Hur man kan öka engagemanget på intranätet genom ledande befattningshavare

Att bygga upp ett framgångsrikt intranät kräver engagemang, men att hålla det levande? Det är en fortlöpande process. Här är den goda nyheten: ledningen har nyckeln till att frigöra intranätets fulla potential. Forskning visar att deras aktiva engagemang är det hemliga vapnet för att öka användarengagemanget och bygga upp en verkligt sammanhängande online-gemenskap inom organisationen.

Låt oss dyka in i data och avslöja praktiska strategier för att förvandla ledande befattningshavare från tysta anhängare till engagerade förespråkare för ert intranät. Vi ska undersöka varför deras röst är viktig, hur man kan göra det enkelt för dem att engagera sig och hur man kan utnyttja deras inflytande för maximal effekt. Så spänn fast säkerhetsbältet och gör dig redo att återväcka gnistan i ditt intranät – med hjälp av några av dina mest värdefulla teammedlemmar.

Att ge ledande befattningshavare ny energi

Det viktiga arbetet med att bygga upp och underhålla ett sunt och livfullt intranät har inget utgångsdatum. Det kräver att ansvariga fortsätter att se på sitt intranät som ett blomstrande projekt som bara kommer att växa och förbättras i framtiden. Eftersom en intranätsansvarigs schema och tid är begränsad är det viktigt att de aktiviteter du väljer att satsa på för din webbplats ger stor effekt. Forskning visar att det är avgörande för att ditt intranätprojekt ska bli en framgång att ägna tid åt att vårda dina ledande sponsorer.

Prosci, en global ledare inom förändringshantering, har genomfört ingående forskning som konsekvent visar att sponsorns effektivitet är avgörande för projektets framgång. Deltagarna i den senaste undersökningen rapporterade att sponsorns effektivitet hade direkt inverkan på om projektet uppnådde sina mål. Faktum är att de projekt som hade en extremt effektiv sponsor nådde eller överträffade målen mer än dubbelt så ofta som de med en mycket ineffektiv sponsor. 79 % av projekten nådde eller överträffade målen när de hade ”extremt effektiva sponsorer”, siffran sjönk till 50 % för ”någorlunda effektiva sponsorer”, och risken ökar bara därifrån.

Utnyttja den högsta ledningen för kommunikation inom förändringshantering

Vi har data som visar att stöd och engagemang från den högsta ledningen är avgörande för intranätets framgång. Så, hur får man verkligt synligt och engagerat stöd från dessa viktiga medarbetare?

• När det gäller förändringar som omfattar hela organisationen visar forskning att användarna vill höra stödjande budskap från organisationens allra högsta ledning. Visst kan även direkta chefer komma med bra budskap, men forskningen visar att den bästa chansen att få användarnas uppmärksamhet är när ledningen stöder verkligt viktiga nyheter. Visa upp denna forskning för de ledare du riktar dig till för att bygga upp ditt argument för varför deras röst som ”förändringens budbärare” är viktig.
• När din ledande befattningshavare förstår varför verksamheten söker deras deltagande är det dags att aktivera dem. Ett steg är att ge ledande befattningshavare som agerar sponsorer ett enkelt sätt att inleda sitt engagemang i intranätet. Överväg att bjuda in dem att publicera utvalda meddelanden relaterade till ”milstolpar” på intranätet.
• När du uppdaterar webbplatsen för att lägga till en ny kanal, eller när du har uppdaterat informationen på en populär sida – bjud in en av de högsta cheferna i organisationen att tillkännage förändringen. Din målgrupp vill gärna höra från ledningen varför denna förändring skedde. Detta kan också vara ett perfekt tillfälle för dem att påminna målgruppen om intranätets viktigaste mål och uppmuntra läsarna att stödja dessa mål genom att interagera med webbplatsen på specifika sätt som främjar målen.
• När en ledare väl har publicerat sitt första inlägg på intranätet ska du fortsätta att leta efter andra organisatoriska förändringar som de kan stödja med sin röst för att hålla den initiala drivkraften igång.
  
  

Så här kommer du igång med att engagera ledande befattningshavare

Inspirera ledarna med en övergripande plan.

Förklara för ledningen varför deras närvaro på intranätet är viktig för den interna kommunikationen. Betona den inverkan som ledningens kommunikation kan ha på organisationen. Se till att definiera och föreslå mål, initiativ, ämnen, kanaler och publiceringsfrekvens.

Fokusera på innehållet.

Fokusera särskilt på typen av innehåll och målgruppen. Be ledarna ställa sig följande frågor: Skulle jag få störst genomslag om jag delade nyheter, hyllade framgångar, tillhandahöll strategisk information eller engagerade medarbetarna kring ett specifikt varumärkesvärde? Vilken typ av inlägg skulle stämma överens med den här ledarens mål och passioner? Vem vill jag nå med deras inlägg?

Uppmuntra interaktion mellan medarbetarna.

Uppmuntra medarbetarna att engagera sig genom att ställa frågor, uppmuntra kommentarer eller skapa omröstningar. Detta främjar en känsla av gemenskap och delaktighet. Lägg till uppmaningar till handling (CTA) när det är relevant för att öka engagemanget. Exempel på uppmaningar till handling kan vara:

• ”Ställ dina frågor i kommentarerna”
• ”Berätta vad du tycker i kommentarerna”
• ”Kolla in det här [blogginlägget] för att lära dig mer”
• ”Fira detta ögonblick tillsammans med mig och dela dina tankar nedan”
  
  

Välj rätt format och tidpunkt.

Bestäm detaljerna i innehållet, inklusive:

• Vilken kanal är bäst lämpad för inlägget?

