I varje organisation finns en dold skattkista av information som ofta går obemärkt förbi: ”stamkunskap”. Detta begrepp avser de samlade erfarenheterna, färdigheterna, insikterna och den expertis som delas informellt mellan medarbetarna. Men här är haken: när medarbetare som varit länge i företaget slutar tar de ofta denna ovärderliga kunskap med sig. Frågan som då kvarstår är: hur kan man bevara denna avgörande information innan den försvinner ut genom dörren?
Vad är ”tribal knowledge”, och varför är den så viktig?
Om du någonsin har tillbringat din första dag på ett nytt jobb med att brottas med kontorsskrivaren eller försöka lista ut hur kaffemaskinen fungerar, vet du att svaret sällan finns i en personalhandbok: det kommer från en kollega. Det är den kollektiva kunskapen i praktiken: det oskrivna, erfarenhetsbaserade kunnandet som ser till att den dagliga verksamheten flyter smidigt. Från små, praktiska tips till kritiska processer – den här typen av kunskap förvärvas genom år av arbete. Den finns ofta i människors huvuden snarare än i dokumentation. Oavsett om det handlar om ett specifikt arbetsflöde som har finslipats över tid eller kunskap om kundernas preferenser, spelar den här typen av kunskap en viktig roll för produktivitet, effektivitet och den övergripande framgången. Om den inte dokumenteras och delas kan det uppstå luckor i organisationens verksamhet, vilket leder till förvirring, ineffektivitet och en trög start för nyanställda.
En av de största riskerna som organisationer står inför är förlusten av denna kunskap när erfarna medarbetare går i pension eller går vidare till nya utmaningar. När en medarbetare slutar utan att förmedla sina ovärderliga insikter försvinner dessa lärdomar med dem. Om din organisation dessutom saknar en gedigen process för kunskapsöverföring kan den så kallade ”stamkunskapen” glida mellan fingrarna och upptäckas först när det redan är för sent.
Åtgärder för att bevara den interna kunskapen innan den försvinner
Frågan är då: hur kan du bevara och skydda denna viktiga kunskap? Här är några praktiska åtgärder du kan vidta:
Dokumentera allt (och gör det lättillgängligt)
Uppmuntra medarbetarna att dokumentera sina processer, tips, knep och lärdomar i ett lättillgängligt format. Skapa delade digitala utrymmen, till exempel kunskapsbaser som i Happeo, där medarbetarna kan lagra och enkelt hämta denna information. Använd mallar eller guider för att standardisera dokumentationsprocessen så att den blir enkel att följa och uppdatera. Att till exempel låta medarbetarna skapa detaljerade steg-för-steg-instruktioner för komplexa uppgifter, felsökningsguider eller till och med enkla bästa praxis kan spara tid när nya medarbetare eller team står inför utmaningar. I många fall, när kunskapen är mycket specifik, bör innehållet prioriteras framför formen: tillåt en mer informell kunskapslagring – den kan alltid byggas vidare på längre fram.
Mentors- och skuggprogram
Att para ihop erfarna medarbetare med nyanställda är ett av de bästa sätten att förmedla företagskunskap. Genom mentorskap och jobbskuggning kan erfarna medarbetare dela med sig av sina insikter i realtid, ge ovärderlig kontext och svara på frågor som inte finns besvarade i en handbok. Det gör det också möjligt för medarbetarna att lära sig om företagskulturen och de oskrivna reglerna, som ofta förbises i utbildningsprogram.
Skapa checklistor för kunskapsöverföring
När en medarbetare förbereder sig för att lämna företaget bör du sätta upp en process för kunskapsöverföring. Detta innefattar att skapa en checklista över deras arbetsuppgifter, ansvarsområden och den viktiga information de har samlat på sig under sin tid på företaget. Genom att uppmuntra (överdrivet) detaljerad självdokumentation av viktiga processer säkerställer du att de viktiga detaljerna inte försvinner med den anställde, även om denne lämnar företaget. Gör denna checklista till en standarddel av avgångsproceduren. Att ha denna process på plats hjälper också de som stannar kvar att känna sig mindre oroliga och bättre förberedda inför övergången.
Använd samarbetsverktyg
Utnyttja samarbetsverktyg som wikis, delade dokument och till och med videoinspelningar där medarbetarna kan dokumentera sin kunskap i realtid. Verktyg som Google Docs, Trello och Happeo möjliggör smidigt samarbete och dokumentation.
Främja en kultur för kunskapsdelning
Främja en öppen kultur där medarbetarna uppmuntras att dela sin kunskap och erfarenhet med varandra. Uppmärksamma och belöna dem som tar sig tid att dokumentera sina processer, hjälpa andra och bidra till teamets kunskap. Planera in kunskapsdelningssessioner för att ge medarbetarna möjlighet att utbyta insikter, eller skapa en Happeo-kanal för ”snabba tips”.
Genomför regelbundna ”kunskapsrevisioner”
Se till att er kunskapsöverföringsprocess uppdateras regelbundet. Genomför granskningar eller utvärderingar för att identifiera kunskapsluckor eller områden där viktig information fortfarande saknas. Följ upp med medarbetarna regelbundet för att se om de har uppdaterat dokumentationen eller om det finns ny kunskap som behöver delas.
Slutsats
Organisationskunskapen är en otrolig resurs som, om den utnyttjas på rätt sätt, kan höja ditt teams effektivitet och långsiktiga framgång. Men om du inte aktivt bevarar den riskerar du att förlora värdefulla insikter varje gång en medarbetare slutar. Genom att främja en kultur av kunskapsdelning, införa effektiva metoder för kunskapsöverföring och använda rätt verktyg kan du säkerställa att den interna kunskapen förblir en tillgång för din organisation, oavsett vem som kommer eller går.
Vanliga frågor
Vad är organisationskunskap, och varför är den viktig?
Organisationskunskap är den oskrivna, erfarenhetsbaserade kunskapen som medarbetarna bygger upp över tid och delar informellt, och den är viktig eftersom den ser till att den dagliga verksamheten flyter smidigt även om den sällan finns nedtecknad i officiella dokument.
Vad händer om den interna kunskapen inte dokumenteras innan en medarbetare slutar?
När den informella kunskapen inte dokumenteras försvinner den tillsammans med den anställde, vilket skapar luckor i verksamheten som yttrar sig i form av förvirring, ineffektivitet och en långsammare inarbetningsperiod för den som tar över rollen.
Vilka är effektiva sätt att bevara tribal kunskap?
Effektiva sätt att bevara den interna kunskapen är bland annat att dokumentera processer i en lättillgänglig kunskapsbas, para ihop erfarna medarbetare med nyanställda genom mentorskap och skuggning samt att skapa checklistor för kunskapsöverföring innan någon slutar.
Hur kan organisationer göra kunskapsdelning till en del av sin kultur?
Organisationer kan bygga upp en kultur för kunskapsdelning genom att uppmärksamma medarbetare som dokumenterar sina processer, planera in regelbundna kunskapsdelningsmöten och genomföra periodiska kunskapsgranskningar för att upptäcka kunskapsluckor innan de blir ett problem.
