Om du använde ett företagsintranät på 90-talet eller i början av 2000-talet väcker troligen inte tanken någon glädje hos dig. De gamla systemen var ofta klumpiga, förvirrande och helt enkelt obehagliga att navigera i.
Men vi har kommit långt sedan de där dammiga gamla programmen som ingen ville använda, och dagens företagsintranät är av en helt annan kaliber. De är engagerande, estetiskt tilltalande och fullspäckade med funktioner som gör samarbetet till en barnlek.
Läs vidare för att ta del av sju fördelar med företagsintranät och några praktiska exempel som visar just hur kraftfulla dessa system kan vara.
Men först, en kort definition.
Vad är ett företagsintranät?
Ett företagsintranät är ett säkert nätverk som endast är tillgängligt för personer inom en organisation. Dess huvudsyfte är att erbjuda en plattform där medarbetare kan dela filer, kommunicera och samarbeta. Företagsintranät är särskilt värdefulla i dagens värld av distans- och hybridarbete, där kollegor behöver verktyg för att kunna samarbeta effektivt på distans.
Varför behöver du ett företagsintranät? 7 viktiga fördelar
Här är sju fördelar som de bästa företagsintranäten kan ge en organisation:
1. Ökar medarbetarnas engagemang
Företagsintranät gör det möjligt för medarbetarna att lära känna varandra, även när de befinner sig långt ifrån varandra. Detta hjälper dem att känna sig kopplade till sin organisation, vilket förbättrar engagemanget och till och med ökar personalbehållningen.
Alla intranät är olika, men de bästa har sociala och samarbetsinriktade funktioner som delade kanaler, inlägg och reaktioner, vilket bidrar till att knyta samman alla.
2. Främjar bättre kommunikation
De bästa företagsintranäten gör det möjligt för medarbetare på alla nivåer att dela inlägg, kommentarer och artiklar, vilket främjar en kultur av öppen kommunikation över hela linjen.
Många lösningar kan dessutom integreras med verktyg som Slack eller Microsoft Teams, så att du kan skicka ett meddelande till en kollega direkt från din intranätplattform. Ditt intranät blir ditt allt-i-ett-verktyg för bättre och effektivare kommunikation.
3. Möjliggör informationsdelning
Ett företagsintranät är den perfekta platsen för medarbetarna att lagra, dela och få tillgång till information. Allt från företagspolicyer till delade kalendrar och medarbetarregistret kan (och bör) lagras på företagsintranätet.
På så sätt vet dina medarbetare alltid var de ska leta efter den information de behöver, utan att behöva leta igenom delade enheter eller bläddra igenom sidor med e-postmeddelanden för att hitta just den där bilagan.
4. Ökar produktiviteten
Har du någonsin haft ett viktigt arbete att utföra men blivit distraherad av att leta efter rätt version av ett dokument? Eller varit tvungen att byta flik för att svara på ett meddelande från en kollega och till slut helt tappat tråden?
När allt – från dina kommunikationsverktyg till de filer och den information du behöver – finns på ett och samma ställe blir livet mycket enklare. Med andra ord är ett företagsintranät nyckeln till ett mer produktivt, effektivt och harmoniskt arbetsliv.
5. Innehåller kraftfulla sökfunktioner
Enligt en rapport från McKinsey lägger den genomsnittliga medarbetaren ungefär 20 % av sin arbetsvecka på att söka efter och samla in information. Det här är inte bara irriterande, utan också ett enormt slöseri med dina medarbetares tid.
De bästa intranätlösningarna för företag har kraftfulla sökfunktioner som låter dig söka i e-post, på din intranätplattform och på dina delade enheter samtidigt, så att dina medarbetare kan hitta de filer de behöver på några sekunder. Happeo går ett steg längre med sin AI-drivna Knowledge Engine, som markerar innehåll som saknas, är föråldrat eller inkonsekvent, så att de svar som medarbetarna hittar är sådana de kan lita på.
6. Ger förbättrad säkerhet
Medarbetardata, kundregister, topphemliga affärsstrategier: nästan alla företag hanterar en viss mängd konfidentiell information, och ett bra företagsintranät erbjuder en trygg och säker plats att lagra den på.
Med Happeo lagras till exempel all data säkert i Google Cloud, så att du drar nytta av säkerhetsprotokoll av högsta kvalitet. Du kan också ställa in åtkomstkontroller för att säkerställa att endast behöriga personer ser de mest känsliga delarna av ditt intranät.