• Passar inlägget bäst som artikel eller som ett meddelande?
• Skulle video eller skriftligt format vara bäst för den här ledaren?
• När är det bästa tillfället att publicera inlägg för varje ledare? (Tänk t.ex. på tidszoner för att uppnå maximalt engagemang och räckvidd.)
  
  

Var konsekvent.

Din intranätpublik efterfrågar öppenhet. Uppmuntra organisationens ledare att ta fram ett regelbundet publiceringsschema för att säkerställa konsekvens och tillförlitlighet i kommunikationen.

Tips för att publicera inlägg på intranätet som ledande befattningshavare

Det är viktigt att stärka ledande befattningshavare och ge dem den utbildning de behöver för att kunna publicera inlägg på ett effektivt och konsekvent sätt. Här följer några rekommendationer för ledande befattningshavare som planerar att publicera inlägg på företagets intranät för att maximera genomslagskraften i sin kommunikation.

Var autentisk.

Skriv i en konversationston som speglar din personlighet och företagets kultur. Äkthet bidrar till att bygga upp förtroende.

Håll det kort.

Eftersom kortfattat innehåll föredras bör du sträva efter att hålla dina inlägg korta och koncisa. Använd punktlistor och underrubriker för att öka läsbarheten.

Ange tydliga uppmaningar till handling.

Om du vill att medarbetarna ska vidta specifika åtgärder, se till att ge tydliga instruktioner. Om du ställer en fråga till läsarna i inlägget, se till att följa kommentarerna för att reagera och svara.

Ledande befattningshavare: Utnyttja kraften i ert intranät

Ledande befattningshavare har nyckeln till att frigöra intranätets fulla potential. Deras aktiva deltagande är inte bara en bonus, utan nyckeln till att öka användarengagemanget och främja en livfull online-gemenskap. Ledande befattningshavare – kraften att sätta fart på ert intranät ligger hos er. Genom att göra er röst hörd kommer ni att inspirera till samarbete, kunskapsdelning och i slutändan en starkare och mer sammanhängande organisation.

Om du letar efter en plattform som sammanför all kunskap inom din organisation med dess medarbetare och effektiv internkommunikation, bör du ta en snabb titt på Happeo.

Ledningens engagemang är den enskilt viktigaste faktorn för att driva på användarnas acceptans och säkerställa att företagets intranät uppfyller sina primära mål. Forskning från Prosci, en global ledare inom förändringshantering, visar konsekvent att aktivt stöd från ledningen har ett direkt samband med projektets framgång. Organisationer som säkerställer ett tydligt och aktivt stöd från sin högsta ledning har betydligt större chans att bygga upp en blomstrande och välanvänd digital plattform.

De statistiska bevisen som stöder detta påstående är övertygande. Projekt med en extremt effektiv sponsor i ledningen uppnår eller överträffar sina mål mer än dubbelt så ofta som projekt med ineffektiva sponsorer. Mer specifikt visar data att 79 procent av förändringsinitiativen når sina mål när de backas upp av starkt stöd från ledningen. Denna framgångsgrad sjunker drastiskt till bara 50 procent när sponsorerna endast är någorlunda effektiva, vilket medför en betydande risk för projektets genomförbarhet.

Utöver dessa siffror har ledande befattningshavare den unika befogenheten att bekräfta plattformens trovärdighet. I tider av organisatoriska förändringar vänder sig medarbetarna instinktivt till toppen av hierarkin för vägledning och trygghet. När ledande befattningshavare använder intranätet för att tillkännage viktiga milstolpar signalerar de att plattformen är den definitiva källan till sanningen. Denna bekräftelse uppifrån och ner fångar personalens ”lyssnande öron” och driver engagemanget mycket mer effektivt än meddelanden som enbart förmedlas av direkta linjechefer.

Vanliga frågor

Varför är ledningens engagemang så avgörande för intranätets framgång?

En undersökning från Prosci visar att projekt med en extremt effektiv ledningssponsor uppnår eller överträffar sina mål mer än dubbelt så ofta som projekt med ineffektiva sponsorer – 79 % framgång jämfört med endast 50 % när sponsorerna endast är någorlunda effektiva. Högsta ledningen har också en unik auktoritet att bekräfta plattformen, eftersom medarbetarna instinktivt vänder sig till toppen av hierarkin för vägledning under organisatoriska förändringar.

Hur får man en högt uppsatt ledare att börja publicera inlägg på intranätet?

Gör det enkelt för dem genom att bjuda in dem att presentera en specifik ”milstolpe”, till exempel lanseringen av en ny kanal eller en uppdaterad sida, istället för att be dem att publicera inlägg regelbundet redan från början. När de väl har gjort sitt första inlägg, leta efter nästa organisatoriska förändring som de på ett naturligt sätt kan stödja med sin röst för att hålla igång drivkraften.

Vilken typ av innehåll bör ledande befattningshavare publicera för att maximera genomslaget?

Låt ledarna välja innehåll som är kopplat till deras faktiska mål och passioner – att dela uppdateringar, fira framgångar eller ge strategisk bakgrund – snarare än generiska inlägg, och kombinera det med en tydlig uppmaning till handling, till exempel ”ställ dina frågor i kommentarerna”. Inläggen bör vara korta, autentiska och ha en konversationston, eftersom kortfattat och genuint innehåll genomgående skapar större förtroende än formella, långa meddelanden.

Hur ofta bör ledande befattningshavare publicera inlägg för att hålla intranätet levande?

Konsekvens är viktigare än frekvens – ett regelbundet och förutsägbart publiceringsschema skapar den öppenhet och tillförlitlighet som medarbetarna förväntar sig, till skillnad från sporadiska utbrott av aktivitet. Att i förväg bestämma kanal, format och tidpunkt (inklusive tidszoner för maximal räckvidd) hjälper ledare att upprätthålla den rytmen utan att det blir en eftertanke.