Ett intranät främjar samarbetet på arbetsplatsen genom att ge team som arbetar på olika platser en gemensam plattform för kommunikation, fildelning och projektplanering – vilket ersätter de silos och den bristande samordningen som uppstår naturligt när teamen inte längre sitter i samma rum. Nu när distansarbete, hybridarbetsformer och globala team har blivit standard har en gemensam digital plattform för samarbete blivit en nödvändighet snarare än ett val.
En studie från Gallup visar att 85 % av de amerikanska anställda saknar engagemang på jobbet, och lågt engagemang undergräver direkt samarbetet. Nedan följer åtta konkreta sätt på vilka ett intranät kan åtgärda detta.
1. Intranät främjar öppen kommunikation
Oavsett om det handlar om ett viktigt företagsmeddelande, ett offentligt tack till ett team eller en påminnelse inför ett allmänt möte är öppen kommunikation grunden för samarbetet. Ett intranät gör det möjligt att nå medarbetarna via särskilda kanaler, direktmeddelanden, evenemangsmeddelanden kopplade till kalendern eller delade filer – vilket främjar både top-down- och bottom-up-kommunikation. Ju mer öppet ett företag kommunicerar, desto mer engagerade känner sig medarbetarna och desto mer motiverade är de att samarbeta kring gemensamma projekt och deadlines.
2. Intranät främjar öppenhet genom fildelning
Att känna sig utesluten från beslut hämmar aktivt samarbetet. Ett intranät motverkar detta genom att göra information som HR-policyer, introduktionsprocesser, medarbetarkatalogen och verksamhetsrapporter öppet tillgängliga för alla. Öppenhet är särskilt viktigt när teamen är utspridda globalt, eftersom medarbetarna inte längre kan förlita sig på att snappa upp sammanhanget i ett gemensamt kontor.
3. Intranät minskar silor och ökar tydligheten
En kommunikationssilo uppstår när information stannar inom ett team istället för att nå ut till hela företaget, och detta tenderar att leda till felaktig information, felaktiga leveranser eller beslut som inte är samordnade. Att bryta ner silor innebär att göra kommunikationen tillgänglig i hela organisationen, och ett väl implementerat intranät med tydliga kommunikationskanaler åstadkommer detta direkt genom att ge varje team samma gemensamma arbetsyta att utgå ifrån.
4. Intranät skapar informella kontakter genom sociala funktioner
Distansarbete tar bort de små, informella interaktionerna – en konversation i korridoren, en pratstund under lunchrasten – som tidigare höll ihop teamen socialt. Enkla sociala funktioner som reaktioner och kommentarer på ett intranätinlägg gör att medarbetarna återigen kan knyta kontakter på ett avslappnat sätt och dela tankar och reaktioner precis som de naturligt skulle göra ansikte mot ansikte. Det låter som en liten sak, men det motverkar på ett betydande sätt den isolering som distansarbetande medarbetare ofta upplever.
5. Intranät gör det enkelt att fira framgångar
Medarbetare som aldrig får se sitt arbete uppmärksammat har liten motivation att samarbeta ivrigt i nästa projekt. En särskild kanal för uppmärksamhet på intranätet – för framgångsrika projekt, prestationer eller goda nyheter – synliggör framgångar även när teamen inte kan samlas fysiskt, och den synligheten stärker motivationen att fortsätta samarbeta.
6. Intranät skapar utrymme för utbildning och kompetensutveckling
Att lära sig något nytt är ett av de mest pålitliga sätten att öka självförtroendet och engagemanget på jobbet. Ett välorganiserat intranät gör det enkelt att publicera utbildningsmaterial, dela nödvändiga dokument och ge åtkomst till rätt medarbetare – och personal som aktivt lär sig tenderar att samarbeta mer villigt med kollegorna omkring sig.
7. Intranät kopplar samman hela företaget, inte bara enskilda team
Förutom att bryta ner silos kopplar ett intranät aktivt samman människor i hela organisationen – en sökbar medarbetarkatalog, öppna utbildningar, offentliga evenemang och ämnesspecifika kanaler gör det enkelt att koppla samman chefer med juniorpersonal, eller HR med marknadsföring, på sätt som annars inte skulle ske naturligt.
8. Intranät ger varje medarbetare en röst – om du låter dem
Att lansera ett intranät är bara det första steget; att ge medarbetarna en verklig röst i hur det utformas och används är det som faktiskt driver samarbetet. Att involvera medarbetarna tidigt, så att de kan föreslå funktioner och se sina egna synpunkter återspeglas i den slutliga plattformen, skapar en mycket starkare känsla av delaktighet än att bara tillkännage ett nytt verktyg. Detta är viktigt eftersom användningen inte sker automatiskt: en studie från Prescient Digital Media visade att endast 13 % av de anställda använder sitt intranät dagligen. Att tydligt visa de praktiska fördelarna och involvera medarbetarna från början är det som faktiskt får den siffran att stiga.
Komma igång
Vägen framåt är enkel: implementera intranätet, prata öppet med medarbetarna om dess fördelar och hur man använder det, och lansera dina första kanaler. När medarbetarna väl har tagit till sig plattformen på allvar är det genom att vara transparent och kommunicera öppet som du upprätthåller det samarbete du satte dig för att bygga upp.
Boka en demo på för att se hur Happeo stöder samarbetet mellan team på olika platser.
Vanliga frågor
Hur kan ett intranät bidra till att bryta ner kommunikationssilos inom ett företag?
Kommunikationssilos uppstår när information stannar inom enskilda team istället för att nå ut till hela företaget, vilket kan leda till bristande samordning, felaktig information och felaktiga beslut. Ett intranät löser detta genom att fungera som en centraliserad plattform med öppna kommunikationskanaler, vilket gör det enkelt för olika avdelningar att dela uppdateringar på ett transparent sätt istället för att begränsa konversationerna till privata e-postmeddelanden eller teamspecifika chattar.
Vilka är de bästa sätten att använda ett intranät för att få medarbetarna att känna sig mer delaktiga?
Eftersom en Gallup-undersökning visade att 85 % av de amerikanska medarbetarna inte är engagerade på jobbet, har samhörigheten direkt betydelse för samarbetet. Sociala funktioner som reaktioner och kommentarer gör det möjligt för distansarbetande medarbetare att interagera på ett avslappnat sätt, precis som de skulle göra på ett fysiskt kontor, och särskilda kanaler för erkännande där prestationer uppmärksammas offentligt ger medarbetarna en anledning att känna sig uppskattade och förbli engagerade.
Hur säkerställer man att medarbetarna faktiskt tar till sig och använder ett nytt intranät?
Att få medarbetarna att ta till sig det nya intranätet är en verklig utmaning – en undersökning från Prescient Digital Media visade att endast 13 % av medarbetarna använder sitt intranät dagligen. Genom att involvera medarbetarna i implementeringsprocessen redan från början, så att de kan vara med och forma funktionerna och se sin egen feedback återspeglad i plattformen, skapas ett ägarskap som driver på regelbunden användning på ett mycket effektivare sätt än att bara tillkännage ett nytt verktyg.
Vad är skillnaden mellan en kommunikationssilo och sund teamspecifik kommunikation?
Teamspecifik kommunikation blir en silo när information som andra avdelningar behöver aldrig når fram till dem, vilket leder till dubbelarbete eller motstridiga beslut. Hälsosam kommunikation gör det möjligt för teamen att ha sina egna arbetskanaler samtidigt som viktiga uppdateringar fortfarande når ut till hela organisationen via en gemensam plattform, så att inget viktigt fastnar i ett enskilt teams bubbla.