7. Minskar antalet e-postmeddelanden
Att ständigt ta emot e-postmeddelanden kan störa arbetsflödet, avbryta dina tankeprocesser och i allmänhet störa din dag, men ett företagsintranät kan hjälpa till.
Att använda ett intranät innebär att man går från en frågekultur till en sökkultur. Enkelt uttryckt behöver dina kollegor inte bombardera varandra med e-postmeddelanden, eftersom de istället kan söka efter den information de behöver.
Hur använder företag sina intranät?
För att hjälpa dig att förstå hur ett intranät kan hjälpa en organisation följer här några exempel på hur verkliga kunder har nått framgång med Happeos företagsintranät.
För att underlätta sammanslagningar
Inspire Education Group är en organisation som bildades genom en sammanslagning av två högskolor. Gruppen såg sammanslagningen som en möjlighet att införa nya och effektivare kommunikationsmetoder och lanserade därför Happeos företagsintranät för att koppla samman de två tidigare separata enheterna.
Med Happeo hoppades IEG kunna minska antalet interna e-postmeddelanden, minska den tid som läggs på att söka efter information och förbättra ledningens synlighet – en viktig utmaning inom utbildningssektorn.
Med Happeo kunde gruppen knyta samman alla genom att dela viktigt innehåll och dra nytta av kraften i sin starka organisationskultur.
Övergången till en modell med distansarbete som utgångspunkt
I slutet av 2020 förberedde sig ActivTrak för att bli ett företag med distansarbete som prioritet. Företaget behövde ett verktyg som skulle göra det möjligt för medarbetarna att kommunicera och samarbeta på distans. De behövde också bevara sin företagskultur, vilket kan vara en utmaning i en distansmiljö.
Med hjälp av Happeo skapade ActivTrak en välorganiserad kunskapsbas där medarbetarna kunde samarbeta på distans och hitta information. De utnyttjade också Happeos sociala funktioner till fullo genom att uppmuntra medarbetarna att lära känna varandra, även om de aldrig hade träffats ansikte mot ansikte.
För att förena globala team
Riwal är ett globalt företag med 2 600 medarbetare fördelade på 75 kontor i 16 länder. Företaget behövde en plattform för att förena sin personalstyrka, som omfattar ett stort antal fältarbetare såsom lastbilsförare och tekniker.
Med Happeo kunde Riwal koppla samman hela sin personalstyrka tack vare plattformens integration med Google Translate, vilket gör det möjligt för medarbetare av alla nationaliteter att dela stunder av gemenskap med kollegor över hela världen. Tack vare Happeos mobilapp har Riwal också kunnat nå ut till sina fältarbetare.
För att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna
MINT Dentistry är ett konsortium bestående av över 60 tandläkarkliniker i Dallas- och Houston-områdena. Företaget vände sig till Happeo för att lösa problemet med bristfällig kommunikation och en känsla av bristande engagemang bland de anställda, som i allmänhet inte kände någon anknytning till kollegor på andra platser.
Sedan lanseringen av Happeos företagsintranät har MINT Dentistry sett en enorm ökning av engagemanget, både inom teamen och mellan avdelningarna. Organisationsschemat hjälper de anställda att förstå hur alla hänger ihop, medan funktioner som kommentarer och reaktioner på inlägg ger en bekant upplevelse som liknar den på sociala medier.
Se ett företagsintranät i praktiken
Vill du veta hur ett företagsintranät som Happeo kan förändra din organisation? Anmäl dig till en kostnadsfri, skräddarsydd demo för att se Happeo i praktiken.
Vanliga frågor
Vad är ett företagsintranät?
Ett företagsintranät är ett säkert nätverk som endast är tillgängligt för personer inom organisationen och som ger medarbetarna en gemensam plats där de kan dela filer, kommunicera och samarbeta.
Vilka är fördelarna med ett företagsintranät?
Ett företagsintranät ökar engagemanget, förbättrar kommunikationen, centraliserar informationen, ökar produktiviteten, gör det enkelt att söka efter information, skyddar konfidentiella uppgifter och minskar mängden interna e-postmeddelanden.
Hur minskar ett företagsintranät mängden e-post?
Det förflyttar teamen från en frågekultur till en sökkultur: istället för att mejla kollegor för att få information söker medarbetarna på intranätet och hittar den själva.
Hur använder företag Happeo som företagsintranät?
Happeos kunder använder det för att knyta samman team efter fusioner, övergå till distansarbete som standard, förena globala och fältbaserade medarbetare samt förbättra kommunikationen mellan avdelningar och kontor.
