.
Informationsöverbelastning
Utan en medveten organisering kan ett intranät samla på sig så mycket innehåll att det blir förvirrande snarare än hjälpsamt. Medarbetare som känner sig överväldigade tenderar att helt undvika plattformen, vilket motverkar syftet – intranätet återskapar i slutändan samma problem med spridd information som det var tänkt att lösa.
Tid och kostnad
Tidsplanen för implementeringen varierar avsevärt mellan olika företag, oavsett hur snabbt och enkelt det låter i leverantörens marknadsföring. Utöver den inledande lanseringen tar det tid att utbilda medarbetarna och utse ansvariga för olika delar av plattformen, och det löpande underhållet kan medföra återkommande kostnader. Det är värt att fråga leverantören direkt om eventuella extra kostnader som kan uppstå efter implementeringen, inte bara om det angivna priset.
Löpande förvaltning
Ett intranät sköter sig inte självt. Vissa plattformar kräver att medarbetare är särskilt avsatta för uppgiftshantering inom systemet, och att hitta, utbilda och hålla dessa personer ansvariga är i sig ett kontinuerligt arbete. Särskilt innehållet behöver kontinuerlig hantering för att förhindra den informationsöverbelastning som beskrivits ovan.
Svår implementering och användning
Ett intranät som är för svårt att navigera i kommer helt enkelt inte att användas, oavsett hur mycket värdefull information det innehåller. En undersökning från Deloitte visade att endast cirka 25 % av de anställda faktiskt använder företagets sociala nätverk, och den avgörande faktorn är nästan alltid relevans och användarvänlighet snarare än antalet funktioner. Att välja en plattform som verkligen passar företagets kommunikationsstil och att förbereda de anställda i god tid före lanseringen är viktigare än någon enskild funktion.
Ständiga uppdateringar och programvaruproblem
En plattform som inte uppdateras regelbundet tenderar att glida tillbaka mot den statiska, föråldrade känslan som intranät just ska undvika. Buggar är en normal del av all programvara, men en leverantör utan gedigen kundsupport och en historik av regelbundna uppdateringar bör du tänka över innan du binder dig.
Boka en demo för att se hur Happeo balanserar dessa avvägningar.
Frågor att ställa under behovsanalysen av ditt intranät
Om fördelarna överväger utmaningarna för din organisation är nästa steg en gedigen behovsanalys innan du börjar utvärdera leverantörer. Här är några användbara frågor:
- Hur ofta använder ni ert nuvarande intranät, om ni har ett?
- Om användningen är låg, vad beror det på och hur skulle den kunna förbättras?
- Vilka verktyg skulle faktiskt hjälpa medarbetarna att utföra sina dagliga arbetsuppgifter?
- Vilken kommunikationsstil har ert företag, och hur kommunicerar medarbetarna idag?
- Har ni interna förebilder som skulle kunna leda denna implementering, eller behöver ni sätta ihop ett sådant team?
- Hur svår kommer införandeprocessen sannolikt att vara för just din personal?
- Hur stor är er budget för implementeringen?
- Vem kommer att genomföra utbildningen, och hur kommer den att se ut?
- Hur snabbt behöver plattformen vara igång?
- Hur mycket intern tid kan realistiskt sett avsättas för detta projekt?
- Vilka specifika problem ser ni redan som ett intranät direkt skulle kunna förbättra?
Håll slutmålet i åtanke hela tiden – sikta på mätbara resultat som du kan omvandla till ett konkret affärsmål. Det är också värt att samla in synpunkter från alla nivåer i organisationen, inte bara från intressenter och chefer, eftersom ett intranäts framgång i slutändan beror på om de som faktiskt använder det dagligen tycker att det är värdefullt.
Vanliga frågor
Hur kan ett intranät bidra till att förbättra medarbetarnas produktivitet och engagemang?
Ett intranät ökar produktiviteten och engagemanget genom att samla medarbetarna på en central plattform där allt som behövs för det dagliga arbetet finns tillgängligt på ett ställe, vilket eliminerar behovet av att ständigt växla mellan olika applikationer. Forskning visar att medarbetare som är uppkopplade är 20–25 % mer produktiva, och att ge medarbetarna en genuin röst genom tvåvägskommunikation och användargenererat innehåll håller engagemanget och tillfredsställelsen på en högre nivå över tid.
På vilka sätt främjar ett intranät sociala kontakter och samarbete bland personalen?
Ett intranät främjar sociala kontakter genom att fungera som en intern social plattform – personliga profiler, reaktioner och kommentarer gör det möjligt för medarbetarna att bygga relationer på ett naturligt sätt, vilket är viktigt eftersom 82 % av medarbetarna anser att sociala verktyg förbättrar relationerna mellan kollegor. Utöver det sociala umgänget främjar samma funktioner verkligt samarbete genom gemensam redigering av dokument och avdelningsöverskridande kommunikation som lyfter fram kunskap som annars skulle förbli isolerad i silor.
Vilka är de största riskerna eller nackdelarna med att införa ett intranät?
De största riskerna gäller säkerheten, eftersom centraliseringen av företagsdata på ett ställe också koncentrerar risken om säkerheten äventyras, samt bristande användning, eftersom en plattform som är förvirrande eller irrelevant helt enkelt inte kommer att användas oavsett vilka funktioner den har. Kostnader och löpande underhåll är också faktorer att ta hänsyn till – tidsplanen för implementeringen varierar från företag till företag, och att upprätthålla ett välfungerande och välorganiserat intranät kräver kontinuerlig uppmärksamhet snarare än en engångsinsats.
Vad bör ett företag ta hänsyn till när man genomför en behovsanalys för intranätet?
En behovsanalys bör utvärdera nuvarande användningsmönster och deras underliggande orsaker, medarbetarnas kommunikationsstil, budget, realistiska tidsplaner och vem internt som kan driva projektet. Det är avgörande att medarbetare från alla nivåer i organisationen involveras, inte bara intressenter och chefer, eftersom intranätets framgång i slutändan beror på om de som använder det dagligen upplever det som verkligen användbart.
