Distansarbete har utan tvekan sina fördelar, men det har också känslan av samhörighet med kollegorna. Otaliga studier har visat hur fördelaktigt det är med en sammanhållen personalstyrka – allt från ökad produktivitet till minskad personalomsättning. En studie i Harvard Business Review visade till och med att medarbetare som känner sig uppskattade presterar bättre.
Jaime Cannon är chef för medarbetarupplevelsen på Super Coffee. Med sex års erfarenhet som lärare vet Jaime ett och annat om kommunikation. Hon delade med sig av några tips och knep till oss om hur man kan hålla samman sin personal under en tid av distansarbete.
Att välkomna nya medarbetare vid distansarbete – vad man bör och inte bör göra
Jaime säger att man inte ska utgå från att folk vet hur man ansluter sig: ”Det första steget är att införa rätt digitala verktyg, men man kan inte förutsätta att saker och ting kommer att ske av sig själva. Människor behöver en liten knuff för att våga lämna sin komfortzon, och de måste känna sig trygga för att kunna göra det.”
”Detsamma gäller förändringshantering. När du skickar ut uppdateringar eller nyheter som ditt team behöver känna till, ska du inte utgå från att alla tolkar saker på samma sätt som företaget gör. Presentera nyheterna på ett sätt som välkomnar feedback och ger människor möjlighet att dela med sig av frågor eller förslag. Du vill att människor ska dela med sig, eftersom du aldrig vet vad som händer inom just deras specifika inflytandesfär som du inte har beaktat. Och du vill se till att du har nyanställda i åtanke när du inför möjligheter till feedback.”
”Se verkligen till att kommunikationskanalerna är öppna så att medarbetarna kan utnyttja dem, och försök att främja en kultur där de känner sig stärkta att göra det. Det finns mycket att säga om båda dessa saker – du måste ha möjligheten att göra det, men du behöver också viljan att bygga en kultur där det är okej för människor att föra saker uppåt i hierarkin istället för bara nedåt.”
Detta kan sammanfattas så här:
- Skapa en kultur med transparent kommunikation
- Välj de bästa verktygen för digital kommunikation
- Inkludera och uppmuntra nyanställda att kommunicera öppet
- Anta inte att alla vet hur man ansluter sig
Vad är det viktigaste i en medarbetares karriärcykel?
Mänskliga relationer är en konstant genom hela medarbetarens livscykel. Att hålla liv i dessa relationer, både med medarbetare som varit med från början och med nyanställda, är inte lätt – Super Coffee har medarbetare som varit där i sex år och nykomlingar som aldrig träffat någon kollega ansikte mot ansikte.
Jaime förklarar: ”En avgörande del av medarbetarupplevelsen och medarbetarens livscykel när man börjar ett nytt jobb är att skapa den mänskliga kontakten. Och detta blir ännu viktigare – och mer utmanande – när man arbetar på distans. Vi försöker hela tiden fundera på vilka möjligheter som finns virtuellt, men också på framtida möjligheter att träffas ansikte mot ansikte. Det är viktigt att komma ihåg att det måste finnas någon form av mänsklig kontakt för att den ska kunna överföras till den digitala världen. Det viktigaste är att hitta den rätta balansen så att människor känner att de hör hemma. För att uppnå detta måste man fokusera på att få människor att snabbt känna sig bekväma, eftersom man ber dem utföra viktigt arbete – och det är svårt att göra via en skärm.”
Försök inte alltid att ”lösa det”
Ibland är det viktigare att lyssna än att lösa problem. Som chef kommer ansvaret för att lösa vissa av dessa problem att vila på dig – men ibland bör ditt fokus inte ligga på att lösa problemen utan på att lyssna på dem.
Jaime förklarar: ”Det kan vara en utmaning att bara lyssna. Men ibland handlar det om att ge människor utrymme att prata och inte nödvändigtvis försöka lösa det. Människor vill bli hörda – det handlar om att ge dem utrymme att prata och dela med sig.
”Det finns visserligen frågor som kräver åtgärder. Men när man lever i en isolerad värld vill människor bara bli bekräftade och veta att det de går igenom är okej.”
Vi har alla haft vår beskärda del av virtuella möten och kanske inte vill ha fler. Men ibland kan ett samtal bara för att prata och dela med sig göra en enorm skillnad.
Föregå med gott exempel
När ledningen synligt deltar sänks tröskeln för alla andra. ”Ibland kan det kännas lite skrämmande för medarbetarna att lägga upp inlägg på företagets sociala intranät”, säger Jaime. ”Men ju oftare de ser sin närmaste chef, ledningen eller företagets grundare ställa öppna frågor och dela svar, desto mer kommer barriären att brytas ned. Jag tror att folk kommer att känna sig mer bekväma med att göra det och visa upp sig. De flesta har redan sin favoritplattform på sociala medier, där de känner sig bekväma med att interagera. Det handlar om att utnyttja den redan befintliga potentialen och få folk att engagera sig på en intern nivå.”
Våga visa upp dig, bygg upp förtroende, tvinga inte fram något
Jaime avslutar med några kloka ord: ”Om du själv kan föregå med gott exempel på det beteende du efterfrågar, kommer människor att känna sig mer bekväma med att delta. Jag publicerar mycket på vårt sociala intranät som jag inte nödvändigtvis skulle dela på mitt LinkedIn eller Instagram. Om människor ser att jag ber dem att visa sårbarhet samtidigt som jag själv visar sårbarhet, tror jag att det kommer att skapa förtroende och en känsla av tillhörighet inom företaget för alla. Man kan inte tvinga fram en känsla av tillhörighet, men man kan uppmuntra den.”
Vanliga frågor
Hur kan chefer välkomna och introducera nya distansanställda på ett effektivt sätt?
Skapa transparenta kommunikationskanaler och ge aktivt stöd istället för att utgå från att kontakten kommer att uppstå av sig själv. Presentera företagsnyheter på ett sätt som aktivt inbjuder till frågor och feedback, och håll kommunikationskanalerna öppna i båda riktningarna så att medarbetarna känner sig delaktiga och kan komma med idéer istället för att bara ta emot direktiv.
Vad är det bästa sättet för chefer som leder distansmedarbetare att bygga upp förtroende och uppmuntra engagemang?
Föregå med gott exempel. När medarbetarna regelbundet ser chefer, ledande befattningshavare och grundare publicera inlägg och svara på företagets sociala intranät blir det betydligt mindre skrämmande för alla andra att göra detsamma. Ledare som visar upp en genuin sårbarhet, istället för enbart polerade uppdateringar, tenderar att inspirera till ett djupare förtroende och en starkare känsla av tillhörighet i hela teamet.
Hur bör chefer hantera medarbetarnas problem och utmaningar med virtuell kommunikation?
Prioritera aktivt lyssnande framför att omedelbart försöka lösa varje problem. I en distans- eller isolerad arbetsmiljö vill medarbetarna ofta bara bli hörda och bekräftade, och att avsätta tid för samtal enbart för att dela med sig och knyta kontakter, snarare än för att lösa problem, kan på ett meningsfullt sätt förbättra välbefinnandet, även om virtuella möten redan känns utmattande.
Varför är mänsklig kontakt viktigare, inte mindre viktig, i en distansarbetsmiljö?
Distansarbete tar bort de spontana personliga mötena som tidigare automatiskt skapade gemenskap, vilket gör det både svårare och viktigare att medvetet skapa sådana möten. Att hitta en balans mellan möjligheter till virtuell gemenskap och framtida personliga möten är det som hjälper både erfarna medarbetare och nyanställda att känna att de verkligen hör hemma.
